ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 25 августа 2009 г. № 1
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ИСПОЛНЕНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ВЕДЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ"
В целях реализации Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006 - 2010 годах, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 года № 1789-р, в соответствии с Постановлением
Правительства Рязанской области от 13.01.2009 № 1 главное архивное управление Рязанской области постановляет:
1) Утвердить административный регламент
по исполнению государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Рязанской области" согласно приложению.
2) Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Заместитель начальника
Т.Д.БАБКИНА
Приложение
к Постановлению
главного архивного управления
Рязанской области
от 25 августа 2009 г. № 1
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ВЕДЕНИЕ
ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО
ФОНДА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент главного архивного управления Рязанской области (далее - Главное управление) по исполнению государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Рязанской области" определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Главного управления, порядок взаимодействия между Федеральным архивным агентством (Росархив), органами управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области, Государственным учреждением Рязанской области "Государственный архив Рязанской области" (ГУ РО "ГАРО") в области архивного дела при осуществлении полномочий по ведению государственного учета документов Архивного фонда Рязанской области.
1.2. В настоящем административном регламенте применяются следующие основные понятия:
- архивное дело в Российской Федерации (далее - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
- архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
- документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
- архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
- Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
- Архивный фонд Рязанской области - является составной частью Архивного фонда Российской Федерации;
- учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
- государственный учет документов Архивного фонда Рязанской области - система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе субъекта Российской Федерации, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом субъекта Российской Федерации сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения;
- документы государственного учета: паспорт архива на 1 января года, следующего за отчетным; карточка фонда; сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января года, следующего за отчетным; сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря текущего года, (Приложения № 1
- 4
);
- орган управления архивным делом муниципального района - структурное подразделение администрации муниципального района (архивный отдел, муниципальный архив, сектор архива), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Рязанской области, а также других архивных документов.
1.3. Исполнение государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Рязанской области" осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст. 4169);
Положением о главном архивном управлении Рязанской области, утвержденным Постановлением Правительства Рязанской области от 11.06.2008 № 104, раздел III, п. 1, пдр. 10
(газета "Рязанские ведомости", выпуск № 111 (3146) от 21.06.2008, стр. 5);
Приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 № 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный № 1344, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 29, 18.07.2005).
1.4. Результатом выполнения данной государственной функции является составление сводных учетных документов:
- сводный "Паспорт муниципальных архивов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" по состоянию на 1 января ____ года";
- фондовый каталог;
- сводные "Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов Рязанской области на 1 декабря ____ года".
Сводные учетные документы составляются для установления количества дел, подлежащих постоянному хранению в государственном, муниципальных, ведомственных архивах области, с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью, планирования и проведения мероприятий для улучшения условий их хранения.
1.5. Для ведения государственного учета документов Архивного фонда Рязанской области органы управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" ежегодно представляют в Главное управление документы государственного учета.
2. Требования к порядку исполнения государственной функции
2.1. Порядок информирования об исполнении
государственной функции
2.1.1. Местонахождение главного архивного управления Рязанской области и его почтовый адрес: 390027, г. Рязань, ул. Лермонтова, д. 9а.
Электронный адрес Главного управления: auro@list.ru.
Телефоны специалистов Главного управления: (4912) 45-02-08, (4912) 45-31-18, (4912) 45-31-08.
Факс: (4912) 45-02-08, (4912) 45-31-18.
2.1.2. График работы специалистов Главного управления:
понедельник - четверг с 9.00 до 18.00;
пятница с 9.00 до 17.00;
обеденный перерыв с 13.00 до 14.00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
2.1.3. Консультации по процедуре исполнения государственной функции проводятся специалистами Главного управления:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- при личном обращении.
2.1.4. При ответах на телефонные звонки специалист Главного управления подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам.
2.1.5. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Главного управления).
2.1.6. При консультировании посредством личного обращения сотрудник Главного управления обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Главного управления.
2.1.7. При письменном обращении разъяснение предоставляется сотрудниками Главного управления в течение 10 (десяти) дней со дня регистрации обращения.
2.1.8. При поступлении обращения по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес отправителя в срок, не превышающий 5 (пяти) дней со дня поступления обращения.
2.2. Условия и сроки исполнения государственной функции
2.2.1. Срок представления результатов исполнения государственной функции (сводный паспорт муниципальных архивов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" на 1 января следующего за отчетным года, сводные сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов и ГУ РО "ГАРО", фондовый каталог) изложен в Регламенте государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, а также в приказе Росархива от 12.10.2006 № 59 "Об утверждении и введении в действие статистической формы планово-отчетной документации архивных учреждений "Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20.. год". В соответствии с данным приказом срок представления - 15 февраля года, последующего за отчетным.
2.2.2. Данная государственная функция исполняется в течение 2 месяцев со дня поступления соответствующих документов в Главное управление.
2.2.3. Органы управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" ежегодно представляют в Главное управление вместе с планово-отчетной документацией следующие документы:
- паспорт архива на 1 января года, следующего за отчетным;
- карточки фондов;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января года, следующего за отчетным;
- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря текущего года.
2.2.4. Результатом представления органами управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" перечисленных выше документов являются:
- составление сводного паспорта муниципальных архивов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным;
- внесение изменений в фондовый каталог;
- составление сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов и ГУ РО "ГАРО".
2.2.5. Критерии принятия решения об отказе в рассмотрении документов следующие:
- представление неполного комплекта документов, перечисленных в п. 2.2.3
;
- несоблюдение форм документов, указанных в приложениях № 1
- 4
Регламента.
2.2.6. Об отказе в рассмотрении документов специалисты Главного управления информируют органы управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" письменно в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня регистрации.
2.3. Требования к местам исполнения государственной функции
2.3.1. Организация приема по проведению консультаций по выполнению государственной функции осуществляется специалистами Главного управления на рабочих местах в соответствии с графиком работы Главного управления (п. 2.1.2)
.
2.3.2. В день назначенной встречи специалист Главного управления обязан лично встретить заинтересованное лицо и проводить его к своему рабочему месту.
3. Административные процедуры
Реализация государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Рязанской области включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация учетных документов;
- анализ учетных документов;
- составление сводных учетных документов;
- регистрация и отправка сводных учетных документов в Росархив.
3.1. Регистрация учетных документов
Основанием для начала административного действия являются поступившие в Главное управление документы.
3.1.1. Представленные органами управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" учетные документы регистрируются специалистом Главного управления, выполняющим данную работу в соответствии со своим должностным регламентом. Документы регистрируются в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ) в день поступления. Одновременно проводится проверка правильности вложения документов в конверты в соответствии с п. 2.2.3
.
3.1.2. В случае обнаружения расхождений в известность ставится специалист Главного управления, курирующий в соответствии с должностным регламентом данный орган управления архивным делом муниципального района и ГУ РО "ГАРО" (далее - ответственный исполнитель). В течение 1 (одного) рабочего дня ответственным исполнителем составляется письменный запрос в орган управления архивным делом муниципального района о необходимости представления недостающих документов. Запрос, подписанный ответственным исполнителем, передается на регистрацию и отправку.
3.1.3. Зарегистрированные учетные документы представляются в день регистрации ответственному исполнителю для последующего рассмотрения и анализа.
3.2. Анализ учетных документов
Основанием для начала административного действия является присвоение документам регистрационного номера.
3.2.1. Анализ учетных документов, представленных органами управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области, осуществляется в течение 5 (пяти) рабочих дней путем сверки цифровых данных сведений об изменениях в составе и объеме фондов, карточек фондов и паспорта архива, сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования и карточек по учету фондов в организациях.
3.2.2. Анализ учетных документов, представленных ГУ РО "ГАРО", осуществляется ответственным исполнителем в течение 7 (семи) рабочих дней путем сверки цифровых данных сведений об изменениях в составе и объеме фондов, карточек фондов и паспорта ГУ РО "ГАРО".
3.2.3. В случае обнаружения расхождений в учетных документах в течение 1 (одного) рабочего дня ответственный исполнитель составляет заключение о состоянии представленных учетных документов в органе управления архивным делом муниципального района Рязанской области и передает его на регистрацию и отправку специалисту, ответственному за регистрацию и отправку документов.
Заключение по учетным документам ГУ РО "ГАРО" после регистрации передается непосредственно директору ГУ РО "ГАРО".
3.2.4. Орган управления архивным делом муниципального района и ГУ РО "ГАРО" устраняют выявленные в учетных документах расхождения в течение 7 (семи) рабочих дней со дня получения заключения и представляют в Главное управление уточненные учетные документы.
3.3. Составление сводных учетных документов
Основанием для начала административного действия является проведенный анализ учетных документов.
3.3.1. Прошедшие анализ учетные документы передаются специалистам Главного управления, отвечающим по своим должностным регламентам за ведение различных видов сводных учетных документов.
3.3.2. Специалист Главного управления, отвечающий за ведение фондового каталога, в течение 20 (двадцати) рабочих дней вносит изменения в карточки фондов на основании сведений об изменениях в составе и объеме фондов, представленных ответственными исполнителями.
3.3.3. Заместитель начальника Главного управления, отвечающий за составление сводного паспорта по муниципальным архивам Рязанской области, на основании паспортов муниципальных архивов Рязанской области в течение 2 (двух) рабочих дней составляет сводный паспорт муниципальных архивов Рязанской области по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным.
3.3.4. Ответственный исполнитель представляет уточненные сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования специалисту Главного управления, отвечающему за составление сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования. Сводные сведения составляются в течение 7 (семи) рабочих дней и передаются заместителю начальника Главного управления.
3.3.5. Заместитель начальника Главного управления в течение 1 (одного) рабочего дня проверяет правильность составления сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования и вместе со сводным паспортом муниципальных архивов Рязанской области и паспортом ГУ РО "ГАРО" передает их на подпись начальнику Главного управления.
3.4. Регистрация и отправка сводных
учетных документов в Росархив
Основанием для начала административного действия является подписание сводных учетных документов начальником Главного управления.
3.4.1. Подписанные начальником Главного управления сводные учетные документы в тот же день передаются на регистрацию и отправку.
3.4.2. Регистрация и отправка исходящих документов проводится специалистом Главного управления, отвечающим по своему должностному регламенту за регистрацию и отправку документов, в течение 2 (двух) рабочих дней. Исходящие документы регистрируются в журнале РКФ.
4. Порядок и формы контроля за исполнением
государственной функции
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по осуществлению государственной функции, и принятием решений специалистами осуществляется начальником и заместителем начальника Главного управления.
Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается начальником Главного управления.
4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами Главного управления положений настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.
Периодичность проведения проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании годового плана работы) и внеплановый характер.
4.3. Главное управление осуществляет текущий контроль за своевременностью, полнотой и качеством представления учетных документов органами управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО".
4.4. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции формируется комиссия, в состав которой включаются ответственные работники Главного управления.
Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.5. За нарушение требований настоящего административного регламента государственные гражданские служащие Главного управления привлекаются к дисциплинарной ответственности.
5. Порядок обжалования действий при
исполнении государственной функции
5.1. Органы управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" (далее - заявитель) имеют право обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента.
5.2. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Главного управления могут быть обжалованы:
- начальнику Главного управления;
- в Правительство Рязанской области;
- в Росархив;
- в судебном порядке.
5.3. Жалоба на действия (бездействие) уполномоченного должностного лица Главного управления подается в письменной форме и должна содержать:
- наименование государственного органа, в который направляется жалоба;
- наименование должности, фамилию, имя и отчество уполномоченного должностного лица, действия (бездействие) которого обжалуются;
- фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, подающего жалобу, почтовый адрес для направления ответа;
- подпись заявителя и дату;
- существо обжалуемого действия (бездействия).
5.4. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
5.5. Письменная жалоба, поступившая в Главное управление, является основанием для начала процедуры досудебного обжалования. Жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.
В исключительных случаях начальник Главного управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
5.6. Начальник Главного управления:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.
5.7. По результатам рассмотрения жалобы начальник Главного управления принимает решение об удовлетворении требований заявителя и о признании неправомерным действия (бездействия) должностного лица Главного управления лица либо об отказе в удовлетворении жалобы.
Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю.
5.8. Жалоба заявителя не рассматривается в следующих случаях:
- отсутствие сведений об обжалуемых действиях (бездействии) и решении (в чем выразилось, кем принято), о фамилии заявителя, почтовом адресе или адресе электронной почты, по которому должен быть направлен ответ;
- отсутствие подписи заявителя;
- если предметом жалобы является решение, принятое в судебном порядке;
- содержание нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу работника Главного управления, а также членов его семьи;
- текст письменной жалобы не поддается прочтению;
- если в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом не приводятся новые доводы и обстоятельства.
Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляется заявителю не позднее 20 дней с момента ее регистрации.
5.9. Заявитель вправе в порядке, установленном законодательством о гражданском судопроизводстве, обратиться в суд за защитой нарушенных или оспариваемых прав и законных интересов, связанных с действиями (бездействием) должностных лиц Главного управления при исполнении ими требований настоящего административного регламента.
Порядок подачи, порядок рассмотрения и порядок разрешения жалоб, направляемых в суды, определяются законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.
Приложение 1
к административному регламенту
по исполнению государственной функции
"Ведение государственного учета
документов Архивного фонда
Рязанской области"
________________________________
Наименование и адрес получателя
Кем представляется ____________________________________
ПАСПОРТ
_____________________ архива на 1 января 200_ года
1. Состав и объем архивных документов
+----------------+------+------+------------------------------+-----------+
¦ Показатели ¦ Код ¦Коли- ¦ Количество ед. хр. ¦ Кол-во ¦
¦ ¦строки¦чество+-----+------------------------+ ед. хр., ¦
¦ ¦ ¦фондов¦Всего¦ В том числе ¦принятых на¦
¦ ¦ ¦ ¦ +-------+-------+--------+ временное ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ вне- ¦секрет-¦учтенных¦ хранение ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦сенных ¦ ных ¦ особо ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦в описи¦ ¦ ценных ¦ ¦
+----------------+------+------+-----+-------+-------+--------+-----------+
¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+----------------+------+------+-----+-------+-------+--------+-----------+
¦Документы на¦ 101 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦бумажной основе.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Всего: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+------+------+-----+-------+-------+--------+-----------+
¦в том числе:¦ 102 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Управленческая ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦документация ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+------+------+-----+-------+-------+--------+-----------+
¦Документы ¦ 103 ¦ ¦ ¦ ¦ х ¦ ¦ ¦
¦личного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦происхождения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+------+------+-----+-------+-------+--------+-----------+
¦НТД ¦ 104 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+------+------+-----+-------+-------+--------+-----------+
¦Документы по л/с¦ 105 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ х ¦ ¦
+----------------+------+------+-----+-------+-------+--------+-----------+
¦Кинодокументы ¦ 106 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+------+------+-----+-------+-------+--------+-----------+
¦Фотодокументы ¦ 107 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+------+------+-----+-------+-------+--------+-----------+
¦Фонодокументы ¦ 108 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+------+------+-----+-------+-------+--------+-----------+
¦Видеофонограммы ¦ 109 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+------+------+-----+-------+-------+--------+-----------+
¦МЧД ¦ 110 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+------+------+-----+-------+-------+--------+-----------+
¦Микроформы на¦ 111 ¦ ¦ ¦ ¦ х ¦ ¦ ¦
¦правах ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦подлинников ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+------+------+-----+-------+-------+--------+-----------+
¦Итого: ¦ 112 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+------+------+-----+-------+-------+--------+-----------+
Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке
+-----------------------------------------+------+------------------------+
¦ Показатели ¦ Код ¦ Количество ед. учета ¦
¦ ¦строки+-----+------------------+
¦ ¦ ¦Всего¦ в том числе ¦
¦ ¦ ¦ ¦внесенных в описи ¦
+-----------------------------------------+------+-----+------------------+
¦ А ¦ Б ¦ 2 ¦ 3 ¦
+-----------------------------------------+------+-----+------------------+
¦Кинодокументы ¦ 106 ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------------+------+-----+------------------+
¦Фонодокументы ¦ 108 ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------------+------+-----+------------------+
¦Видеофонограммы ¦ 109 ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------------+------+-----+------------------+
¦МЧД ¦ 110 ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------------+------+-----+------------------+
¦Микроформы на правах подлинников (кадров)¦ 111 ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------------+------+-----+------------------+
¦Документы л/п, не внесенные в описи¦ 103 ¦ ¦ ¦
¦(документов) ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------------+------+-----+------------------+
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
+-----------------------+------+------------------+-----------------------+
¦ Показатели ¦ Код ¦Количество ед. хр.¦Объем страхового фонда ¦
¦ ¦строки+----------+-------+--------+--------------+
¦ ¦ ¦ скопиро- ¦имеющих¦ кол-во ¦кол-во ед. хр.¦
¦ ¦ ¦ванных для¦ фонд ¦ кадров ¦ страхового ¦
¦ ¦ ¦страхового¦пользо-¦негатива¦ фонда ¦
¦ ¦ ¦ фонда ¦ вания ¦ ¦ ¦
+-----------------------+------+----------+-------+--------+--------------+
¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-----------------------+------+----------+-------+--------+--------------+
¦Документы на бумажной¦ 201 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦основе. Всего: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+------+----------+-------+--------+--------------+
¦в том числе:¦ 202 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Управленческая ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦документация ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+------+----------+-------+--------+--------------+
¦Документы личного ¦ 203 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦происхождения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+------+----------+-------+--------+--------------+
¦НТД ¦ 204 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+------+----------+-------+--------+--------------+
¦Документы по л/с ¦ 205 ¦ х ¦ ¦ х ¦ х ¦
+-----------------------+------+----------+-------+--------+--------------+
¦Кинодокументы ¦ 206 ¦ ¦ ¦ х ¦ ¦
+-----------------------+------+----------+-------+--------+--------------+
¦Фотодокументы ¦ 207 ¦ ¦ ¦ х ¦ ¦
+-----------------------+------+----------+-------+--------+--------------+
¦Фонодокументы ¦ 208 ¦ ¦ ¦ х ¦ ¦
+-----------------------+------+----------+-------+--------+--------------+
¦Видеофонограммы ¦ 209 ¦ ¦ ¦ х ¦ ¦
+-----------------------+------+----------+-------+--------+--------------+
¦МЧД ¦ 210 ¦ ¦ ¦ х ¦ ¦
+-----------------------+------+----------+-------+--------+--------------+
¦Микроформы на правах¦ 211 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦подлинников ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+------+----------+-------+--------+--------------+
¦Итого: ¦ 212 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+------+----------+-------+--------+--------------+
3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам
3.1. Описи. Каталоги. Базы данных:
+---------------+------+---------------+----------------------------+--------------+
¦ Показатели ¦ Код ¦ Кол-во описей ¦ Закаталогизировано ¦ Создано баз ¦
¦ ¦строки¦ (книг учета и ¦ ¦ данных о ¦
¦ ¦ ¦ описания) ¦ ¦ составе и ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ содержании ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документов ¦
¦ ¦ +-----+---------+------+------+--------------+------+-------+
¦ ¦ ¦Всего¦Из них в ¦Кол-во¦Кол-во¦ Кол-во ¦Кол-во¦Информ.¦
¦ ¦ ¦ ¦ полном ¦фондов¦ ед. ¦ составленных ¦ БД ¦ объем ¦
¦ ¦ ¦ ¦комплекте¦ ¦ хр. ¦ карточек ¦ ¦ (в ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-----+--------+ ¦Мбайт) ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ед. ¦всего¦ из них ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦учета ¦ ¦включен.¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ в ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦каталоги¦ ¦ ¦
+---------------+------+-----+---------+------+------+-----+--------+------+-------+
¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---------------+------+-----+---------+------+------+-----+--------+------+-------+
¦Документы на¦ 301 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦бумажной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦основе. Всего: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+------+-----+---------+------+------+-----+--------+------+-------+
¦в том числе:¦ 302 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Управленческая ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦документация ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+------+-----+---------+------+------+-----+--------+------+-------+
¦Документы ¦ 303 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦личного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦происхождения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+------+-----+---------+------+------+-----+--------+------+-------+
¦НТД ¦ 304 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+------+-----+---------+------+------+-----+--------+------+-------+
¦Документы по¦ 305 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦л/с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+------+-----+---------+------+------+-----+--------+------+-------+
¦Кинодокументы ¦ 306 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+------+-----+---------+------+------+-----+--------+------+-------+
¦Фотодокументы ¦ 307 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+------+-----+---------+------+------+-----+--------+------+-------+
¦Фонодокументы ¦ 308 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+------+-----+---------+------+------+-----+--------+------+-------+
¦Видеофонограммы¦ 309 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+------+-----+---------+------+------+-----+--------+------+-------+
¦МЧД ¦ 310 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+------+-----+---------+------+------+-----+--------+------+-------+
¦Микроформы на¦ 311 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦правах ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦подлинников ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+------+-----+---------+------+------+-----+--------+------+-------+
¦Итого: ¦ 312 ¦ ¦ ¦ +------+ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+------+-----+---------+------+------+-----+--------+------+-------+
3.2. Справочно-информационные издания:
+---------------------------------------------------+----------+----------+
]]>¦хранящие ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦фонодокументы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+------+-----+--------+-------+-----+-------+------+-----+-------+------+--------+
¦Организации, ¦ 407 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦хранящие ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦видеозаписи ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦(всего) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+------+-----+--------+-------+-----+-------+------+-----+-------+------+--------+
¦В т.ч.¦ 408 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦негосударственные¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦организации, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦хранящие ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦видеозаписи ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+------+-----+--------+-------+-----+-------+------+-----+-------+------+--------+
5. Сведения об организациях, хранящих документы отраслевых фондов
+------------------+------+--------+--------------------------------------+
¦ Показатели ¦ Код ¦ Всего ¦ Количество единиц хранения ¦
¦ ¦строки¦ единиц +--------------+--------+--------------+
¦ ¦ ¦хранения¦ Крайние даты ¦ Из них ¦ Крайние даты ¦
¦ ¦ ¦ +-------+------+внесено +-------+------+
¦ ¦ ¦ ¦началь-¦конеч-¦в описи,¦началь-¦конеч-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ная ¦ ная ¦ книги ¦ ная ¦ ная ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦учета и ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦описания¦ ¦ ¦
+------------------+------+--------+-------+------+--------+-------+------+
¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+------------------+------+--------+-------+------+--------+-------+------+
¦Научно-техническая¦ 502 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦документация ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+------+--------+-------+------+--------+-------+------+
¦Кинодокументы ¦ 503 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+------+--------+-------+------+--------+-------+------+
¦Фотодокументы ¦ 504 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+------+--------+-------+------+--------+-------+------+
¦Фонодокументы ¦ 505 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+------+--------+-------+------+--------+-------+------+
¦Видеозаписи ¦ 506 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+------+--------+-------+------+--------+-------+------+
¦Документы на¦ 507 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦машинных носителях¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+------+--------+-------+------+--------+-------+------+
+------+------------------------------------------------------------------+
¦ Код ¦ Количество организаций ¦
¦строки+-------+----------------------------------------------------------+
¦ ¦ Всего ¦ Из них имеют ¦
¦ ¦ +-----------------------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ помещения для хранения документов ¦ штатных работников ¦
+------+-------+-----------------------------------+----------------------+
¦ А ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
+------+-------+-----------------------------------+----------------------+
¦ 501 ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-------+-----------------------------------+----------------------+
______________ 200_ года ___________________________
(подпись руководителя)
исполнитель
Приложение 5
к административному регламенту
по исполнению государственной функции
"Ведение государственного учета
документов Архивного фонда
Рязанской области"
БЛОК-СХЕМА
последовательности действий при исполнении
государственной функции "Ведение государственного учета
документов Архивного фонда Рязанской области"
УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ
+-------+
¦ ¦ Внешний документ
+-------/
_______
/ \
¦ ¦ Начало или завершение государственной функции
\_______/
+-------+
¦ ¦ Операция, действие, мероприятие
+-------+
/\
/ \ Ситуация выбора, принятия решения
\ /
\/
БЛОК-СХЕМА
+-----------+ +--------------------------------+
¦ГУРО "ГАРО"¦ ¦Органы управления архивным делом¦
+----------++ ¦ муниципальных районов ¦
¦ +-+------------------------------+
\/ \/
+--------------------------+
¦ Учетные документы ¦
+------------+-------------/
¦
\/
---------------------------
/ Начало осуществления \
¦ государственной функции. ¦
¦ В Главное управление ¦
¦поступили учетные документы¦
\___________________________/
¦
\/
+---------------------------+
¦ Регистрация учетных ¦
¦ документов и проверка ¦
¦ комплектности и соблюдения¦
¦ форм представленных ¦
¦ документов ¦
+-------------+-------------+
\/
/ \
/ \
Нет /Препятствия \ Да
+--------/ для регистрации\----------+
\/ \учетных документов/ \/
+--------------+\ отсутствуют / +----------------+
¦ Заключение о ¦ \ / ¦Передача учетных¦
¦несоответствии¦ \ / ¦ документов ¦
¦ учетных ¦ \ / ¦ ответственному ¦
¦ документов ¦ ¦ исполнителю ¦
+--------------+ +-------+--------+
+----------------+
\/
+-------------------------------------------+
¦Анализ учетных документов, принятие решения¦
¦ о рассмотрении учетных документов ¦
+-----------------+-------------------------+
\/
/ \
/ \
Нет /Препятствия \ Да
+--------/для рассмотрения\----------+
\/ \учетных документов/ ¦
+--------------+\ отсутствуют / ¦
¦ Заключение о ¦ \ / ¦
¦расхождениях в¦ \ / ¦
¦ учетных ¦ \ / ¦
¦ документах ¦ ¦
+--------------+ ¦
+------------------+-------------+-+
\/ \/ \/
+----------------+ +-----------------+ +------------------+
¦Передача учетных¦ ¦Передача учетных ¦ ¦ Передача учетных ¦
¦ документов для ¦ ¦ документов для ¦ ¦ документов для ¦
¦ составления ¦ ¦ составления ¦ ¦внесения изменений¦
¦сводных сведений¦ ¦сводного паспорта¦ ¦в фондовый каталог¦
+-------+--------+ +--------+--------+ +--------+---------+
\/ \/ \/
+----------------+ +---------------+ +--------------------+
¦ Специалист ¦ ¦ Специалист ¦ ¦ Специалист Главного¦
¦ Главного ¦ ¦ Главного ¦ ¦ управления вносит ¦
¦ управления ¦ ¦ управления ¦<-+изменения в фондовый¦
¦ составляет ¦ ¦ составляет ¦ ¦ каталог ¦
¦сводные сведения¦ ¦сводный паспорт¦ +--------------------+
+-------+--------+ +-------+-------+
\/ \/
+----------------------------------+
¦ Проверка заместителем начальника ¦
¦ Главного управления правильности ¦
¦ составления сводных учетных ¦
¦ документов ¦
+-----------------+----------------+
\/
+----------------------------------+
¦ Подписание начальником Главного ¦
¦ управления сводных учетных ¦
¦ документов ¦
+-----------------+----------------+
\/
+----------------------------------+
¦ Регистрация и отправка сводных ¦
¦ учетных документов в РОСАРХИВ ¦
+-----------------+----------------+
\/
---------------------------------
/ Завершение исполнения \
¦ государственной функции ¦
\_________________________________/
