ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ
НАСЕЛЕНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 5 мая 2009 г. № 21-п
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА ГЛАВНОГО УПРАВЛЕНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ЕМУ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ
ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Приказа
Главного управления государственной службы
занятости населения Омской области от 22.09.2009 № 41-п)
В соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 4 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", пунктом 1.4 Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995 года № 2, приказываю:
1. Утвердить:
1) Положение
об архиве Главного управления государственной службы занятости населения Омской области (далее - Главное управление) согласно приложению № 1 к настоящему приказу;
2) Положение
об экспертной комиссии Главного управления согласно приложению № 2 к настоящему приказу;
3) состав
экспертной комиссии Главного управления согласно приложению № 3 к настоящему приказу.
2. В целях организации и ведения архивного дела государственных учреждений Омской области, подведомственных Главному управлению (далее - учреждения), отдел организационного и информационного обеспечения политики занятости населения (далее - организационный отдел) Главного управления осуществляет:
1) проверки деятельности архивов учреждений;
2) проверки сохранности, правильности формирования и оформления дел в архивах учреждений;
3) методическую помощь учреждениям по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи их в архив учреждения;
4) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников учреждений в сфере ведения архивного дела учреждений.
3. Организационному отделу в месячный срок со дня вступления в силу настоящего приказа провести проверку учреждений на предмет соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации в части обеспечения:
1) комплектования архивов учреждений документами, определенными законодательством об архивном деле в Российской Федерации (далее - архивные документы);
2) учета, сохранности, правильности формирования и оформления архивных документов в архивах учреждений;
3) использования архивных документов, хранящихся в архивах учреждений;
4) подготовки и передачи архивных документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в государственное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области".
4. Отделу размещения заказов и управления имуществом Главного управления в месячный срок со дня вступления в силу настоящего приказа провести проверку учреждений на предмет:
1) обеспеченности помещениями, необходимыми для ведения архивного дела в учреждениях и отвечающими нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов;
2) проведения ремонта в помещениях архивов учреждений;
3) наличия в архивах учреждений оборудования, предусмотренного законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
5. Организационному отделу Главного управления по согласованию с отделом размещения заказов и управления имуществом, финансово-экономическим отделом Главного управления в течение десяти рабочих дней после завершения проверок учреждений, указанных в пунктах 3
, 4
настоящего приказа, обобщить результаты проверок и представить начальнику Главного управления предложения по совершенствованию деятельности архивов учреждений, включая расчет финансовых средств, связанных с:
1) арендой помещений, необходимых для ведения архивного дела в учреждениях, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов, либо закреплением указанных помещений на праве оперативного управления за учреждениями;
2) проведением ремонта в помещениях архивов учреждений;
3) приобретением оборудования, предусмотренного законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
6. Бюджетному учреждению Омской области "Центр занятости населения Центрального административного округа города Омска" (далее - центр занятости Центрального округа):
1) в течение трех рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа:
- возложить функции по ведению архива Главного управления на издательско-полиграфический отдел центра занятости Центрального округа;
- назначить работника издательско-полиграфического отдела центра занятости Центрального округа, уполномоченного на ведение архива Главного управления;
2) в течение десяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа подготовить изменения в устав центра занятости Центрального округа в части ведения архива Главного управления.
7. Директорам учреждений:
1) в течение десяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа:
- назначить работника учреждения, ответственного за хранение, комплектование, учет и использование архивных документов в архиве учреждения;
- подготовить проект приказа учреждения о внесении соответствующих изменений в должностную инструкцию работника учреждения, ответственного за хранение, комплектование, учет и использование архивных документов в архиве учреждения;
- направить в организационный отдел Главного управления копии приказов учреждения о назначении работника учреждения, ответственного за хранение, комплектование, учет и использование архивных документов в архиве учреждения, и о внесении соответствующих изменений в должностную инструкцию указанного работника учреждения;
2) в трехмесячный срок со дня вступления в силу настоящего приказа:
- устранить замечания по ведению архивного дела в учреждениях в случае их выявления в ходе проверок организационным отделом и отделом размещения заказов и управления имуществом Главного управления;
- привести документы, регламентирующие деятельность архивов учреждений, в соответствие с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
- организовать передачу архивных документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в государственное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" в порядке, предусмотренном законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
8. Бюджетным учреждениям службы занятости населения Омской области в счет утвержденной бюджетной сметы расходов указанных учреждений на 2009 год, автономному учреждению Омской области среднего профессионального образования "Техникум "Учебный центр "Ориентир" в случае выявления в ходе проверок указанных в пунктах 3
, 4
настоящего приказа нарушений в срок до 1 октября 2009 года осуществить:
1) мероприятия по аренде помещений, необходимых для ведения архивного дела в учреждениях, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов, либо закреплению указанных помещений на праве оперативного управления за учреждениями;
2) ремонты в архивах учреждений;
3) приобретение оборудования в архивы учреждений, предусмотренного законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
9. Отделу по вопросам государственной службы и кадров Главного управления совместно с организационным отделом в течение десяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа подготовить проект распоряжения Главного управления о внесении изменений в положение об организационном отделе Главного управления и должностные регламенты начальника организационного отдела, ведущего специалиста организационного отдела Главного управления в части ведения архивного дела Главного управления.
10. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника Главного управления по финансовым вопросам М.П. Хамову.
Начальник Главного управлении
М.Ю.Дитятковский
Приложение № 1
к приказу Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области
от 5 мая 2009 г. № 21-п
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве Главного управления государственной службы
занятости населения Омской области
1. Общие положения
1. Настоящее Положение регламентирует отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в деятельности Главного управления государственной службы занятости населения Омской области (далее - Главное управление), состав документов архива Главного управления, иные вопросы, связанные с деятельностью архива Главного управления.
2. Архив Главного управления создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в государственное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - государственный архив), а также в целях своевременного приема архивных документов от отделов Главного управления, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.
3. Архив Главного управления осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года № 263, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела, правовыми актами Главного управления и настоящим Положением.
4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в деятельности Главного управления, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в государственный архив.
5. Функции по ведению архивного дела Главного управления осуществляются издательско-полиграфическим отделом бюджетного учреждения Омской области "Центр занятости населения Центрального административного округа города Омска" (далее - центр занятости Центрального округа).
Издательско-полиграфический отдел центра занятости Центрального округа осуществляет функции по ведению архивного дела Главного управления во взаимодействии с отделом организационного и информационного обеспечения политики занятости населения (далее - организационный отдел) Главного управления.
6. Непосредственное осуществление обязанностей по ведению архивного дела Главного управления осуществляется работником издательско-полиграфического отдела центра занятости Центрального округа (далее - уполномоченный работник), который назначается приказом центра занятости Центрального округа.
2. Состав документов, поступающих на хранение в архив
Главного управления
7. В состав документов, поступающих на хранение в архив Главного управления, входят:
1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению начальника Главного управления) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Главного управления;
2) кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, архивные коллекции, отражающие историю Главного управления;
3) научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловие, паспорт архива и другие документы), раскрывающий состав и содержание дел (документов) архива Главного управления, и учетные документы архива Главного управления.
3. Организация архивного дела Главного управления
8. В целях организации и ведения архивного дела Главного управления уполномоченный работник:
1) осуществляет комплектование архива Главного управления документами, состав которых предусмотрен пунктом 7
настоящего Положения;
2) осуществляет прием от организационного отдела Главного управления законченных делопроизводством и сформированных в установленном порядке дел постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению начальника Главного управления) хранения и по личному составу Главного управления для дальнейшего хранения в архиве Главного управления;
3) осуществляет учет архивных документов Главного управления и создание научно-справочного аппарата к документам архива Главного управления;
4) осуществляет обеспечение сохранности документов архива Главного управления;
5) осуществляет подготовку и передачу документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в государственный архив в сроки и порядке, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
6) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления (далее - экспертная комиссия) и экспертно-проверочной комиссии Министерства государственно-правового развития Омской области описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу Главного управления;
7) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к делам (документам), хранящимся в архиве Главного управления;
8) организует использование документов архива Главного управления, в том числе:
- информирует организационный отдел Главного управления о составе и содержании документов архива Главного управления;
- выдает в установленном порядке архивные документы и их копии в целях служебного пользования, в том числе для работы в архиве Главного управления;
- ведет учет использования документов архива Главного управления;
- исполняет поступившие от организационного отдела Главного управления запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
9) участвует в работе экспертной комиссии;
10) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве Главного управления, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
11) представляет в государственный архив по установленной форме сведения о составе и объеме документов архива Главного управления.
9. В целях организации и ведения архивного дела Главного управления организационный отдел осуществляет:
1) планирование деятельности архива Главного управления;
2) оказание методической помощи уполномоченному работнику;
3) координацию и контроль деятельности уполномоченного работника в части ведения архива Главного управления;
4) разработку проектов правовых актов Главного управления в сфере ведения архивного дела Главного управления;
5) проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в архиве Главного управления;
6) передачу поступивших от отделов Главного управления законченных делопроизводством и сформированных в установленном порядке дел постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению начальника Главного управления) хранения и по личному составу Главного управления уполномоченному работнику для дальнейшего хранения в архиве Главного управления;
7) методическую помощь отделам Главного управления по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи в архив Главного управления;
8) розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;
9) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников отделов Главного управления в сфере ведения архивного дела Главного управления;
10) подготовку номенклатуры дел Главного управления;
11) направление уполномоченному работнику для исполнения запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций;
12) информирование начальника Главного управления о составе и содержании документов архива Главного управления, внесение ему предложений по совершенствованию архивного дела Главного управления.
4. Права уполномоченного работника и организационного
отдела Главного управления в области организации архивного
дела Главного управления
10. Уполномоченный работник вправе:
1) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов работников организационного отдела Главного управления и государственного архива;
2) информировать организационный отдел Главного управления о состоянии архивного дела Главного управления.
11. Организационный отдел Главного управления вправе:
1) требовать от работников Главного управления соблюдения правил ведения делопроизводства;
2) запрашивать у работников Главного управления сведения, необходимые для работы архива Главного управления;
3) консультировать с соблюдением требований законодательства работников Главного управления и других заинтересованных лиц по документам архива Главного управления.
_______________
Приложение № 2
к приказу Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области
от 5 мая 2009 г. № 21-п
ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертной комиссии Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
1. Экспертная комиссия Главного управления государственной службы занятости населения Омской области (далее - комиссия) создается в целях решения организационных и методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Главного управления государственной службы занятости населения Омской области (далее - Главное управление), отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Главного управления документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отбора дел (документов) Главного управления к уничтожению.
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения начальником Главного управления. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с государственным учреждением Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - государственный архив).
2. Основными задачами комиссии являются:
1) организация и проведение экспертизы ценности документов Главного управления на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел Главного управления и в процессе формирования дел Главного управления;
2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив Главного управления и отбора к уничтожению;
3) организация отбора документов Главного управления на постоянное хранение для передачи в государственный архив.
3. Основными функциями комиссии являются:
1) осуществление методического руководства проводимой Главным управлением работой по:
- экспертизе ценности документов Главного управления;
- отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Главного управления документов Архивного фонда Российской Федерации;
- отбору дел (документов) Главного управления к уничтожению;
- разработке, утверждению, уточнению номенклатуры дел Главного управления;
- организации документов в делопроизводстве Главного управления;
2) принятие решений:
- о согласовании и передаче для рассмотрения экспертно-проверочной комиссии Министерства государственно-правового развития Омской области (далее - ЭПК Министерства) описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, сводной номенклатуры дел, положений об архиве Главного управления и комиссии, инструкции по делопроизводству, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, актов о неисправимых повреждениях дел;
- о согласовании описей дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и передаче их на утверждение начальнику Главного управления;
- по другим документам, касающимся документационного обеспечения деятельности Главного управления;
3) контроль за формированием дел в делопроизводстве отделов Главного управления и качеством подготовки документов к передаче в архив Главного управления;
4) участие в подготовке и рассмотрении проектов правовых актов Главного управления по вопросам работы с документами Главного управления.
4. При выполнении своих задач комиссия вправе:
1) давать рекомендации в пределах своей компетенции начальнику Главного управления, его заместителям, начальникам отделов Главного управления и иным работникам Главного управления;
2) согласовывать проекты правовых актов Главного управления по документационному обеспечению деятельности Главного управления;
3) запрашивать у начальников отделов Главного управления и иных работников Главного управления сведения, необходимые для работы комиссии, в том числе письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения;
4) возвращать в отделы Главного управления для доработки ненадлежащим образом подготовленные документы;
5) заслушивать на своих заседаниях начальников отделов Главного управления и лиц, ответственных за делопроизводство в Главном управлении, о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, условиях хранения и обеспечения сохранности документов, причинах их утраты;
6) приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов работников Главного управления и представителей государственного архива (по согласованию);
7) принимать участие в организации обследований состояния делопроизводства в Главном управлении;
8) информировать начальника Главного управления, его заместителей по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Комиссия осуществляет свою деятельность на постоянной основе, во взаимодействии с ЭПК Министерства.
6. Ежегодно до 25 января секретарь комиссии готовит план работы комиссии на год и представляет его на утверждение начальнику Главного управления.
7. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
8. Заседания комиссии считаются правомочными, если на них присутствует не менее половины от установленного числа ее членов.
9. Комиссия принимает решения большинством голосов от числа присутствующих на ее заседании членов комиссии.
10. Решение считается принятым, если за него проголосовало не менее половины от числа присутствующих на заседании комиссии членов комиссии.
При равенстве голосов право решающего голоса принадлежит председательствующему на заседании комиссии.
11. Решения комиссии оформляются протоколом, который подписывает председатель и секретарь комиссии.
_______________
Приложение № 3
к приказу Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области
от 5 мая 2009 г. № 21-п
СОСТАВ
экспертной комиссии Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области
(в ред. Приказа
Главного управления государственной службы
занятости населения Омской области от 22.09.2009 № 41-п)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Хамова - заместитель начальника Главного управления
Марина Павловна государственной службы занятости населения
Омской области (далее - Главное управление)
по финансовым вопросам, председатель комиссии
Калугин - директор бюджетного учреждения Омской
Владимир Евгеньевич области "Центр занятости населения
Центрального административного округа города
Омска" (далее - центр занятости Центрального
округа), заместитель председателя комиссии
Долгополова - документовед издательско-полиграфического
Антонида Васильевна отдела центра занятости Центрального округа,
секретарь комиссии
Макеева - ведущий специалист отдела организационного
Надежда Васильевна и информационного обеспечения политики
занятости населения Главного управления
Повагин - начальник отдела организационного и
Анатолий Сергеевич информационного обеспечения политики
занятости населения Главного управления
Семков - начальник правового отдела Главного
Игорь Владимирович управления
Федорова - архивист 1 категории отдела комплектования,
Светлана Николаевна ведомственных архивов и делопроизводства
государственного учреждения Омской области
"Исторический архив Омской области"
(по согласованию)
_______________
