РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА
ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 13 июля 2006 г. № 33-ос
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ
(в редакции от 23 июля 2007 г.)
1. Утвердить инструкцию
по делопроизводству в аппарате Губернатора области (прилагается).
2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Т.Ю.КОСТАРЕВА
УТВЕРЖДЕНА
приказом руководителя аппарата
Губернатора области
от 13 июля 2006 г. № 33-ос
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ
(в редакции от 23 июля 2007 г.)
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в аппарате Губернатора области, определяет основные правила подготовки и прохождения документов несекретного характера и документов с пометкой "Для служебного пользования".
Требования инструкции распространяются на документы на всех видах носителей, в том числе кино-, фото-, фоно-, видео-, электронные документы.
Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом
и законами Тюменской области, Регламентом
Правительства Тюменской области, требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, государственными стандартами в области делопроизводства и архивного дела, основными правилами работы ведомственных архивов.
1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в аппарате Губернатора области возлагается на руководителя аппарата Губернатора области.
1.4. Ведение делопроизводства в управлениях, отделах, секторах аппарата Губернатора области (далее по тексту - подразделения аппарата Губернатора области) осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство.
1.5. Руководители подразделений аппарата Губернатора области в случае увольнения работника, ответственного за делопроизводство, обеспечивают передачу всех дел, числящихся за ним по номенклатуре и описям, работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, временно исполняющему его обязанности.
1.6. Организация и совершенствование системы документационного обеспечения в подразделениях аппарата Губернатора области осуществляется управлением по обращениям граждан и делопроизводству, методическое руководство - управлением по делам архивов Тюменской области.
2. Подготовка и оформление проектов законодательных актов,
постановлений и распоряжений
2.1. Подготовка и оформление проектов
законодательных актов Тюменской области
2.1.1. Подготовка проектов законов Тюменской области (законопроектов) осуществляется в соответствии с Регламентом
Правительства Тюменской области.
2.1.2. Текст законопроекта излагается в соответствии с основными правилами законодательной техники, установленными статьей 19
Закона Тюменской области от 07.03.2003 № 121 "О порядке подготовки, принятия и действия нормативных правовых и правовых актов Тюменской области" (в редакции от 05.11.2005), печатается шрифтом Arial Cyr в текстовом редакторе Word for Windows на стандартных листах бумаги формата А4.
Законопроект должен иметь реквизиты и сведения, установленные статьей 18
вышеназванного Закона.
2.2. Подготовка проектов постановлений, распоряжений
Губернатора области и Правительства области
2.2.1. Подготовка и внесение проектов постановлений, распоряжений Правительства области осуществляется в соответствии с Регламентом
Правительства Тюменской области.
Порядок подготовки и внесения проектов постановлений, распоряжений Губернатора области аналогичен порядку подготовки и внесения проектов постановлений, распоряжений Правительства области.
2.2.2. Изложение текста постановления, распоряжения должно быть ясным, последовательным, исключающим возможность различного толкования.
Заголовок к тексту пишется с прописной буквы, отвечает на вопрос "О чем?", должен быть кратким и соответствовать содержанию документа.
2.2.3. Приложения к постановлению, распоряжению являются его неотъемлемой частью.
В приложении указываются конкретные мероприятия, объемы работ, сроки, исполнители, состав комиссий, рабочих групп и т.п. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
В электронном виде приложения оформляются в одном файле с проектом, файл разбивается на разделы в зависимости от количества приложений, каждое приложение имеет свою нумерацию страниц.
Приложения к проекту постановления, распоряжения визируются ответственным исполнителем на обороте последнего листа внизу.
2.2.4. К проекту распоряжения об утверждении, изменении структуры и штатной численности органов исполнительной власти области прилагается заключение руководителя аппарата Губернатора области.
Документы, послужившие основанием для подготовки проекта (письма, ходатайства, сметы и др.), прилагаются в подлиннике.
К проекту о внесении изменений, дополнений, об отмене, признании утратившими силу постановлений, распоряжений прилагаются копии ранее принятых документов.
К проекту постановления, распоряжения прикладывается лист
рассылки, составленный и подписанный разработчиком (приложение № 1).
2.2.5. Объем проекта постановления, распоряжения, как правило, не должен превышать двух страниц.
Текст проекта оформляется в шаблоне с использованием текстового редактора Microsoft Word, шрифтом Arial Cyr размером 13, на стандартных листах бумаги формата А4. При оформлении объемных приложений в табличном исполнении допускается уменьшение размера шрифта до 10.
Заголовок печатается через один интервал, выравнивается по левому полю и выделяется курсивом.
Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.
В нижнем левом углу проекта располагается колонтитул, содержащий имя файла, которое включает в себя код органа исполнительной власти области, присвоенный проекту на основании классификатора
(приложение № 2), разделитель (дефис), краткое наименование проекта. Например, АПП-положение, ДСЗ-мп-6чел, ДФ-всГУВД-86т.р.
2.2.6. Согласование проектов постановлений и распоряжений осуществляется разработчиком в порядке, установленном Регламентом
Правительства Тюменской области.
Согласование оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта по установленной форме
(приложение № 3).
Лист согласования содержит следующие графы: "Наименование должности", "Дата поступления на согласование", "Для замечаний", "Подпись руководителя, дата визирования", "Расшифровка подписи".
В органах исполнительной власти области проекты постановлений и распоряжений регистрируются в специальных журналах
учета исходящих проектов (приложение № 4). Помощники (секретари) руководителей органов исполнительной власти области, которым проекты поступают на согласование, регистрируют их в журналах
учета входящих проектов (приложение № 5).
Порядок работы с журналами регистрации исходящих и входящих проектов постановлений, распоряжений определяет руководитель органа исполнительной власти.
Разработчик лично передает проект для согласования ответственному специалисту соответствующего органа исполнительной власти под роспись.
В целях ускорения процесса согласования разработчик может передать копии проекта одновременно нескольким согласующим органам. Ответственность за идентичность всех экземпляров проекта возлагается на разработчика.
Помощники (секретари) руководителей органов исполнительной власти области проставляют в листе согласования дату поступления и дату визирования проекта.
2.2.7. Если в процессе согласования проекта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.
Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект внесены изменения стилистического и редакционного характера, не изменившие его содержания.
2.2.8. Доработка проекта постановления, распоряжения осуществляется разработчиком и включает в себя внесение в текст проекта замечаний и дополнений, принятых разработчиком. При этом к проекту прилагается записка по учтенным замечаниям
(приложение № 6).
Ответственность за изменения и дополнения, внесенные в проект, возлагается на должностное лицо, представившее проект.
Электронная копия проекта представляется в отдел организационного и документационного обеспечения Правительства области (далее Отдел) для включения проекта в электронную базу данных.
Руководитель аппарата и Вице-Губернатор визируют проект после всех согласований и доработок.
2.2.9. Согласованный проект постановления, распоряжения передается в Отдел, где проверяется содержание, комплектность документа и наличие всех необходимых согласований.
Постановления, распоряжения Губернатора области оформляются на многоцветных гербовых бланках (приложения № 7
, 8
).
Постановления, распоряжения Правительства области оформляются на многоцветных гербовых бланках (приложения № 9
, 10
).
Постановления, распоряжения, подписанные совместно с областной Думой и федеральными органами исполнительной власти, оформляются не на бланке.
Доработанные и оформленные проекты постановлений и распоряжений Губернатора области передаются руководителю аппарата Губернатора области для визирования и представления Губернатору области для подписания.
Проекты постановлений и распоряжений Правительства области включаются в повестку очередного заседания Правительства области.
2.2.10. Подписанные постановления, распоряжения передаются в Отдел для регистрации, оформления и выпуска. Срок оформления - 3 рабочих дня.
Выпускаемым документам присваиваются номера по единой нумерации в пределах календарного года раздельно для постановлений, распоряжений Правительства области, для постановлений, распоряжений Губернатора области по основной деятельности, распоряжений по личному составу, распоряжений по командировкам, отпускам, учебе.
Датой принятия постановления, распоряжения Губернатора области считается дата его подписания.
Датой принятия постановления, распоряжения Правительства области является дата проведения заседания Правительства, на котором было принято решение о принятии данного акта. В случае принятия постановления и распоряжения Правительства области в порядке заочного голосования датой его принятия является дата его подписания.
Для регистрации постановлений Правительства области применяется литера "-п", распоряжений Правительства области - литера "-рп".
Постановлениям Губернатора области присваиваются номера без литеры.
Распоряжениям Губернатора области присваиваются следующие литеры:
по основной деятельности - "-р",
по личному составу - "-рл",
по командировкам, отпускам, учебе - "-рко".
2.2.11. Копии постановлений и распоряжений, приложения к ним заверяются печатью Отдела и согласно листу рассылки заносятся в карточки рассылки, после чего передаются в канцелярию для направления адресатам.
Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются органам исполнительной власти области, органам местного самоуправления, учреждениям и организациям, которым эти акты рассылались ранее.
Замена ранее разосланных постановлений, распоряжений производится по указанию руководителя аппарата Губернатора области.
2.2.12. Постановления нормативного характера подлежат официальному опубликованию. Нормативность определяется в письме главного правового управления на имя руководителя аппарата Губернатора области. После этого копии документов Отделом передаются в департамент информационной политики.
Отдел ежемесячно готовит к изданию Сборник постановлений нормативного характера, который рассылается органам исполнительной власти области, органам местного самоуправления, Главному федеральному инспектору по Тюменской области, в областную Думу, справочные правовые системы, областную библиотеку.
3. Особенности работы с отдельными видами документов
3.1. Поручение
3.1.1. Поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, преимущественно по оперативным вопросам.
Проекты поручений Губернатора области готовятся:
- управлением организационно-контрольной работы аппарата Губернатора области;
- органами исполнительной власти области.
Проекты поручений Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора, руководителя аппарата Губернатора области готовятся:
- консультантами (помощниками) руководителей;
- работниками органов исполнительной власти области.
3.1.2. Поручения
оформляются на бланках (приложение № 11).
Поручения излагаются лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, сроков исполнения и почтового адреса (в случае необходимости), фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя.
Не допускаются правки, изменения и добавления в текстах поручений после их подписания.
3.1.3. Поручения готовятся в 2-х экземплярах, а при наличии нескольких исполнителей - с учетом их количества.
Исполнителям поручения направляются в подлинниках. Один экземпляр поручения с подлинной подписью остается в управлении организационно-контрольной работы или у помощника - соответственно.
3.1.4. Поручения Губернатора области регистрируются в день подписания в управлении организационно-контрольной работы, поручения Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора области - их помощниками в журналах за своими номерами, которые дополняются инициалами руководителя.
3.2. Приказ
3.2.1. Приказы издаются по кадровым, организационным, оперативным и другим вопросам внутренней работы аппарата Губернатора области.
Подразделения аппарата Губернатора области готовят и вносят проекты приказов на основании поручений руководителя аппарата Губернатора области, его заместителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих поручений, заявлений.
Приказы подписываются руководителем аппарата Губернатора области, в его отсутствие - заместителем руководителя аппарата, на которого возложено исполнение обязанностей руководителя аппарата на период его отсутствия.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений аппарата Губернатора области, которые готовят и вносят проекты.
Ответственность за оформление приказов возлагается на управление государственной, муниципальной службы и кадровой политики.
3.2.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения аппарата Губернатора области, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения. Возражения по проекту приказа, возникшие при согласовании, излагаются в письменном виде.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
3.2.3. Приказы
оформляются на бланке установленной формы (приложение № 12).
Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Например: 11 ноября 2005 г.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером 13 через 1,5 интервала. Текст выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения аппарата Губернатора области или конкретные должностные лица.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении аппарата Губернатора области или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не включается пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения аппарата Губернатора области (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в листе рассылки.
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на оборотной стороне последнего листа приложения.
3.2.4. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года по следующим группам:
по основной деятельности;
по личному составу;
по отпускам и административно-хозяйственным вопросам;
по командировкам.
Для регистрации приказов по основной деятельности применяется литера - "ос", по личному составу - "лс", по командировкам - "к", по отпускам и пр.- без литеры.
Приказы регистрируются в журналах.
3.2.5. Управление государственной, муниципальной службы и кадровой политики заверяет печатью управления копии приказов, направляет исполнителю и адресатам в соответствии с листом рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
3.3. Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях (заседаниях).
3.3.1. Оформление протоколов совещаний, проводимых Губернатором области, возлагается на управление организационно-контрольной работы.
3.3.2. Оформление протоколов совещаний, проводимых Вице-Губернатором, первым заместителем, заместителями Губернатора области, руководителем аппарата Губернатора области, возлагается на их консультантов (помощников) или соответствующие службы органов исполнительной власти области.
3.3.3. Протокол
печатается на общем бланке и имеет следующие реквизиты (приложение № 13):
наименование документа - слово П Р О Т О К О Л печатается после последней строки бланка прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проводилось не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита, отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола - датой протокола является дата заседания. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита;
текст протокола;
подпись.
Наименование должности печатается через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
3.3.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали - список присутствовавших или ссылка на приложение со списком присутствовавших (в столбик, по алфавиту)
Повестка дня
Докладчики по каждому пункту повестки дня
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается другим размером шрифта. Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
3.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
3.3.6. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: заседаний Правительства области, совещаний и т.д.
3.3.7. Если совещание стенографируется или записывается на магнитную ленту, то текстовая распечатка совещания подписывается руководителем аппарата Губернатора области или лицом, ответственным за проведение совещания, и прикладывается к протоколу.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка из протокола заверяется печатью.
3.4. Служебные письма
3.4.1. Служебные письма готовятся как:
- ответы о выполнении нормативных и организационно-распорядительных документов;
- ответы на запросы различных учреждений, организаций, предприятий и частных лиц;
- сопроводительные письма;
- инициативные письма.
3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании типовых сроков исполнения или резолюцией руководителя.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями.
3.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках
формата А4 или А5 (приложение № 14) и содержат следующие реквизиты: название организации, ее справочные данные, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, отметку о приложениях, подпись, отметку об исполнителе. В ответных письмах обязательно должна быть ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одной организации.
3.4.4. В письмах используются следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа (просим направить....; направляем на рассмотрение......);
- от первого лица единственного числа (считаю необходимым.....; прошу выделить.....);
- от третьего лица единственного числа (Отдел письменных обращений рассмотрел...").
Текст письма, как правило, состоит из двух частей.
В первой части излагаются причина, цели или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.
Во второй части (заключительной), начинающейся с абзаца, помещают выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Если служебное письмо содержит приложения, то все приложения должны быть подписаны руководителем органа исполнительной власти, подготовившего эту информацию.
3.4.5. Датой письма является дата его регистрации в канцелярии.
3.4.6. Право подписи служебных писем устанавливается в Положении об органе исполнительной власти области и должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
4. Бланки документов
4.1. Документы оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 (приложения № 15
, 16
, 17
).
В аппарате Губернатора области применяются многоцветные и одноцветные гербовые бланки, бланки без изображения герба.
4.2. Многоцветные гербовые бланки:
- бланк постановления
, распоряжения
Губернатора области
(приложения № 7, 8);
- бланк постановления
, распоряжения
Правительства области
(приложения № 9, 10);
- общий бланк Правительства
области (приложение № 18);
- бланк письма аппарата
Губернатора области (приложение № 19);
- бланк письма должностного лица:
- Губернатора области;
- Вице-Губернатора области;
- первого заместителя Губернатора области;
- заместителя
Губернатора области (приложение № 20);
- руководителя аппарата Губернатора области.
4.3. Одноцветные гербовые бланки:
- общий бланк аппарата
Губернатора области (приложение № 21);
- бланк письма аппарата Губернатора области;
- бланк письма должностного лица:
- Губернатора области;
- Вице-Губернатора области;
- первого заместителя Губернатора области;
- заместителя Губернатора области;
- руководителя аппарата Губернатора области;
- бланк поручения
Губернатора области, Вице-Губернатора, первого
заместителя, заместителей Губернатора области (приложение № 11);
- бланк приказа
аппарата Губернатора области (приложение № 12).
4.4. Для резолюций руководства используются бланки без изображения герба.
4.5. Право подписи имеют:
- на бланке должностного лица (персональном бланке) - только это должностное лицо;
- на бланке аппарата Губернатора области - руководитель аппарата Губернатора области и его заместители.
4.6. Многоцветные гербовые бланки изготавливаются типографским способом.
Одноцветные гербовые бланки и бланки без изображения герба могут изготавливаться с использованием компьютерной техники при обязательном согласовании образцов бланков с начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству.
4.7. Многоцветные гербовые бланки писем применяются для переписки со сторонними организациями, физическими лицами.
Одноцветные гербовые бланки применяются для внутренней переписки между органами исполнительной власти области, заместителями Губернатора области, а также заместителями Губернатора области и органами исполнительной власти.
Бланки писем могут быть с продольным или угловым расположением реквизитов.
4.8. Внутренние документы: положение, штатное расписание, должностная инструкция, протокол, акт, докладная записка, справка, объяснительная записка, заключение оформляются на общем бланке аппарата
Губернатора области (приложение № 21).
4.9. Заявление, объяснительная записка и т.д., авторами которых являются физические лица, могут быть написаны от руки.
4.10. Многоцветные гербовые бланки постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области хранятся в отделе организационного и документационного обеспечения Правительства области. Печатание на бланках осуществляется в отделе организационного и документационного обеспечения Правительства области.
4.11. Многоцветные гербовые бланки писем Губернатора области, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора области, руководителя аппарата Губернатора области, аппарата Губернатора области, изготовленные типографским способом, хранятся и используются в управлении по обращениям граждан и делопроизводству. Многоцветные гербовые бланки писем не передаются в органы исполнительной власти области, юридическим и физическим лицам.
Печатание писем на многоцветных гербовых бланках осуществляется, как правило, в машинописном бюро управления по обращениям граждан и делопроизводству. Документ должен быть представлен на бумажном носителе вместе с дискетой в формате текстового редактора Word for Windows.
Письма Губернатора, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора и руководителя аппарата Губернатора области на многоцветных гербовых бланках могут оформляться их помощниками (консультантами). В этом случае заведующая машинописным бюро управления по обращениям граждан и делопроизводству выдает помощникам (консультантам) бланки под роспись в журнале учета. Ответственность за использование и уничтожение испорченных бланков при этом возлагается на помощников руководителей.
4.12. Многоцветные гербовые бланки хранятся в сейфах или в запираемых на ключ шкафах.
5. Оформление реквизитов документов
5.1. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата оформляется без кавычек.
Способ написания даты зависит от характера документа.
В постановлениях, распоряжениях, приказах, документах, определяющих права граждан и организаций, а также в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 29 ноября 2005 г.
В других документах допускается цифровой способ оформления даты: число, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (без точки в конце даты).
Например: 29.11.2005.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
При подготовке проекта документа печатаются только месяц и год.
5.2. Регистрационный номер
Регистрационный номер включает порядковый номер документа и может дополняться индексом подразделения аппарата Губернатора области, индексом дела по номенклатуре, литерами и др. информацией.
5.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
5.4. Адресование документа
Документы могут быть адресованы организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Департамент финансов
Тюменской области
Отдел кадров
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:
Аппарат Губернатора области
Начальнику управления
бухгалтерского учета и отчетности
И.И.Иванову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Главам органов
местного самоуправления
(по списку)
Документ не должен содержать более 4-х адресатов. Если документ направляется более чем в 4 адреса, то исполнитель прилагает к письму указатель рассылки.
Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывается.
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной почтовыми правилами.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ОАО "Фанерный комбинат"
ул. Береговая, д. 21,
г. Тюмень, 625016
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:
Н.А.Семенову
ул. Республики, д. 135, кв. 7,
г. Тюмень, 625035
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
ОАО "Фанерный комбинат"
ул. Береговая, д. 21,
г. Тюмень, 625016
Полный почтовый адрес указывает составитель документа.
5.5. Утверждение документа
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
Примерный перечень
документов, на которых проставляется гриф утверждения, дан в приложении № 22.
При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом начальника
главного управления строительства
Тюменской области
от 23.04.2005 № 34
или
УТВЕРЖДЕН
решением Совета Губернаторов
Тюменской области,
Ханты-Мансийского автономного округа,
Ямало-Ненецкого автономного округа
Протокол от 07.12.2005 № 4СГ
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель аппарата
Губернатора области
Подпись И.И.Иванов
14.05.2005
Слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО) печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите "гриф утверждения" центрировать элементы относительно самой длинной строки.
5.6. Резолюция
Проект резолюции готовится и оформляется помощником или консультантом и содержит задание руководителя по исполнению документа.
Резолюция располагается на свободном месте первого листа документа либо на специальном бланке (формата А6) с напечатанными должностью и фамилией руководителя.
Резолюция включает в себя: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись руководителя, дату. Если резолюция на отдельном бланке, она обязательно должна содержать дату и регистрационный номер документа, к которому она относится.
+------------------------------------------+
¦ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ¦
¦ ГУБЕРНАТОРА ТЮМЕНСКОЙ ¦
¦ ОБЛАСТИ ¦
¦------------------------------------------¦
¦ ¦
¦ к № 1243г/05 ¦
¦ от 29.10.2005 ¦
]]>+---------------------------------------------------------------+---------+
¦Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ¦ 28 ¦
+---------------------------------------------------------------+---------+
¦Отметка о поступлении документа в организацию ¦ 29 ¦
+---------------------------------------------------------------+---------+
¦Идентификатор электронной копии документа ¦ 30 ¦
+---------------------------------------------------------------+---------+
Приложение № 18
к пункту 4.2
Герб
Тюменской области
ПРАВИТЕЛЬСТВО ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
------------------------------------------------------------
Форма общего бланка Правительства области
Приложение № 19
к пункту 4.2
Герб
Тюменской области
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА
ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
ул. Володарского, д.45, г. Тюмень, 625004,
тел. (3452) 46-35-36, факс 24-48-810
E-mail:Kancelaria@mail.ru
____________________ № ______________________
На № ___________________ от _________________
Форма углового бланка письма аппарата Губернатора области
Приложение № 20
к пункту 4.2
Герб
Тюменской области
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА
ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
---------------------------------------------------------------------------
ул. Володарского, д. 45, г. Тюмень, 625004, тел. (3452) 46-91-09, факс
46-86-30, телетайп 235692 IARUS RU, E-mail:Kancelaria@mail.ru
____________________ № ____________________
На № __________________ от ________________
Форма продольного бланка письма должностного лица
Приложение № 21
к пункту 4.3
Герб
Тюменской области
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
------------------------------------------------------------
Форма общего бланка аппарата Губернатора области
Приложение № 22
к пункту 5.5
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ
АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных работ, оборудования; экспертизы; передачи дел; реорганизации, ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.)
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений; технические и т.д.)
ИНСТРУКЦИИ (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.)
НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; численности работников и т.д.)
ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках и т.д.)
ПЛАНЫ (производственные; доходов, по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии и т.д.)
ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.)
ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.)
РАСЦЕНКИ на производство работ
СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; на капитальное строительство и т.д.)
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ
ТАРИФНЫЕ СТАВКИ
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним
Приложение № 23
к пункту 5.12
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ТРЕБУЮЩИХ ЗАВЕРЕНИЯ ПЕЧАТЬЮ
АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.)
АРХИВНЫЕ СПРАВКИ
АРХИВНЫЕ КОПИИ
ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.)
ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.)
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.)
ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ
ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.)
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ
КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ
НОРМЫ расхода
ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций
ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями)
ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.)
ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные)
ПОЛОЖЕНИЯ об организациях
РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк)
СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.)
СОГЛАШЕНИЯ
СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.)
ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ
УДОСТОВЕРЕНИЯ
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ
Приложение № 24
к пункту 6.5.1.5
Документ контрольный
Карточка регистрации писем граждан
+----------------+--------------+---------------+-----------+-------------+
¦ ВХОДЯЩИЙ НОМЕР ¦ТИП ДОКУМЕНТА ¦ ФАМИЛИЯ ¦ ДАТА ¦ ДАТА ¦
¦ 808/2005 ¦Заявление ¦ ¦ ОТВЕТА ¦ ИСПОЛНЕНИЯ ¦
¦ДАТА РЕГИСТРАЦИИ¦ ВИД ДОКУМЕНТА¦ Романенкова ¦ ¦ ¦
¦ 27.02.2005 ¦Письмо ¦Галина Ивановна¦14/03/2005 ¦ ¦
+----------------+--------------+---------------+-----------+-------------+
¦АДРЕС: г. Тюмень, п. Мыс, ул. Гагарина, д. 29 ¦
¦ ¦
¦ ДОКУМЕНТ ПОСТУПИЛ ¦
¦Лично от граждан ¦
¦ ¦
¦ КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ ¦
¦Здравоохранение ¦
¦ ¦
¦О проведении операции в клинике Федорова за счет средств обл. бюджета ¦
¦ ¦
¦ РЕЗОЛЮЦИЯ РУКОВОДСТВА ¦
¦Фамилия И.О. ¦
¦Кому назначено: Петрову А.И. - директору департамента здравоохранения... ¦
¦ - для рассмотрения, подготовки ответа заявителю за моей подписью. ¦
¦Срок 15 дней. - 28.02.2005 (дата резолюции) ¦
+-------------------------------------------------------------------------+
Образец карточки регистрации писем граждан
Приложение № 25
к пункту 6.5.2.4
УЧЕТНО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
+-------------------------------------------------------------------------+
¦Номер / дата обращения ¦
¦ ¦
¦321 / 12.06.2005 ¦
+-------------------------------------------------------------------------+
¦Ф.И.О. Тропина А.С. служащая ¦
¦Адрес г. Тюмень, ул.Республики, 106 - 2 Льготная категория ¦
¦ - ¦
+-------------------------------------------------------------------------+
¦Краткое содержание: ¦
¦ ¦
¦О трудоустройстве. (Образование - врач-логопед) ¦
+-------------------------------------------------------------------------+
¦Результат приема: Дана консультация, направлена в департамент ¦
¦здравоохранения Тюменской области ¦
+-------------------------------------------------------------------------+
Образец учетно-контрольной карточки
Приложение № 26
к пункту 6.5.2.4
Учетная карточка личного приема граждан
Беседу вел(а) Фамилия И.О. Номер 72
Дата: 25.01.2005
Ф.И.О. заявителя Сидорова Мария Ивановна Повторно Да
Пол: женский
Адрес автора: г. Тюмень, ул. Станиславского,
д. 8, кв. 148
Социальное положение: пенсионер
Льготный состав: ветеран ВОВ
Характер обращения: строительство
Содержание беседы: О завершении строительства дома по ул. Широтная
(ГП-15)
Результат: Записана на личный прием к заместителю Губернатора
+--------------+-----------------+----------------------------+-----------+
¦ Дата ¦ Вел прием ¦ Что поручено, кому ¦ Срок ¦
¦ ¦ ¦ ¦исполнения ¦
+--------------+-----------------+----------------------------+-----------+
¦ 06.02.2005¦ Фамилия И.О.¦ ¦ 06.03.2005¦
+--------------+-----------------+----------------------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------+-----------------+----------------------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------+-----------------+----------------------------+-----------+
Приложение: Дело № 72 личного приема Сидоровой М.И.
Образец учетной карточки личного приема граждан
Приложение № 27
к пункту 10.1.2
Аппарат Губернатора УТВЕРЖДАЮ
Тюменской области Руководитель аппарата
Губернатора области
подпись И.О.Фамилия
05.01.2005
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2006 год
+------+---------------------------------+----------+----------+----------+
¦Индекс¦ Заголовок дела (тома, части) ¦Количество¦ Срок ¦Примечание¦
¦ дела ¦ ¦ дел ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (томов, ¦ дела и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ частей) ¦ № статьи ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦по Перечню¦ ¦
+------+---------------------------------+----------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------+---------------------------------+----------+----------+----------+
...
04. Отдел организационного и документационного обеспечения
Правительства области
04-01-01 Постановления Губернатора области, Пост.
проекты постановлений, документы к ст. 1а,
ним (заключения, справки, листы ст. 2а
согласования и др.)
04-01-02 Распоряжения Губернатора области по Пост.
основной деятельности, проекты ст. 1а,
распоряжений, документы к ним ст. 2а
(заключения, справки, листы
согласования и др.)
И т.д.
Начальник управления
по обращениям граждан
и делопроизводству Подпись
И.О.Фамилия
Дата
Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
Штамп ЭПК управления
по делам архивов
Образец сводной номенклатуры дел
Приложение № 28
к пункту 10.1.6
Итоговая запись
о категориях и количестве заведенных в _______ году дел
в аппарате Губернатора области:
+---------------------------------------+----------+----------------------+
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦
¦ ¦ +----------+-----------+
¦ ¦ ¦С отм. ЭПК¦Переходящих¦
+---------------------------------------+----------+----------+-----------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+----------+----------+-----------+
¦Временного (до 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+----------+----------+-----------+
¦Временного (свыше 10 лет включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+----------+----------+-----------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+----------+----------+-----------+
Наименование должности работника,
заполнившего итоговую запись И.О.Фамилия
Форма итоговой записи о категориях и количестве
заведенных за истекший год дел (формат А4)
Приложение № 29
к пункту 10.2.10
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___
В деле подшито и пронумеровано ______________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ______________ пропущенные номера __________
+ листов внутренней описи _____________________________________________
+---------------------------------------------+---------------------------+
¦ ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ¦ N№ листов ¦
¦ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА ¦ ¦
+---------------------------------------------+---------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+---------------------------------------------+---------------------------+
¦ ¦ ¦
+---------------------------------------------+---------------------------+
__________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
Форма листа - заверителя дела (формат А4)
Приложение № 30
к пункту 10.2.11
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № __________
+---+--------------+----------+-----------+---------------+---------------+
¦ № ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера листов ¦ Примечание ¦
¦п/п¦ документа ¦документа ¦ документа ¦ дела ¦ ¦
+---+--------------+----------+-----------+---------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+--------------+----------+-----------+---------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------+----------+-----------+---------------+---------------+
Итого _________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма внутренней описи документов дела
Приложение № 31
к пункту 10.2.12
+--------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦ АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ¦
¦ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ¦
¦ ¦
¦ Отдел организационного и документационного обеспечения ¦
¦ Правительства области ¦
¦ Название органа исполнительной власти ¦
¦ ¦
¦ ДЕЛО № 04-01 ¦
¦ ¦
¦ Постановления Правительства области, ¦
¦ проекты постановлений, документы к ним ¦
¦ Название дела ¦
¦ ¦
¦ Том 1. Постановления № 1-п - 25-п ¦
¦ ¦
¦ Начато: 18 апреля 2005 г.¦
¦ Окончено: 18 мая 2005 г. ¦
¦№ 633 ¦
¦ ------ ¦
¦ по описи № 1 ¦
¦ Хранить постоянно¦
¦ На 246 листах¦
+--------------------------------------------------------------------------+
Образец оформления обложки дела постоянного срока хранения
Приложение № 32
к пункту 11.2.1
___________________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
___________________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
органа исполнительной власти
Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ N
______________________________________________
(название описи)
+---+-------+-------------+-------+-------------+-------------+-----------+
¦ № ¦Индекс ¦ Заголовок ¦ Дата ¦ Количество ¦ Срок ¦Примечание ¦
¦п/п¦ дела ¦ дела (тома, ¦ дела ¦ листов в ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦(тома, ¦ части) ¦(тома, ¦ деле (томе, ¦ дела (тома, ¦ ¦
¦ ¦части) ¦ ¦части) ¦ части) ¦ части) ¦ ¦
+---+-------+-------------+-------+-------------+-------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 *
¦ 7 ¦
+---+-------+-------------+-------+-------------+-------------+-----------+
¦ Название раздела ¦
+---+-------+-------------+-------+-------------+-------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------+-------------+-------+-------------+-------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------+-------------+-------+-------------+-------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------+-------------+-------+-------------+-------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------+-------------+-------+-------------+-------------+-----------+
В данную опись внесено _____________________ дел с № ______________
(цифрами и прописью)
по № _________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Наименование должности Протокол ЭК органа
руководителя службы ДОУ исполнительной власти области
Подпись Расшифровка подписи от ___________ № _____
Дата
--------------------------------
* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения
Форма описи дел
Приложение № 33
к пункту 11.3.1
Наименование органа
исполнительной власти УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
руководителя органа
исполнительной власти
__________ № _______ Подпись Расшифровка подписи
____________________ Дата
(место составления)
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
__________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда № ________________________
(название фонда)
+---+---------+-------+-------+------+----------+-------------+-----------+
¦ № ¦Заголовок¦ Дата ¦Номера ¦Индекс¦Количество¦ Сроки ¦Примечание ¦
¦п/п¦дела или ¦ дела ¦описей ¦ дела ¦ дел ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦групповой¦ или ¦(номен-¦(тома,¦ (томов, ¦ дела (тома, ¦ ¦
¦ ¦заголовок¦крайние¦клатур)¦части)¦ частей) ¦ части) и ¦ ¦
¦ ¦ дел ¦ даты ¦за годы¦ по ¦ ¦ номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ дел ¦ ¦номен-¦ ¦ статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ кла- ¦ ¦ перечню ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ туре ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦или № ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+-------+-------+------+----------+-------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+---------+-------+-------+------+----------+-------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+-------+-------+------+----------+-------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+-------+-------+------+----------+-------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+-------+-------+------+----------+-------------+-----------+
Итого ____________________ дел за ___________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПК управления по делам архивов Тюменской
области (протокол от ___________ № _________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от __________ № ____
Документы в количестве _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом _____________________ кг сданы в ____________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________________________
№ ______________________ или уничтожены способом: _________________________
_________________________
Наименование должности работника,
сдавшего или уничтожившего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
архива (службы ДОУ), внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
