ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 31 июля 2009 г. № 164-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Утвердить Инструкцию
по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений аппарата Правительства области, органов исполнительной власти Ярославской области обеспечить соблюдение требований Инструкции
по делопроизводству в Правительстве Ярославской области при организации документооборота, исполнении служебных документов и подготовке проектов служебных документов в возглавляемых структурных подразделениях, органах власти.
3. Признать утратившими силу:
- распоряжение главы администрации области от 18.01.1994 № 21-р "О замене бланков писем, постановлений и распоряжений главы администрации области";
- распоряжения Губернатора области:
от 10.02.1997 № 17-р "Об утверждении бланков Администрации Ярославской области";
от 31.10.1997 № 176-р
"Об организации делопроизводства в Администрации области";
от 05.04.2000 № 50-р "Об утверждении бланков";
от 19.06.2000 № 101-р "О внесении дополнений в распоряжение Губернатора области от 05.04.2000 № 50-р";
от 07.08.2001 № 173-р "Об утверждении бланков";
от 19.06.2002 № 109-р "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ярославской области";
от 10.04.2007 № 83-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора области от 07.08.2001 № 173-р";
от 14.02.2008 № 23-р "Об утверждении бланков".
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора области Березкина С.В.
5. Распоряжение вступает в силу с 1 августа 2009 года.
Губернатор
Ярославской области
С.А.ВАХРУКОВ
Утверждена
распоряжением
Губернатора области
от 31.07.2009 № 164-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
2. Инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы со служебными документами (далее - документы) в Правительстве Ярославской области (далее - Правительство области) и определяет основные правила подготовки, оформления, организации работы с документами и контроля их исполнения в Правительстве области и его структурных подразделениях (далее - структурные подразделения, структурное подразделение).
3. Инструкция разработана в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года № 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), регламентом
Правительства Ярославской области (далее - Регламент
).
4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и хранение, контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в структурных подразделениях осуществляется административно-контрольным управлением Правительства Ярославской области (далее - административно-контрольное управление).
7. Делопроизводство в Правительстве области организуется с использованием автоматизированной системы "Делопроизводство".
Программное и информационное обеспечение автоматизированной системы "Делопроизводство" в процессе ее эксплуатации осуществляется департаментом информатизации и связи Ярославской области (далее - департамент информатизации и связи).
8. Органы исполнительной власти Ярославской области (далее - органы исполнительной власти, орган исполнительной власти) организуют и ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций и других нормативных методических документов, не противоречащих законодательству и Инструкции. Требования подраздела 2 раздела III
Инструкции являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками органов исполнительной власти.
9. Требования к работе с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех сотрудников структурных подразделений. Работники структурных подразделений несут ответственность за соблюдение требований Инструкции и сохранность служебных документов.
10. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливаются отдельным постановлением Губернатора области.
11. Ведение секретного делопроизводства осуществляется первым отделом Правительства Ярославской области в соответствии с Инструкцией № 3-1, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г.
12. Регистрация и учет служебных документов, поступивших по каналам специальной документальной связи, осуществляется отделом специальной документальной связи Правительства Ярославской области в соответствии с Инструкцией, утвержденной распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 15 апреля 1996 года № 738с.
13. Порядок рассмотрения обращений граждан и организация их приема в Правительстве области определяются Административным регламентом
рассмотрения обращений граждан в Правительстве Ярославской области, утвержденным постановлением Губернатора области от 19.06.2008 № 453 "Об Административном регламенте рассмотрения обращений граждан в Правительстве Ярославской области".
II. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
1. Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется специалистами, определяемыми руководителем структурного подразделения. На указанных работников возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
- прием и учет поступающей корреспонденции, регистрация и учет документов, подготовленных и оформленных в структурном подразделении;
- передача корреспонденции на рассмотрение руководству структурного подразделения, а после получения указаний - непосредственному исполнителю;
- ознакомление работников с правовыми, организационно-распорядительными и информационными документами;
- учет, хранение, выдача бланков документов;
- систематическое информирование руководителя структурного подразделения о состоянии исполнения документов и поручений;
- выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;
- оформление исходящих документов, передача их на отправку;
- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;
- подготовка проекта номенклатуры дел структурного подразделения на очередной год;
- подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению;
- организация уничтожения служебных документов в соответствии с установленным порядком;
- ознакомление вновь принятых работников с Инструкцией, Регламентом
и другими нормативными актами по вопросам работы с документами и ведению делопроизводства;
- проведение инструктажа работников структурного подразделения по вопросам организации работы с документами.
2. Должностные обязанности ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях определяются должностными регламентами.
3. При работе с документами, поступившими в Правительство области, не разрешается вносить в них правки, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией.
4. Работать с документами вне служебных помещений Правительства области запрещается.
5. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники структурных подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.
6. При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.
Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю структурного подразделения и в административно-контрольное управление. В этом случае руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует начальника административно-контрольного управления.
Передача работниками структурных подразделений документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителей структурных подразделений.
7. Передача документов (копий документов) для официального опубликования представителям средств массовой информации осуществляется управлением коммуникаций и общественных связей Правительства Ярославской области.
III. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. Бланки документов
1.1. Документы в Правительстве области должны, как правило, оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, располагаемых в соответствии с пунктом 2.3 подраздела 2 данного раздела
Инструкции.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги различных форматов. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.
Бланки документов форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) используются для изготовления служебных писем, правовых актов, учредительных и организационно-распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и других документов.
На листах формата А6 (105 x 148 мм) изготавливаются особые виды должностных бланков. Они используются, например, для оформления резолюции (поручения) руководителя.
Для изготовления документов, текстовая часть которых оформлена в виде таблицы со множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 x 297 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
35 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Такие размеры устанавливаются с учетом необходимости размещения некоторых реквизитов, подшивки документов и для удобства прочтения документов в сброшюрованном виде. При подготовке документа на нескольких листах все листы должны иметь одинаковые размеры полей.
1.2. В Правительстве области применяются следующие бланки:
бланк
письма Губернатора Ярославской области (приложение 1 к Инструкции);
бланк
письма Правительства Ярославской области (приложение 2 к Инструкции);
бланк
постановления Губернатора Ярославской области (приложение 3 к Инструкции);
бланк
распоряжения Губернатора Ярославской области (приложение 4 к Инструкции);
бланк
постановления Правительства Ярославской области (приложение 5 к Инструкции);
бланк
приказа Правительства Ярославской области (приложение 6 к Инструкции).
Бланки документов структурных подразделений разрабатываются этими подразделениями с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ Р 6.30-2003, и постановления Губернатора области от 05.09.2008 № 671 "О порядке использования многоцветного и одноцветного вариантов герба Ярославской области на бланках в органах исполнительной власти Ярославской области".
Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи соответствующего документа.
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
1.3. Бланки с использованием герба Ярославской области, необходимые для обеспечения деятельности Губернатора области и Правительства области, изготавливаются типографским способом по заказу административно-контрольного управления.
Бланки подлежат строгому учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.
Использование ксерокопий бланков для создания документов не допускается.
Учет, выдачу, хранение бланков с использованием герба Ярославской области осуществляет административно-контрольное управление, а в структурных подразделениях, органах исполнительной власти области - персонально ответственные за это лица, назначенные руководителем соответствующего структурного подразделения или органа. Эти сотрудники имеют право получать указанные бланки в административно-контрольном управлении.
Бланки писем Губернатора области выдаются только в приемную Губернатора области, приемные первого заместителя и заместителей Губернатора области, представительство Правительства области при Правительстве Российской Федерации, машинописное бюро административно-контрольного управления, первый отдел, второй отдел, государственно-правовое управление Правительства Ярославской области, отдел наград управления государственной службы Правительства Ярославской области.
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
1.4. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, может иметь другие оттенки светлых тонов.
Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволит зрительно отличать подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.
2. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области, писем, подписываемых Губернатором области
2.1. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области (далее - проекты постановлений, распоряжений) производится структурными подразделениями, органами исполнительной власти в соответствии с требованиями Регламента
.
2.2. Проект постановления, распоряжения печатается на бланке установленной формы (приложения 3
- 5
к Инструкции) красками насыщенного цвета, шрифтом Times New Roman 14-го размера.
2.3. Постановление, распоряжение имеет следующие реквизиты:
герб Ярославской области;
наименование органа, издавшего документ: ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ - на постановлениях и распоряжениях Губернатора области; ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ - на постановлениях Правительства области;
наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ.
Перечисленные реквизиты входят в состав бланка и печатаются при изготовлении бланка в типографии.
Дата проставляется после подписания при регистрации, оформляется цифровым способом и состоит из предлога "от" и даты подписания документа, например, "от 21.11.2007".
Предлог "от" и знак "N" печатаются при изготовлении бланка в типографии.
Номер проставляется после подписания при регистрации, оформляется арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа.
К порядковому номеру постановления, принимаемого на заседании Правительства области, через дефис добавляется буква "п", например, "№ 215-п".
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, "№ 117-р".
Место издания - г. Ярославль - печатается при изготовлении бланка в типографии.
Заголовок отделяется от реквизита "Место издания" 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы. Прочие требования к оформлению заголовка приведены в пункте 3.14 подраздела 3 данного раздела
Инструкции.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.
Текст проекта постановления, распоряжения выравнивается по левой и правой границам текстового поля; при наборе текста необходимо использовать функцию автоматического переноса во избежание неоправданно больших пробелов между словами. Преамбула (если есть), а также каждый новый пункт или абзац печатаются с красной строки, размер которой составляет 1,25 - 1,27 сантиметра или 5 печатных знаков.
Текст проекта постановления, распоряжения должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования.
При составлении текста документа особое внимание следует уделять последовательности представления информации, четкому выделению ее основных частей, т.е. структуре текста. Под структурой теста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть, в распоряжениях - распорядительную.
В преамбуле проекта постановления, распоряжения указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для его издания, а также могут содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ; копии этих документов обязательно должны быть приложены к проекту постановления, распоряжения.
Преамбула в постановлениях Губернатора области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", в постановлениях Правительства области - словами "ПРАВИТЕЛЬСТВО ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЯЕТ". Завершающие слова печатаются с новой строки от границы левого поля прописными буквами.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
В постановляющей (распорядительной) части должны содержаться конкретные поручения, описываться механизмы реализации устанавливаемых данным актом норм и поручений, устанавливаться сроки их исполнения, даваться поручения о контроле за исполнением.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений, распоряжений, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые также нумеруются арабскими цифрами с точкой.
Все изменения, вносимые в ранее принятое постановление, распоряжение, должны соответствовать структуре основного документа.
При наличии приложений к постановлению, распоряжению в тексте на них обязательно дается ссылка.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор области", инициалов и фамилии Губернатора области или слов "Первый заместитель Губернатора области", инициалов и фамилии первого заместителя Губернатора области. Слова "Губернатор области" печатаются в одну строку, слова "Первый заместитель Губернатора области" - в две строки от границы левого поля. Инициалы и фамилия Губернатора области, первого заместителя Губернатора области печатаются у правой границы текстового поля.
Допускается уменьшение межстрочных интервалов между реквизитами при необходимости размещения текста проекта постановления, распоряжения на одной странице.
Образец оформления проекта постановления
Губернатора области приведен в приложении 7 к Инструкции, постановления
Правительства области - в приложении 8 к Инструкции.
2.4. Оформление приложений.
Приложения к проектам постановлений, распоряжений оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифта и межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений.
В приложениях помещают положения, регламенты, перечни, списки, графики, образцы документов и др.
Если в тексте проекта постановления, распоряжения дается ссылка "приложение", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на постановление или распоряжение. Все составные части реквизита оформляются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал:
Приложение
к постановлению
Губернатора области
от ____________ № ____
При наличии в тексте проекта постановления, распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается гриф утверждения со ссылкой на постановление или распоряжение, его дату и номер:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Губернатора области
от ____________ № ____
Гриф утверждения в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, рекомендации - УТВЕРЖДЕНЫ.
Если в приложении утверждается (приводится) форма какого-либо стандартного, типового документа, то под грифом приложения с заглавной буквы через дополнительный интервал пишется слово "Форма", а далее идет заголовок приложения:
Приложение 1
к Порядку
Форма
Отчет
об использовании субсидии на компенсацию затрат
сельхозтоваропроизводителей на горюче-смазочные материалы
Слово "Форма", как правило, включается в заголовок приложения, если он не является частью утверждаемой (приводимой в приложении) формы (как, например, в приложении 26
к Инструкции).
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, полужирным шрифтом. Наименование вида документа-приложения выделяется прописными буквами:
ПОЛОЖЕНИЕ
об управлении государственной службы Правительства
Ярославской области
Через 2 - 3 межстрочных интервала печатается текст приложения.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами. Составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Для обозначения подразделов используется нумерация первого уровня (с использованием одной цифры). Пункты в подразделах нумеруются с использованием нумерации второго уровня (двумя цифрами, разделенными точками, первая из которых повторяет номер подраздела, вторая обозначает порядковый номер пункта). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, обозначаемые при помощи нумерации третьего уровня (номер подраздела, пункта, подпункта), в которой цифры также разделяются точками. Если текст документа делится только на разделы и пункты, то допускаются различные варианты их нумерации. Например, разделы нумеруются римскими цифрами, пункты - арабскими или разделы - арабскими с нумерацией первого уровня, пункты - арабскими с нумерацией второго уровня:
I. Общие положения
1. Текст пункта.
2. Текст пункта.
3. Текст пункта:
3.1. Текст подпункта.
3.2. Текст подпункта.
3.3. Текст подпункта.
И т.д.
или:
1. Общие положения
1.1. Текст пункта.
1.2. Текст пункта.
1.3. Текст пункта:
1.3.1. Текст подпункта.
1.3.2. Текст подпункта.
1.3.3. Текст подпункта.
Если в текст приложения необходимо включить формулу, то следует придерживаться следующего порядка ее пояснения:
- сначала упоминается наименование показателя, рассчитываемого по формуле, после которого в скобках указывается его буквенное обозначение и ставится двоеточие;
- далее после двоеточия через дополнительный межстрочный интервал по центру текстового поля пишется формула, после которой ставится запятая;
- на следующей после формулы строке от левого края текстового поля пишется слово "где" и ставится двоеточие;
- далее с красной строки следуют пояснения буквенных обозначений формулы в порядке их следования в ее составе:
Коэффициент бюджетной эффективности налогоплательщиков - физических лиц (Кбэпн) рассчитывается по формуле:
ПБ
t-1
К = -----,
бэпн ПБ
t
где:
ПБ - объем потерь областного бюджета в результате предоставления
t-1
налоговых льгот за период, предшествующий оцениваемому;
ПБ - объем потерь областного бюджета в результате предоставления
t
налоговых льгот за оцениваемый период.
Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения или органа исполнительной власти, подготовившего проект. Виза руководителя на приложениях к проектам постановлений, распоряжений, а также на приложениях к таким приложениям проставляется на оборотной стороне последнего листа. Исполнитель визирует (на обороте) каждый лист приложения.
2.5. Требования к оформлению листа согласования к проекту постановления, распоряжения.
Согласование проекта документа оформляется путем визирования с указанием даты, фамилии и должности визирующего. Подписи согласований располагаются на листе согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа постановляющей части проекта документа. Образец
оформления листа согласования приведен в приложении 9 к Инструкции.
В случае если проект постановления, распоряжения не согласован в каком-либо структурном подразделении, органе исполнительной власти или по проекту имеются замечания, к нему прилагается письменное обоснование отказа от согласования или замечания к проекту, подписанные должностным лицом.
На листе согласования постановления, распоряжения исполнитель указывает список адресатов для рассылки копий документа, при составлении которого следует исходить из необходимости доведения документа до соответствующих организаций и должностных лиц. Если количество адресатов в списке рассылки больше 10, то он оформляется на отдельном листе, прилагаемом к проекту постановления, распоряжения, с обязательным указанием наименования проекта. При этом на листе согласования делается отметка "Направить: по списку (прилагается)". Список рассылки подписывается исполнителем. При необходимости исполнитель может указать формат запрашиваемой копии проекта, например:
Направить: департамент строительства Ярославской области (копия в формате А4).
На листе согласования проекта постановления Правительства области указывается список лиц, которые должны быть приглашены на заседание для рассмотрения данного вопроса. При составлении такого списка указываются фамилия, имя, отчество (полностью), должность и номер телефона приглашаемых лиц.
2.6. Требования к оформлению пояснительной записки к проекту постановления, распоряжения.
Пояснительная записка к проекту постановления, распоряжения оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом.
заголовок - печатается, отделяется 2 межстрочными интервалами от текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное наименование проекта постановления, распоряжения, к которому подготовлена пояснительная записка.
Пояснительная записка подписывается сотрудником структурного подразделения (органа исполнительной власти), ответственным за юридическое обеспечение, и руководителем соответствующего структурного подразделения (органа исполнительной власти).
2.7. Сопроводительный лист к проекту постановления, распоряжения.
При необходимости исполнитель составляет к проекту постановления, распоряжения сопроводительный лист, в котором отражается ход согласования проекта документа. В сопроводительном листе указываются вид и заголовок правового акта, в специально отведенных местах делаются отметки о поступлении проекта документа на согласование в структурные подразделения, органы исполнительной власти, учреждения и организации, а также о фактах нарушения процедуры согласования, определенной Регламентом
. Сопроводительный лист подписывается руководителем структурного подразделения, органа исполнительной власти, подготовившего проект постановления, распоряжения, и исполнителем. Форма
сопроводительного листа приведена в приложении 10 к Инструкции.
2.8. Требования по оформлению экспертного заключения (замечаний) по проекту постановления, распоряжения.
Экспертное заключение (замечания) по проекту постановления, распоряжения оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом;
заголовок - печатается через 2 межстрочных интервала от текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное наименование проекта постановления, распоряжения, по которому подготовлено экспертное заключение (замечания).
Экспертное заключение (замечания) подписывается сотрудником структурного подразделения (органа исполнительной власти), ответственным за юридическое обеспечение, и руководителем соответствующего структурного подразделения (органа исполнительной власти).
2.9. Требования к содержательной стороне проекта постановления, распоряжения.
В текстах проектов постановлений, распоряжений и текстовых приложениях употребляются полные официальные наименования органов, учреждений и организаций, а также допускается использование стандартных общепринятых сокращений слов и словосочетаний с целью сокращения объема документа и ускорения восприятия информации (например: г. - год, город; ул. - улица; и т.д. - и так далее; и т.п. - и тому подобное). Использование аббревиатур в постановлениях, распоряжениях и текстовых приложениях к ним допускается только при условии введения их в качестве сокращения какого-либо понятия после первого его упоминания в тексте:
Правила подготовки организационно-распорядительной документации (далее - ОРД) подготовлены в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Правительстве области.
Перегружать текст документа аббревиатурами не следует, т.к. это снижает его официальность и в некоторых случаях затрудняет восприятие информации. В нетекстовых приложениях помимо общепринятых сокращений допускается использовать аббревиатуры без введения их в качестве сокращений, но при этом необходимо составлять список сокращений, использованных в документе.
Наименования упоминаемых в акте органов, организаций и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.
Внесение поправок, меняющих смысл документа, в согласованные проекты правовых актов не допускается.
Внесение изменений в подписанные правовые акты не допускается.
2.10. Требования к оформлению текстов проекта постановления, распоряжения.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления, распоряжения. Левое поле - 35 миллиметров, правое - 10 миллиметров, нижнее - 20 миллиметров. При оформлении проекта постановления, распоряжения на двух и более страницах верхнее поле также устанавливается в размере 20 миллиметров.
Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Подчеркивание, выделение слов или словосочетаний в постановлениях, распоряжениях не допускается. В тексте не допускается написание аббревиатуры РФ вместо слов "Российская Федерация".
Цифровое написание даты включает 8 знаков и не содержит в конце буквы "г" и точки либо слова "года".
Например: "03.01.2000".
Не допускается вместо года "2000 (2001, 2002)" писать "00 (01, 02)".
В тексте нормативного правового акта следует использовать словесно-цифровое написание даты: "05 января 2001 года". Проставлять ноль в обозначении даты, содержащей одну цифру, - обязательно.
В тексте правового акта инициалы рекомендуется ставить после фамилии. Не допускается переносить на другую строку или страницу инициалы от фамилии, знаки номера, параграфа, процентов, часа и пр. от соответствующих цифр.
Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами (в последней группе - три цифры): 65 439; 7 230. Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака "N"), в марках машин, механизмов, в обозначениях нормативных документов. В числах, состоящих из целой и дробной частей, точку между цифровыми группами ставить запрещается. В качестве десятичного знака может использоваться только запятая.
]]> (наименование структурного подразделения)
ДЕЛО № ________ том № _________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
(заголовок дела)
____________________________________________________________
(дата)
На ___________ листах
Хранить _____________
+--------------------------+
¦ Ф. № __________________ ¦
¦ Оп. № _________________ ¦
¦ Д. № __________________ ¦
+--------------------------+
Формат С4 (230 x 320 мм)
Приложение 27
к Инструкции
Форма
АКТ
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, СРОКИ ХРАНЕНИЯ
КОТОРЫХ ИСТЕКЛИ
Правительство УТВЕРЖДАЮ
Ярославской области Наименование должности
руководителя структурного
Наименование структурного подразделения Правительства
подразделения Ярославской области
___________ ______________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"____" ____________ 20____ г.
АКТ
00.00.0000 № ________
_____________________
(место составления)
На основании __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда № ________________________
(название фонда)
+---+----------+-------+------+------------+----------+--------+----------+
¦ № ¦Заголовок ¦ Дата ¦Номера¦Индекс дела ¦Количество¦ Сроки ¦Примечание¦
¦п/п¦ дела или ¦ дела ¦описей¦ по ¦ дел ¦хранения¦ ¦
¦ ¦групповой ¦ или ¦ ¦номенклатуре¦ ¦и номера¦ ¦
¦ ¦заголовок ¦крайние¦ ¦ или номер ¦ ¦статей ¦ ¦
¦ ¦ дел ¦ даты ¦ ¦ дела по ¦ ¦ по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦перечню ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------+-------+------+------------+----------+--------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+----------+-------+------+------------+----------+--------+----------+
Итого ____________________ дел за ___________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с экспертно-проверочной методической комиссией
___________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ________________ № _________).
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов _________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии
от _________ № _____
Документы в количестве ____________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом _________ кг сданы в ________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________ № ______.
Наименование должности лица,
сдавшего документы _________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
сотрудника архива, внесшего
изменения в учетные данные _________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 28
к Инструкции
ФОРМА
ЕЖЕГОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Правительство УТВЕРЖДАЮ
Ярославской области Заместитель Губернатора
Ярославской области
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"____" ___________ 20__ г.
Фонд № _________
Опись № ________
дел по личному составу
за ____________ год
+---+----------+-------------+-----------+---------------+----------------+
¦ № ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Крайние ¦ Количество ¦ Примечание ¦
¦п/п¦ дела ¦ дела ¦ даты ¦ листов ¦ ¦
+---+----------+-------------+-----------+---------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+----------+-------------+-----------+---------------+----------------+
Название раздела
В данный раздел описи внесено _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ___________ по № ___________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи _________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.
Наименование должности
ответственного за архив
Правительства Ярославской
области _________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол Протокол
экспертно-проверочной методической экспертной комиссии
комиссии управления по делам Правительства Ярославской области
архивов Правительства Ярославской
области
от _______________ № ________ от _______________ № ________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 29
к Инструкции
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ
ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ СТРУКТУРНОГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
____________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20___ г.
ОПИСЬ № _______
дел постоянного хранения
____________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
+---+------------+-------------+------------+--------------+--------------+
¦ № ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Крайние ¦ Количество ¦ Примечание ¦
¦п/п¦ дела ¦ дела ¦ даты ¦ листов ¦ ¦
+---+------------+-------------+------------+--------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+------------+-------------+------------+--------------+--------------+
¦ Название раздела ¦
+---+------------+-------------+------------+--------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+-------------+------------+--------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+-------------+------------+--------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+-------------+------------+--------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+-------------+------------+--------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+-------------+------------+--------------+--------------+
В данную опись внесено _________________________________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения с № ________ по № ________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи _________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 30
к Инструкции
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ
ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВА ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
Правительство УТВЕРЖДАЮ
Ярославской области Заместитель Губернатора
Ярославской области
_________ _____________________
Фонд № _________ (подпись) (расшифровка подписи)
Опись № ________ "____" ______________ 20___ г.
дел постоянного хранения
за _________ год
+---+-----------+--------------+------------+-------------+---------------+
¦ № ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Дата дела ¦ Количество ¦ Примечание ¦
¦п/п¦ дела ¦ дела (тома, ¦ (тома, ¦листов в деле¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦ части) ¦(томе, части)¦ ¦
+---+-----------+--------------+------------+-------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+-----------+--------------+------------+-------------+---------------+
Название раздела (структурного подразделения)
В данный раздел описи внесено __________________________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения с № _________________ по № _________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Должность лица,
ответственного за архив
Правительства Ярославской
области _________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол Протокол
экспертной комиссии экспертно-проверочной методической
Правительства Ярославской области комиссии управления по делам
архивов Правительства Ярославской
области
от _______________ № ________ от _______________ № ________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 31
к Инструкции
Форма
АРХИВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело ___________________________
(номер и заголовок)
Опись __________________________
(номер и название)
Фонд ___________________________
(номер и название)
Выдано ________________________________________________________________
(дата выдачи, кому выдано: наименование структурного
подразделения, подпись)
___________________________________________________________________________
во временное пользование по ______________________________________________.
(дата возврата, подпись)
Наименование должности
сотрудника, выдавшего
дело _________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 32
к Инструкции
ФОРМА КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ
Отдел контроля АКУ
тел. хх-хх-хх, хх-хх-хх Контрольная карточка N
---------------------------------------------------------------------------
Вид документа:
-----------------------------------------+---------------+-----------------
¦ Дата ¦ № постановления
Ответственный исполнитель: +---------------+-----------------
¦ ¦
-----------------------------------------+---------------+-----------------
Наименования документа:
-----------------------------------------+---------------+-----------------
Контрольные пункты ¦ Дата ¦ Исполнитель
¦ исполнения ¦
-----------------------------------------+---------------+-----------------
¦ ¦
-----------------------------------------+---------------+-----------------
Приложение 33
к Инструкции
ФОРМЫ СПРАВОК О ВЫПОЛНЕНИИ ПОРУЧЕНИЙ
Форма 1
Дата представления Телефоны для справок:
информации
в административно - хх-хх-хх
контрольное управление факс хх-хх-хх
Правительства области
(Советская пл., д. 3,
каб. 320) - до ______
СПРАВКА
о выполнении поручений, содержащихся в контрольном документе
Вид:
Дата:
N:
Наименование
Ф.И.О. лица, поставившего документ на Контроль за исполнением
контроль: документа:
Контрольные поручения:
Исполнитель: Срок исполнения:
Во исполнение указанных поручений проделана следующая работа:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(должность, Ф.И.О., телефон, подпись сотрудника,
заполнившего справку)
___________________________________________________________________________
(предложения по снятию с контроля (продолжению контроля)
Предложение о снятии с контроля СОГЛАСОВАНО:
___________________________________________________________________________
(подпись должностного лица, согласовавшего снятие документа
с контроля)
Форма 2
Дата представления информации Телефоны для справок:
в административно-контрольное
управление Правительства области хх-хх-хх
(Советская пл., д.3, каб. 320) - до ______ факс хх-хх-хх
СПРАВКА
о выполнении поручений Губернатора области, содержащихся
в резолюциях на деловую корреспонденцию
Регистрационная
карточка документа N:
Вид документа:
Дата документа:
Исходящий N:
Содержание:
Корреспондент:
Автор резолюции:
Контрольные поручения:
Ответственный исполнитель:
Соисполнитель: Срок исполнения:
Во исполнение указанных поручений проделана следующая работа:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Важно: к справке обязательно прилагаются копии документов, подтверждающие
исполнение поручений.
Ответ корреспонденту дан "__" _____________ 20___ г. за № ______.
Приложение: копии ответов, другие документы по исполнению
поручений на _____ л.
___________________________________________________________________________
(должность, Ф.И.О., телефон лица, представившего информацию)
Документы, поставленные на контроль, подлежат обязательному списанию в дело Губернатором области.
Оригиналы документов (с копиями документов, подтверждающих их исполнение) передаются в отдел служебной корреспонденции административно-контрольного управления Правительства области.
