УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
от 06 апреля 2009 г. № 21
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В АДМИНИСТРАТИВНЫЕ РЕГЛАМЕНТЫ
УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО
КРАЯ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ И ИСПОЛНЕНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ ФУНКЦИЙ, УТВЕРЖДЕННЫХ ПРИКАЗОМ УПРАВЛЕНИЯ
ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ОТ 05 ФЕВРАЛЯ 2009 Г. № 4
В целях устранения нарушений, выявленных управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области при проведении юридической экспертизы административных регламентов управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственных услуг и исполнению государственных функций, утвержденных приказом
управления от 05 февраля 2009 г. № 4, приказываю:
1. Внести в административный регламент
управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии и об архиве организации" следующие изменения:
1.1. Абзац седьмой подпункта 2.1.1
исключить.
1.2. В абзаце втором пункта 2.4
слова ", не считая времени ожидания документов при дополнительном запросе" исключить.
2. Внести в административный регламент
управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" следующие изменения:
2.1. В абзаце третьем пункта 1.2
цифры "5485" заменить цифрами "5485-1".
2.2. Абзац четвертый подпункта 2.1.1
исключить.
2.3. Пункт 2.2
изложить в следующей редакции:
"Получателями государственной услуги являются российские граждане, органы государственной власти, местного самоуправления, организации и общественные объединения (далее - заявители)."
2.4. В пункте 2.3
слово "получатель" в различных падежах; в пунктах 2.3
, 2.6
, 3.1
, 3.2
, подпунктах 2.5.2
, 2.5.3
, 3.1.1
, 3.1.2
, 3.1.3
, 3.1.5
слово "пользователь" в различных падежах и числах; в пунктах 2.6
, 3.2
, подпунктах 3.3.1
, 3.3.2
слова "получатель государственной услуги" в различных падежах и числах заменить словом "заявитель" в соответствующих падежах и числах.
2.5. В абзаце втором пункта 2.3
слова "при его наличии" заменить словами "последнее - при наличии".
2.6. В пункте 2.4
:
в абзаце втором
слово "календарных" исключить;
в абзаце третьем
цифру "3" заменить цифрой "7".
2.7. Пункт 3.1
дополнить новым абзацем первым следующего содержания:
"Последовательность действий при предоставлении государственной услуги представлена в Схеме, являющейся Приложением к настоящему Административному регламенту.";
абзац первый
считать абзацем вторым.
2.8. В подпункте 3.1.1
:
абзац третий
исключить;
абзац четвертый
считать абзацем третьим.
2.9. В абзаце первом подпункта 3.1.3
цифру "3" заменить цифрой "7".
2.10. Приложение
к Административному регламенту изложить в новой редакции (приложение 1)
.
3. Внести в административный регламент
управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских граждан" следующие изменения:
3.1. В подпункте 2.1.1
:
абзац шестой
изложить в следующей редакции: "При информировании в форме ответов на обращения, поступившие по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес гражданина".
абзац восьмой
исключить.
3.2. В пунктах 2.3
, 3.1
, подпунктах 2.4.2
, 3.1.4
слово "заявитель" в различных падежах и числах; в пункте 2.5
слова "российским гражданам"; в подпунктах 3.3.1
, 3.3.2
слова "получатель государственной услуги" в различных падежах заменить словом "гражданин" в соответствующих падежах и числах.
3.3. В пункте 2.3
:
в абзаце втором
первое предложение исключить;
в абзаце пятом
цифру "3" заменить цифрой "7".
3.4. В подпункте 2.4.1
:
в абзаце первом
слово "календарных" исключить;
в абзаце втором
цифру "3" заменить цифрой "7".
3.5. В подпункте 2.4.2
цифру "3" заменить цифрой "7".
3.6. Абзац второй пункта 2.5
исключить.
3.7. В подпункте 3.1.1
:
абзац первый
изложить в следующей редакции:
"Поступившие запросы подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Управление";
абзац второй
исключить;
абзац третий
считать абзацем вторым.
3.8. В абзаце первом подпункта 3.1.3
:
цифру "3" заменить цифрой "7";
после слов "исполнения запросов" дополнить словами ", с уведомлением граждан".
3.9. В абзаце втором подпункта 3.3.2
слова "фамилия, имя, отчество получателя государственной услуги" заменить словами "фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина".
3.10. Приложение
к Административному регламенту изложить в новой редакции (приложение 2)
.
4. Внести в административный регламент
управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод" следующие изменения:
4.1. В абзаце втором пункта 1.3
слово "граждан" заменить словами "российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, проживающих за рубежом".
4.2. Абзац седьмой подпункта 2.1.1
исключить.
4.3. Пункт 2.2
после слова "рубежом" дополнить словами "(далее - заявители)".
4.4. В подпункте 2.4.2
слова "российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом"; в пункте 2.5
слова "российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства"; в пункте 3.2
, в подпунктах 3.3.1
, 3.3.2
слова "получатель государственной услуги" в различных падежах и числах заменить словом "заявитель" в соответствующих падежах и числах.
4.5. В абзаце втором пункта 2.3
:
после слова "отчество (" дополнить словом "последнее - ";
слова "год и место его рождения", "гражданство" исключить;
слова "адрес места жительства" заменить словами "почтовый адрес".
4.6. В подпункте 2.4.1
:
в абзаце первом
слово "календарных" исключить;
в абзаце втором
цифру "3" заменить цифрой "7".
4.7. Подпункт 2.4.3
изложить в следующей редакции:
"При невозможности исполнения запроса заявителя из-за отсутствия необходимых сведений заявителю в течение 7 дней с момента регистрации запроса направляется письмо с предложением о предоставлении дополнительных сведений, необходимых для его исполнения".
4.8. Подпункт 2.4.4
исключить.
4.9. Абзац первый подпункта 3.1.1
изложить в следующей редакции:
"Поступившие запросы подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Управление".
4.10. В абзаце первом подпункта 3.1.2
исключить слово "граждан".
4.11. В абзаце первом подпункта 3.1.3
цифру "3" заменить цифрой "7".
4.12. В абзаце втором подпункта 3.3.2
слова "фамилия, имя, отчество получателя государственной услуги" заменить словами "фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя".
4.13. Приложение
к Административному регламенту изложить в новой редакции (приложение 3)
.
5. Внести в административный регламент
управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по исполнению государственной функции "Разработка примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, иных нормативно-методических документов" следующие изменения:
Абзац седьмой подпункта 2.1.1
исключить.
6. Внести в административный регламент
управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по исполнению государственной функции "Ведение государственного Реестра уникальных документов, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края" следующие изменения:
Абзац седьмой пункта 2.1
исключить.
7. Внести в административный регламент
по исполнению управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края государственной функции "Прием на хранение архивных документов от физических и юридических лиц" следующие изменения:
Абзац седьмой пункта 2.1
исключить.
8. Главному специалисту отдела научно-методической и правовой работы управления по делам архивов Правительства края Панченко Л.А.:
8.1. Направить приказ в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области и в прокуратуру Хабаровского края.
8.2. Представить административные регламенты управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственных услуг и исполнению государственных функций, утвержденные приказом
управления от 05 февраля 2009 г. № 4 (в ред. приказа управления по делам архивов от 06 апреля 2009 г. № 21), для опубликования в Собрании законодательства Хабаровского края.
9. Главному специалисту отдела анализа и координации деятельности архивных учреждений управления по делам архивов Правительства края Беляковой Л.В. внести изменения в административные регламенты, размещенные на официальном сайте Правительства Хабаровского края и сайте управления по делам архивов Правительства края "Архивы Хабаровского края".
10. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела научно-методической и правовой работы управления по делам архивов Правительства края Федосееву О.А.
Начальник управления
Т.А.Шевчик
Приложение 1
СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ
УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА
ХАБАРОВСКОГО КРАЯ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГРАЖДАН,
ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ,
ОРГАНИЗАЦИЙ И ОБЩЕСТВЕННЫХ ОБЪЕДИНЕНИЙ НА ОСНОВЕ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
┌────────────────────┐
┌─────────┤Письменное обращение├────────┐
│ │ (запрос) заявителя │ │
v └────────────────────┘ v
┌──────────────────┐ ┌────────────────────┐
│ Интернет- │ │ Другое │
│обращение (запрос)│ │(почта, факс и т.д.)│
└────────┬─────────┘ └──────────┬─────────┘
v v
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│Начало предоставления государственной услуги: в управление│
│ поступило письменное обращение (запрос) заявителя │
└──────────────────────────────┬───────────────────────────┘
v
┌────────────────────┐ ┌────────────────────────────┐
│Уведомление о приеме│<┤ Регистрация обращения │
│ Интернет-обращения │ │(запроса) (в течение 3 дней)│
│ (запроса) к │ └──────────────┬─────────────┘
│ рассмотрению │ │
└────────────────────┘ v
┌──────────────────────────────────────────┐
│ Рассмотрение обращения │
│ (запроса) начальником управления │
└──────────────────────┬───────────────────┘
v
┌──────────────────────────────────────────┐
│Передача обращения (запроса) на исполнение│
│ в соответствии с резолюцией │
└──────────────────────┬───────────────────┘
v
нет ┌─────────────────────────────────────────────────┐ да
┌─────┤Анализ тематики поступившего обращения (запроса).├──┬─┐
│ │ Принятие решения о возможности его исполнения │ │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────┘ │ │
│ ┌──────────────────────────┘ │
v v v
┌────────────────┐ ┌──────────────────────────────┐ ┌───────────────────┐
│ Уведомление │ │ Направление запроса на │ │ Уведомление │
│ заявителя об │ │ исполнение в организацию по │ │ заявителя о │
│ отсутствии │ │ принадлежности (в течение │ │ направлении │
│ запрашиваемых │ │ 7 дней со дня регистрации) │ │обращения (запроса)│
│ сведений или о │ └─────────────────┬────────────┘ │ на исполнение в │
│ предоставлении │ v │ организацию по │
│ дополнительных │ ┌──────────────────────────────┐ │ принадлежности │
│ сведений для │ │ Подготовка и направление │ │ (в течение 7 дней │
│ исполнения │ │ заявителю информационного │ │со дня регистрации)│
│ обращения │ │ письма, архивной справки, │ │ │
│ (запроса) │ │ выписки, копии, тематических │ └───────────────────┘
│ (в течение │ │ перечней и обзоров архивных │
│ 7 дней со дня │ │документов (в течение 30 дней │
│ регистрации) │ │ со дня регистрации обращения │
└────────────────┘ │ (запроса) │
└─────────────────┬────────────┘
v
┌──────────────────────────────┐
│Предоставление государственной│
│ услуги завершено │
└──────────────────────────────┘
Приложение 2
СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ УПРАВЛЕНИЯ
ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ
ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ РОССИЙСКИХ ГРАЖДАН"
┌─────────────────┐
┌─────────┤Запрос гражданина├───────────┐
v └─────────────────┘ v
┌──────────────────┐ ┌────────────────────┐
│ Интернет- │ │ Другое │
│обращение (запрос)│ │(почта, факс и т.д.)│
└────────┬─────────┘ └──────────┬─────────┘
v v
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│Начало предоставления государственной услуги: в управление│
│ поступил запрос российского гражданина │
└──────────────────────────────┬───────────────────────────┘
v
┌────────────────────┐ ┌───────────────────┐
│Уведомление о приеме│<─────┤Регистрация запроса│
│ Интернет-обращения │ │ (в течение 3 дней)│
│ (запроса) │ └─────────┬─────────┘
└────────────────────┘ v
┌──────────────────────┐
│ Рассмотрение запроса │
│начальником управления│
└──────────┬───────────┘
v
┌──────────────────────────────┐
│Передача запроса на исполнение│
│ в соответствии с резолюцией │
└──────────────┬───────────────┘
v
нет ┌─────────────────────────────────────────────────┐ да
┌─────┤ Анализ тематики поступившего запроса. ├──┬─┐
│ │Принятие решения о возможности исполнения запроса│ │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────┘ │ │
│ ┌──────────────────────────┘ │
v v v
┌────────────────┐ ┌───────────────────────────┐ ┌───────────────────┐
│ Уведомление │ │ Направление запроса на │ │ Уведомление │
│ заявителя об │ │исполнение в организацию по│ │ заявителя о │
│ отсутствии │ │ принадлежности (в течение │ │ направлении │
│ запрашиваемых │ │ 7 дней со дня регистрации)│ │ запроса │
│ сведений или о │ ├───────────────────────────┘ │ на исполнение в │
│ предоставлении │ │ │ организацию по │
│ дополнительных │ ├───────────────────────────┐ │ принадлежности │
│ сведений для │ │ Подготовка и направление │ │ (в течение 7 дней │
│ исполнения │ │ ответа гражданину │ │со дня регистрации)│
│ запроса │ │ (в течение 30 дней со дня │ └─────────┬─────────┘
│ (в течение │ │ регистрации) │ │
│ 7 дней со дня │ └────────────────┬──────────┘ │
│ регистрации) │ └────────────┬────────────┘
└────────────────┘ v
┌──────────────────────────────┐
│Предоставление государственной│
│ услуги завершено │
└──────────────────────────────┘
Приложение 3
СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ УПРАВЛЕНИЯ
ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ
ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУПИВШИХ ИЗ-ЗА РУБЕЖА ЗАПРОСОВ РОССИЙСКИХ
И ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН, А ТАКЖЕ ЛИЦ БЕЗ ГРАЖДАНСТВА,
СВЯЗАННЫХ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИХ ЗАКОННЫХ ПРАВ И СВОБОД"
┌────────────────┐
│Запрос заявителя│
└────────┬───────┘
v
┌────────────────────────────────────────────┐
│Начало предоставления государственной услуги│
└──────────────────────┬─────────────────────┘
v
┌─────────────────────┐
│ Регистрация запроса │
│ (в течение 3 дней) │
│с момента поступления│
└──────────┬──────────┘
v
┌───────────────────────────────────────────┐
│Рассмотрение запроса начальником управления│
└─────────────────────┬─────────────────────┘
v
┌──────────────────────────────┐
│Передача запроса на исполнение│
└──────────────┬───────────────┘
v
нет ┌─────────────────────────────────────────────────┐ да
┌─────┤ Анализ тематики поступившего запроса. ├────┐
│ │Принятие решения о возможности исполнения запроса│ │
│ │ (в течение 7 дней со дня регистрации запроса) │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────┘ │
v v
┌─────────────────────────────────┐ ┌────────────────────────┐
│Возврат запроса в Росархив или в │ │ Направление запроса на │
│организации, их направившие, или │ ┌───────┤исполнение в организацию├─┐
│ заявителям с сообщением об │ │ │ по принадлежности │ │
│отсутствии запрашиваемых сведений│ │ └────────────────────────┘ │
│ или о предоставлении │ │ │
│ дополнительных сведений для │ │ │
│ исполнения запроса │ │ │
└─────────────────────────────────┘ │ v
┌───────────────────────────┐ │ ┌────────────────────────────────┐
│Подведомственные управлению│<─┘ │ Архивные отделы, секторы и │
│ архивные учреждения │ │муниципальные архивы, являющиеся│
└──┬─────────────────────┬──┘ │ структурными подразделениями │
│ │ │органов местного самоуправления,│
│ │ │ и иные организации │
│ │ └┬──────────────────┬────────────┘
v v v v
┌──────────┐ ┌──────────────────────────────┐ ┌───────────────────┐
│ Проверка │ │Проверка сведений и исполнение│ │Проверка сведений и│
│сведений и│ │ запроса одного заявителя │ │исполнение запроса │
│исполнение│ │ несколькими организациями │ └──────┬───────┬────┘
│ запроса │ │ и направление ответа │ v │
└──┬──────┬┘ │ в адрес управления │ ┌─────────────┐ │
│ │ └────────────────────────┬─────┘ │ Подготовка │ │
v └───────────┐ │ │информации об│ │
┌─────────────┐ v v │ отсутствии │ │
│ Подготовка │ ┌──────────┐ ┌─────────────────┐ │запрашиваемых│ │
│информации об│ │Подготовка│ │ Направление │ │ сведений <*>
│ │
│ отсутствии │ │ архивных │ │архивных справок,│ └─┬───────────┘ v
│запрашиваемых│ │ справок, │ │архивных выписок,│ │┌─────────────────┐
│ сведений <*>
│ │ архивных │ │ архивных копий, │ ││ Подготовка │
└─┬───────────┘ │ выписок, │ │ информации об │ ││архивных справок,│
│ ┌───────┤ архивных │ │ отсутствии │ ││архивных выписок,│
│ │ │ копий │ │ запрашиваемых │ ││ архивных копий │
│ │ └─────┬────┘ │сведений в адрес │ │└────────────┬────┘
│ v v │ управления │ │ │
│ ┌────────────┐┌────────────┐ └───────┬─────────┘ │ │
│ │Не требующие││ Требующие │ │ │ │
│ │проставления││проставления│ │ │ │
│ │ апостиля ││ апостиля │ │ │ v
│ └─────┬──────┘└────┬───────┘ │ │┌─────────────────┐
│ │ v v ││ Проставление │
│ │ ┌────────────┐ ┌──────────────────┐ ││ апостиля (при │
│ │ │Направление │ │ Подготовка │ ││ необходимости) │
│ │ │в управление│ │управлением ответа│ │└────────────┬────┘
│ │ └─────┬──────┘ │ заявителю │ │ │
│ │ │ └───────┬──────────┘ │ │
│ │ v v │ │
│ │ ┌──────────────────────┐ │ │
│ │ │ Проставление апостиля│ │ │
│ │ │ (при необходимости) │ │ │
│ │ │ (в течение 3 дней) │ │ │
│ │ └───────────┬──────────┘ │ │
v v v v v
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Отправка архивных справок, архивных выписок, архивных копий, либо │
│ информации об отсутствии запрашиваемых сведений │
└─────────────────────────────────┬───────────────────────────────────────┘
v
┌──────────────────────┬──────────────────┬────────────────────┐
v v v v
┌──────────────┐ ┌────────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────────┐
│ Заявителям, │ │В МИД России│ │В Росархив│ │Выдача на руки│
│проживающим в │ └──────┬─────┘ └─────┬────┘ │ заявителю │
│ странах СНГ │ │ │ └─────────┬────┘
└─────┬────────┘ │ │ │
│ v v │
│ ┌───────────────────────────────────────────────┐ │
└──────>│Предоставление государственной услуги завершено│<─────┘
└───────────────────────────────────────────────┘
--------------------------------
<*> Информация, предназначенная для направления в государства, являющиеся участниками СНГ, направляется в адрес управления.
УТВЕРЖДЕН
Приказом
Управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края
от 05 февраля 2009 г. № 4
(в редакции приказа
Управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края
от 06 апреля 2009 г. № 21)
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
]]>
УТВЕРЖДЕН
Приказом
Управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края
от 05 февраля 2009 г. № 4
(в редакции приказа
Управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края
от 06 апреля 2009 г. № 21)
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ПРИЕМ НА ХРАНЕНИЕ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОТ ФИЗИЧЕСКИХ И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ"
1. Общие положения
1.1. Наименование государственной функции
Административный регламент управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по исполнению государственной функции "Прием на хранение архивных документов от физических и юридических лиц" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции "Прием на хранение архивных документов от физических и юридических лиц" (далее - государственная функция), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) и устанавливает порядок взаимодействия между Управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края (далее - Управление), архивными учреждениями Хабаровского края (далее - край), организациями, физическими лицами при ее исполнении.
Архивные документы физических и юридических лиц, прошедшие экспертизу ценности документов, которую осуществляет Управление, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации, в установленном порядке принимаются на государственный учет и подлежат постоянному хранению в архивных учреждениях края.
Документы по личному составу временного (свыше 10 лет) срока хранения являются разновидностью архивных документов и отражают трудовые отношения работника с работодателем.
Документы по личному составу подлежат приему на хранение в архивные учреждения края в следующих случаях:
- при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующее архивное учреждение края;
- при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий архив на основании договора между ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим и соответствующим архивным учреждением края, архивом.
Архивные документы, находящиеся в частной собственности организаций и физических лиц, прошедшие в установленном порядке экспертизу ценности, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и принимаются в архивные учреждения края на основании договоров между собственником или владельцем архивных документов и соответствующим архивным учреждением края.
При наличии свободных площадей архивные учреждения края на основе договора могут осуществлять прием архивных документов на временное хранение от организаций, не являющихся источниками их комплектования.
1.2. Нормативные правовые акты, регламентирующие исполнение государственной функции
Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 (Российская газета, 1993 г., 25 декабря, № 237);
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст. 4169);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, регистрационный № 9059 от 06.03.2007; Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007 г., № 20);
Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002);
Законом
Хабаровского края от 29.09.2005 № 299 "О реализации полномочий Хабаровского края в области архивного дела" (Собрание законодательства Хабаровского края, 2005 г., № 10 (39);
постановлением
Правительства Хабаровского края от 14.05.2005 № 48-пр "Об утверждении Положения об управлении по делам архивов Правительства Хабаровского края" (Собрание законодательства Хабаровского края, 2005 г., № 5 (34);
приказом управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 05.07.2006 № 25 "Об утверждении новой редакции Положения и Регламента работы экспертно-проверочной методической комиссии".
1.3. Орган, осуществляющий исполнение государственной функции
Исполнение государственной функции осуществляет Управление путем организации комплектования архивных учреждений края архивными документами и контроля за соблюдением установленного порядка их передачи на хранение.
В исполнении государственной функции участвуют архивные учреждения края.
2. Требования к порядку исполнения государственной функции:
2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции:
2.1.1. Информирование об исполнении государственной функции проводится:
посредством личного обращения в Управление;
по телефонам Управления;
по письменным обращениям;
по электронной почте;
на интернет-сайте "Архивы Хабаровского края";
на Портале государственных услуг Хабаровского края.
Информирование посредством личного обращения может осуществляться по предварительной договоренности. Специалист Управления обязан принять заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен на другой день или другое время по договоренности сторон. Организация приема заявителей осуществляется специалистами Управления на рабочем месте в соответствии с графиком работы Управления. В день назначенной встречи, по прибытии заявителя, специалист Управления обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.
При информировании по телефону специалист Управления должен принять все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное время для устного информирования по интересующему его вопросу (с учетом графика работы Управления).
При информировании по письменному обращению ответ излагается в простой, четкой и понятной форме и направляется в виде почтового отправления в адрес заявителя за подписью начальника Управления либо лица, исполняющего его обязанности, с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.
При информировании в форме ответов на обращения, поступившие по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя.
Информация по обращению, направленному через интернет-сайт "Архивы Хабаровского края", размещается на интернет-сайте в разделе "Обратная связь", подразделе "Гостевая книга".
2.1.2. Сведения о месте нахождения и графике работы Управления, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном интернет-сайте Управления "Архивы Хабаровского края" http://www.archive.khv.ru.
Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Запарина, 75, г. Хабаровск, 680002.
Телефоны: (4212) 32-57-06, 32-53-55, 32-46-93, 45-00-24, 45-00-25.
Факс: (4212) 32-57-06.
Электронный адрес: archive@depart.khv.ru
График работы:
понедельник - пятница: 9.00 - 18.00
перерыв: 12.00 - 13.00
суббота - воскресенье: выходной день.
2.2. Результат исполнения государственной функции
Конечным результатом исполнения государственной функции является систематическое пополнение архивных фондов государственных и муниципальных архивов Хабаровского края.
3. Административные процедуры
Ответственным за исполнение государственной функции является специалист Управления, обязанности которого закреплены приказом начальника Управления либо должностным регламентом.
3.1. Последовательность действий при исполнении государственной функции
Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- принятие решения о включении организации в список источников;
- заключение договора о передаче документов от организаций, не входящих в список источников формирования архивного фонда;
- составление договора и акта о передаче дел на хранение.
3.1.1. Организация работы по приему архивных документов
3.1.1.1. Управление ежегодно в срок до 01 ноября направляет в архивные учреждения края рекомендации по планированию и отчетности, в которых предлагает представить в Управление по установленной форме:
- списки источников комплектования архивных учреждений края (далее - списки источников комплектования) для согласования их на заседании ЭПМК Управления - в срок до 15 декабря;
- планы работы архивных учреждений края на следующий год, приложением к которым является график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи на хранение в архивные учреждения края документов источников комплектования (далее - графики), для согласования начальником Управления - в срок до 15 декабря;
- отчеты о работе архивных учреждений края за прошедший год, включая показатели по приему архивных документов, - в срок до 10 января следующего года.
3.1.1.2. Поступившие в Управление документы после регистрации направляются на рассмотрение начальнику Управления. После вынесения резолюции:
- планы и отчеты, а также графики передаются специалистам Управления для анализа, контроля и представления сведений о планируемом приеме архивных документов заместителю начальника Управления - начальнику отдела формирования архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений края для обобщения показателей по краю;
- списки источников комплектования после их анализа специалистами Управления в течение пяти рабочих дней передаются начальнику отдела научно-методической и правовой работы для подготовки вопроса об их согласовании экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Управления.
3.1.1.3. Заместитель начальника Управления - начальник отдела формирования архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений края на основе представленных данных готовит сводные показатели по краю по приему архивных документов, представляет их начальнику Управления для подписания и представления в Федеральное архивное агентство и Правительство края.
3.1.1.4. Ежегодно в первом квартале списки источников комплектования согласуются ЭПМК Управления.
Решение ЭПМК о согласовании списков источников комплектования после утверждения протокола начальником Управления оформляется грифом согласования и направляется в архивные учреждения края в течение 10 дней после заседания. Сводные списки источников комплектования архивных учреждений края в отраслевом разрезе один раз в пять лет утверждаются начальником Управления.
3.1.2. Подготовка архивных документов в организациях - источниках комплектования архивного учреждения
Перечень дел, подлежащих приему на хранение в архивные учреждения края, определяется номенклатурой дел организации на год, утвержденной руководителем организации, и один раз в пять лет согласованной в установленном порядке ЭПМК Управления.
По истечении установленного нормативными документами срока в организации ежегодно проводится экспертиза ценности документов, в результате которой осуществляется отбор дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Ежегодно описи дел представляются архивными учреждениями края на ЭПМК Управления в установленном порядке.
ЭПМК Управления на основании проведенной специалистами Управления экспертизы ценности документов и их письменных заключений принимает решение:
- об утверждении годовых разделов описей дел постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования архивных учреждений края;
- о согласовании описей дел по личному составу источников комплектования архивных учреждений края, при которых не созданы ЭПК (приложение № 1)
.
При наличии замечаний представленные документы с замечаниями, изложенными в письменном виде, передаются в архивное учреждение для анализа полученных замечаний и их устранения.
Архивные учреждения края, при которых созданы ЭПК (приложение № 2)
, согласуют описи дел по личному составу источников комплектования самостоятельно.
Номенклатуры и описи дел территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций утверждаются и согласуются только на ЭПМК Управления в соответствии с заключенными договорами о взаимодействии и сотрудничестве.
После утверждения описей дел на ЭПМК Управления на основании проведенной экспертизы ценности архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации.
3.1.3. Порядок работы архивных учреждений края по приему на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
Документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, по истечении установленных законодательством сроков временного хранения в источниках комплектования архивных учреждений края передаются на хранение в архивные учреждения края в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.
Документы территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций передаются на хранение в архивные учреждения края на основании заключенных договоров.
Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.
В определенные графиком сроки архивное учреждение организует прием документов на хранение в установленном порядке.
Архивные учреждения края за месяц до установленного срока в письменной форме информируют источники комплектования о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение документов.
В исключительных случаях по просьбе источника комплектования архивного учреждения, изложенной в письменной форме, и по согласованию с Управлением возможна корректировка сроков приема документов в пределах календарного года.
3.1.4. Прием документов от ликвидированных организаций
3.1.4.1. В случае ликвидации организации, являющейся источником комплектования архивного учреждения, архивные документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующие архивные учреждения края.
3.1.4.2. В случае ликвидации организации, не являющейся источником комплектования архивного учреждения, документы по личному составу в упорядоченном состоянии передаются в соответствующее архивное учреждение на основе договора.
Архивное учреждение определяет сроки и условия передачи документов на хранение в установленном порядке.
3.2. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется специалистами Управления путем проведения проверок соблюдения и исполнения архивными учреждениями края положений настоящего Административного регламента.
Персональная ответственность специалистов Управления, участвующих в исполнении государственной функции, закрепляется в их должностных регламентах.
Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя:
анализ выполнения плановых показателей в квартальных и годовых отчетах по упорядочению и приему документов на хранение в архивные учреждения края от источников комплектования в соответствии с представленными графиками;
проверки достоверности представляемых показателей и соблюдения установленного порядка передачи документов на хранение в период плановых проверок работы архивных учреждений края.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Управления) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
По итогам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.3. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции
3.3.1. Заявители имеют право на обжалование (оспаривание) действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции, в досудебном и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.
3.3.2. Заявители могут обратиться лично или письменно с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции (далее - жалоба), непосредственно к начальнику Управления либо лицу, исполняющему его обязанности.
В письменной жалобе указываются:
наименование органа, в который направляется обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;
полное наименование заявителя (либо фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) его уполномоченного представителя);
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
предмет (суть) жалобы;
подпись;
дата.
Жалоба должна быть рассмотрена в срок, не превышающий 30 дней со дня ее регистрации.
Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности специалистов, допустивших нарушения в ходе исполнения государственной функции.
Заявителю направляется письменное сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в ней вопросов.
Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, действия (бездействия) Управления могут быть обжалованы в вышестоящие органы в досудебном и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.
Приложение 1
к Административному регламенту
управления по делам архивов Правительства
Хабаровского края по исполнению государственной
функции "Прием на хранение архивных документов
от физических и юридических лиц"
СПИСОК
АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ПРИ КОТОРЫХ НЕ СОЗДАНЫ
ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНЫЕ КОМИССИИ (ЭПК)
ПО СОСТОЯНИЮ НА 01.04.2009
1. Муниципальный архив администрации Аяно-Майского муниципального района
2. Муниципальный архив администрации Бикинского муниципального района
3. Архивный отдел администрации Ванинского муниципального района
4. Архивный сектор администрации Верхнебуреинского муниципального района
5. Архивный отдел администрации Комсомольского муниципального района
6. Муниципальный архив администрации Тугуро-Чумиканского муниципального района
Приложение 2
к Административному регламенту
управления по делам архивов Правительства
Хабаровского края по исполнению государственной
функции "Прием на хранение архивных документов
от физических и юридических лиц"
СПИСОК
АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ПРИ КОТОРЫХ СОЗДАНЫ
ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНЫЕ КОМИССИИ (ЭПК)
ПО СОСТОЯНИЮ НА 01.04.2009
1. Государственное учреждение "Государственный архив Хабаровского края"
2. Муниципальное учреждение "Муниципальный архив Николаевского района"
3. Архивный отдел администрации Амурского муниципального района
4. Архивный отдел администрации Вяземского муниципального района
5. Муниципальное архивное учреждение "Комсомольский-на-Амуре городской архив"
6. Муниципальный архив администрации муниципального района имени Лазо
7. Архивный отдел администрации Нанайского муниципального района
8. Муниципальный архив администрации муниципального района имени Полины Осипенко
9. Архивный отдел администрации Охотского муниципального района
10. Архивный отдел администрации Советско-Гаванского муниципального района
11. Отдел по делам архивов администрации Солнечного муниципального района
12. Архивный отдел администрации Ульчского муниципального района
13. Архивный отдел управления делами администрации г. Хабаровска
14. Отдел по делам архивов администрации Хабаровского муниципального района
