МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
от 03 июня 2008 г. № 234
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
(в ред. приказа
Министерства здравоохранения
Хабаровского края от 27.08.2009 № 56)
В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в министерстве здравоохранения Хабаровского края, в соответствии с постановлением
Губернатора Хабаровского края от 19 июня 2007 г. № 89 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах Хабаровского края и иных органах исполнительной власти Хабаровского края" приказываю:
1. Утвердить Инструкцию
по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края.
2. Первому заместителю министра здравоохранения Хабаровского края Гончарову И.Н., заместителям министра (Малышев С.А., Радомская И.Н.), руководителям структурных подразделений министерства здравоохранения Хабаровского края организовать работу государственных гражданских служащих в соответствии с утвержденной Инструкцией
по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края.
3. Признать утратившим силу распоряжение министра здравоохранения Хабаровского края от 22 ноября 2004 г. № 631 "Об утверждении инструкции по делопроизводству министерства здравоохранения Хабаровского края".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра - начальника управления кадровой политики, информационно-аналитической работы и контроля Малышева С.А.
Министр
А.В.Витько
УТВЕРЖДЕНА
Приказом
Министерства здравоохранения
Хабаровского края
от 03 июня 2008 г. № 234
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
(в ред. приказа
Министерства здравоохранения
Хабаровского края от 27.08.2009 № 56)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в министерстве здравоохранения Хабаровского края (далее именуется - министерство).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536 и зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 27.01.2006 № 7418, Регламентом
Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20.07.2006 № 117-пр, законами Хабаровского края, Инструкцией
по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края, утвержденной распоряжением Губернатора края от 11.08.2006 № 491-р, постановлением
Губернатора от 19.06.2007 № 89 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах Хабаровского края и иных органах исполнительной власти Хабаровского края".
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в министерстве, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются общим отделом управления кадровой политики, информационно-аналитической работы и контроля.
1.5. Ответственность за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в секторах, отделах и управлениях министерства (далее именуются - подразделения) возлагается на государственных гражданских служащих министерства, ответственных за ведение делопроизводства и архив, основными функциями которых являются:
- получение, учет и хранение гербовых бланков министерства здравоохранения Хабаровского края;
- подготовка предложений в номенклатуру дел соответствующего структурного подразделения;
- обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях;
- формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;
- подготовка и передача дел в архив министерства в соответствии с описью дел.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства министерства.
1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке, с согласия министра либо заместителя министра - начальника управления кадровой политики, информационно-аналитической работы и контроля министерства.
1.9. Сотрудники аппарата министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.10. Работа с секретными документами и шифртелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.
2. Требования к подготовке и представлению проектов
законодательных и иных нормативных правовых актов края
2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных и иных актов края производятся структурными подразделениями министерства в соответствии с порядком, устанавливаемым Законодательной Думой края и Губернатором края.
Ответственность за качество подготовки проектов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений министерства, которые готовят и вносят проект акта. Координация взаимодействия с Законодательной Думой возлагается на отдел правовой и экспертной работы министерства.
2.2. Подготовка и оформление проектов законодательных актов края
2.2.1. Взаимодействие министерства с Законодательной Думой края (далее - Дума края) в сфере законопроектной деятельности осуществляется в соответствии с постановлением
Губернатора края от 10.03.2006 № 52 "Об обеспечении взаимодействия министерств Хабаровского края и иных органов исполнительной власти Хабаровского края с Законодательной Думой края и Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации в сфере законопроектной деятельности" (в ред. 29.12.2007).
2.2.2. Законопроекты и подзаконные акты (постановления Думы края) вносятся в Думу края министерством с приложением следующих материалов:
- пояснительной записки, содержащей предмет законодательного регулирования и изложение концепции проекта краевого закона (постановления Думы края);
- перечня актов краевого законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием краевого закона (постановления Думы края);
- финансово-экономического обоснования;
- заключения министерства финансов края в случаях представления проекта краевого закона, предусматривающего расходы из краевого бюджета;
- листа согласования к проекту краевого закона (постановления Думы края);
- перечня урегулированных и неурегулированных разногласий, возникших в ходе согласования проекта краевого закона (постановления Думы края);
- сопроводительного письма, подписанного министром, с указанием должностного лица, кому поручается представлять на заседании Думы края проект краевого закона (постановления Думы края).
2.2.3. Законопроект печатается шрифтом размером № 13 через один интервал со стандартными полями на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Номера страниц ставятся со второй страницы в центре верхнего поля. В верхнем правом углу первой страницы текста печатается слово "Проект".
2.2.4. Министерство направляет согласованный текст проекта краевого закона (постановления Думы края) с приложением вышеперечисленных документов в управление по законотворчеству и взаимодействию с Законодательной Думой Хабаровского края и Федеральным Собранием Российской Федерации.
2.3. Подготовка и оформление проектов актов Губернатора края
2.3.1. Порядок подготовки проекта акта Губернатора края включает:
- составление пояснительной записки с обоснованием необходимости представления данного акта;
- согласование проекта акта в соответствии с п. 3.9
Инструкции;
- подготовка сопроводительного письма (исполнителем - в случае подготовки проекта нормативного правового акта) и направление его в прокуратуру Хабаровского края для получения экспертного заключения о результатах рассмотрения проекта акта; сопроводительное письмо и экспертное заключение представляются с проектом акта при согласовании у заместителя Председателя Правительства края по социальным вопросам;
- согласование проекта акта с вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителем Председателя Правительства края по социальным вопросам, заместителем Председателя Правительства края - министром финансов (при подготовке проектов актов, предусматривающих расходы из краевого бюджета), руководителями соответствующих исполнительных органов государственной власти края, начальником главного государственно-правового управления Губернатора и Правительства края, заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края, заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - управляющим делами (внешнее согласование);
- составление указателя рассылки постановления (распоряжения) Губернатора (Правительства) края;
- представление проекта акта (с пояснительной запиской, заключением прокуратуры края на нормативный правовой акт, листом согласования, указателем рассылки) в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края на бумажном и электронном носителях.
(п. 2.3.1 в ред. приказа
Министерства здравоохранения Хабаровского края от 27.08.2009 № 56)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.3.2. При подготовке проектов распоряжений Губернатора края о награждении коллективов или отдельных лиц представляются следующие материалы:
- письмо-представление о награждении с указанием вклада, заслуг и особых достижений коллектива или отдельного гражданина в производственной, научной, общественной или другой деятельности;
- личный листок по учету кадров (анкета) кандидата на награждение;
- копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) (при его временном отсутствии - домашний адрес).
Общий период согласования проекта акта Губернатора края не должен превышать одного месяца.
2.3.3. Приложения к проектам актов Губернатора края подписываются министром либо заместителем министра, его замещающим.
2.3.4. Проект, подготовленный во исполнение документов вышестоящих органов государственной власти и управления, законов края, постановлений Губернатора или Правительства края, других нормативных актов, должен содержать ссылку на них с указанием их реквизитов: даты, номера, наименования документа и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п.
2.3.5. К проектам актов Губернатора края о внесении изменений, дополнений в ранее принятые нормативные правовые акты Губернатора края или признании их утратившими силу должны быть приложены копии этих нормативных правовых актов.
2.4. Подготовка материалов к расширенным заседаниям Правительства края
2.4.1. Проекты постановлений Правительства края, вносимые на рассмотрение на расширенном заседании Правительства края, предложения, справки и другая информация к ним представляются заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края не позднее чем за 12 дней до определенной планом даты проведения заседания, по истечении этого срока вопросы в повестку заседания не включаются.
Подготовленные и согласованные проекты документов для рассмотрения на расширенном заседании Правительства края передаются исполнителем в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края на бумажном и электронном носителях не позднее чем за 10 дней до предусмотренной планом даты проведения заседания Правительства края.
2.4.2. Подразделение, ответственное за подготовку вопроса для рассмотрения на расширенном заседании Правительства края:
- несет ответственность за качественную подготовку материалов к заседанию и своевременное их представление в установленном порядке;
- готовит соответствующий проект постановления, проводит его согласование с вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заинтересованными подразделениями Правительства края;
- готовит справку для Губернатора, Председателя Правительства края, в которой излагаются история и содержание вопроса, приводятся результаты необходимых расчетов, обоснования предлагаемых решений и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации, позиция министерства по этому вопросу. Справка подписывается министром.
2.4.3. Тексты докладов и выступлений на расширенном заседании Правительства края представляются министерством в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в день проведения заседания или на следующий день (на бумажном и электронном носителях).
3. Подготовка и оформление проектов актов министерства
3.1. Проекты актов (приказов, распоряжений) министерства вносят подразделения министерства на основании поручений министра, его заместителей, либо в инициативном порядке, а также в случае необходимости правового регулирования вопросов (Приложение № 1)
.
Ответственность за качество подготовки проектов возлагается на руководителей подразделений министерства, представляющих проект акта.
3.2. Проекты актов министерства по кадровым вопросам готовятся отделом кадровой политики и образования управления кадровой политики, информационно-аналитической работы и контроля в установленном порядке.
3.3. Проекты актов министерства, как правило, должны содержать пункт о возложении контроля и сроках их выполнения.
3.4. Проект, подготовленный во исполнение документов вышестоящих органов государственной власти и управления, законов Хабаровского края, постановлений и распоряжений Губернатора края, должен содержать ссылку на них с указанием их реквизитов: даты, номера, наименования документа и начинаться словами: "Во исполнение...", "В целях..." и т.п.
3.5. К проектам актов министерства о внесении изменений, дополнений в ранее принятые акты или признании их утратившими силу должны быть приложены копии этих актов.
3.6. Проекты актов министерства печатаются на листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), шрифтом Times New Roman размером № 14.
3.7. Проекты актов министерства вносятся с листом согласования, который оформляется на отдельном листе, визой, включающей личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.
3.8. Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту.
3.9. Проекты актов министерства визируются:
- первым заместителем министра;
- заместителями министра - руководителями управлений министерства или лицами, исполняющими их обязанности;
- по вопросам мобилизационной работы - заведующим сектором мобилизационной работы;
- начальником отдела правовой и экспертной работы.
3.10. Проекты акта министерства вносятся с пояснительной запиской за подписью руководителя структурного подразделения, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и существо вопроса, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений, а также с указанием, какие правоотношения подлежат регулированию, с перечнем актов, подлежащих признанию утратившими силу, изменению, дополнению в связи с принятием предлагаемого проекта.
3.11. Каждый напечатанный лист документа имеет следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 12 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.
3.12. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
3.13. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.
3.14. Приказы и распоряжения министерства имеют следующие реквизиты:
1) герб Хабаровского края;
2) наименование органа, издающего документ (Министерство здравоохранения Хабаровского края). Указывается в центре страницы;
3) наименование вида документа (ПРИКАЗ министерства здравоохранения Хабаровского края или РАСПОРЯЖЕНИЕ министерства здравоохранения Хабаровского края);
4) заголовок
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).
Он может формулироваться с помощью существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").
Заголовок печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, в режиме "точно". Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то допускается продление длины строки до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят;
5) текст
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в приказах министерства завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые оформляются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст подпункта пишется с прописной буквы, в конце подпункта ставится точка.
Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от общих положений к более конкретным.
Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.
При наличии приложений к приказу, распоряжению министерства в тексте на них обязательно делается ссылка.
Текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами и печатается в режиме "одинарный" в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля;
6) подпись
Отделяется от текста четырьмя межстрочными интервалами и состоит из слова "Министр", инициалов и фамилии министра.
Слово "Министр" печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия министра ограничиваются правым полем;
7) дата
Проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 июня 2004 г., следует оформлять 01.06.2007;
8) индекс (номер)
Проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.
К порядковому номеру распоряжения министерства здравоохранения края через дефис добавляются строчная буква "р";
9) приложения
Приложения к проектам приказов и распоряжений министерства оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов приказов и распоряжений.
В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются руководителем структурного подразделения, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал в режиме "точно" от этого слова дается ссылка на приказ или распоряжение министерства. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются в режиме "точно". Самая длинная строка ограничивается правым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см. Последняя строка с указанием даты и номера акта печатается через межстрочный интервал "точно".
При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу министерства
здравоохранения
Хабаровского края
от 07.02.2007 № 115
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии двух межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см. Под чертой на расстоянии четырех межстрочных интервалов размещается подпись руководителя.
При наличии в тексте приказа, распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер и оформляется аналогично приложению.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом министерства
здравоохранения Хабаровского края
от 23.02.2007 № 136
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, состав - УТВЕРЖДЕН.
Заголовок к тексту приложения центрируется относительно текста. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта четырьмя интервалами, от текста приложения - двумя межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы нумеруются; на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом № 12 через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.).
3.15. В приказах и распоряжениях министерства следует употреблять полные наименования государственных органов управления, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.
3.16. Подготовленный проект акта вместе с необходимыми сопроводительными документами передается на подпись министру.
3.17. Приказы и распоряжения министерства регистрируются раздельно в пределах календарного года.
3.18. Приказы и распоряжения министерства здравоохранения края направляются адресатам (в виде копий) в соответствии с указателями рассылки, подписанными исполнителями, причем акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемникам.
Если акты министерства края направляются организациям, не входящим в утвержденные указатели рассылки, то исполнитель должен внести в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса.
3.19. Подлинник акта министерства, лист согласования, пояснительная записка и указатель рассылки остаются в общем отделе, остальные материалы возвращаются подразделению-исполнителю.
4. Подготовка Протокола решения коллегии министерства
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных органов, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, встреч.
4.1. Протокол решения коллегии (далее именуется протокол) составляется в отделе информационно-аналитической и методической работы на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Материалы к обсуждению представляются специалистами министерства, руководителями и специалистами подведомственных учреждений, а также другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы. Справки подписываются руководителями организаций, исполнителями.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегии. Протокол должен быть подготовлен и представлен на подпись министру не позднее чем через 10 дней со дня заседания.
4.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель - Петров А.В.
Секретарь - Васильева Л.Н.
Присутствовали: члены коллегии (фамилии, инициалы)
приглашенные: 25 человек (список прилагается)
Повестка заседания содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ: (краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой.
ВЫСТУПИЛИ: (краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему.
РЕШИЛИ: (что сделать, исполнитель, срок исполнения).
Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал.
Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Решения коллегии прилагаются к протоколу заседания коллегии, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается".
Допускается краткая форма составления протокола. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются фамилия, инициалы и должность председательствующего, а также присутствовавших на заседании. Далее фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.
4.3. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, например: ПРОТОКОЛ № 3/4.
4.4. Протоколы печатаются на специальном бланке протокола формата А4 (Приложение № 2)
, имеют следующие реквизиты:
наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);
вид заседания, совещания;
дата и номер протокола.
Дата, оформленная цифровым или словесно-цифровым способом, и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.
Подпись отделяется от текста четырьмя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
5. Служебные письма
5.1. Служебные письма подразделениями министерства готовятся как:
- ответы о выполнении поручений Губернатора края, заместителей Председателя Правительства края;
- сопроводительные письма к проектам законодательных актов Хабаровского края;
- ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
- инициативные письма.
5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией министра, его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции.
5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4, шрифтом Times New Roman размером № 14 (Приложение № 3)
.
Бланки не применяются для внутренней переписки. Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений министерства. Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по широкому кругу вопросов, относящихся преимущественно к организации внутренней деятельности. Должностное лицо, подписывающее документ, должно указать дату непосредственно при подписании. Внутренняя переписка регистрируется в структурном подразделении, формируется в отдельной папке, в пределах календарного года.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.
5.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Министерство считает...", "Министерство края рассмотрело...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
5.5. Датой письма является дата его подписания.
6. Правила оформления документов
6.1. Бланки документов
6.1.1. Документы министерства оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
35 мм - левое; 10 мм - правое; по 20 мм - верхнее и нижнее.
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
6.1.2. В аппарате министерства применяются следующие бланки:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение).
В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный.
6.1.3. Бланки с воспроизведением герба Хабаровского края изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, с обязательной нумерацией.
6.1.4. Бланки документов подлежат учету и выдаются под роспись только сотрудникам министерства. В переписке между подразделениями министерства бланки документов не используются.
6.2. Порядок учета, хранения и списания номерных гербовых бланков
6.2.1. Государственные гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства и архив в структурных подразделениях министерства:
- получают (под расписку) гербовые бланки в общем отделе министерства;
- заводят журнал по учету, использованию и хранению гербовых бланков;
- хранят испорченные номерные гербовые бланки;
- один раз в полугодие испорченные номерные гербовые бланки представляют в общий отдел министерства для дальнейшего составления акта об их уничтожении.
6.2.2. Номерные гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах), исключающих их использование не по назначению. Запрещается использование испорченных номерных гербовых бланков на черновики и в других целях.
6.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки организационно-распорядительных документов (Приложения N№ 4
- 5
)
6.3.1. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении...", "Об изменении..." и т.д. Точка в конце заголовка не ставится.
К тексту сопроводительного письма, оформленного на бланке формата А5, заголовок не составляется.
6.3.2. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более исполнительными органами государственной власти, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 сентября 2007 г.), а в остальных случаях - цифровой, в следующей последовательности: день, месяц, год (29.09.2007).
6.3.3. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа, он состоит из порядкового номера документа в соответствующем регистрационном массиве, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, условным обозначением корреспондента или автора.
Регистрация документа производится после его подписания или утверждения.
Не допускается отправлять письма, не имеющие регистрационного номера и даты.
Регистрация документа заключается в записи сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив министерства и находится под его контролем.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых под соответствующими названиями организаций или через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
]]>РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк).
СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.).
СОГЛАШЕНИЯ.
СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).
ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.
УДОСТОВЕРЕНИЯ.
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.
Перечень
документов, подлежащих заверению простой печатью
ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛОВ.
ДОКУМЕНТЫ и их копии для формирования личных дел работников исполнительного органа государственной власти края в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе и Трудовым кодексом Российской Федерации (анкеты, послужные списки, копии документов об образовании и др.).
ДОКУМЕНТЫ и их копии кандидатов на участие в конкурсах на замещение вакантных должностей и для включения в кадровый резерв на гражданской службе Хабаровского края.
ДОКУМЕНТЫ по вопросам награждения государственными наградами Российской Федерации, оформляемые в соответствии с требованиями федерального и краевого законодательства (наградные листы, учетные карточки награжденных, запросы и т.д.).
ДОКУМЕНТЫ по вопросам прохождения государственной гражданской службы работников исполнительного органа государственной власти края (аттестационные листы, экзаменационные листы и т.д.).
ДОКУМЕНТЫ работников исполнительного органа государственной власти края для оформления загранпаспорта.
КОПИИ ДОКУМЕНТОВ для удостоверения их соответствия с подлинником.
КОПИИ приказов, распоряжений руководителя исполнительного органа государственной власти края (выписки из них), выдаваемые учреждениям и гражданам.
СПРАВКИ о налоге на доходы физических лиц.
СПРАВКИ (с места работы, о прохождении государственной службы).
ИНЫЕ ДОКУМЕНТЫ и их копии, требующие удостоверения их подлинности.
Приложение № 8
к п. 7.2.2
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
1. Письма, присланные для сведения.
2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестки дня.
3. Сводки и информации, присланные в копиях для сведения.
4. Учебные планы, программы.
5. Рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний.
6. Поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты.
7. Бухгалтерские документы (передаются в отдел финансирования, учета и ревизионной работы).
8. Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т.д.).
9. Формы статистической отчетности.
Приложение № 9
к п. 7.2.3
┌──────────────────────────────────┐
│ МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ │
│ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ │
│ │ Размер регистрационного штампа
│Входящий № __________________ │ не более 19 x 41 мм
│"_____" _______________ _____ г. │
└──────────────────────────────────┘
Образец регистрационного штампа
Приложение № 10
к п. 10.1.4
МИНИСТЕРСТВО УТВЕРЖДАЮ
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
Хабаровского края Министр
личная подпись А.В. Витько
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
дата
00.00.0000 N
__________ _____________
г. Хабаровск
На ____________ год
┌──────┬──────────────────────────┬──────────┬─────────────────┬──────────┐
│Индекс│ Заголовок дела │Кол-во дел│ Срок хранения │Примечание│
│ дела │ (тома, частей) │ (томов, │ дела (тома, │ │
│ │ │ частей) │части) и № статей│ │
│ │ │ │ по перечню │ │
├──────┼──────────────────────────┼──────────┼─────────────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├──────┴──────────────────────────┴──────────┴─────────────────┴──────────┤
│ Название раздела │
├──────┬──────────────────────────┬──────────┬─────────────────┬──────────┤
│ │ │ │ │ │
└──────┴──────────────────────────┴──────────┴─────────────────┴──────────┘
Ответственный за личная подпись Т.В. Дегтярева
делопроизводство, главный
специалист общего отдела
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПМК управления по
министерства здравоохранения делам архивов Правительства
Хабаровского края Хабаровского края
от № от N
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______________
году в ____________________________________________________________________
наименование исполнительного органа власти края
┌───────────────────────────────────┬────────┬────────────────────────────┐
│ По срокам хранения │ Всего │ В том числе: │
│ │ ├───────────┬────────────────┤
│ │ │переходящих│с отметкой "ЭПК"│
├───────────────────────────────────┼────────┼───────────┼────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├───────────────────────────────────┼────────┼───────────┼────────────────┤
│Постоянного │ │ │ │
├───────────────────────────────────┼────────┼───────────┼────────────────┤
│Временного (свыше 10 лет) │ │ │ │
├───────────────────────────────────┼────────┼───────────┼────────────────┤
│Временного (до 10 лет включительно)│ │ │ │
├───────────────────────────────────┼────────┼───────────┼────────────────┤
│ИТОГО: │ │ │ │
└───────────────────────────────────┴────────┴───────────┴────────────────┘
Ответственный за
делопроизводство, главный
специалист общего отдела личная подпись Т.В. Дегтярева
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма номенклатуры дел
Приложение № 11
к п. 10.2.5
_______________________________________________________┌──────────────────┐
│Ф. № ____________│
_______________________________________________________│Оп. № ____________│
│Д. № ____________│
_______________________________________________________└──────────────────┘
___________________________________________________________________________
(НАИМЕНОВАНИЕ АРХИВА)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(НАИМЕНОВАНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ)
ДЕЛО № ____ ТОМ № ____
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
___________________________________________________________________________
(ДАТА)
На ____________ лист
Хранить __________
┌─────────────┐
│Ф. № _______│
│Оп. № _______│
│Д. № _______│
└─────────────┘
Формат С4 (230 x 320 мм)
Форма обложки дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение № 12
к п. 10.2.5
Лист-заверитель дела № ________
В деле подшито и пронумеровано _____________________________________ листов
(цифрами и прописью)
___________________________________________________________________________
в том числе:
литерные листы _____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
┌───────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────┐
│ Особенности физического состояния и формирования дела │ № листов │
├───────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├───────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
└───────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────┘
___________________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение № 13
к п. 10.2.5
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № _____________________
┌────┬───────────┬───────────┬───────────────────────────┬────────┬──────────┐
│ № │ Индекс │ Дата │ Заголовок документа │ Номера │Примечание│
│ │ документа │ документа │ │ листов │ │
│ │ │ │ │ дела │ │
├────┼───────────┼───────────┼───────────────────────────┼────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├────┼───────────┼───────────┼───────────────────────────┼────────┼──────────┤
└────┴───────────┴───────────┴───────────────────────────┴────────┴──────────┘
Итого __________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
лица, составившего
внутреннюю опись подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение № 14
к п. 10.5.10
МИНИСТЕРСТВО УТВЕРЖДАЮ
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
Хабаровского края Министр
Фонд № личная подпись А.В. Витько
ОПИСЬ № 1 дата
дел постоянного хранения
за 2003 год
┌───┬──────┬─────────────────────────────┬──────────┬──────────┬──────────┐
│ № │Индекс│ Заголовок дела │ Крайние │Количество│Примечание│
│п/п│ дела │ │ даты │ листов в │ │
│ │ │ │ │ деле │ │
├───┼──────┼─────────────────────────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
└───┴──────┴─────────────────────────────┴──────────┴──────────┴──────────┘
125 1-1 Постановления, распоряжения 2003 г. 19
Губернатора Хабаровского края
в области архивного дела
126 1-2 Приказы N№ 1 - 25 начальника 8 января - 81
управления по основной 29 декабря
деятельности и документы к 2003 г.
ним
...
129 1-6 Документы (информации, 2003 г. 41
справки, указания) о
проведении комплексной
проверки состояния
делопроизводства...
... ...
В данный раздел описи внесено 14 (четырнадцать) единиц хранения с № 125 по
№ 138.
Ответственный за
делопроизводство, главный
специалист общего отдела личная подпись Т.В. Дегтярева
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПМК управления по
министерства здравоохранения делам архивов Правительства
Хабаровского края Хабаровского края
от № от N
Приложение № 15
к п. 10.5.10
МИНИСТЕРСТВО УТВЕРЖДАЮ
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
Хабаровского края Министр
Фонд № личная подпись А.В. Витько
ОПИСЬ № 2 дата
дел по личному составу
за 2003 год
┌───┬──────┬───────────────────┬───────────┬────────┬──────────┬──────────┐
│ № │Индекс│ Заголовок дела │ Крайние │ Срок │Количество│Примечание│
│п/п│ дела │ │ даты │хранения│ листов в │ │
│ │ │ │ │ 75 лет │ деле │ │
├───┼──────┼───────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
└───┴──────┴───────────────────┴───────────┴────────┴──────────┴──────────┘
14. 10-2 Приказы N№ 1 - 25 29 января - 128
по личному составу 26 декабря
2003 г.
15. 9-10 Лицевые счета 2003 г. 12
работников
управления
...
В данный раздел описи внесено 6 (шесть) единиц хранения с № 14 по № 19.
Ответственный за
делопроизводство, главный
специалист общего отдела личная подпись Т.В. Дегтярева
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол НЭМС
министерства здравоохранения государственного архива
Хабаровского края Хабаровского края
от № от N
Формат А4 (210 X 297 мм)
Формы описей дел постоянного хранения и по личному составу
Приложение № 16
к п. 10.5.16
МИНИСТЕРСТВО УТВЕРЖДАЮ
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
Хабаровского края Министр
АКТ личная подпись А.В. Витько
00.00.0000 № 0 Дата
__________ __
г. Хабаровск
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании Перечня управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.2000)
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков
их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда № ________________________
(название фонда)
┌───┬────────────────┬────────┬─────────────┬────────────┬──────────┬─────────┬──────────┐
│ № │ Заголовок дела │ Дата │Номера описей│Индекс дела │Количество│ Сроки │Примечание│
│пп │ или групповой │дела или│(номенклатур)│ (тома, │ дел │хранения │ │
│ │ заголовок дел │крайние │ за годы │ части) по │ (томов, │ дела │ │
│ │ │даты дел│ │номенклатуре│ частей) │ (тома, │ │
│ │ │ │ │ или № дела │ │части) и │ │
│ │ │ │ │ по описи │ │ номера │ │
│ │ │ │ │ │ │статей по│ │
│ │ │ │ │ │ │ перечню │ │
├───┼────────────────┼────────┼─────────────┼────────────┼──────────┼─────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├───┼────────────────┼────────┼─────────────┼────────────┼──────────┼─────────┼──────────┤
│ 1.│Приказы по │2000 - │ │ 1-7 │ 3 │5 лет │ │
│ │административно-│2001 гг.│ │ │ │ст. 6-в │ │
│ │хозяйственным │ │ │ │ │ТУ │ │
│ │вопросам │ │ │ │ │ │ │
├───┼────────────────┼────────┼─────────────┼────────────┼──────────┼─────────┼──────────┤
│ 2.│Проекты приказов│2003 - │ │ 1-9 │ 6 │1 год │ │
│ │ │2004 гг.│ │ │ │ст. 7 ТУ │ │
├───┼────────────────┼────────┼─────────────┼────────────┼──────────┼─────────┼──────────┤
│...│ │ │ │ │ │ │ │
└───┴────────────────┴────────┴─────────────┴────────────┴──────────┴─────────┴──────────┘
Итого ________________________ дел за ________________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПМК управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края (протокол от ____________ № __________)
Наименование должности
лица, проводившего экспертизу личная подпись Инициалы, фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК от _________________ № _____________
Документы в количестве _______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ______________ кг сданы в ___________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________________________
№ _______________________________
Наименование должности
работника управления,
сдавшего документы личная подпись Инициалы, фамилия
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
работника управления,
внесшего изменения в
учетные документы личная подпись Инициалы, фамилия
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению
Приложение № 17
к п. 10.6.7
СТРУКТУРА
ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ О ФОНДООБРАЗОВАТЕЛЕ И ФОНДЕ
1. История фондообразователя:
- распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации организации;
- крайние даты деятельности организации;
- задачи и функции организации, их изменения;
- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
- место организации в системе государственного аппарата, хозяйственной или общественно-культурной жизни;
- изменения в названии и подчиненности организации;
- структура организации и ее изменения.
2. История фонда:
- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;
- время поступления фонда в ведомственный архив;
- изменения в составе и объеме фонда и их причины;
- указание даты первой передачи документов на государственное хранение;
- место передачи;
- степень сохранности документов.
3. Характеристика документов фонда:
- обобщенная характеристика фонда как по разновидности документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;
- научно-справочный аппарат к фонду;
- использование документов фонда (в каких целях).
Справка печатается в четырех экземплярах: три передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в ведомственном архиве. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех экземплярах справки.
