МИНИСТЕРСТВО СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
от 2 июля 2009 г. № 98п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
МИНИСТЕРСТВА СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ
В соответствии с пунктом 9 статьи 27
Закона Красноярского края от 10.07.2008 № 6-1930 "О Правительстве Красноярского края и иных органах исполнительной власти Красноярского края" приказываю:
1. Утвердить Инструкцию
по делопроизводству министерства спорта, туризма и молодежной политики Красноярского края (прилагается).
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
3. Опубликовать Приказ в "Ведомостях высших органов государственной власти Красноярского края".
4. Приказ вступает в силу в день, следующий за днем его официального опубликования.
Министр спорта, туризма
и молодежной политики
Красноярского края
С.Н.ГУРОВ
Утверждена
Приказом
министерства спорта, туризма
и молодежной политики
Красноярского края
от 2 июля 2009 г. № 98п
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Правовой основой инструкции по делопроизводству (далее - Инструкция) являются законодательство Российской Федерации и Красноярского края, государственные стандарты в области делопроизводства и архивного дела.
1.2. Инструкция устанавливает порядок документационного обеспечения министерства спорта, туризма и молодежной политики Красноярского края (далее - Министерство) и его подразделений.
1.3. Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.
1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляется отделом организационной и кадровой работы министерства спорта, туризма и молодежной политики Красноярского края.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
2.1. Прием, обработка и распределение поступающих документов
2.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
2.1.2. В Министерстве используется следующая форма делопроизводства.
Первичная обработка, прием, распределение документов, регистрация документов, подготовка проектов резолюций, копирование первоисточников, передача исполнителям, ведение справочной работы по документам осуществляется секретарем руководителя.
Формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется отделом организационной и кадровой работы министерства спорта, туризма и молодежной политики Красноярского края.
2.1.3. Доставка корреспонденции в Министерство осуществляется:
почтовым отделением связи;
факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью;
нарочно - представителями (экспедиторами, курьерами) различных организаций, учреждений, предприятий.
Документы могут быть переданы министру при личном приеме.
2.1.4. Прием корреспонденции, доставляемой в рабочие дни почтовым отделением связи, факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью, нарочно, осуществляется секретарем руководителя.
2.1.5. Прием (передача) факсограмм осуществляется с факсимильных аппаратов, имеющих официальные номера Министерства.
2.1.6. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).
2.1.7. В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать.
2.1.8. При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.
2.1.9. Срочные документы либо информация о поступлении таких документов передаются министру незамедлительно.
2.1.10. Прием (передача) телефонограмм осуществляется секретарем руководителя исполнителям в день их приема (передачи).
2.1.11. При обнаружении повреждений, отсутствии подписи документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт.
2.1.12. В случае если такой документ решено не возвращать, акт составляется в 3 экземплярах, один из которых остается у секретаря руководителя, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается по назначению.
2.1.13. В случае принятия решения о возврате документа отправителю акт составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится у секретаря руководителя, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.
2.1.14. Акт
приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением № 1.
2.1.15. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
2.1.16. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному им лицу.
2.1.17. Конверты от вложенных документов уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
поступают письма, обращения граждан;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
2.1.18. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.
2.1.19. Список
не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении № 2.
2.2. Регистрация документов
2.2.1. Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
2.2.2. Документы регистрируются при поступлении в Министерство. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
2.2.3. Срочные документы регистрируются и доставляются министру или исполнителю незамедлительно.
2.2.4. Корреспонденция с пометкой "Лично", а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.
2.2.5. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки.
При регистрации входящих документов в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа вносится при регистрации в графу "содержание документа";
фамилия лица, подписавшего документ;
дата документа;
исходящий номер;
дата поступления;
регистрационный номер документа;
заголовок документа (краткое содержание);
резолюция;
срок исполнения, если указан в тексте письма;
количество листов приложения;
дата ответа заявителю;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется, если документ находится на контроле.
Основными реквизитами при регистрации исходящих инициативных документов являются:
наименование организации - получателя документа;
наименование вида документа;
дата и регистрационной номер;
заголовок документа (краткое содержание);
фамилия руководителя, подписавшего документ;
фамилия лица, являющегося составителем документа.
В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов может быть дополнен другими данными.
Данные о зарегистрированных документах хранятся в Министерстве не менее 10 лет.
2.2.6. На первом листе регистрируемых документов в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в Министерство.
Отметка о поступлении документа включает в себя:
наименование органа исполнительной власти края - министерство спорта, туризма и молодежной политики Красноярского края;
дату поступления документа;
регистрационный номер документа в пределах календарного года.
Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа. Форма
регистрационного штампа приведена в приложении № 3.
2.2.7. Входящий регистрационный номер документа включает в себя:
порядковый номер в пределах календарного года;
цифровой индекс, проставляемый через дефис: 06 - обращения граждан, 07 - общие входящие, 08 - входящие Правительства края, Администрации Губернатора края, Законодательного Собрания края.
Исходящий регистрационный номер включает в себя:
индекс Министерства, отделяемый дробью, - 19;
порядковый номер в пределах календарного года.
В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме.
2.2.8. При регистрации входящих документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации, регистрационному номеру и т.п.) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
2.2.9. При наличии в поисковой системе связанных между собой документов вновь поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.2.3
- 2.2.8
Инструкции.
2.2.10. В электронные регистрационные карточки исходящих писем, связанных между собой, вносится отметка об их регистрационных номерах.
Подбор связанных между собой документов производится:
при нахождении документа в архиве;
при нахождении документа на исполнении - исполнителями.
2.2.11. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются с резолюцией министра исполнителю.
2.2.12. Зарегистрированные и переадресованные в соответствии с резолюциями (поручениями) министра документы в течение дня передаются исполнителям и отмечаются в журнале регистрации документов.
2.2.13. Передача (переадресация, переметка) документов из одного отдела в другой производится секретарем руководителя с отметкой в электронной регистрационной карточке.
2.3. Отправка исходящих документов
2.3.1. Исходящими документами являются официальные документы, отправляемые Министерством. Документы, не связанные с деятельностью Министерства, к отправке не принимаются.
Документы отправляются:
почтовым отделением связи;
факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью;
нарочно.
2.3.2. При приеме исходящих документов на регистрацию начальником отдела организационной и кадровой работы и секретарем руководителя осуществляется проверка правильности их оформления.
2.3.3. Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
2.3.4. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:
точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов;
необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;
необходимого количества экземпляров приложений к документу;
визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документами визами и приложениями;
списка рассылки документа, завизированного исполнителем;
экземпляра, выполненного на бланке, подписи министра, регистрационного номера, даты.
2.3.5. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Отправка исходящих документов осуществляется в день регистрации.
2.3.6. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, копией оригинала остается у секретаря руководителя и помещается "в дело" в соответствии с номенклатурой дел.
2.3.7. Обработка отправляемых документов включает:
сортировку и вложение в конверты;
указание адресата на конверте;
определение стоимости отправления;
проставление оттиска отправителя;
передачу в отделение связи.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
2.3.8. Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно.
Срочные документы доставляются адресатам нарочно или передаются уполномоченным лицам.
2.3.9. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.
2.3.10. При передаче документов факсимильной связью необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
передача исходящих инициативных документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации;
передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;
запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой "Для служебного пользования".
Подлинники документов после передачи факсимильной связью направляются почтовой связью либо возвращаются исполнителям.
2.4. Порядок прохождения внутренних документов
2.4.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.
2.4.2. Документы передаются на подпись руководителю после проверки правильности оформления, наличия необходимых виз.
После подписания документы передаются на регистрацию и предоставляются исполнителям в соответствии с резолюцией (поручением) министра.
3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым расположением реквизитов.
3.1.2. В Министерстве применяются: бланки писем Министерства, бланки приказов Министерства.
3.1.3. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
3.1.4. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.
3.1.5. Бланки с воспроизведением герба Красноярского края подлежат учету.
3.1.6. Бланки, используемые при подготовке документов, должны использоваться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.
3.1.7. Для учета на бланках писем нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учетные порядковые номера проставляются на лицевой стороне бланка в верхнем левом углу.
3.1.8. Получение бланков строгой отчетности производится в журнале учета выдачи бланков.
3.1.9. Использование бланков писем отражается в отчете. Форма
отчета об использовании бланков писем приведена в приложении № 4.
3.1.10. Уничтожение испорченных бланков осуществляется на основании представляемых отчетов по акту.
3.2. Общие требования к оформлению документов
3.2.1. Общие требования к оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями настоящей Инструкции.
3.2.2. Документы печатаются:
с применением текстового редактора MS Word 97/2000/XP/2007/VISTA, MS Excel 97/2000/XP/2007/VISTA;
с использованием шрифта Times New Roman размером № 14 - для оформления связного текста и размером № 12 - 14 - для оформления таблиц;
с использованием 1 - 1,5 межстрочного интервала.
3.2.3. Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.
В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены.
3.2.4. Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).
3.2.5. В документах не рекомендуется выделение части текста документа, заголовка, примечания шрифтом более яркой насыщенности, курсивом, подчеркиванием или смещением относительно границ основного текста.
3.2.6. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 2 - 3 см; правое - от 1 до 1,5 см; верхнее - не менее 2 см; нижнее - не менее 2 см.
3.2.7. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Первая страница документа не нумеруется.
3.2.8. Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.
3.2.9. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов: дата документа, регистрационный номер (индекс) документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, виза согласования, гриф утверждения документа, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, идентификатор электронной копии документа.
3.2.10. Датой документа является:
дата подписания (правовой акт, письмо и др.);
дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.);
дата утверждения (план, отчет и др.).
3.2.11. Дата документа проставляется секретарем руководителя после подписания или утверждения документа.
3.2.12. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
3.2.13. На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами.
3.2.14. Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.
При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
год - четырьмя арабскими цифрами.
День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 29.06.2009.
При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - словом;
год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.
Слово "год" либо сокращенное написание слова "год" и цифры года разделяются пробелом, например: 08 марта 2006 года или 08 марта 2006 г.
3.2.15. В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.
3.2.16. Регистрационный номер (индекс) на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
3.2.17. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.
3.2.18. Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты межстрочным интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.
3.2.19. Регистрационный номер документа состоит из присвоенных ими регистрационных номеров, указанных в порядке перечисления авторов в документе и проставляется через косую черту.
При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера "N" и цифры номера разделяется пробелом.
3.2.20. Заголовок к тексту документа составляется ко всем документам, оформляемым на бумаге формата А4, за исключением телеграмм.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа (не более 28 символов) и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О внесении...").
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Первое слово в заголовке пишется с заглавной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.
3.2.21. несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение, ответ на запрос и т.д. В связи с этим он должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами.
Структура, стиль и языковые средства изложения текста документа определяются видом документа.
может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.
В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.
Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
делят на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.
При делении текста на абзацы абзацный отступ начинается на расстоянии 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.
В случаях когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.
При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.
Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.
В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.
Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы; словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и т.д. Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.
Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.
Слово "Таблица" печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N"). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее нумеруют и слово "Таблица" не указывают.
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименование объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).
Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.
Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.
Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.
Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.
В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.
Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.
Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.
В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.
3.2.22. Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись уполномоченного лица.
Министр подписывает экземпляр письма, выполненный на бланке в соответствии с требованиями настоящей инструкции. Второй (визовый) экземпляр письма министром не подписывается, исключение составляют документы, содержащие информацию о финансово-экономической деятельности Министерства, если иное не установлено. После подписания и регистрации документа оригинал письма копируется, копия прикладывается к визовому экземпляру и направляется в дело.
Подписание документов предусматривает указание полного наименования должности, собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы имени, отчества, фамилия и дата).
Наименование должности в реквизите "подпись" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.
Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 межстрочными интервалами.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:
Министр спорта, туризма и Министр
молодежной политики промышленности и энергетики
Красноярского края Красноярского края
личная подпись И.О. Фамилия личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу)
должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей
занимаемой должности, например:
Министр спорта, туризма и личная подпись И.О. Фамилия
молодежной политики
Красноярского края
Главный бухгалтер личная подпись И.О. Фамилия
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,
подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе комиссии,
например:
Председатель комиссии личная подпись И.О. Фамилия
Секретарь комиссии личная подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности).
При подписании документов лицом, временно замещающим должность министра, подпись может оформляться двумя способами:
указывается фактическая должность и фамилия замещающего должность;
к наименованию должности добавляются слова "временно замещающий должность".
Правом подписи писем на бланках Министерства обладают: министр, лицо, исполняющее обязанности министра в период его отсутствия, заместители министра, начальники отделов.
Внесение в подписанные документы исправлений, правок не допускается.
3.2.23. Согласование документа оформляется визой согласования.
Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам.
Виза согласования проектов документов руководителями включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой и дату.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, который подписывается с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагается к проекту документа.
На документе, подлинник которого остается в Министерстве (в деле), визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись" в нижней части последнего листа подлинника документа.
На документе, подлинник которого отправляется из Министерства, визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись" в нижней части последнего листа второго (визового) экземпляра отправляемого документа.
По усмотрению руководителя, подписывающего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним и т.п.) для защиты от возможной замены листов.
Необходимость согласования документа определенным должностным лицом устанавливается исполнителем исходя из содержания документа, вида адресата или предусматривается правовыми актами.
Проставление виз согласования документа осуществляется в следующей последовательности:
исполнитель;
начальники отделов Министерства (по компетенции);
заместители министра, координирующие и контролирующие деятельность структурных подразделений и отделов Министерства.
3.2.24. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр спорта, туризма
и молодежной политики
Красноярского края
личная подпись И.О. Фамилия
дата
При утверждении документа несколькими руководителями их подписи
располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.
Руководителями утверждаются документы, в отношении которых правовыми
актами предусмотрен такой порядок.
При утверждении документа правовым актом, другим документом гриф
утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН(О, Ы, А)", наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного
номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
протоколом конкурсной комиссии
от... N...
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого
листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек.
Слова "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕН(О, Ы, А)" печатаются прописными буквами.
Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с первым словом наименования
приложения, например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА,
мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и
печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9
- 10 см и ограничивается правым полем.
3.2.25. Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют
или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
На самом приложении к документу оформляется отметка о наличии
приложения, которая включает в себя наименование документа, наименование
организации - автора документа, его дату и номер, например:
Приложение № 2
к письму министерства спорта, туризма,
и молодежной политики
Красноярского края
от... N...
Слово "Приложение", наименование документа, наименование организации -
автора документа, дату и номер документа располагают в правом верхнем углу
первого листа документа - приложения и печатают от границы верхнего поля
без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1
межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым
способом. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается
правым полем.
При наличии нескольких приложений они нумеруются с указанием знака "N".
3.2.26. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество
исполнителя, номер его телефона и печатается на лицевой стороне последнего
листа документа в две строки шрифтом размером № 10, например:
Фамилия Имя Отчество
211-00-00
Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля.
3.2.27. Идентификатор электронной копии документа (имя файла на
машинном носителе) может быть проставлен в нижнем колонтитуле на первой и
последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом размером
№ 10 при печатании документа.
4. ОФОРМЛЕНИЕ, СОГЛАСОВАНИЕ,
РЕГИСТРАЦИЯ И ВЫПУСК ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРАВОВЫХ
АКТОВ (ПРИКАЗОВ) МИНИСТЕРСТВА
]]>6. Пакеты с пометкой "лично".
7. Судебные повестки.
8. Статистические отчеты, бюллетени, сборники, обзоры, формы статистической отчетности, информационные и справочные материалы.
9. Счета, квитанции, сметы, прейскуранты (без сопроводительных писем).
10. Прогнозы погоды.
Приложение № 3
+-----------------------------+
¦ МИНИСТЕРСТВО СПОРТА, ¦
¦ ТУРИЗМА ¦
¦ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ ¦
¦ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ ¦
¦ ¦
¦ Входящий № ____________ ¦
¦ "__" _______________ г. ¦
+-----------------------------+
Приложение № 4
ОТЧЕТ
об использовании гербовых бланков писем
Губернатора края
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
¦ № ¦Номер бланка¦ Адресат ¦Номер документа¦Кто подписал¦Исполнитель¦
¦п/п¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
+---+------------+---------------+---------------+------------+-----------+
Приложение № 5
МИНИСТЕРСТВО
спорта, туризма и молодежной политики
Красноярского края
ПРИКАЗ
_______________________ г. Красноярск № ____________________
+-------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦ ¦
¦ ТЕКСТ ПРИКАЗА ¦
¦ ¦
¦ ¦
+-------------------------------------------------------------------------+
Министр С.Н. Гуров
Приложение № 6
СОГЛАСОВАНИЕ
проекта приказа министерства спорта,
туризма и молодежной политики
Красноярского края
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Кто готовит проект ________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, занимаемая должность)
+------------------------------------+---------+--------------------------+
¦Фамилия, инициалы визирующего проект¦Должность¦ Замечания <*>
, дата ¦
¦ ¦ ¦ и подпись ¦
+------------------------------------+---------+--------------------------+
+------------------------------------+---------+--------------------------+
+------------------------------------+---------+--------------------------+
+------------------------------------+---------+--------------------------+
+------------------------------------+---------+--------------------------+
+------------------------------------+---------+--------------------------+
+------------------------------------+---------+--------------------------+
+------------------------------------+---------+--------------------------+
--------------------------------
<*> Замечания, объемные по содержанию, следует оформлять на отдельном листе с визой вносящего это замечание и датой.
Приложение № 7
ТИПОВЫЕ СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦ № ¦ Категории документов ¦Срок исполнения ¦ Основание ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦1 ¦Поручения Президента РФ, ¦к указанному ¦пункт 48 Постановления ¦
¦ ¦Председателя Правительства ¦сроку ¦Правительства Российской¦
¦ ¦РФ, Заместителей ¦ ¦Федерации от 01.06.04 ¦
¦ ¦Председателя Правительства ¦ ¦№ 260 "О Регламенте ¦
¦ ¦РФ, поручения, содержащиеся¦ ¦Правительства Российской¦
¦ ¦в актах Правительства и ¦ ¦Федерации и Положении об¦
¦ ¦протоколах заседаний ¦ ¦Аппарате Правительства ¦
¦ ¦Правительства с указанным ¦ ¦Российской Федерации" ¦
¦ ¦сроком ¦ ¦ ¦
¦ +---------------------------+----------------+ ¦
¦ ¦с указанием "срочно", ¦в 3-дневный срок¦ ¦
¦ ¦"незамедлительно" или ¦ ¦ ¦
¦ ¦аналогичным указанием ¦ ¦ ¦
¦ +---------------------------+----------------+ ¦
¦ ¦с указанием "оперативно" ¦в 10-дневный ¦ ¦
¦ ¦ ¦срок ¦ ¦
¦ +---------------------------+----------------+ ¦
¦ ¦срок не указан ¦в срок до 1 ¦ ¦
¦ ¦ ¦месяца ¦ ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦2 ¦Парламентский запрос с ¦к указанному ¦статья 13 Федерального ¦
¦ ¦указанным сроком ¦сроку ¦закона от 08.05.1994 ¦
¦ +---------------------------+----------------+№ 3-ФЗ (в ред. от ¦
¦ ¦срок не указан ¦не позднее чем ¦27.10.2008) "О статусе ¦
¦ ¦ ¦через 15 дней ¦члена Совета Федерации и¦
¦ ¦ ¦со дня получения¦статусе депутата ¦
¦ ¦ ¦парламентского ¦Государственной Думы ¦
¦ ¦ ¦запроса ¦Федерального Собрания ¦
¦ ¦ ¦ ¦Российской Федерации" ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦3 ¦Запрос члена Совета ¦не позднее чем ¦статья 14 Федерального ¦
¦ ¦Федерации, депутата ¦через 30 дней ¦закона от 08.05.1994 ¦
¦ ¦Государственной Думы РФ ¦или в иной ¦№ 3-ФЗ "О статусе члена ¦
¦ ¦(депутатский запрос) ¦согласованный ¦Совета Федерации и ¦
¦ ¦ ¦срок ¦статусе депутата ¦
¦ ¦ ¦ ¦Государственной Думы ¦
¦ ¦ ¦ ¦Федерального Собрания ¦
¦ ¦ ¦ ¦Российской Федерации" ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦4 ¦Обращение члена Совета ¦безотлагательно,¦статья 17 Федерального ¦
¦ ¦Федерации, депутата ¦при ¦закона от 08.05.1994 ¦
¦ ¦Государственной Думы РФ ¦необходимости ¦№ 3-ФЗ (в ред. от ¦
¦ ¦ ¦получения ¦21.07.2005) "О статусе ¦
¦ ¦ ¦дополнительных ¦члена Совета Федерации ¦
¦ ¦ ¦материалов - не ¦и статусе депутата ¦
¦ ¦ ¦позднее 30 дней ¦Государственной Думы ¦
¦ ¦ ¦со дня получения¦Федерального Собрания ¦
¦ ¦ ¦обращения ¦Российской Федерации" ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦5 ¦Представление Счетной ¦в указанный срок¦статья 23 Федерального ¦
¦ ¦палаты Российской Федерации¦или в течение 20¦закона от 11.01.1995 ¦
¦ ¦ ¦дней со дня ¦№ 4-ФЗ "О Счетной ¦
¦ ¦ ¦получения ¦палате Российской ¦
¦ ¦ ¦ ¦Федерации" ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦6 ¦Протест прокурора ¦не позднее чем ¦статья 23 Федерального ¦
¦ ¦ ¦в 10-дневный ¦закона от 17.01.1992 ¦
¦ ¦ ¦срок с момента ¦№ 2202-1 "О прокуратуре ¦
¦ ¦ ¦поступления ¦Российской Федерации" ¦
¦ ¦ ¦или в указанный ¦ ¦
¦ ¦ ¦срок ¦ ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦7 ¦Представление прокурора ¦в течение месяца¦статья 24 Федерального ¦
¦ ¦ ¦со дня внесения ¦закона от 17.01.1992 ¦
¦ ¦ ¦представления ¦№ 2202-1 "О прокуратуре ¦
¦ ¦ ¦ ¦Российской Федерации" ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦8 ¦Законопроект на заключение ¦не позднее чем ¦пункт 6 статьи 139
¦
¦ ¦ ¦через 20 ¦Устава Красноярского ¦
¦ ¦ ¦календарных дней¦края ¦
¦ ¦ ¦с момента ¦ ¦
¦ ¦ ¦направления ¦ ¦
¦ ¦ ¦законопроекта ¦ ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦9 ¦Закон Красноярского края на¦до 14 дней со ¦пункт 2 статьи 141
¦
¦ ¦подписание ¦дня поступления ¦Устава Красноярского ¦
¦ ¦ ¦закона ¦края ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦10 ¦Закон Красноярского края, ¦до 7 дней со дня¦пункт 10 статьи 141
¦
¦ ¦принятый в ходе повторного ¦поступления ¦Устава Красноярского ¦
¦ ¦рассмотрения ¦закона ¦края ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦11 ¦Депутатский запрос ¦в течение 10 ¦Статья 17
Закона ¦
¦ ¦(депутата Законодательного ¦дней, если ¦Красноярского края от ¦
¦ ¦Собрания Красноярского ¦необходимо ¦14.05.2007 № 1-18 "О ¦
¦ ¦края) ¦провести ¦статусе депутата ¦
¦ ¦ ¦проверку, ¦Законодательного ¦
¦ ¦ ¦изучить ¦Собрания Красноярского ¦
¦ ¦ ¦дополнительные ¦края" статья 31
Закона ¦
¦ ¦ ¦материалы, - до ¦Красноярского края от ¦
¦ ¦ ¦1 месяца ¦30.09.2002 № 4-535 (в ¦
¦ ¦ ¦(необходимо ¦ред
. от 27.06.2006) ¦
¦ ¦ ¦информировать о ¦"Регламент ¦
¦ ¦ ¦причинах ¦Законодательного ¦
¦ ¦ ¦задержки) ¦Собрания Красноярского ¦
¦ ¦ ¦ ¦края" ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦12 ¦Интерпелляция (запрос ¦не менее 10 дней¦статья 32
Закона ¦
¦ ¦группы депутатов ¦ ¦Красноярского края ¦
¦ ¦Законодательного Собрания ¦ ¦от 30.09.2002 № 4-535 (в¦
¦ ¦Красноярского края) ¦ ¦ред
. от 27.06.2006) ¦
¦ ¦ ¦ ¦"Регламент ¦
¦ ¦ ¦ ¦Законодательного ¦
¦ ¦ ¦ ¦Собрания Красноярского ¦
¦ ¦ ¦ ¦края" ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦13 ¦Обращение депутата ¦безотлагательно,¦Статья 17
Закона ¦
¦ ¦Законодательного Собрания ¦если есть ¦Красноярского края от ¦
¦ ¦края ¦необходимость в ¦14.05.2007 № 1-18 "О ¦
¦ ¦ ¦проведении ¦статусе депутата ¦
¦ ¦ ¦проверки или ¦Законодательного ¦
¦ ¦ ¦дополнительном ¦Собрания Красноярского ¦
¦ ¦ ¦изучении ¦края" ¦
¦ ¦ ¦вопросов ¦ ¦
¦ ¦ ¦(предупредить ¦ ¦
¦ ¦ ¦депутата в ¦ ¦
¦ ¦ ¦3-дневный ¦ ¦
¦ ¦ ¦срок) - дать ¦ ¦
¦ ¦ ¦окончательный ¦ ¦
¦ ¦ ¦ответ не позднее¦ ¦
¦ ¦ ¦30 дней со дня ¦ ¦
¦ ¦ ¦получения ¦ ¦
¦ ¦ ¦обращения ¦ ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦14 ¦Запрос Счетной палаты ¦в 10-дневный ¦статья 13
Закона ¦
¦ ¦Красноярского края ¦срок ¦Красноярского края от ¦
¦ ¦ ¦ ¦21.12.1995 № 8-193 ¦
¦ ¦ ¦ ¦(в ред
. от 26.12.2006) ¦
¦ ¦ ¦ ¦"О Счетной палате ¦
¦ ¦ ¦ ¦Красноярского края" ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦15 ¦Предписание Счетной палаты ¦не позднее 10 ¦статья 15
Закона ¦
¦ ¦Красноярского края ¦дней ¦Красноярского края от ¦
¦ ¦ ¦ ¦21.12.1995 № 8-193 (в ¦
¦ ¦ ¦ ¦ред
. от 26.12.2006) "О ¦
¦ ¦ ¦ ¦Счетной палате ¦
¦ ¦ ¦ ¦Красноярского края" ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦16 ¦Запрос гражданина на ¦в течение 10 ¦статья 28
Закона ¦
¦ ¦предоставление информации ¦дней, если в ¦Красноярского края от ¦
¦ ¦ ¦этот срок не ¦30.06.2003 № 7-1171 (в ¦
¦ ¦ ¦может быть ¦ред
. от 03.04.2008) "О ¦
¦ ¦ ¦подготовлен ¦праве граждан на ¦
¦ ¦ ¦ответ - отсрочка¦информацию о ¦
¦ ¦ ¦не более 5 ¦деятельности и решениях ¦
¦ ¦ ¦рабочих дней ¦органов государственной ¦
¦ ¦ ¦ ¦власти Красноярского ¦
¦ ¦ ¦ ¦края и порядке ¦
¦ ¦ ¦ ¦предоставления ¦
¦ ¦ ¦ ¦информации органами ¦
¦ ¦ ¦ ¦государственной власти ¦
¦ ¦ ¦ ¦Красноярского края" ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
¦17 ¦Запрос средств массовой ¦в течение 7 ¦Статья 40 Закона РФ ¦
¦ ¦информации ¦дней, ¦от 27.12.1991 № 2124-1 ¦
¦ ¦ ¦уведомление об ¦(в ред. от 24.07.2007) ¦
¦ ¦ ¦отказе в ¦"О средствах массовой ¦
¦ ¦ ¦предоставлении ¦информации" ¦
¦ ¦ ¦информации или ¦ ¦
¦ ¦ ¦уведомление об ¦ ¦
¦ ¦ ¦отсрочке в ¦ ¦
¦ ¦ ¦предоставлении ¦ ¦
¦ ¦ ¦информации - 3 ¦ ¦
¦ ¦ ¦дня с момента ¦ ¦
¦ ¦ ¦получения ¦ ¦
¦ ¦ ¦запроса ¦ ¦
+---+---------------------------+----------------+------------------------+
Приложение № 8
+-------------------------------------------------------------------------+
¦ Министерство спорта, туризма ¦
¦ и молодежной политики ¦
+-------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ А.Н. Иванов¦
+-------------------------------------------------------------------------+
¦К письму № ¦
¦ ¦
+-------------------------------------------------------------------------+
