АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 21 марта 2008 г. № 353
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ
(в ред. Постановлений администрации Тамбовской области
от 22.01.2008 № 53
, от 09.06.2009 № 680
)
В целях установления в администрации области единых правил документирования и организации работы с документами, совершенствования информационного обеспечения управления на основе использования в делопроизводстве современных информационно-коммуникационных технологий постановляю:
1. Утвердить Инструкцию
по делопроизводству в администрации области согласно приложению.
2. Рекомендовать руководителям исполнительных органов государственной власти области привести в соответствие с настоящим постановлением правовые акты, регламентирующие работу с документами.
3. Признать утратившим силу Постановление
администрации области от 04.10.2004 № 827 "Об утверждении Инструкции по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области".
4. Возложить организационно-методическое руководство и контроль за выполнением настоящего постановления на заместителя главы администрации области В.А.Черкасова и управляющего делами администрации области В.А.Князева.
Глава администрации области
О.И.Бетин
Утверждена
Постановлением
администрации Тамбовской области
от 21.03.2008 № 353
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ
(в ред. Постановлений администрации Тамбовской области
от 22.01.2008 № 53
, от 09.06.2009 № 680
)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в администрации области, определяет порядок работы со служебными документами, а также порядок рассмотрения обращений граждан.
1.2. Делопроизводство в администрации области организуется с использованием информационной системы электронного документооборота.
1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, нормативными правовыми актами области.
1.4. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих администрации области. Все гражданские служащие администрации области ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применение современных программно-технических средств в работе с документами, организационно-методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации области осуществляются управлением делами администрации области.
1.6. Внедрение и сопровождение информационных технологий в структурных подразделениях администрации области производится разработчиками автоматизированных систем во взаимодействии с управлением информатизации администрации области.
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, за соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений администрации области.
Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на гражданских служащих, обязанности, права и ответственность которых определяются их должностными регламентами.
1.8. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении администрации области обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией и знакомит всех гражданских служащих подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, перемещением или увольнением гражданские служащие обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (контроле) документы и дела по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения другому гражданскому служащему.
1.10. В случае утраты документа гражданский служащий докладывает об этом руководителю структурного подразделения администрации области и сообщает управляющему делами администрации области.
1.11. Переписка между структурными подразделениями администрации области по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, запрещается, за исключением случаев, определенных указаниями главы администрации области и заместителей главы администрации области.
1.12. При работе с документами в администрации области не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.13. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной Инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции.
2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman размером № 14 (для оформления табличных материалов № 12, 13, 14).
2.2. Каждый вид документа должен иметь определенный формат бланков, цвет бумаги и краски, комплекс реквизитов (приложение № 1)
, стабильный порядок их расположения.
2.3. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей: левое поле - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.
2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
2.5. Документы в администрации области оформляются, как правило, на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.
В администрации области применяются следующие бланки:
общий бланк (приложение № 2
- не приводится);
бланк письма главы администрации области (приложение № 3
- не приводится);
бланки письма администрации области (цветной и черно-белый, приложения № 4
, 5
(не приводятся);
бланк постановления главы администрации области (приложение № 6
- не приводится);
бланк постановления администрации области (приложение № 7
- не приводится);
бланк распоряжения главы администрации области (приложение № 8
- не приводится);
бланк распоряжения администрации области (приложение № 9
- не приводится);
бланк структурного подразделения администрации области (приложения № 10
, 11
- не приводятся). Размещение герба Тамбовской области на бланках структурных подразделений администрации области не допускается.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
При переписке между подразделениями администрации области бланк не используется.
Бланк письма главы администрации области и цветные бланки письма администрации области подлежат учету, изготавливаются типографским способом с проставлением порядковых номеров.
2.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов:
2.6.1. Герб Тамбовской области.
Герб Тамбовской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом
Тамбовской области от 27 марта 2003 г. № 108-З "О гербе Тамбовской области".
2.6.2. Наименование организации.
Наименование организации (структурного подразделения), в которой подготовлен документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
2.6.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.6.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.6.5. Справочные данные об организации.
Справочные данные об организации - авторе документа проставляются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты.
2.6.6. Наименование вида документа.
Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
2.6.7. Дата документа.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дату документа оформляют цифровым способом (арабскими цифрами) в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 5 апреля 2007 г. следует оформлять 05.04.2007 (в конце точка не ставится, сокращение слова год - г. - не допускается).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 5 апреля 2007 г.
2.6.8. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из условного обозначения структурного подразделения администрации области (приложение № 12)
, где был подготовлен документ, индекса дела по номенклатуре дел и его порядкового номера.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.6.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.6.10. Место составления или издания документа.
Местом составления или издания документа указывают, как правило, г. Тамбов. В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ г. Тамбова, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.
2.6.11. Адресат.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам или физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
Министерство экономического
развития и торговли
Российской Федерации
Управление делами
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Председателю комитета
по управлению имуществом
области
Г.И.Чулкову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Исполнительные органы
государственной власти области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному врачу
государственного учреждения здравоохранения
"Тамбовская областная детская больница"
А.И.Петрову
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Закрытое акционерное общество
"Инвестиционная строительная
компания "Тамбовинвестстрой"
ул. Куйбышева, 12а, г. Тамбов,
392002
При адресовании письма физическому лицу указывают инициалы получателя и фамилию, затем почтовый адрес, в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например:
И.П.Калинину
ул. Советская, д. 5, кв. 2, г. Моршанск,
Тамбовская обл., 393920
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.
Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа оформляется на чистом листе бумаги (не на бланке), визируется в установленном порядке и остается в деле отправителя.
2.6.12. Гриф утверждения документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным документом.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник управления
инвестиций области
Личная подпись Н.П.Максимов
17.04.2007
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Примерный перечень утверждаемых документов прилагается (приложение № 13)
.
2.6.13. Резолюция
Резолюция пишется соответствующим должностным лицом, как правило, на отдельном листе бумаги формата А6, который скрепляется с документом и является неотъемлемой его частью. Резолюция может проставляться на самом документе между адресатом и текстом или на свободном поле документа.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Например:
И.В.Титковой
Прошу подготовить проект
распоряжения к 07.05.2007
(личная подпись)
27.04.2007
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
2.6.14. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Он должен кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: "О выделении...", "Об изменении..."; "чего (кого)?", например: "Должностной регламент консультанта...".
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал "точно" 12 пт. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К текстам документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
2.6.15. Отметка о контроле.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "КОНТРОЛЬ".
2.6.16. .
должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
Содержание и структура текста документа определяются функциональным назначением документа.
Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках или сносках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.
В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений наименований федеральных органов государственной власти и субъектов Российской Федерации, предусмотренных в соответствующих правовых актах.
Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций. В текстах правовых актов наименование организаций-исполнителей должно приводиться полностью.
Инициалы имени и отчества располагаются перед фамилией, как в тексте документа, так и в реквизитах "Адресат" (при направлении писем должностным лицам), "Подпись". При перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.
состоит, как правило, из двух частей. В первой части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: вид документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В постановлениях, распоряжениях главы администрации области изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.
В постановлениях, распоряжениях распорядительных документах администрации области и коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).
Тексты протоколов излагают от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ").
В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений администрации области (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия установила...", "собрание считает...").
В письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить...", "направляем на рассмотрение...");
от первого лица единственного числа ("прошу подготовить..., "прошу предоставить...");
от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает...", "администрация области направляет...").
Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (5 печатных знаков).
Текст документов, подготовленных к изданию типографским способом, печатается через два межстрочных интервала на бумаге формата А4.
Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению документов. Такие документы должны писаться четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.
2.6.17. Отметка о наличии приложения.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Инструкция по делопроизводству в администрации области и
приложения к ней, всего на 52 л. в 1 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку "ПРИЛОЖЕНИЕ" с указанием вида документа, его даты и номера. Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к постановлению администрации области
от 21.01.2007 № 185
2.6.18. Подпись.
Проекты документов представляются на подпись должностным лицам исходя из их компетенции полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документы готовились.
Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.
При массовой рассылке копий документов подписывается только один экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документе, составленном комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей.
Недопустимо помещать перед наименованием должности при подписании документов всех видов предлог "за" или косую черту.
В случаях, когда исполнение обязанностей руководителя возлагается на его заместителя или другое должностное лицо, издается соответствующий распорядительный документ, в котором определяются сроки и причины возложения исполнения обязанностей.
В период исполнения обязанностей руководителя его заместители или иное должностное лицо в реквизите "Подпись" указывает исполняемую им должность, свои инициалы и фамилию, например:
И.о. управляющего делами
администрации области Личная подпись М.В.Авдеев
2.6.19. Гриф согласования документа.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:
СОГЛАСОВАНО
]]>
Приложение 18
к Инструкции по делопроизводству
(п. 3.1)
АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
г. Тамбов N
Об утверждении списка рабочей группы по разработке комплексного
проекта модернизации образования Тамбовской области
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 30.12.2006 № 848 "О мерах государственной поддержки субъектов Российской Федерации, внедряющих комплексные проекты модернизации образования", приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 15.01.2007 № 8 "О реализации постановления Правительства Российской Федерации от 30.12.2006 № 848":
1. Утвердить список рабочей группы по разработке комплексного проекта модернизации образования Тамбовской области (далее - рабочая группа) в составе:
Колончин К.В. - заместитель главы администрации области,
руководитель рабочей группы
Астафьева Н.Е. - начальник отдела образования и науки области,
заместитель руководителя
Кузнецов С.В. - начальник отдела по реализации проектов и
программ управления образования и науки
области, секретарь
Буйло Н.Б. - председатель комитета образования
администрации г. Тамбова (по согласованию)
Голубева П.А. - заместитель начальника управления образования
и науки области
Гордеева Е.И. - начальник управления труда и социального
развития области
Шешерина Г.А. - ректор Тамбовского областного института
повышения квалификации работников образования
2. Рабочей группе подготовить заявку от Тамбовской области на участие в конкурсном отборе субъектов Российской Федерации, внедряющих комплексные проекты модернизации образования, в установленные сроки.
Глава администрации
области О.И.Бетин
Приложение 19
к Инструкции по делопроизводству
(п. 3.17, 3.18)
Проект № 55
СПРАВКА
к проекту постановления (распоряжения)
администрации области
О выделении ассигнований управлению делами администрации области
┌────────────────┬──────────────────────────────────────────┐
│Код и раздел │ 080.070.030 │
│классификатора │ Расходы местных бюджетов │
│правового акта │ │
├────────────────┼──────────────────────────────────────────┤
│Автор проекта │ Управление делами администрации области │
├────────────────┼──────────────────────────────────────────┤
│11.09.2007 │ В.А.Князев │
│ │ Управляющий делами администрации области │
└────────────────┴──────────────────────────────────────────┘
Проект постановления (распоряжения) согласован
┌───────────────┬───────────────────────┬────────────┬────────────────┐
│Фамилия, имя, │ Должность │ Дата и │ С замечаниями │
│ отчество │ │ подпись │ и дополнениями │
│ │ │ │ на отдельном │
│ │ │ │ листе │
├───────────────┼───────────────────────┼────────────┼────────────────┤
│Л.П. Третьякова│ Начальник финансового │ │ │
│ │ управления области │ │ │
├───────────────┼───────────────────────┼────────────┼────────────────┤
│ │ │ │ │
├───────────────┼───────────────────────┼────────────┼────────────────┤
│ │ │ │ │
├───────────────┼───────────────────────┼────────────┼────────────────┤
│ │ │ │ │
├───────────────┼───────────────────────┼────────────┼────────────────┤
│ │ │ │ │
├───────────────┼───────────────────────┼────────────┼────────────────┤
│ │ │ │ │
├───────────────┼───────────────────────┼────────────┼────────────────┤
│ │ │ │ │
├───────────────┼───────────────────────┼────────────┼────────────────┤
│ │ │ │ │
├───────────────┼───────────────────────┼────────────┼────────────────┤
│ │ │ │ │
├───────────────┼───────────────────────┼────────────┼────────────────┤
│ │ │ │ │
└───────────────┴───────────────────────┴────────────┴────────────────┘
Контроль постановления (распоряжения) осуществляют
┌───────────────┬─────────────┬──────────┐
│ Фамилия, имя, │ Должность │ Пункты │
│ отчество │ │ │
├───────────────┼─────────────┼──────────┤
│ │ │ │
└───────────────┴─────────────┴──────────┘
Постановление (распоряжение) разослать
┌─────────────────────────────────────────┬─────────────┐
│Получатель │ Количество │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│Финансовое управление Тамбовской области │ 1 │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│Управление делами администрации области │ 2 │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│Прокуратура Тамбовской области │ 1 │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│ │ │
└─────────────────────────────────────────┴─────────────┘
Предложения согласованы с руководителем управления, комитета, отдела
Дата _____________________ Подпись _______________________
Приложение 20
к Инструкции по делопроизводству
(п. 3.17)
Результаты правовой экспертизы
проекта постановления главы администрации области,
администрации области (заголовок)
┌──────────────────────┬────────────────────────────┬────────────────┐
│Пункт (абзац) │Наименование правового акта │Рекомендации по │
│проекта постановления,│(пункт, абзац), нарушаемый │устранению │
│в котором нарушается │подготовленным проектом │выявленного │
│законодательство │ │нарушения │
├──────────────────────┼────────────────────────────┼────────────────┤
│ │ │ │
├──────────────────────┼────────────────────────────┼────────────────┤
│ │ │ │
├──────────────────────┼────────────────────────────┼────────────────┤
│ │ │ │
├──────────────────────┼────────────────────────────┼────────────────┤
│ │ │ │
├──────────────────────┼────────────────────────────┼────────────────┤
│ │ │ │
└──────────────────────┴────────────────────────────┴────────────────┘
Начальник правового управления
администрации области Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Виза исполнителя
Приложение 21
к Инструкции по делопроизводству
(п. 5.1.1)
АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРОТОКОЛ
заседание коллегии
16.01.2007 г. Тамбов № 1
Председатель - О.И.Бетин
Секретарь - Б.Н.Эсаулов
Присутствовали: перечисляются члены коллегии в алфавитном
порядке без указания должности
Далее перечисляются в алфавитном порядке члены коллегии с правом совещательного голоса.
Приглашенные: до 15 человек перечисляются в алфавитном порядке с
указанием должности, свыше 15 человек вносится запись "списки
прилагаются".
Повестка дня:
1. О... (основной вопрос)
Докладчик К.В.Колончин - заместитель главы администрации области
2. О...(второй по важности вопрос повестки)
Докладчик Л.П.Третьякова - начальник финансового управления области.
1. СЛУШАЛИ:
К.В.Колончин - текст доклада прилагается либо дается изложение содержания выступления.
ВОПРОС:
(формулировка вопроса)
ОТВЕТ:
(формулировка ответа) и т.д.
ВЫСТУПИЛИ:
Ф.И.О. - полная запись выступления, изложенная от первого лица
Ф.И.О. - запись выступления и т.д.
1.РЕШИЛИ:
1.1. Текст первого пункта по первому вопросу. Излагается неопределенной форме (поручить, предложить, организовать, обеспечить и т.д.)
1.2. Текст второго пункта по первому вопросу.
2. СЛУШАЛИ:
Л.П. Третьякова - текст второго вопроса повестки дня строится аналогичной схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ.
Председатель (подпись) И.О. Фамилия
Секретарь (подпись) И.О. Фамилия
Приложение 22
к Инструкции по работе с документами
(п. 6.3.4)
УЛИЦА БАТУРИНА 6 ИВАНОВО 53000
ГУБЕРНАТОРУ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ТИХОНОВУ
УВАЖАЕМЫЙ ВЛАДИМИР ИЛЬИЧ ВСКЛ
ПРИМИТЕ САМЫЕ СЕРДЕЧНЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ СЛУЧАЮ ВАШЕГО ДНЯ РОЖДЕНИЯ ВСКЛ ЖЕЛАЮ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ СЧАСТЬЯ БЛАГОПОЛУЧИЯ УСПЕШНОЙ РАБОТЫ НА БЛАГО РОССИИ
С УВАЖЕНИЕМ
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ
ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ БЕТИН
______________________________________________________________________
ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, администрация Тамбовской области, 392017
Расчетный счет 199
04.01.2008
Зам. главы администрации
области В.А.Черкасов
Приложение 23
к Инструкции по делопроизводству
(п. 5.4.2)
УТВЕРЖДАЮ
Зам. главы администрации
области
В.А.Черкасов
00.05.2007
АКТ
_________ г. Тамбов № _____
Об уничтожении бланков писем
главы администрации области
Основание: постановление администрации области от 04.10.2007 № 827
Составлен комиссией:
Председатель:
Тацитова - заместитель начальника управления делами
Лидия Ивановна администрации области, начальник отдела
делопроизводства, председатель
Члены комиссии:
Крадинов - помощник главы администрации области
Дмитрий Владимирович
Кириллова - начальник отдела специальной документальной
Светлана Олеговна связи и защиты информации управления делами
администрации области
Астафурова - старший специалист 1 разряда отдела
Мария Михайловна делопроизводства управления делами
администрации области
Присутствовали: Абакумова Татьяна Алексеевна - старший специалист
1 разряда секретариата главы администрации области.
Бланки главы администрации области за номерами: 000000,....
уничтожены в связи с допущенными ошибками при их заполнении.
Способ уничтожения: измельчение.
Место и время уничтожения: администрация области, к. 215, в 15.00
Председатель комиссии: __________________________________ Л.И.Тацитова
(должность, фамилия, имя, отчество)
Члены комиссии: _________________________________________ Д.В.Крадинов
(должность, фамилия, имя, отчество)
________________________________________ С.О.Кириллова
(должность, фамилия, имя, отчество)
_______________________________________ М.М.Астафурова
(должность, фамилия, имя, отчество)
Приложение 24
к Инструкции по делопроизводству
(п. 7.3.1)
ПРАВИЛА РАБОТЫ С ПОЧТОВЫМИ ОТПРАВЛЕНИЯМИ,
ВЫЗЫВАЮЩИМИ ПОДОЗРЕНИЕ НА СОДЕРЖАНИЕ ВЕЩЕСТВ
ИЛИ ПРЕДМЕТОВ, ОПАСНЫХ ДЛЯ ЖИЗНИ И ЗДОРОВЬЯ ЛЮДЕЙ
1. Основные признаки почтовых отправлений, опасных для жизни и здоровья людей:
1.1. Химические, взрывоопасные, сильнодействующие, едкие и ядовитые вещества, а также биологические агенты могут пересылаться в почтовых отправлениях:
в виде сыпучих сухих веществ;
в виде различных предметов-носителей;
посредством пропитки бумажных вложений с разной структурой бумаги, почтовых марок и служебных наклеек;
в виде металлических предметов, проводов, а также вложений по форме и размерам, напоминающим спичку, небольшой цилиндр или диск, которые могут являться элементами взрывного устройства.
1.2. Характерными внешними признаками почтовых отправлений, содержащих постороннее вложение, которое может представлять потенциальную опасность для жизни или здоровья людей, являются:
неравномерная толщина письма (вес и форма взрывчатого (воспламеняющегося) вещества могут сделать конверт или упаковку неравномерно заполненными, сместив основной вес (центр тяжести) на одну сторону);
наличие необычного запаха, исходящего от отправления;
наличие в отправлениях сыпучих веществ;
наличие на упаковке отправления жировых наслоений (пятен) или проколов;
использование самодельных упаковок для почтовых отправлений, позволяющих злоумышленнику компактно разместить и надежно спрятать элементы взрывного устройства;
наличие каких-либо звуков внутри почтового отправления (тиканье, свист, шипение, жужжание);
почтовая марка, оттиск календарного штемпеля на конверте не соответствует названию государства в обратном адресе;
надписи на почтовых отправлениях, если они носят угрожающий характер или выполнены печатными буквами от руки, на наклейках или из вырезанных букв.
2. Порядок действий при обнаружении подозрительного почтового отправления:
2.1. Вся корреспонденция вскрывается после осмотра, над столом, предварительно удалив с его поверхности все лишние предметы.
2.2. Гражданскому служащему отдела делопроизводства управления делами администрации области в случае обнаружения подозрительного почтового отправления необходимо:
конверт не вскрывать;
выключить принудительную вентиляцию помещения, где было обнаружено подозрительное почтовое отправление, закрыть окна, фрамуги, форточки, двери;
прекратить доступ в помещение других сотрудников;
не покидая помещения, немедленно доложить об обнаружении подозрительного почтового отправления своему непосредственному начальнику;
изъять подозрительное почтовое отправление, поместить в полиэтиленовый пакет, завязать его подручным материалом, составить акт и до прибытия специалистов оставить в закрытом помещении, где оно было обнаружено. В случае вскрытия емкости (мешок, контейнер, пакет, конверт), в котором визуально определяются следы сыпучего вещества, изъятию подлежат все почтовые отправления, пересылавшиеся в данной емкости, сама емкость, а также предметы, бывшие в непосредственном соприкосновении с ней (ножницы, ручки);
тщательно вымыть руки, желательно теплой водой с мылом (моющим средством). Работникам, соприкасающимся с подозрительным почтовым отправлением, прием пищи, воды и курение до приезда и соответствующих указаний специалистов МЧС России запрещается;
при появлении любого недомогания или симптомов заболевания немедленно обратиться за медицинской помощью;
по прибытии специалистов МЧС России передать упакованное подозрительное почтовое отправление вместе с актом для исследования под расписку, в которой указывается дата, время, должность и фамилия лица, принявшего подозрительное почтовое отправление.
2.3. Начальнику отдела делопроизводства управления делами администрации области после получения доклада от гражданских служащих необходимо:
принять меры к запрещению доступа работников в помещение, где обнаружен (вскрыт) подозрительный конверт;
сообщить о происшествии вышестоящему руководству и в дежурную часть органа внутренних дел;
составить поименный список лиц, контактировавших с письмом.
Обеспечить их нахождение на рабочем месте, ограничив их контакт с другими работниками;
после прибытия специалистов МЧС России обеспечить неукоснительное выполнение всех предложенных ими противоэпидемиологических и профилактических мероприятий.
Приложение 25
к Инструкции по работе с документами
(п. 12.4)
ЗАКАЗ
на выполнение машинописных
и копировально-множительных работ
______________________ 200_ г.
┌────────────────────────────────────┬──────────────────────────┐
│Индекс подразделения │ │
├────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│Фамилия и инициалы заказчика, │ │
│номер телефона │ │
├────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│Количество листов, сданных в работу │ │
├────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│Тираж │ │
├────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│Всего листов │ │
├────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│Дата исполнения │ │
└────────────────────────────────────┴──────────────────────────┘
__________________________________________________
Приложение 26
к Инструкции по делопроизводству
(п. 13.1.1)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
правового управления администрации области на 2008 год
┌──────────┬─────────────┬─────────────┬────────────┬─────────────┐
│Индекс │ Заголовок │ Количество │ Срок │ Примечание │
│дела │ дела │ дел │ хранения и │ │
│ │ │ │ номер │ │
│ │ │ │ статьи по │ │
│ │ │ │ Перечню │ │
└──────────┴─────────────┴─────────────┴────────────┴─────────────┘
5-10 Документы 1 5 лет,
(определения, ЭПК,
решения) по ст. 58
вопросам прав
человека и
гражданина
и т.д.
Начальник правового управления
администрации области И.С.Попова
ОДОБРЕНО
Протокол заседания экспертной комиссии
администрации области
от 05.08.2007 № 7
Приложение 27
к Инструкции по работе с документами
(п. 13.2.8)
(Не приводится)
Приложение 28
к Инструкции по делопроизводству
(п. 13.2.8, 14.2.1)
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N
┌────┬───────────┬───────────┬───────────┬─────────────┬────────────┐
│ № │ Индекс │ Дата │ Заголовок │ Номера │ Примечание │
│п/п │ документа │ документа │ документа │ листов дела │ │
├────┼───────────┼───────────┼───────────┼─────────────┼────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├────┼───────────┼───────────┼───────────┼─────────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└────┴───────────┴───────────┴───────────┴─────────────┴────────────┘
Итого документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего опись (расшифровка)
(подпись)
Дата
Приложение 29
к Инструкции по делопроизводству
(п. 13.2.8)
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N
В деле подшито и пронумеровано ____________________________________ листов
(цифрами и прописью)
В том числе:
литерные номера листов ___________________________________________________
пропущенные номера листов ________________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________________
┌─────────────────────────────┬──────────────┐
│ Особенности физического │ Номера │
│состояния и формирования дел │ листов │
├─────────────────────────────┼──────────────┤
│ 1 │ 2 │
├─────────────────────────────┼──────────────┤
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
└─────────────────────────────┴──────────────┘
Наименование должности расшифровка
работника (подпись) подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
