ГЛАВА ГОРОДА СОЧИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 25 июня 2009 г. № 203
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОТОКОЛЬНОГО
СОПРОВОЖДЕНИЯ РОССИЙСКИХ И МЕЖДУНАРОДНЫХ
МЕРОПРИЯТИЙ С УЧАСТИЕМ ГЛАВЫ
ГОРОДА СОЧИ
В целях установления единого порядка в вопросах организации протокольного сопровождения российских и международных мероприятий с непосредственным участием главы города Сочи постановляю:
1. Утвердить Положение
о порядке ведения протокольного сопровождения российских и международных мероприятий и встреч с участием главы города Сочи (приложение № 1).
2. Утвердить порядок
планирования и согласования международного и российского мероприятия с участием главы города Сочи (приложение № 2).
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на начальника Управления международных отношений и протокола администрации города Сочи Т.В. Пустовит.
Глава города Сочи
А.Н.ПАХОМОВ
Приложение № 1
к постановлению
главы города Сочи
от 25 июня 2009 г. № 203
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОТОКОЛЬНОГО СОПРОВОЖДЕНИЯ
РОССИЙСКИХ И МЕЖДУНАРОДНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ С УЧАСТИЕМ
ГЛАВЫ ГОРОДА СОЧИ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет единые подходы в организации протокольного сопровождения российских и международных мероприятий с участием главы города Сочи.
1.2. Деятельность по организации протокольного сопровождения российских и международных мероприятий с участием главы города Сочи проводится в соответствии с основными положениями государственной протокольной практики в Российской Федерации, утвержденными Указом Президента Российской Федерации от 16 сентября 2004 года № 1183 "Об основных положениях государственной протокольной практики в Российской Федерации".
1.3. Настоящий порядок применяется при осуществлении организационных мероприятий по приему российских и зарубежных делегаций, по проведению рабочих встреч и деловых переговоров главы города Сочи с российскими и зарубежными делегациями, подписанию протокольных документов от имени администрации города Сочи, проведению официальных приемов главы города Сочи.
2. Проведение рабочих встреч и деловых
переговоров главы города Сочи с иностранными и российскими
представителями в зале приемов делегаций № 117
2.1. Проведение встреч главы города Сочи с иностранными и российскими представителями проводятся в администрации города Сочи в зале приемов делегаций № 117. Организация работы зала приемов делегаций находится в ведении Управления международных отношений и протокола администрации города Сочи.
2.2. Запись на проведение совещаний и других мероприятий осуществляется отраслевыми (функциональными) органами администрации города Сочи по обращению в Управление международных отношений и протокола администрации города Сочи за 2 рабочих дня до его проведения.
3. Прием российских и зарубежных делегаций,
прибывающих в город Сочи с официальным визитом
3.1. Основанием для приема делегации является официальное письмо (обращение) от уполномоченного лица прибывающей стороны на имя главы города Сочи о намерении посетить город Сочи с указанием сроков, цели, формата визита и состава делегации.
3.2. Официальное письмо (обращение) с резолюцией главы города Сочи или лица, исполняющего его обязанности, направляется в Управление международных отношений и протокола администрации города Сочи и структурное подразделение администрации города Сочи по линии которого прибывает делегация.
3.3. В соответствии с поручением главы города Сочи или лица, исполняющего его обязанности, готовится программа пребывания делегации, которая утверждается главой города Сочи по представлению начальника Управления международных отношений и протокола администрации города Сочи.
3.4. Функции по организации программ пребывания и проведению международных и российских мероприятий с участием главы города Сочи, распределяются в соответствии с поручением главы города Сочи или лица, исполняющего его обязанности, и начальника Управления международных отношений и протокола администрации города Сочи:
1) Управление делами администрации города Сочи:
- предоставляет автотранспорт для обеспечения перемещения делегации в соответствии с утвержденным в программе пребывания графиком движения автотранспорта;
- обеспечивает наличие канцелярских принадлежностей, папок для подписания договоров, сувенирные и информационные материалы на русском языке, прохладительные напитки;
- взаимодействует с Управлением внутренних дел по городу-курорту Сочи, с Управлением по взаимодействию с правоохранительными органами и общественными организациями, в случае необходимости сопровождения делегации - Государственной инспекцией безопасности дорожного движения Управления внутренних дел по городу Сочи (далее - ГИБДД).
2) Управление международных отношений и протокола администрации города Сочи:
- обеспечивает бронирование гостиничных номеров в соответствии с заявкой от делегации;
- осуществляет подготовку зала приема делегаций № 117 администрации города Сочи, обеспечивает наличие табуляторов, папок для подписания договоров, сувенирных и информационных материалов на иностранном языке для проведения официальных мероприятий;
- обеспечивает пропуск делегации в здание администрации города Сочи;
- информирует о предстоящем визите круг лиц, определенных главой города Сочи или лицом, исполняющим его обязанности;
- разрабатывает или оказывает помощь, а также координирует деятельность всех ответственных отраслевых (функциональных) органов администрации города Сочи в подготовке программы мероприятий с участием главы города Сочи;
- осуществляет координацию работы всех служб, организаций, занятых во встречах с делегацией;
- оказывает помощь в организации встреч и проводов делегации согласно протокольной практике;
- осуществляет сопровождение процедуры подписания и заключения протокольных документов на русском и иностранных языках (договоры, соглашения, протоколы о намерениях);
- проводит церемонию вручения подарков и сувениров от имени главы города Сочи;
- осуществляет письменный и устный перевод иностранных документов, зарубежной корреспонденции, презентаций и текстов выступлений главы города Сочи;
- оказывает визовую поддержку для прибывающих иностранных делегаций;
- готовит презентационные материалы (фото- и видеоотчеты, мультимедийные презентации).
3) Управление информации и аналитической работы администрации города Сочи:
- обеспечивает освещение мероприятий с участием главы города Сочи в средствах массовой информации;
- организует и проводит предусмотренные программой пресс-конференции и интервью;
- готовит тексты выступлений главы города Сочи, приветственные адреса, пресс-релизы;
4) Управление культуры администрации города Сочи:
- организует подготовку и проведение культурных программ в рамках проведения мероприятия для членов делегаций и официальных лиц.
4. Проведение официальных приемов и
торжественных мероприятий российского и международного
уровня от имени главы города Сочи
4.1. Управление международных отношений и протокола администрации города Сочи:
- обеспечивает протокольное сопровождение мероприятия, организаторами которого являются отраслевые (функциональные) органы администрации города Сочи.
4.2. Ответственный отраслевой (функциональный) орган администрации города Сочи, инициирующий проведение мероприятия:
- готовит или оказывает помощь в подготовке информационной справки для главы города Сочи или лица, исполняющего его обязанности, содержащей программу мероприятия, информационную справку о цели проведения приема, список участников встреч, перечень обсуждаемых вопросов;
- осуществляет подготовку места проведения мероприятия;
- готовит списки участников приема, рассылает приглашения в соответствии с утвержденными списками;
- формирует сценарный план мероприятия;
- готовит сувенирную и презентационную продукцию;
- готовит фото- и видеоматериалы по теме мероприятия, тематические мультимедийные презентации, слайды, видеоролики;
- подготавливает содержание выступлений, аналитические и исторические справки, факты, экономические и статистические показатели, сравнительную динамику их развития;
- предоставляет информацию в Управление информации и аналитической работы администрации города Сочи для подготовки речи и выступления главы города Сочи и освещения данного мероприятия в средствах массовой информации;
- несет персональную ответственность за подготовку, проведение и финансирование мероприятия.
Начальник Управления
международных отношений и протокола
Т.В.ПУСТОВИТ
Приложение № 2
к постановлению
главы города Сочи
от 25 июня 2009 г. № 203
ПОРЯДОК
ПЛАНИРОВАНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ
МЕЖДУНАРОДНОГО И РОССИЙСКОГО
МЕРОПРИЯТИЯ С УЧАСТИЕМ ГЛАВЫ
ГОРОДА СОЧИ
1. При подготовке и проведении российских и международных мероприятий с участием главы города Сочи ответственные отраслевые (функциональные) органы администрации города Сочи должны предоставить за 4 рабочих дня и не позднее чем за 2 рабочих дня до даты проведения мероприятия в Управление международных отношений и протокола для согласования в бумажном и электронном виде, а также разместить в сетевом доступе администрации по адресу кабинета № 52 в папке \\Пустовит\мероприятия с участием главы\ следующую информацию:
- цель проведения мероприятия;
- дата, время, место проведения, количество участников, временные рамки мероприятия, ответственный за выполнение программы и его контактные данные (номера мобильного и рабочего телефонов);
- сведения о персональном составе участников мероприятия, их должностном положении;
- план рассадки участников мероприятия;
- сценарный план мероприятия с разбивкой по временным интервалам;
- презентации главы города Сочи, в том числе подготовленные тематические мультимедийные презентации, слайды, видеоролики, а также фото- и видеоматериалы по теме мероприятия;
- согласование по наличию технического оборудования;
- содержание выступлений, исторические и аналитические справки, факты, экономические и статистические показатели, сравнительная динамика их развития.
1.1. Копию данного пакета документов отраслевым (функциональным) органам администрации города Сочи необходимо представить в Управление информации и аналитической работы, поместив их в сетевую папку \\Микаэл\мероприятия с участием главы\ для подготовки речи главы, пресс-релиза и приглашения представителей средств массовой информации.
2. Управление международных отношений и протокола администрации города Сочи осуществляет согласование представленных материалов на соответствие нормам международного и межнационального протокола и этикета и соответствие статусу мероприятия для приглашения к участию первых лиц города, делая пометку на документах с грифом "согласовано".
3. По завершению процедуры согласования, Управление международных отношений и протокола передает утвержденные документы с грифом "согласовано" в департамент муниципальной службы, кадровой политики и контроля для включения мероприятия в еженедельный график главы города Сочи.
4. Порядок планирования, согласования и организации внутренних аппаратных мероприятий с участием главы города Сочи, таких как:
- еженедельные планерные совещания;
- совещания и заседания при главе города Сочи;
- прием граждан;
- награждения, поощрение и поздравление граждан;
- вручение наград;
- чествование почетных граждан, ветеранов ВОВ, героев СССР, Социалистического Труда, юбиляров и заслуженных деятелей, проживающих в городе Сочи;
- подготовка поздравительных телеграмм и приветственных адресов,
регламентируется постановлением главы города Сочи от 13 октября 2006 года № 1891 "О порядке подготовки и проведения мероприятий с участием главы города Сочи" и постановлением главы города Сочи № 33-ок от 30 апреля 2008 года "Об утверждении Положения о департаменте муниципальной службы, кадровой политики и контроля администрации города Сочи".
5. Окончательно согласованный план мероприятий с участием главы города Сочи в целях оптимизации ознакомления с ним руководителями отраслевых (функциональных) органов администрации города Сочи должен быть расположен в общесетевом доступе в локальной сети администрации города Сочи по адресу \\Владимирская\План главы города Сочи.
5.1. Функции по техническому сопровождению функционирования общесетевого доступа для руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города Сочи возлагаются на отдел технического обеспечения администрации города Сочи.
5.2. На департамент муниципальной службы, кадровой политики и контроля возлагается функция обеспечения ежедневной электронной рассылки плана мероприятий главы города Сочи руководителям структурных подразделений, находящихся в удаленном доступе от основного здания администрации города Сочи.
Начальник Управления
международных отношений и протокола
Т.В.ПУСТОВИТ
