АРХИВНЫЙ КОМИТЕТ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 25 декабря 2008 г. № 15
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ИСПОЛНЕНИЯ
АРХИВНЫМ КОМИТЕТОМ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ФУНКЦИИ ПО СОГЛАСОВАНИЮ И УТВЕРЖДЕНИЮ НОРМАТИВНЫХ,
УЧЕТНЫХ И МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
И АРХИВНОМУ ДЕЛУ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ
МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ, ОРГАНИЗАЦИЙ -
ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГУ "ЛЕНИНГРАДСКИЙ ОБЛАСТНОЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ В Г. ВЫБОРГЕ"
И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Во исполнение постановления
Правительства Ленинградской области от 25 августа 2008 года № 249 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) органами исполнительной власти Ленинградской области" приказываю:
1. Утвердить Административный регламент
исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции по согласованию и утверждению нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу государственных органов, органов местного самоуправления Ленинградской области, организаций - источников комплектования государственного учреждения "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" и муниципальных архивов Ленинградской области (далее - Административный регламент) согласно приложению.
2. Отделу формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов обеспечить контроль исполнения государственным учреждением "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" Административного регламента
.
3. Рекомендовать руководителям архивных отделов (архивных секторов) администраций муниципальных образований и муниципальных архивов Ленинградской области организовать работу по исполнению Административного регламента
.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Председатель
архивного комитета
Ленинградской области
В.Малинко
УТВЕРЖДЕН
приказом
архивного комитета
Ленинградской области
от 25.12.2008 № 15
(приложение)
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ АРХИВНЫМ КОМИТЕТОМ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО СОГЛАСОВАНИЮ И УТВЕРЖДЕНИЮ
НОРМАТИВНЫХ, УЧЕТНЫХ И МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И АРХИВНОМУ ДЕЛУ ГОСУДАРСТВЕННЫХ
ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ЛЕНИНГРАДСКОЙ
ОБЛАСТИ И ОРГАНИЗАЦИЙ - ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГУ
"ЛЕНИНГРАДСКИЙ ОБЛАСТНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ В Г. ВЫБОРГЕ"
И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
Наименование государственной функции
1. Административный регламент исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции по согласованию и утверждению нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу государственных органов, органов местного самоуправления Ленинградской области и организаций - источников комплектования архивов (далее - государственная функция) разработан в целях реализации Концепции
административной реформы в Российской Федерации в 2006-2008 годах и плана мероприятий по проведению административной реформы в Российской Федерации в 2006-2008 годах, одобренных распоряжением Правительства Российской Федерации от 25.10.2005 № 1789-р, а также повышения качества исполнения и доступности государственной функции, определяет сроки и последовательность административных действий (процедур).
В целях настоящего регламента применяются следующие понятия:
- нормативные документы - инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях, подготовленные организациями - источниками комплектования архивов;
- учетные документы - описи дел постоянного хранения и по личному составу, перечни особо ценных документов, акты, подготовленные организациями - источниками комплектования архивов, о неисправимых повреждениях документов, о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, о выделении к уничтожению документов и дел из фондов государственных архивов;
- методические документы - методические пособия, рекомендации, памятки учреждений архивной службы Ленинградской области.
Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции
2. Исполнение государственной функции по согласованию и утверждению нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу государственных органов, органов местного самоуправления Ленинградской области и организаций - источников комплектования архивов (далее организации - источники комплектования архивов) осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией
Российской Федерации;
Федеральным законом
от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации;
областным законом
от 29.12.2005 № 124-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельными государственными полномочиями Ленинградской области в сфере архивного дела";
приказом
Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
приказом
Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти";
постановлением
Правительства Ленинградской области от 06.06.2008 № 166 "Об утверждении Положения об архивном комитете Ленинградской области и штатного расписания архивного комитета Ленинградской области";
Инструкцией
по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области, утвержденной постановлением Губернатора Ленинградской области от 29.12.2005 № 253-пг;
Положением о центральной экспертно-проверочной методической комиссии архивного комитета Ленинградской области и Регламентом ее работы, утвержденными приказом архивного комитета Ленинградской от 09.12.2008 № 9.
Орган исполнительной власти Ленинградской области, исполняющий государственную функцию
3. Исполнение государственной функции осуществляется архивным комитетом Ленинградской области (далее - комитет). Технологическое обеспечение государственной функции осуществляется специалистами отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов (далее - специалисты). Почтовый адрес комитета: 191311, Санкт-Петербург, Суворовский пр., д. 67. Адрес места нахождения комитета: 191311, Санкт-Петербург, ул. Смольного д. 3, тел. (812) 274-93-62, факс (812) 710-00-81, e-mail: aklo18@mail.ru.
4. В процессе исполнения государственной функции осуществляется взаимодействие со следующими государственными органами, органами местного самоуправления Ленинградской области и организациями:
- Федеральным архивным агентством;
- государственным учреждением "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГУ ЛОГАВ);
- архивными отделами (архивными секторами) администраций муниципальных образований и муниципальными архивами Ленинградской области;
- государственными и муниципальными музеями и библиотеками, хранящими документы Архивного фонда Российской Федерации;
- организациями - источниками комплектования ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов.
5. Процедура взаимодействия с вышеуказанными органами и организациями определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации, настоящим регламентом.
II. Порядок исполнения государственной функции
Информирование об исполнении государственной функции
6. Информирование об исполнении государственной функции осуществляется специалистами комитета в соответствии с графиком работы по телефону, по письменным обращениям, посредством личного обращения представителей организаций - источников комплектования архивов.
7. График работы специалистов архивного комитета Ленинградской области:
понедельник-четверг - 9.00-18.00
пятница - 9.00-17.00
суббота, воскресенье - выходные дни.
8. Информирование представителей организаций - источников комплектования архивов при личном обращении осуществляется специалистами комитета на рабочем месте в соответствии с графиком работы (пункт 7)
. Специалист комитета, ответственный за прием, обязан принять представителей организаций - источников комплектования архивов в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе представителя организации - источника комплектования архива на другой день или другое время. В день назначенной встречи специалист комитета обязан заказать пропуск представителям организаций - источников комплектования архивов для осуществления информирования о порядке и сроках исполнения государственной функции. По прибытии представителей организаций - источников комплектования архивов специалист комитета обязан их лично встретить и проводить к своему рабочему месту.
9. При ответах на устные обращения (по телефону или лично) специалист комитета подробно и корректно информирует обратившихся о порядке и сроках исполнения государственной функции, основаниях для отказа в исполнении государственной функции, а также представляет иную интересующую информацию, при этом ответ следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился представитель организации - источника комплектования архива, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста комитета. При невозможности ответить на поставленный вопрос необходимо переадресовать обратившегося к другому должностному лицу или сообщить телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
10. При информировании о процедуре исполнения государственной функции по письменным обращениям представителей организаций - источников комплектования архивов ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
Результаты исполнения государственной функции
11. Конечным результатом исполнения государственной функции является:
11.1. Решение комитета о согласовании после рассмотрения Центральной экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЦЭПМК) списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов (внесения изменений в списки), инструкций по делопроизводству, примерных и индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях, описей дел по личному составу, актов: о неисправимых повреждениях документов, о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, представленными организациями - источниками комплектования архивов, организациями-банкротами, не являющимися источниками комплектования, о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, о выделении к уничтожению документов и дел из фондов государственных архивов (за период до 1945 года), методических пособий, рекомендаций, памяток учреждений архивной службы Ленинградской области.
11.2. Решение комитета об утверждении описей дел постоянного хранения после проведения научно-технической обработки, описей дел постоянного хранения, составленных и переработанных работниками муниципальных архивов, перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение в ГУ ЛОГАВ.
11.3. Решение комитета об отказе в согласовании и в утверждении нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу организациям - источникам комплектования архивов.
11.4. Вынесение рекомендаций комитета по результатам обсуждения на ЦЭПМК предложений ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов по разработке (переработке) нормативных правовых актов и методических рекомендаций отраслевого значения по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивов, предложений по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, предложений по спорным вопросам, возникающим при отборе документов на государственное хранение, информации о работе ЭПМК ГУ ЛОГАВ, муниципальных архивов и ЭК организаций, информации по совершенствованию архивной работы в организациях - источниках комплектования ГУ ЛОГАВ.
Рекомендации ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области в необходимых случаях направляются на рассмотрение ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве.
Решение ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области о согласовании и утверждении нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу организаций - источников комплектования архивов оформляется в виде грифа согласования и утверждения документа, расположенного ниже реквизита части последнего листа в соответствии с ГОСТом Р.6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст), подписанное председателем и секретарем ЦЭПМК после утверждения протокола заседания ЦЭПМК председателем комитета.
Основание для исполнения государственной функции
12. Основанием для исполнения государственной функции является представление в комитет с сопроводительными письмами, подписанными руководителями организаций - источников комплектования архивов или их заместителями, следующих проектов документов:
- списки организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов (внесение изменений в списки);
- инструкции по делопроизводству;
- примерные и индивидуальные номенклатуры дел;
- положения об архивах;
- положения об экспертных комиссиях;
- описи дел по личному составу;
- акты о неисправимых повреждениях документов;
- акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
- акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;
- акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов государственных архивов;
- методические пособия, рекомендации, памятки учреждений архивной службы Ленинградской области;
- описи дел постоянного хранения;
- перечни особо ценных документов, хранящихся в ГУ ЛОГАВ;
- выписку из протокола заседаний экспертной комиссии (ЭК) по этому вопросу (решение ЭК).
Условия и сроки исполнения государственной функции
13. Исполнение государственной функции осуществляется по запросам организаций - источников комплектования архивов в течение 30 дней со дня поступления необходимых документов в комитет.
14. Комитет осуществляет государственную функцию бесплатно.
Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции
15. Основанием для отказа в исполнении государственной функции является непредставление комплекта указанных документов, перечисленных в пункте 12
, ненадлежащее оформление представленных документов. Об отказе в исполнении государственной функции организации - источники комплектования архивов информируются по телефону, письменно не позднее 3 дней со дня поступления документа.
III. Административные процедуры
Описание последовательности действий (процедур) при исполнении государственной функции
16. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
регистрация документов, поступивших от организаций - источников комплектования архивов, и передача их на исполнение;
анализ нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу, указанных в пункте 12
;
рассмотрение указанных в пункте 12
нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу на заседании ЦЭПМК.
Регистрация документов, поступивших от организаций - источников комплектования архивов, и передача их на исполнение
17. Прием и регистрацию документов, поступивших от организаций - источников комплектования архивов, осуществляет специалист комитета, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции. При этом специалист проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.
18. Зарегистрированный документ направляется на рассмотрение председателю комитета. После получения резолюции документ поступает председателю ЦЭПМК. Председатель ЦЭПМК определяет специалиста, ответственного за подготовку рассмотрения проектов нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу на заседании ЦЭПМК, и передает документы секретарю ЦЭПМК.
19. Секретарь ЦЭПМК:
совместно с ответственным исполнителем комитета проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПМК. При выявлении в ходе проверки документов нарушений, указанных в пункте 13
настоящего регламента, секретарь ЦЭПМК информирует об этом исполнителей организаций - источников комплектования архивов;
регистрирует полученные документы в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПМК;
включает рассмотрение вопроса о согласовании проектов нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу в план работы ЦЭПМК;
передает документы исполнителю - специалисту комитета, ответственному за проведение анализа и подготовку заключения (проекта решения).
В случае если по истечении 10 рабочих дней организации - источники комплектования архивов не представят в адрес комитета необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЦЭПМК готовит уведомление с обоснованием отказа в исполнении государственной функции за подписью председателя комитета или его заместителя и не позднее трех рабочих дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания) направляет его заявителю по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма.
20. Проекты нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу направляются на заключение членам ЦЭПМК.
21. Срок рассмотрения проектов нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу определяется председателем комитета, но не может превышать более одного месяца.
22. Копии полученных заключений передаются секретарем ЦЭПМК ответственным исполнителям организаций - источников комплектования архивов для анализа полученных замечаний и подготовки свода замечаний.
23. Свод принятых и отклоненных замечаний, подготовленных организациями - источниками комплектования архивов, через секретаря ЦЭПМК передается ответственному исполнителю - специалисту комитета не позднее 7 дней с момента получения информации.
24. Ответственный исполнитель - специалист комитета с учетом анализа свода замечаний и предложений рецензентов и членов ЦЭПМК готовит заключение на проект нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу и проект решения ЦЭПМК и представляет их вместе с документами, поступившими от организаций - источников комплектования архивов (пункт 12)
, председателю ЦЭПМК.
25. Председатель ЦЭПМК визирует заключение и проект решения ЦЭПМК и передает полученные документы секретарю ЦЭПМК для включения в повестку дня очередного заседания ЦЭПМК.
26. Повестка дня очередного заседания ЦЭПМК и весь комплекс рассматриваемых документов секретарем ЦЭПМК передаются председателю ЦЭПМК, членам ЦЭПМК не позднее чем за 7 дней до заседания.
27. Рассмотрение нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу на заседании ЦЭПМК осуществляется с процедурой подготовки и проведения заседаний ЦЭПМК один раз в месяц (последняя пятница месяца) в 11 часов, а также по мере необходимости.
28. Решение ЦЭПМК о согласовании, утверждении нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу после утверждения протокола заседания ЦЭПМК председателем комитета подписывается председателем ЦЭПМК и секретарем ЦЭПМК и направляется в адрес организаций - источников комплектования архивов, представивших проекты. Решение ЦЭПМК может направляться в виде выписки из протокола заседания ЦЭПМК по вопросам обеспечения сохранности документов в организациях - источниках комплектования архивов, выделении к уничтожению документов и дел из фондов ГУ ЛОГАВ (за период до 1945 года).
Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
29. Контроль за совершением действий и принятием решений осуществляет председатель ЦЭПМК, сроки представления информации о выполнении решений ЦЭПМК (если они необходимы) определены в тексте решения. Снятие с контроля решений ЦЭПМК осуществляется председателем ЦЭПМК.
30. Секретарь ЦЭПМК организует оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушения сроков исполнения, информирует председателя ЦЭПМК о ходе выполнения решений.
Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной функции
31. Организации - источники комплектования архивов (либо их представители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего регламента (далее - жалоба), письменно непосредственно к председателю комитета или к его заместителю.
32. В жалобе указываются:
полное наименование организации - источника комплектования архива (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя);
почтовый адрес; предмет жалобы;
подпись;
дата.
33. Жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.
34. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и привлечении к ответственности специалиста, допустившего нарушение в ходе исполнения государственной функции, которые повлекли за собой жалобу.
35. Организации - источнику комплектования архива направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
36. Жалоба организации - источника комплектования архива считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.
37. Если организация - источник комплектования архива не удовлетворена решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Управление по Северо-Западному федеральному округу территориального органа Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по адресу: 190000, Санкт-Петербург, ул. Малая Морская, д. 17.
Приложение
к Регламенту
СВОД ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ (РАЗНОГЛАСИЙ)
к __________________________________________________
(наименование документа)
┌───┬─────────┬──────────┬──────────────────────┬─────────────────────────┐
│ № │ Автор │Содержание│ Мнение разработчика │Заключение ответственного│
│п/п│замечания│замечания │ документа <*>
│исполнителя - специалиста│
├───┼─────────┼──────────┼──────────────────────┼─────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
└───┴─────────┴──────────┴──────────────────────┴─────────────────────────┘
--------------------------------
<*> В данной графе приводится заключение о согласии с замечаниями или аргументы в пользу отклонения замечания.
