СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПРИКАЗ
от 8 июля 2009 г. № 30
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ИСПОЛНЕНИЯ СЛУЖБОЙ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ
ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ КОНТРОЛЯ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ
ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА И ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА В ОБЛАСТИ АРХИВНОГО ДЕЛА
Во исполнение пп. 16, 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", пункта 3 части 2 статьи 5 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля", руководствуясь пунктом 4 статьи 41
Устава (Основного закона) Ямало-Ненецкого автономного округа, а также Положением
о службе по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденным постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 06.07.2009 № 83-ПГ, приказываю:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент
исполнения службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа государственной функции осуществления контроля за соблюдением федерального законодательства и законодательства Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела.
2. Начальнику отдела информационных технологий управления формирования архивных фондов (Джандарову О.Ю.) обеспечить размещение настоящего приказа на Интернет-сайте www.region-yamal.ru.
3. Заведующему сектором правового, кадрового и документационного обеспечения (Масальской С.А.) обеспечить:
опубликование настоящего приказа в средствах массовой информации;
предоставление настоящего приказа в административно-правовой департамент Ямало-Ненецкого автономного округа.
4. Должностным лицам службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, уполномоченным на исполнение государственной функции контроля за соблюдением федерального законодательства и законодательства Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела руководствоваться настоящим приказом при проведении проверок.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Первый заместитель
руководителя службы
Н.П.ГОЛОВИНА
Утвержден
приказом службы по делам
архивов Ямало-Ненецкого
автономного округа
от 8 июля 2009 г. № 30
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ СЛУЖБОЙ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ
ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ КОНТРОЛЯ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ
ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА И ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА В ОБЛАСТИ АРХИВНОГО ДЕЛА
I. Общие положения
Наименование государственной функции
1. Административный регламент исполнения службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа государственной функции осуществления контроля за соблюдением федерального законодательства и законодательства Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела (далее - государственная функция) разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по исполнению государственной функции на территории Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ).
Наименование органа,
исполняющего государственную функцию
2. Государственную функцию исполняет служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Служба).
Перечень нормативных правовых актов,
регулирующих исполнение государственной функции
3. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 2009 г., № 7);
Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002 г., № 1 (ч. 1), ст. 1);
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст. 4169);
Федеральным законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ (ред. от 28.04.2009) "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" ("Собрание законодательства РФ", 29 декабря 2008 г., № 52 (ч. 1), ст. 6249);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007 г., № 20);
Уставом
(Основным законом) Ямало-Ненецкого автономного округа (Ведомости Государственной Думы Ямало-Ненецкого автономного округа, 2008 г., февраль, № 1);
Законом
Ямало-Ненецкого автономного округа от 28.12.2005 № 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе" (Ведомости Государственной Думы Ямало-Ненецкого автономного округа, 2005 г., декабрь, № 11/2);
Законом
Ямало-Ненецкого автономного округа от 30.10.2008 № 83-ЗАО "О внесении изменений в Закон Ямало-Ненецкого автономного округа "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе" ("Ведомости Государственной Думы Ямало-Ненецкого автономного округа", № 7, октябрь, 2008 г.);
Законом
Ямало-Ненецкого автономного округа от 05.03.2007 № 24-ЗАО "Об обращениях граждан" ("Красный Север", № 48 (спецвыпуск № 20-21), 16 марта 2007 г.);
Законом
Ямало-Ненецкого автономного округа от 08.06.2009 № 38-ЗАО "О внесении изменений в некоторые законы Ямало-Ненецкого автономного округа" ("Красный Север", спецвыпуск № 63/2, 11 июня 2009 г.);
Постановлением
Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 16.04.2009 № 184-А "Об утверждении окружной целевой программы "Административная реформа в Ямало-Ненецком автономном округе на 2009 - 2011 годы" (Красный Север, 2009 г., апрель, спецвыпуск № 43/1);
Постановлением
Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 06.07.2009 № 83-ПГ "Об утверждении положений некоторых исполнительных органов власти Ямало-Ненецкого автономного округа".
Описание результатов исполнения государственной функции
4. Результатом исполнения государственной функции является составление:
справки по результатам проверки соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (далее - Справка);
акта обследования (далее - Акт);
протокола об административном правонарушении за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (далее - Протокол).
Субъекты государственного контроля
5. Субъектами государственного контроля (далее - организации) являются государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью.
II. Требования к порядку исполнения государственной функции
6. Исполнение государственной функции осуществляется бесплатно.
Порядок информирования
об исполнении государственной функции
7. Информация о порядке исполнения государственной функции представляется посредством:
размещения на сайте www.region-yamal.ru;
размещения на информационном стенде службы;
личного обращения;
телефона;
письменных обращений, направленных по почте, в том числе электронной;
а также путем размещения в сети Интернет в информационной системе "Портал государственных услуг автономного округа" http://www.pgu-yamal.ru, публикации в средствах массовой информации.
8. Сведения о местонахождении, контактных телефонах (телефонах для справок), интернет-сайте, адресах электронной почты и графике работы Службы:
9. Юридический адрес Службы:
629001, г. Салехард, ул. Подшибякина, д. 39-а.
Фактическое место нахождения Службы и ее почтовый адрес:
629001, г. Салехард, ул. Губкина, д. 13.
Место нахождения архивного управления (Государственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа):
629001, г. Салехард, ул. Комсомольская, д. 37-а.
10. График работы Службы и архивного управления (Государственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа):
понедельник 8.30 - 18.00
вторник - пятница 8.30 - 17.00
перерыв на обед 12.30 - 14.00
выходные дни суббота, воскресенье
В день, предшествующий нерабочему праздничному дню, график работы Службы изменяется (продолжительность рабочего дня уменьшается на один час).
11. Адрес электронной почты Службы: archivе@arch.gov.yanao.ru
Интернет-представительство Службы на сайте: www.region-yamal.ru
12. Телефоны для справок: тел./факс (34922) 3-46-57, 3-54-84.
13. Время личного приема заинтересованных лиц (далее - заявителей) должностными лицами Службы (за исключением нерабочих праздничных дней и дней, предшествующих им):
руководитель Службы - каждый четверг месяца с 17.00 до 18.00;
первый заместитель руководителя Службы - каждую среду месяца с 17.00 до 18.00.
14. На интернет-сайте Службы размещается следующая информация:
извлечения из нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции;
текст настоящего Административного регламента;
место нахождения, график работы и личного приема должностными лицами Службы, номера телефонов, адрес электронной почты Службы, по которым можно получить необходимую информацию;
порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц, исполняющих государственную функцию;
перечень должностных лиц, ответственных за индивидуальное информирование, утверждаемый приказом Службы;
график приема заявителей руководителем Службы, лицом, замещающим руководителя Службы.
15. Консультации по вопросам исполнения государственной функции предоставляются должностными лицами, ответственными за проведение проверок соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, ежедневно в соответствии с графиком работы Службы.
16. Консультации посредством телефона или на личном приеме по вопросу исполнения государственной функции должны содержать исчерпывающую информацию об исполняемой государственной функции.
17. Специалисты и должностные лица Службы подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся заявителей по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
18. Ответы на письменные обращения направляются в письменном виде в течение 10 дней и должны содержать ответы на поставленные вопросы, фамилию, инициалы и номер телефона исполнителя. Ответ подписывается руководителем Службы, а в случае временного отсутствия - его первым заместителем.
19. Информация о процедурах исполнения государственной функции предоставляется бесплатно.
Сроки исполнения государственной функции
20. Продолжительность проверки не может превышать двадцати рабочих дней.
21. В исключительных случаях, связанных со значительным объемом работ, на основании мотивированного предложения должностного лица, осуществляющего проведение проверки, руководителем Службы срок проведения проверки может быть продлен на срок не более двадцати рабочих дней.
22. По результатам проверки составляется:
Акт в течение трех дней с момента проведения проверки;
Справка в течение десяти дней с момента проведения проверки;
Протокол составляются немедленно после выявления совершения административного правонарушения.
23. Протокол направляется судье, уполномоченному рассматривать дело об административном правонарушении, в течение трех суток с момента составления Протокола.
24. Срок проведения контрольных проверок по выполнению предписаний об устранении нарушений законодательства об архивном деле, установленных в Актах, не должен превышать двух рабочих дней.
Перечень оснований для приостановления
исполнения государственной функции
25. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является изменение условий исполнения государственной функции в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Требования к размещению и оформлению помещений Службы
26. Проектирование, строительство и выбор здания (строения), в котором планируется расположение Службы, должно осуществляться с учетом пешеходной доступности (не более 10 минут пешком) для заявителей от остановок общественного транспорта.
Требования к парковочным местам
27. Новые здания Службы оборудуются стоянками для автомобилей. Существующие здания (строения) оборудуются стоянками при наличии технической возможности.
28. На стоянке должно быть место для парковки специальных транспортных средств инвалидов.
29. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.
Требования к оформлению входа в здание
30. Здания (строения), в которых расположена Служба, должны быть оборудованы отдельным входом для свободного доступа заявителей в помещение.
31. Центральный вход в здание Службы должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей полное наименование Службы и режим работы Службы.
Требования к местам приема заявителей
32. Прием заявителей проводится руководителем Службы либо лицом, замещающим руководителя Службы, без предварительной записи в соответствии с графиком приема руководителя Службы либо лица, замещающего руководителя Службы, установленным пунктом 13
настоящего регламента.
33. Прием заявителей проводится в рабочем кабинете руководителя Службы либо лица, замещающего руководителя Службы.
34. В помещении, предназначенном для работы с заявителями, размещается информационный стенд.
35. На стенде размещается следующая обязательная информация:
график приема;
перечень документов, которые могут быть предъявлены заявителями в качестве удостоверяющих личность;
перечень предоставляемых заявителями документов.
36. Тексты материалов, размещаемых на информационном стенде, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее № 18), без исправлений, наиболее важные места рекомендуется выделять другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.
37. Для ожидания приема заявителей отводится место в приемной руководителя Службы либо лица, замещающего руководителя Службы, оборудованное стульями, столом (стойкой) для возможности оформления документов.
38. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одновременно ведется прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения.
39. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.
40. Здание, в котором размещается Служба, должно быть оснащено противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
Требования к местам исполнения государственной функции
41. Проведение проверки соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов осуществляется на территории проверяемой организации.
42. Помещения, выделенные для исполнения государственной функции, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03".
43. При проведении проверок организация, на территории которой проводится проверка, должна обеспечить свободный доступ должностных лиц Службы в помещения, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также предоставить все необходимые для проверки документы.
44. Рабочее место должностных лиц, исполняющих государственную функцию, должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством, а также бумагой, канцелярскими товарами и иными расходными материалами в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.
45. В помещениях, где проводится исполнение государственной функции, должна быть предусмотрена возможность для копирования документальных материалов.
46. Должностное лицо, осуществляющее исполнение государственной функции, обязано носить бейдж с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
III. Административные процедуры
47. Блок-схема
последовательности действий по исполнению государственной функции согласно приложению № 1.
Подготовка проведения проверок
48. Проверки осуществляются Службой на плановой основе.
49. Годовой план проведения проверок составляется на основании:
списков организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивных учреждений автономного округа;
решений Арбитражного суда Ямало-Ненецкого автономного округа о признании организаций банкротами;
информации о фактах нарушения законодательства Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа в сфере архивного дела организациями, поступающей в Службу.
50. Контроль за соблюдением правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и проведение проверок организаций осуществляется в форме плановых и внеплановых проверок в порядке, установленном настоящим регламентом.
51. Периодичность плановых проверок устанавливается в соответствии с федеральным законодательством.
52. График (план) проведения проверок организаций - источников комплектования Государственного архива автономного округа составляется ежегодно и утверждается распоряжением Администрации автономного округа.
53. Внеплановая проверка в отношении организаций может проводиться в случаях:
получения информации от органов государственной власти автономного округа и органов местного самоуправления о нарушениях федерального законодательства и законодательства Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела;
обращения физических и юридических лиц с жалобами на нарушения их прав и законных интересов действиями (бездействием) организаций, связанными с нарушениями федерального законодательства и законодательства Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела;
получения иной информации, подтвержденной документами и иными доказательствами, свидетельствующими о наличии признаков нарушений федерального законодательства и законодательства Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела;
получения информации о возникновении чрезвычайных ситуаций, которые могут непосредственно привести к утрате или повреждению архивных документов.
54. При проведении внеплановых проверок выполняются административные процедуры, аналогичные тем, которые выполняются при проведении плановых проверок, а объектом проверок являются факты и основания, явившиеся причиной проведения внеплановых проверок.
55. Организация, в отношении которой планируется проверка, должна быть в письменной форме уведомлена об этом в срок не менее чем за 1 неделю до даты проведения проверки (приложение № 2)
.
56. Письмо с уведомлением о проведении проверки направляется организации по почте с уведомлением о вручении.
57. Проверки проводятся на основании приказа Службы (приложение № 3)
.
58. В приказе указываются:
ФИО должностных лиц, уполномоченных на проведение контроля;
наименование организации, в отношении которой проводится проверка;
цели, задачи и предмет проводимой проверки;
правовые основания проведения проверки, в т.ч. нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке;
дата начала и окончания проведения проверки.
59. Приказ о проведении проверки (либо надлежащим образом заверенная копия) предъявляется должностным лицом Службы руководителю либо представителю организации одновременно со своим служебным удостоверением.
Процедура осуществления проверки организации
60. Проверки могут осуществляться только тем должностным лицом, которое указано в приказе Службы о проведении проверки.
61. В ходе проведения проверки должностным лицом Службы, уполномоченным на ее проведение, устанавливается соблюдение организацией правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
62. При проведении проверки должностные лица Службы не вправе:
проверять выполнение обязательных требований, не относящихся к компетенции Службы;
осуществлять проверки в случае отсутствия при проведении проверки должностных лиц или работников проверяемых организаций либо их представителей;
требовать представление документов, информации, если они не являются объектами проверки и не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы документов, относящихся к предмету проверки;
распространять информацию, составляющую охраняемую законом тайну и полученную в результате проведения проверки, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
превышать установленные сроки проведения проверки.
63. Проверки проводятся в соответствии с режимом работы проверяемой организации.
Результаты проверки
64. По результатам проведения проверки организации могут составляться:
Справка
(Приложение № 4);
Акт
(Приложение № 5);
Протокол
(Приложение № 6).
65. В Справке указываются:
дата и место ее составления;
дата и номер приказа о проведении проверки;
наименование органа, осуществлявшего проверку;
наименование проверяемой организации, фамилия, имя, отчество и должность уполномоченного должностного лица организации, присутствовавшего при проведении проверки;
дата проведения проверки;
фамилия, имя, отчество и должность лица, осуществлявшего проверку;
цели и задачи проверки, краткая историческая справка об организации, организация работы с документами, ведение архива организации, условия хранения и наличие архивных документов;
результаты проведения проверки, рекомендации по совершенствованию организации работ по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов;
подписи должностных лиц службы и визы ознакомления со Справкой должностных лиц организации.
66. Справка составляется в двух экземплярах, один из которых направляется в организацию, где проводилась проверка, другой экземпляр остается в Службе.
67. Акт состоит из вводной и описательной частей.
Вводная часть должна содержать следующую информацию:
дату и место составления Акта;
дату и номер приказа, на основании которого проводится проверка;
ФИО и должность лица, проводившего проверку;
наименование и юридический адрес проверяемого юридического лица, индивидуального предпринимателя, сведения о его руководителе, ФИО, должность представителя юридического лица, участвующего в проверке;
дату, время и место проведения проверки.
Описательная часть Акта обследования должна содержать следующую информацию:
сведения о выявленных нарушениях законодательства об архивном деле;
предписание на устранение выявленных правонарушений с указанием конкретных сроков;
подписи лиц, присутствовавших при проведении проверки, об ознакомлении с Актом;
подпись руководителя проверяемой организации об ознакомлении с ответственностью за невыполнение в установленные сроки предписаний об устранении замечаний и правом на обжалование действий должностных лиц, а также подпись в получении 2-го экземпляра Акта.
68. Все сведения о результатах проверки, в том числе о составлении Акта, Протокола вносятся должностным лицом, осуществляющим проверку, в журнал учета мероприятий по контролю. При отсутствии в организации журнала учета мероприятий по контролю в Акте, который составляется по результатам проверок, делается соответствующая запись.
69. Один экземпляр Акта вручается руководителю организации либо его заместителю под расписку либо направляется почтовой связью с уведомлением о вручении руководителю организации либо его заместителю, которое приобщается к экземпляру Акта, остающемуся в Службе.
70. Результаты проверки доводятся до сведения руководителя Службы в срок, не превышающий 2-х календарных дней с момента ее окончания.
Составление протокола об административном правонарушении
71. В случае выявления нарушений законодательства об архивном деле по результатам проверки, после составления Акта и его подписания руководителем организации, уполномоченное должностное лицо Службы составляет Протокол.
72. В Протоколе указывается:
дата и место его составления;
должность, фамилия и инициалы должностного лица Службы, составившего Протокол;
сведения о лице, в отношении которого составляется Протокол;
место, время совершения и событие административного правонарушения;
статья Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение;
объяснение лица, в отношении которого возбуждено дело;
иные сведения, необходимые для разрешения дела.
73. При составлении Протокола лицу, в отношении которого выявлено административное правонарушение, а также иным должностным лицам разъясняются их права и обязанности, о чем делается запись в Протоколе.
74. Основаниями для составления Протокола являются:
непосредственное обнаружение руководителем Службы или его заместителями достаточных данных, указывающих на наличие события административного правонарушения на основании поступившего Акта;
поступившие из правоохранительных органов, а также из других государственных органов, органов местного самоуправления, от общественных объединений материалы, содержащие данные, указывающие на наличие события административного правонарушения;
сообщения и заявления физических и юридических лиц, а также сообщения в средствах массовой информации, содержащие данные, указывающие на наличие события административного правонарушения.
75. Протокол подписывается должностным лицом Службы, имеющим право подписи, и лицом, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении. В случае отказа указанного лица от подписания Протокола в нем делается соответствующая запись.
76. Не позднее чем на следующий день после составления Протокола либо возвращения из командировки должностного лица, его составившего, копии документов передаются руководителю Службы.
77. После составления Протокола руководитель Службы или его заместители в течение 3 суток с момента составления данного Протокола принимают решение о передаче его по подведомственности мировому судье соответствующего судебного участка, уполномоченного рассматривать дела об административных правонарушениях за нарушения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.
78. Один экземпляр Протокола вручается руководителю организации либо его заместителю под расписку в течение 3 суток со дня составления Протокола либо высылается в течение 3 суток заказным письмом с уведомлением о вручении руководителю организации либо его заместителю, которое приобщается к экземпляру Акта, остающемуся в Службе.
79. Копия вынесенного судьей постановления по делу об административном правонарушении приобщается к экземпляру Акта, остающемуся в Службе.
Право подписи документов
80. Справка составляется и подписывается должностным лицом, проводившим проверку, а в случае проверки организаций - источников комплектования Государственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа Справка подписывается должностным лицом, проводившим проверку, и заместителем руководителя Службы - начальником архивного управления (Государственного архива автономного округа).
81. Акт подписывается должностным лицом, проводившим проверку, а в случае проверки организаций - источников комплектования Государственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа Акт подписывается должностным лицом, проводившим проверку, и заместителем руководителя Службы - начальником архивного управления (Государственного архива автономного округа).
82. Протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных статьей 13.20, частью 2 статьи 13.25, частью 1 статьи 19.4, частью 1 статьи 19.5, статьями 19.6, 19.7 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, подписываются руководителем Службы либо его первым заместителем.
83. По результатам проверки представитель контролируемой организации вправе ознакомиться со Справкой, Актом, Протоколом, подписать их и приложить свои замечания в письменном виде, а также знакомиться с иными документами, по результатам проверки.
IV. Порядок и формы контроля
за совершением действий и принятием решений
84. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции (далее - Текущий контроль), осуществляется должностным лицом, назначенным приказом Службы.
85. Периодичность осуществления Текущего контроля устанавливается руководителем Службы.
86. Должностные лица, ответственные за проведение проверок в контролируемых организациях, несут персональную ответственность за полноту и качество выполнения работ.
87. Должностные лица, ответственные за проведение проверок, несут персональную ответственность за обеспечение исполнения государственной функции.
88. Персональная ответственность должностных лиц устанавливается должностными регламентами.
89. Проверки полноты и качества исполнения государственной функции осуществляются на основании приказов Службы.
90. Проверки также могут проводиться по конкретному аргументированному обращению заявителя.
91. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции осуществляют руководитель Службы или его первый заместитель.
92. Контроль включает в себя проведение внутренних проверок, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц Службы.
93. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе исполнения
государственной функции
94. Заявитель, законный представитель заявителя в соответствии с Законом
Ямало-Ненецкого автономного округа от 05.03.2007 № 24-ЗАО "Об обращениях граждан" имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц и специалистов Службы, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции в досудебном и судебном порядке.
95. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление устного или письменного обращения (предложения, заявления или жалобы) в Службу.
96. Предметом досудебного обжалования являются действия (бездействие) должностного лица или специалистов, а также принимаемые решения при исполнении государственной функции Службы, повлекшие за собой нарушение прав, свобод и законных интересов граждан, повлиявшие на результат исполнения государственной функции, в том числе нарушение сроков либо ненадлежащее исполнение процедуры государственной функции.
97. Заявитель, законный представитель заявителя имеет право обратиться с жалобой к руководителю Службы лично или направить письменное обращение (жалобу) со ссылкой на нарушенные нормы действующего законодательства Российской Федерации по адресу, указанному в п. 9
настоящего регламента.
98. При обращении заявителя, законного представителя заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения (жалобы) составляет не более 30 дней со дня его регистрации в Службе.
99. В исключительных случаях руководитель Службы или его первый заместитель вправе продлить срок рассмотрения обращения (жалобы) не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, законного представителя заявителя, направившего обращение (жалобу).
100. В письменном обращении (жалобе) заявитель, законный представитель заявителя в обязательном порядке указывает:
для юридических лиц - наименование юридического лица;
для физических лиц - фамилию;
наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;
суть нарушения прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ на обращение (жалобу);
подпись и дату.
101. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель, законный представитель заявителя прилагает к обращению (жалобе) документы и материалы, подтверждающие изложенные обстоятельства, либо их копии.
102. Заявитель, законный представитель заявителя имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы, знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
103. Руководитель Службы или его первый заместитель:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (жалобы), в случае необходимости - с участием заявителя, направившего обращение (жалобу), или его законного представителя;
запрашивает необходимые для рассмотрения обращения (жалобы) документы и материалы в архивных учреждениях автономного округа, архивных учреждениях других субъектов Российской Федерации, в государственных органах, органах местного самоуправления, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в обращении (жалобе) вопросов.
104. Если в результате рассмотрения обращение (жалоба) признано обоснованным, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета обращения (жалобы) и применению мер ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления государственной услуги.
105. Обращение (жалоба) считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
106. Ответ на обращение (жалобу) подписывается руководителем Службы или его первым заместителем и направляется по почтовому адресу, указанному в обращении (жалобе).
107. Обращение (жалоба) остается без рассмотрения в следующих случаях:
если в обращении (жалобе) не указаны необходимые в соответствии с настоящим регламентом данные о заинтересованном лице;
в случае если текст обращения (жалобы) не поддается прочтению,
в случае если в обращении (жалобе) отсутствуют сведения об обжалуемом решении, действии (бездействии),
в случае если обращение (жалоба) содержит оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностных лиц и (или) специалистов Службы, а также членов их семей.
108. Если в обращении (жалобе) заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми в адрес Службы обращениями (жалобами), и при этом в данном обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Службы или его первый заместитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения (жалобы) и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.
109. По результатам рассмотрения жалобы на решение, действие (бездействие) уполномоченных должностных лиц Служба признает:
правомерными решение или действие (бездействие) уполномоченных должностных лиц и отказывает в удовлетворении жалобы;
решение или действие (бездействие) уполномоченных должностных лиц неправомерным и определяет меры, которые должны быть приняты в целях устранения допущенных нарушений.
110. Действия по реализации решения Службы об удовлетворении жалобы на решение, действие (бездействие) уполномоченных должностных лиц Службы должны быть совершены в течение 10 дней со дня принятия такого решения.
111. О решении Службы заявитель, направивший жалобу, должен быть письменно уведомлен в течение 30 дней с момента регистрации очередного обращения (жалобы) в Службе.
112. Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении обращения (жалобы) направляется заявителю не позднее 30 дней с момента его регистрации в Службе.
113. Заявитель вправе сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, нарушении положений настоящего регламента, противоправных решениях, действиях (бездействии) должностных лиц и специалистов Службы, некорректном поведении или нарушении служебной этики должностных лиц и специалистов Службы, участвующих в предоставлении государственной функции, по номерам телефонов и электронной почте, указанным в настоящем регламенте.
114. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц Службы осуществляется в высшем исполнительном органе государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа - Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа.
115. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействия) и решения Службы, должностных лиц и специалистов Службы, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной функции, в судебном порядке, обратившись с соответствующим заявлением в суд по подсудности, определенной статьями 23 - 26 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, а также в установленные законодательством Российской Федерации сроки.
Приложение № 1
к Административному регламенту
исполнения службой по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
государственной функции осуществления контроля
за соблюдением федерального законодательства
и законодательства Ямало-Ненецкого
автономного округа в области архивного дела
*-------------------------------------------------------*
¦ Начало исполнения государственной функции: утверждение¦
¦ ежегодного графика (плана) проверок ¦
*--------------------------+----------------------------*
¦
\/
+-------------------------------------------------------+
¦Издание приказа Службы о проведении проверки соблюдения¦
¦ законодательства об архивном деле ¦
+--------------------------+----------------------------+
¦
\/
+-------------------------------------------------------+
¦ Направление в организацию уведомления о предстоящей ¦
¦проверке: сроках, предмете и плане-задании проводимого ¦
¦ мероприятия по контролю ¦
+--------------------------+----------------------------+
¦
\/
+-------------------------------------------------------+
¦ Проведение мероприятия по контролю ¦
+--------------------------+----------------------------+
¦
]]> \/
*
* Анализ *
*результатов проверки *
нет * и установление нарушений * да
+---* хранения, комплектования, *---+
¦ * учета и использования * ¦
¦ * * ¦
¦ * * \/
\/ * *
+--------------------+ * *
¦ Составление ¦ * Установление *
¦и подписание справки¦ нет * наличия события * да
+-----+--------------+ +---* административного *---+
¦ ¦ * правонарушения * ¦
\/ \/ * * \/
+--------------------+ +------------------------+ * * +-----------
¦Направление справки ¦ ¦ Составление акта ¦ * ¦
¦ в организацию ¦ ¦ с предписаниями ¦ \/
+-----+--------------+ +-----------+------------+ +--------------------------+
¦ ¦ ¦ Составление протокола ¦
¦ \/ ¦ об административном ¦
¦ +--------------------------------+ ¦ правонарушении ¦
¦ ¦Ознакомление организации с актом¦ +-------------+------------+
¦ +--------------+-----------------+ ¦
¦ ¦ \/
¦ \/ +--------------------------+
¦ +--------------------------------+ ¦ Направление протокола ¦
¦ ¦Внесение сведений о результатах ¦ ¦ об административном ¦
¦ ¦ проверки в журнал учета ¦ ¦ правонарушении мировому ¦
¦ ¦ мероприятий по контролю ¦ ¦ судье ¦
¦ +--------------+-----------------+ +-------------+------------+
¦ ¦ ¦
¦ \/ \/
¦ +--------------------------------+ *--------------------------*
¦ ¦ Предоставление результатов ¦ ¦ Завершение исполнения ¦
¦ ¦ проведения проверки ¦ ¦ государственной функции ¦
¦ ¦ руководителю Службы ¦ *--------------------------*
¦ +--------------+-----------------+
¦ ¦
\/ \/
*-------------------* +------------------------+
¦ Завершение ¦ ¦ Осуществление контроля ¦
¦ исполнения госу- ¦<-+ за устранением ¦
¦дарственной функции¦ ¦ выявленных нарушений ¦
*-------------------* +------------------------+
Приложение № 2
к Административному регламенту
исполнения службой по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
государственной функции осуществления контроля
за соблюдением федерального законодательства
и законодательства Ямало-Ненецкого
автономного округа в области архивного дела
Нумерация пунктов в перечне вопросов, рассматриваемых в ходе проведения проверки, дана в соответствии с официальным текстом документа.
На бланке Службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
Руководителю
_____________________________
_____________________________
_____________________________
(Ф.И.О.)
О проведении проверки соблюдения
законодательства об архивном деле
Уведомляем Вас о том, что в соответствии с Федеральным законом от
22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом
Ямало-Ненецкого автономного округа от 28.12.2005 № 105-ЗАО "Об архивном
деле в Ямало-Ненецком автономном округе" и на основании плана работы службы
по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа на ______ квартал 20__
года ______________________________________________________________________
(ФИО и должность лица, проводящего проверку)
в период с _______ по _______ 20__ года будет проведена проверка соблюдения
законодательства в сфере хранения, комплектования, учета и использования
архивных документов, в том числе документов по личному составу,
образовавшихся в процессе деятельности ___________________________________.
(наименование организации, где
планируется проведение проверки)
Перечень вопросов, рассматриваемых в ходе проведения проверки:
1. Наличие нормативно-методических документов, регламентирующих
организацию документов в делопроизводстве и работу с архивными документами
(инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел организации, положения об
экспертной комиссии организации, приказа о ее создании и протоколов
заседаний комиссии).
2. Назначение распорядительным актом лиц, ответственных за ведение
делопроизводства, учет и хранение архивных документов организации.
3. Порядок оперативного хранения документов в организации.
4. Соблюдение общих правил при формировании дел.
5. Своевременность проведения работ по упорядочению архивных
документов.
6. Условия хранения архивных документов.
8. Иные вопросы, относящиеся к соблюдению законодательства в сфере
архивного дела.
Руководитель службы ___________ _____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
ФИО исполнителя
№ телефона
Приложение № 3
к Административному регламенту
исполнения службой по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
государственной функции осуществления контроля за
соблюдением федерального законодательства
и законодательства Ямало-Ненецкого
автономного округа в области архивного дела
На бланке Службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
О проведении проверки соблюдения законодательства
Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа
в сфере архивного дела в ______________________________
(наименование организации)
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об
архивном деле в Российской Федерации", Законом
Ямало-Ненецкого автономного
округа от 28.12.2005 № 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком
автономном округе" и на основании плана работы службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа на ____ квартал 20__ года,
руководствуясь административным регламентом
исполнения службой по делам
архивов Ямало-Ненецкого автономного округа государственной функции контроля
за соблюдением федерального законодательства и законодательства
Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела, утвержденным
приказом Службы от __________ № ______, приказываю:
1. Провести в период с ___ по ___ __________ 20 __ года проверку
соблюдения законодательства Российской Федерации и Ямало-Ненецкого
автономного округа в сфере архивного дела (состояния хранения, учета,
комплектования и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации, иных архивных документов, в том числе документов по личному
составу) в _______________________________________________________________.
(полное наименование, юридический адрес организации)
2. Проведение проверочных мероприятий поручить ________________________
(фамилия, имя, отчество
___________________________________________________________________________
и должность лица (или лиц), которому(ым) поручено
проведение проверочных мероприятий)
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Руководитель службы ___________ _____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Приложение № 4
к Административному регламенту
исполнения службой по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
государственной функции осуществления контроля за
соблюдением федерального законодательства
и законодательства Ямало-Ненецкого
автономного округа в области архивного дела
СПРАВКА
по результатам проверки соблюдения правил хранения,
комплектования, учета и использования архивных документов
в _______________________________________________________
(наименование организации)
___________________ 200_ г. г. ________________________
(дата составления справки) (место составления справки)
1. Основание для проведения проверки (дата, № приказа), дата проведения
проверки, наименование органа, проводившего проверку, ФИО уполномоченного
должностного лица организации, присутствующего при проведении проверки
2. Цели и задачи проверки _____________________________________________
_______________________________________________________________________
3. Краткая историческая справка об организации ________________________
_______________________________________________________________________
4. Организация работы с документами ___________________________________
_______________________________________________________________________
5. Ведение архива организации _________________________________________
_______________________________________________________________________
6. Условия хранения и наличие архивных документов _____________________
_______________________________________________________________________
7. Рекомендации по итогам проверки ____________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Наименование должности должностного лица
Службы, проводившего проверку ___________ И.О.Фамилия
(подпись)
Со справкой ознакомлены:
Наименование должности руководителя организации ___________ И.О.Фамилия
(подпись)
Председатель экспертной комиссии организации ___________ И.О.Фамилия
(подпись)
Приложение № 5
к Административному регламенту
исполнения службой по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
государственной функции осуществления контроля за
соблюдением федерального законодательства
и законодательства Ямало-Ненецкого
автономного округа в области архивного дела
СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
АКТ ОБСЛЕДОВАНИЯ № _____
________________________ ___ __________ 200_ г.
(место составления)
___________________________________________________________________________
(должность, Ф.И.О. лица, составляющего акт обследования)
действующего на основании приказа службы по делам архивов Ямало-Ненецкого
автономного округа ________________________________________________________
(дата и номер приказа о проведении проверки)
с ____ час. до ____ час. проведено обследование ___________________________
___________________________________________________________________________
(наименование и юридический адрес проверяемой организации)
___________________________________________________________________________
(Ф.И.О., должность руководителя проверяемой организации)
Обследование проведено в присутствии __________________________________
___________________________________________________________________________
(указывается должность и фамилии лиц, участвующих в обследовании)
РЕЗУЛЬТАТЫ ОБСЛЕДОВАНИЯ
В ходе обследования выявлены следующие нарушения: _________________________
___________________________________________________________________________
ПРЕДПИСАНИЕ
В целях устранения выявленных при проверке нарушений необходимо
выполнить следующие мероприятия:
+---+----------------------------------------------------------+----------+
¦ № ¦ Наименование мероприятия ¦ Срок ¦
¦пп ¦ ¦исполнения¦
+---+----------------------------------------------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------------------------------------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------------------------------------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------------------------------------------------+----------+
Указанные в предписании мероприятия являются обязательными для
организаций, должностных лиц, а также граждан.
Невыполнение в установленные сроки предписаний об устранении нарушений
законодательства является административным правонарушением и влечет
ответственность, предусмотренную ч. 1 ст. 19.5 Кодекса Российской Федерации
об административных правонарушениях.
При несогласии с указанными мероприятиями или сроками их выполнения Вам
предоставляется право обжаловать предписание в установленном действующим
законодательством порядке.
___________________________________________________________________________
(подпись о разъяснении ответственности и прав лица,
получившего предписание, расшифровка подписи)
__________ ___________ __________________________________________________
(дата) (подпись) (Ф.И.О. должностного лица, выносящего предписание)
С результатами проверки ознакомлены:
__________ ___________ __________________________________________________
(дата) (подпись) (Ф.И.О. лица, присутствовавшего при обследовании)
__________ ___________ __________________________________________________
(дата) (подпись) (Ф.И.О. лица, присутствовавшего при обследовании)
Предписание для исполнения получил:
__________ ___________ ___________________________________________________
(дата) (подпись) (Ф.И.О. должностного лица, получившего предписание)
Результаты контрольных проверок:
+--------+------------+-----------+-------------------+-------------------+
¦ Дата ¦ Ф.И.О. ¦ № ¦ Заключение и ¦Ф.И.О. должностного¦
¦проверки¦должностного¦мероприятия¦ подпись лица, ¦ лица, подпись ¦
¦ ¦ лица, ¦ ¦ проводившего ¦и дата ознакомления¦
¦ ¦проводившего¦ ¦ проверку ¦ с результатами ¦
¦ ¦ проверку ¦ ¦ ¦ проверки ¦
+--------+------------+-----------+-------------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+------------+-----------+-------------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+------------+-----------+-------------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+------------+-----------+-------------------+-------------------+
Приложение № 6
к Административному регламенту
исполнения службой по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
государственной функции осуществления контроля за
соблюдением федерального законодательства
и законодательства Ямало-Ненецкого
автономного округа в области архивного дела
СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПРОТОКОЛ № ____
об административном правонарушении
__________________ года г. ________________
(дата составления) (место составления)
Протокол составлен на основании статьи _______ Кодекса Российской Федерации
об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) _____________________
___________________________________________________________________________
указать полное наименование должности, фамилию и инициалы лица,
составившего протокол об административном правонарушении
в отношении _______________________________________________________________
указываются сведения о лице, в отношении которого возбуждено
___________________________________________________________________________
дело об административном правонарушении
УСТАНОВИЛ:
Описание административного правонарушения: ____________________________
___________________________________________________________________________
указать сведения о месте, времени совершения
и событии административного правонарушения,
таким образом, нарушены нормы законодательства об архивном деле в
Российской Федерации и Ямало-Ненецком автономном округе ___________________
(наименование
___________________________________________________________________________
законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации
___________________________________________________________________________
и Ямало-Ненецкого автономного округа с указанием их статей или пунктов)
Статья КоАП РФ, предусматривающая административную ответственность за
указанное административное правонарушение: ________________________________
___________________________________________________________________________
Лицо, совершившее правонарушение: _____________________________________
лицо, совершившее правонарушение,
___________________________________________________________________________
а также фамилии, имена, отчества, адреса (места жительства) свидетелей
___________________________________________________________________________
и потерпевших (если имеются свидетели и потерпевшие),
иные необходимые для разрешения дела сведения
Объяснения физического лица или законного представителя юридического
лица, в отношении которых возбуждено дело об административном
правонарушении ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Права и обязанности, предусмотренные ст. 25.1 - 25.10 Кодекса
Российской Федерации об административных правонарушениях (право знакомиться
со всеми материалами дела, давать объяснения, представлять доказательства,
заявлять ходатайства и отводы, пользоваться юридической помощью защитника,
право на ознакомление с протоколом, а также иные процессуальные права и
обязанности, предусмотренные КоАП РФ), разъяснены.
___________________________________________________________________________
(подпись законного представителя привлекаемого
___________________________________________________________________________
к ответственности юридического лица, свидетеля, потерпевшего)
______________________________________ ___________ ____________________
должность лица, составившего протокол подпись инициалы и фамилия
Копию настоящего протокола получил ___ __________ 20__ года
___________________________________________________________________________
подпись лица, в отношении которого ведется производство по делу
об административном правонарушении (его законного представителя)
Копию настоящего протокола получил ___ __________ 20__ года
___________________________________________________________________________
подпись потерпевшего (при наличии)
