МЭР ГОРОДА ИРКУТСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 8 мая 2008 г. № 031-10-457/8
О РЕГЛАМЕНТЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА
(в ред. распоряжений мэра г. Иркутска
от 16.07.2008 № 031-10-870/8
, от 24.03.2009 № 031-10-300/9
)
В целях повышения эффективности деятельности администрации города Иркутска, оптимизации документооборота, приведения Регламента
работы администрации города Иркутска в соответствие с федеральным законодательством и законодательством Иркутской области, учитывая изменения структуры администрации города Иркутска, руководствуясь ст. 16 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом
города Иркутска с изменениями и дополнениями, внесенными решением Думы города Иркутска от 29.11.2007 № 004-20-440690/7:
1. Утвердить Регламент
работы администрации города Иркутска в новой редакции (Приложение № 1).
2. Утвердить состав
Высшего административного комитета администрации города Иркутска (Приложение № 2).
3. Признать утратившими силу пункты 1
, 2
, 4
- 6
распоряжения мэра города Иркутска от 30.06.2006 № 031-10-906/6 "Об утверждении Регламента работы администрации г. Иркутска в новой редакции".
4. Установить, что пункты 1
- 3
настоящего распоряжения вступают в силу с 12.05.2008, за исключением изменений в наименованиях структурных подразделений администрации города Иркутска и должностей должностных лиц администрации города Иркутска, которые вступают в силу одновременно с соответствующими изменениями в штатное расписание администрации города Иркутска.
5. Вице-мэру - председателю Комитета по жилищно-коммунальному хозяйству администрации города Иркутска Хиценко Н.С., первому заместителю главы администрации - председателю Комитета по экономике и финансам администрации города Иркутска Зюбр Г.Д., заместителю главы администрации - руководителю аппарата мэра города Иркутска Войцехович Е.Е., заместителю главы администрации - председателю Комитета по управлению муниципальным имуществом города Иркутска Танкичевой А.В., заместителю главы администрации - председателю Комитета по социальной политике и культуре администрации города Иркутска Вобликовой В.Ф., заместителю главы администрации - председателю Комитета по потребительскому рынку администрации города Иркутска Третьякову А.А., заместителю главы администрации - председателю Комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска Харитонову Е.А., заместителю главы администрации - председателю Комитета по управлению Правобережным округом администрации города Иркутска Гришаку Д.В., заместителю главы администрации - председателю Комитета по управлению Свердловским округом администрации города Иркутска Воронцову Ю.В., заместителю главы администрации - председателю Комитета по управлению Октябрьским округом администрации города Иркутска Алферьевскому А.М., заместителю главы администрации - председателю Комитета по управлению Ленинским округом администрации города Иркутска Коноваленко В.А., начальнику Управления по мобилизационной подготовке и гражданской обороне администрации города Иркутска Терновскому В.И., начальнику Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации города Иркутска Леньшиной И.В., начальнику Управления по стратегическому развитию и инновационной политике администрации города Иркутска Семенову Е.Ю. в течение 10 рабочих дней с момента подписания настоящего распоряжения ознакомить с ним под роспись работников соответствующих структурных подразделений администрации города Иркутска и представить документы об ознакомлении в контрольный отдел Организационно-контрольного управления аппарата мэра города Иркутска.
6. Архивному отделу Организационно-контрольного управления аппарата мэра города Иркутска (Путинцева) обеспечить внесение информационной справки в оригинал распоряжения мэра города Иркутска от 30.06.2006 № 031-10-906/6 о дате признания утратившими силу пунктов 1, 2, 4 - 6 распоряжения.
7. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра города Иркутска Войцехович Е.Е.
В.В.ЯКУБОВСКИЙ
Приложение № 1
к распоряжению
мэра г. Иркутска
от 8 мая 2008 года
№ 031-10-457/8
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
(в ред. распоряжений мэра г. Иркутска
от 16.07.2008 № 031-10-870/8
, от 24.03.2009 № 031-10-300/9
)
1.1. Администрация города Иркутска (городская администрация) является органом местного самоуправления города Иркутска, осуществляющим исполнительные и распорядительные функции.
В состав администрации города Иркутска входят мэр, вице-мэр, первый заместитель мэра (далее также - заместитель мэра), заместители мэра, структурные подразделения администрации, осуществляющие полномочия администрации города в конкретных сферах управления, а также обеспечение деятельности органов местного самоуправления города Иркутска, их должностные лица.
1.2. Деятельностью администрации города руководит мэр города Иркутска, который утверждает штаты администрации города, назначает и освобождает от должности вице-мэра, заместителей мэра, руководителей структурных подразделений, иных должностных лиц администрации города, определяет их полномочия.
1.3. Администрация города Иркутска в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Иркутской области, Уставом
Иркутской области, Уставом
города Иркутска и другими нормативными правовыми актами.
1.4. Администрация города Иркутска осуществляет исполнительно-распорядительные полномочия по решению вопросов местного значения, отнесенных к ведению города, и реализует отдельные государственные полномочия, переданные органам местного самоуправления города Иркутска федеральными законами и законами Иркутской области.
1.5. Администрация города на основании соответствующих соглашений осуществляет кадровое, правовое, информационное, материально-техническое и финансовое обеспечение деятельности Думы города Иркутска, информационное, кадровое, материально-техническое и финансовое обеспечение деятельности Контрольно-счетной палаты города Иркутска и Избирательной комиссии города Иркутска.
II. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
2.1. Высший Административный комитет
администрации города Иркутска
2.1.1. Высший Административный комитет (далее по тексту - ВАК) создается мэром города и является коллегиальным совещательным органом. На заседании ВАК может быть обсужден любой вопрос, входящий в компетенцию администрации города Иркутска.
2.1.2. ВАК возглавляет мэр города, а в период его временного отсутствия - должностное лицо, исполняющее обязанности главы администрации города. Мэр города, а в его отсутствие должностное лицо, временно исполняющее обязанности главы администрации города, вправе поручать ведение заседания ВАК заместителям мэра.
Персональный состав ВАК утверждается мэром города.
2.1.3. В работе ВАК обязательное участие принимает начальник Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации города Иркутска.
2.1.4. В работе ВАК вправе принимать участие депутаты Думы города Иркутска, прокурор города Иркутска, иные должностные лица прокуратуры города Иркутска, представители других государственных органов, общественных организаций, представители средств массовой информации (по согласованию с начальником Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации города Иркутска), жители города.
2.1.5. Мэр города, должностное лицо, временно исполняющее обязанности главы администрации города, вправе назначить закрытое заседание ВАК. На закрытом заседании ВАК присутствуют только члены ВАК.
2.1.6. Заседания ВАК проводятся, как правило, еженедельно.
Мэр города, должностное лицо, временно исполняющее обязанности главы администрации города, вправе отменить, перенести очередное заседание ВАК или назначить дополнительное.
2.1.7. Работа ВАК строится на основе квартальных планов, утверждаемых мэром города.
2.1.8. Проект повестки заседания ВАК формируется контрольным отделом Организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска (далее по тексту - контрольный отдел) не позднее чем за 15 календарных дней до дня заседания.
Проект повестки формируется в соответствии с планом работы ВАК, постановлениями, распоряжениями администрации города Иркутска, поручениями, резолюциями мэра города, предложениями вице-мэра, заместителей мэра, начальника Управления по мобилизационной подготовке и гражданской обороне, начальника Управления по информационной политике, связям со средствам массовой информации и общественностью, начальника Управления по стратегическому развитию и инновационной политике администрации города Иркутска (далее именуемые "заместители мэра", "начальники управлений администрации города Иркутска"), одобренными мэром города, а в его отсутствие должностным лицом, временно исполняющим обязанности главы администрации города, либо заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска.
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.1.9. Всем должностным лицам, ответственным за подготовку вопросов, включенных в проект повестки заседания ВАК, контрольный отдел направляет уведомления не позднее чем за 15 календарных дней до дня заседания.
2.1.10. Реализующие документы по вопросам, включенным в проект повестки заседания ВАК, должны быть представлены в контрольный отдел не позднее чем за 8 календарных дней до дня заседания до 16 часов. После 16 часов документы принимаются только с разрешения заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска.
К документам в обязательном порядке прилагается информационная справка с указанием:
- Ф.И.О. и должности докладчика;
- времени доклада;
- времени обсуждения;
- списка приглашенных (Ф.И.О. и должность).
Оповещение приглашенных возлагается на должностных лиц, ответственных за подготовку вопроса.
При приеме документов работник контрольного отдела проверяет оформление документов на соответствие настоящему Регламенту и инструкции по делопроизводству.
2.1.11. Исключение вопросов из проекта повестки заседания ВАК, изменение срока их рассмотрения производится мэром города, а в его отсутствие должностным лицом, временно исполняющим обязанности главы администрации города, на основании мотивированных докладных записок вице-мэра, заместителей мэра, начальников управлений администрации города Иркутска.
Докладные записки об исключении вопросов из проекта повестки заседания ВАК, изменении сроков их рассмотрения должны быть представлены в контрольный отдел не позднее чем за 8 календарных дней до дня заседания.
2.1.12. За 7 календарных дней до дня заседания заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска представляет повестку заседания ВАК на согласование мэру города, а в его отсутствие - должностному лицу, временно исполняющему обязанности главы администрации города.
2.1.13. За 4 дня до дня заседания контрольный отдел формирует и рассылает папки с материалами членам ВАК, в Управление по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации города Иркутска. Рассылку папок осуществляет сектор делопроизводства контрольного отдела.
2.1.14. Контрольный отдел также информирует прокуратуру города Иркутска о повестке предстоящего заседания ВАК, обеспечивает представителям прокуратуры города Иркутска возможность ознакомления с материалами к заседанию ВАК.
2.1.15. Работник контрольного отдела осуществляет аудиозапись заседаний ВАК (кроме закрытых). Данная аудиозапись хранится в течение трех месяцев со дня заседания.
2.1.16. Поручения, данные на заседании ВАК, оформляются работником контрольного отдела, регистрируются в компьютерной базе данных в секторе делопроизводства контрольного отдела и на следующий день после заседания рассылаются сектором делопроизводства контрольного отдела исполнителям.
2.1.17. Управление по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации города Иркутска в установленном порядке оперативно информирует население города о вопросах, рассмотренных на заседании ВАК.
Пресс-релизы, материалы для информирования населения подлежат согласованию с докладчиками соответствующих вопросов, выступавшими на заседании ВАК.
2.2. Планирование работы администрации города
2.2.1. Деятельность администрации города осуществляется в соответствии с программой
комплексного социально-экономического развития города, иными программами развития города, комплексным планом администрации города Иркутска по основным направлениям деятельности, квартальными планами работы ВАК, квартальными планами работы аппарата и комитетов администрации, Управления по мобилизационной подготовке и гражданской обороне, Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью, Управления по стратегическому развитию и инновационной политике администрации города Иркутска, а также планами основных мероприятий администрации города Иркутска на каждый месяц.
2.2.2. Комплексный план администрации города Иркутска по основным направлениям деятельности (далее - комплексный план администрации города Иркутска), формируется на календарный год исходя из предложений комитетов, Управления по мобилизационной подготовке и гражданской обороне, Управления по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью, Управления по стратегическому развитию и инновационной политике администрации города Иркутска (далее именуемых комитетами и управлениями администрации города Иркутска), постановлений, распоряжений администрации города Иркутска, поручений мэра города.
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Ежегодно не позднее 1 декабря комитеты и управления администрации города Иркутска представляют в контрольный отдел подготовленные в соответствии с программой комплексного социально-экономического развития города, иными программами развития города, правовыми актами Думы города Иркутска, постановлениями, распоряжениями администрации города Иркутска, поручениями мэра города предложения в комплексный план администрации города Иркутска на очередной календарный год. Контрольный отдел обобщает представленные предложения, в установленном настоящим Регламентом порядке готовит проект распоряжения администрации города Иркутска об утверждении комплексного плана администрации города Иркутска, согласовывает его и представляет на подпись мэру города.
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.2.3. Квартальный план работы ВАК (далее - план ВАК) разрабатывается контрольным отделом исходя из плана работы Думы города Иркутска, комплексного плана администрации города Иркутска, предложений комитетов и управлений администрации города Иркутска, постановлений, распоряжений администрации города Иркутска, поручений мэра города, а также иных документов.
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Предложения в план ВАК должны быть представлены комитетами и управлениями администрации города Иркутска в контрольный отдел не позднее 5-го числа месяца, предшествующего очередному кварталу. Контрольный отдел обобщает представленные предложения, в установленном настоящим Регламентом порядке готовит проект распоряжения администрации города Иркутска об утверждении плана ВАК, согласовывает его и представляет на подпись мэру города.
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.2.4. В случае, если предложения комитетов и управлений администрации города Иркутска в комплексный план администрации города Иркутска или план ВАК касаются вопросов, относящихся к компетенции других структурных подразделений администрации города, до представления в контрольный отдел данные предложения должны быть согласованы с соответствующими структурными подразделениями администрации города.
2.2.5. Ответственность за выполнение комплексного плана администрации города Иркутска, плана ВАК несут вице-мэр, заместители мэра, начальники управлений администрации города Иркутска в соответствии с компетенцией. Общий контроль за выполнением комплексного плана администрации города Иркутска, плана ВАК возлагается на аппарат администрации города Иркутска.
2.2.6. Квартальные планы работы аппарата администрации, комитетов и управлений администрации города Иркутска, разрабатываются исходя из программы комплексного социально-экономического развития города, иных программ развития города, комплексного плана администрации города Иркутска на очередной календарный год, плана работы ВАК, постановлений, распоряжений администрации города Иркутска, поручений мэра города.
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Квартальные планы работы аппарата администрации, комитетов и управлений администрации города Иркутска не позднее 25-го числа месяца, предшествующего очередному кварталу, передаются для утверждения мэру города.
2.2.7. В срок до 12 числа каждого месяца комитеты и управления администрации города Иркутска представляют в отдел организационной работы организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска (далее - отдел организационной работы) информацию для подготовки плана основных мероприятий администрации города Иркутска на следующий месяц. На основании данной информации отдел организационной работы формирует проект плана. После подписания заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска план представляется мэру города Иркутска. Копии плана рассылаются отделом организационной работы вице-мэру, заместителям мэра, начальникам управлений администрации города Иркутска, помощнику мэра, в аппарат Думы города Иркутска, Контрольно-счетную палату города Иркутска, Избирательную комиссию города Иркутска, Правительство Иркутской области, Законодательное собрание Иркутской области.
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Кроме того, отдел организационной работы на основании информации комитетов и управлений администрации города Иркутска, представляемой в срок до 7 числа каждого месяца, формирует перечень основных мероприятий администрации города Иркутска с участием губернатора Иркутской области на следующий месяц. После подписания заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска указанный перечень представляется в Управление губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике.
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Контроль за исполнением плана основных мероприятий администрации города Иркутска, перечня основных мероприятий администрации города Иркутска с участием губернатора Иркутской области осуществляется отделом организационной работы. Структурные подразделения администрации города Иркутска обязаны по требованию отдела организационной работы представлять информацию об их выполнении.
2.3. Порядок работы со служебной информацией
2.3.1. Служебной информацией для целей настоящего Регламента признается любая информация независимо от формы представления, ставшая известной муниципальному служащему в связи с исполнением должностных обязанностей, за исключением общеизвестной информации, а также информации, составляющей государственную тайну, иных сведений, отнесенных в соответствии с федеральными законами к сведениям конфиденциального характера. Порядок работы со сведениями конфиденциального характера регулируется федеральным законодательством и принимаемыми в соответствии с ним специальными муниципальными правовыми актами города Иркутска.
2.3.2. Служебная информация может использоваться только в служебных целях (целях, связанных с муниципальной службой) в соответствии с полномочиями муниципальных служащих, работающих или знакомящихся с ней.
Муниципальный служащий не вправе разглашать служебную информацию. В том числе, не подлежит разглашению служебная информация, содержащаяся в проектах муниципальных правовых актов города Иркутска, проектах иных подготавливаемых в администрации города документов.
2.3.3. Не является разглашением служебной информации:
- представление или распространение информации о компетенции органов местного самоуправления города Иркутска; номерах служебных телефонов, месте нахождения, режиме работы структурных подразделений администрации города; порядке обращения в администрацию города и ее структурные подразделения;
- представление или распространение (в том числе, официальное опубликование, обнародование) информации в случаях, когда такое представление или распространение является обязательным в соответствии с требованиями законодательства, решений Думы города Иркутска, постановлений, распоряжений администрации города Иркутска при условии соблюдения установленного порядка представления, распространения данной информации;
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
- представление или распространение информации, содержащейся в официально опубликованных правовых актах.
В иных случаях передача, представление служебной информации сторонним лицам или распространение такой информации допускается только с разрешения соответствующего заместителя мэра (для муниципальных служащих Комитета по жилищно-коммунальному хозяйству администрации города Иркутска - вице-мэра), начальника Управления администрации города. Вице-мэр, заместитель мэра, начальник Управления администрации города вправе разрешить передачу, представление, распространение, непосредственно осуществить передачу, представление, распространение данной информации, если это не повлечет нарушение законодательства, прав и законных интересов администрации города, иных лиц.
2.3.4. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации, в том числе копий документов, осуществляется через Управление по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации города Иркутска.
2.3.5. Иные требования к работе с документированной служебной информацией содержатся в других пунктах настоящего Регламента.
Иные требования к работе со служебной информацией, обрабатываемой в электронном виде и содержащейся в муниципальных базах и банках данных, могут быть предусмотрены специальными муниципальными правовыми актами города Иркутска.
2.4. Порядок подготовки проектов постановлений
и распоряжений администрации города Иркутска, решений Думы
города Иркутска, постоянных комиссий Думы города
Иркутска в администрации города
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска
от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.4.1. Проекты постановлений и распоряжений администрации готовятся заинтересованными структурными подразделениями администрации города Иркутска. Проекты решений Думы города Иркутска, решений постоянных комиссий Думы города Иркутска готовятся и вносятся в порядке, предусмотренном Регламентом Думы города Иркутска.
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.4.2. Проект постановления или распоряжения администрации, решения Думы города Иркутска, постоянной комиссии Думы города Иркутска (далее по тексту - проект) по форме и содержанию должен соответствовать требованиям законодательства, нормативных правовых актов органов местного самоуправления города Иркутска, правилам орфографии, пунктуации, иным правилам русского языка. Не допускается использование в проектах эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений.
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Проект должен быть подготовлен с соблюдением правил юридической техники, в том числе содержание проекта должно соответствовать предмету регулирования, заявленному в наименовании (заголовке) проекта. Проект должен быть кратким, конкретным, логически последовательным, объективным по содержанию, не допускающим различного толкования, составленным таким образом, чтобы с его принятием, по возможности, исключалась необходимость издания дополнительных документов по затронутым в проекте вопросам.
2.4.3. Проект должен состоять из двух частей: констатирующей и постановляющей. Констатирующая часть (обоснование издания проекта) должна содержать краткую характеристику положения дел по существу рассматриваемого вопроса, мотивы и цели принятия данного постановления, распоряжения или решения, ссылку на нормативные правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный акт. В констатирующей части проекта индивидуального правового акта мэра города, Думы города Иркутска могут не указываться мотивы и цели его принятия, характеристика положения дел, если предписываемые данным актом действия не нуждаются в разъяснении и обосновании.
В постановляющей части проекта должны быть указаны:
- реальные, конкретные, обеспеченные материально-технической базой и финансированием Положения, решения, указания, предложения или мероприятия, объемы соответствующих работ, сроки исполнения и исполнители (для проектов постановлений и распоряжений администрации города - комитет, управление или иное структурное подразделение администрации, должностное лицо и т.д., для проектов решений Думы города Иркутска - депутат Думы города Иркутска, администрация города, и т.д.);
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
- соответствующие муниципальные правовые акты или их отдельные положения, подлежащие отмене в связи с принятием данного акта.
Кроме того, в постановляющей части проектов постановлений, распоряжений администрации города, как правило, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного акта (должностное лицо, в компетенцию которого входит организация его исполнения).
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
]]>Копии протоколов публичных слушаний, инициатором которых выступает мэр города, должностное лицо, временно исполняющее обязанности главы администрации города, а также копии материалов к данным протоколам в течение 7 рабочих дней с момента проведения публичных слушаний представляются организатором слушаний в отдел организационной работы.
3.9.2. Номенклатура дел разрабатывается структурными подразделениями администрации города Иркутска. Номенклатура дел составляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России.
Каждое включенное в номенклатуру дело должно иметь строго определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.
3.9.3. Экспертиза ценности документов, образующихся в процессе деятельности администрации города Иркутска, комплектование и оформление дел согласно номенклатуре осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства, Положения
о порядке комплектования архивных фондов муниципального архива администрации города Иркутска архивными документам постоянного хранения и иных муниципальных правовых актов города Иркутска.
Формированию в дела подлежат только исполненные документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в том числе дела по личному составу. Постановления и распоряжения администрации города, распоряжения вице-мэра, заместителей мэра, приказы должностных лиц администрации города группируются раздельно, в хронологическом порядке. Обращения граждан и организаций и переписка по ним формируются в дела за каждый календарный год по номерам в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом, обращением.
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
IV. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
4.1. Система контроля
4.1.1. Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления городским хозяйством на основе систематической проверки исполнения документов и принятия своевременных мер по их безусловному выполнению.
4.1.2. Основные задачи системы контроля:
- непосредственная проверка и регулирование хода исполнения документов, своевременное выявление отклонений в сроках и объемах работ по их выполнению;
- обеспечение выполнения взятых на контроль документов;
- обеспечение мэра города своевременной информацией о ходе и результатах выполнения документов;
- повышение ответственности и исполнительской дисциплины руководителей и специалистов структурных подразделений администрации города,
- поощрение качественной работы.
4.1.3. Система контроля исполнения документов включает в себя:
- постановку на контроль;
- организацию контроля за сроками исполнения;
- проверку хода и качества исполнения;
- снятие с контроля;
- учет и анализ состояния исполнительской дисциплины;
- предложения по депремированию.
4.1.4. Общее руководство системой контроля в администрации города осуществляет мэр города. Организационное руководство системой контроля администрации возлагается на заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска. Организационное обеспечение системы контроля администрации возлагается на контрольный отдел и отдел организационной работы.
4.1.5. Ответственность за своевременное и качественное исполнение всех документов в структурных подразделениях администрации возлагается на их руководителей.
4.2. Постановка на контроль
4.2.1. Виды контроля:
- внешний контроль;
- особый контроль;
- внутренний контроль;
- дополнительный контроль.
4.2.2. Внешний контроль за исполнением документов устанавливается в случае если документ поступает в администрацию города из органов государственной власти с сопроводительным письмом, предусматривающим направление ответа в органы государственной власти (за исключением документов, подлежащих постановке на особый контроль).
4.2.3. Особый контроль за исполнением документов устанавливает мэр города, вице-мэр, заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска (только за постановлениями и распоряжениями администрации) путем проставления на документе отметки "К" или слова "Контроль".
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Кроме того, постановке на особый контроль подлежат постановления и распоряжения мэра города, контроль за исполнением которых возложен на мэра или вице-мэра; все служебные записки мэра; комплексный план администрации города Иркутска, план работы ВАК; поручения с заседаний ВАК; предложения мэру города Иркутска, внесенные в ходе заседаний Думы города Иркутска либо по результатам обсуждения вопросов на депутатских слушаниях; адресованные мэру города, вице-мэру, администрации города парламентские запросы (запросы Совета Федерации или Государственной Думы Федерального Собрания РФ), обращения и депутатские запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, депутатов Законодательного собрания Иркутской области, депутатские запросы депутатов Думы города Иркутска, обращения председателя Думы города Иркутска; документы с резолюцией мэра города "На ВАК", а также договоры, заключенные от имени администрации города (кроме договоров, заключенных в пределах компетенции структурного подразделения администрации города, определенной Положением о данном структурном подразделении, в рамках утвержденных бюджетных ассигнований, городских программ на соответствующий финансовый год (далее - договоры, заключенные в пределах компетенции структурного подразделения администрации));
4.2.4. Внутренний контроль за исполнением документов устанавливается контрольным отделом, отделом организационной работы.
Постановке на внутренний контроль подлежат обращения граждан, организаций, поступающие в адрес администрации города Иркутска, на имя мэра города Иркутска (за исключением обращений по определенным вопросам, для которых установлена специальная процедура прохождения и рассмотрения, не предусматривающая их поступление в контрольный отдел), обращения депутатов Думы города Иркутска на имя мэра города, в адрес администрации города Иркутска, решения Думы города Иркутска, поручения мэра города Иркутска, не поставленные на особый контроль, постановления и распоряжения администрации города в случае, если они предполагают создание, реорганизацию или ликвидацию муниципальных унитарных предприятий (муниципальных учреждений) либо содержат один из следующих порученческих пунктов:
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
- о внесении на рассмотрение Думы города Иркутска;
- о внесении на рассмотрение ВАК;
- об официальном опубликовании либо обнародовании;
- о заключении договора, соглашения, контракта.
4.2.5. Дополнительный контроль за исполнением документов (за исключением муниципальных правовых актов) устанавливается в случае продления сроков исполнения документов в соответствии с настоящим Регламентом.
4.2.6. В контрольном отделе постановке на контроль подлежат следующие виды документов:
- постановления и распоряжения администрации города (как документ в целом, так и отдельные пункты);
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
- поручения мэра города;
- служебные записки мэра города;
- договоры, заключенные от имени администрации (кроме договоров, заключенных в пределах компетенции структурного подразделения администрации);
- зарегистрированные в контрольном отделе обращения организаций, поступившие в адрес мэра, администрации города;
- зарегистрированные в контрольном отделе обращения граждан, поступившие в адрес мэра города, администрации города;
- распорядительные документы органов государственной власти, их запросы, а также иные документы в случае соответствующей резолюции мэра города, вице-мэра либо заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска.
4.2.7. В отделе организационной работы постановке на контроль подлежат следующие виды документов:
- решения Думы города Иркутска;
- парламентские запросы, обращения и депутатские запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного собрания Иркутской области, председателя и депутатов Думы города Иркутска, на имя мэра, вице-мэра, в адрес администрации города;
- предложения мэру города, внесенные в ходе заседаний Думы города Иркутска, а также по результатам обсуждения вопросов на депутатских слушаниях,
- обращения избирательных комиссий на имя мэра, вице-мэра, в адрес администрации города.
4.2.8. Организация контроля за исполнением постановления, распоряжения администрации города Иркутска, не подлежащего постановке на особый и внутренний контроль, возлагается на должностное лицо, указанное в пункте о контроле постановляющей части данного постановления, распоряжения. Данное должностное лицо обязано по требованию контрольного отдела представлять информацию об исполнении указанных постановлений, распоряжений.
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
4.2.9. До передачи документа на исполнение работником соответствующего структурного подразделения администрации города Иркутска проставляется отметка о виде контроля.
4.2.10. Ответственным исполнителем считается должностное лицо или структурное подразделение администрации города, указанное в резолюции, регистрационной карточке системы базы данных автоматизированной системы документооборота и делопроизводства "Гран-Док" или соответствующем пункте постановляющей части муниципального правового акта первым.
Ответственным исполнителем решения Думы города Иркутска считается заместитель мэра (вице-мэр), в непосредственном подчинении которого находится структурное подразделение, подготовившее данное решение.
4.2.11. Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа, поручения в целом независимо от того, что исполнение отдельных его частей может не входить в его компетенцию.
Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для обобщения и составления итогового документа.
4.2.12. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения. Соисполнители не вправе направлять самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель направляет мэру города, иному адресату обобщенный ответ, итоговый документ, согласованный всеми соисполнителями.
4.2.13. Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому лицу может быть осуществлена по резолюции заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска.
4.2.14. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, переводом на другую работу, увольнением ответственный исполнитель обязан передать неисполненные поручения, документы лицу, на которого возлагается исполнение его обязанностей, с сообщением об этом в контрольный отдел, отдел организационной работы (в соответствии с пунктами 4.2.6
- 4.2.7
настоящего Регламента).
4.2.15. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов применяются в случаях, когда помимо настоящего Регламента данные сроки в императивном порядке установлены законом, иными нормативными правовыми актами, а также в случаях, когда другой срок исполнения не указан в тексте документа, резолюции, не согласован с инициатором запроса, обращения.
Типовые сроки исполнения документов:
- документы органов государственной власти - 1 месяц или иной срок, установленный законодательством;
- поручения мэра, вице-мэра - 1 месяц;
- служебные записки мэра, вице-мэра - 15 рабочих дней;
- обращения организаций - 1 месяц или иной срок, установленный законодательством;
- документы, поручения, по которым мэром установлен особый контроль, - 2 недели;
- обращения граждан - в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами города Иркутска,
- парламентский запрос - 15 дней;
- запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатский запрос) - 30 дней;
- обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, - безотлагательно, а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней с обязательным информированием об этом соответствующего члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
- запрос депутата или группы депутатов Законодательного собрания Иркутской области (депутатский запрос) - 15 дней или иной срок, установленный законодательством;
- запрос Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации - 15 дней;
- обращение депутата или группы депутатов Законодательного собрания Иркутской области (депутатское обращение) - 1 месяц или иной срок, установленный законодательством;
- депутатский запрос депутата, группы депутатов Думы города Иркутска - 1 месяц или иной срок, установленный законодательством;
- обращение депутата Думы города Иркутска, обращения председателя Думы города Иркутска - 1 месяц или иной срок, установленный законодательством;
- исполнительные документы, предусматривающие обращение взыскания на средства бюджета города Иркутска - 3 месяца;
- иные документы - 1 месяц или иной срок, установленный законодательством, муниципальными правовыми актами города Иркутска.
В случае если исполнение служебной записки мэра или вице-мэра, поручений мэра и вице-мэра объективно невозможно в установленные настоящим Регламентом типовые сроки, мэр или вице-мэр устанавливают индивидуальные сроки в каждом конкретном случае.
4.2.16. Срок исполнения документа исчисляется с даты его регистрации в администрации города Иркутска, в том числе и документов, которые передаются для дальнейшего исполнения в структурные подразделения администрации города.
4.3. Продление срока исполнения документа,
стоящего на контроле в администрации города Иркутска
4.3.1. Срок исполнения документа может быть продлен лицом, органом, установившим контроль:
- по документам, стоящим на внешнем контроле, - соответствующим органом государственной власти,
- по документам, стоящим на особом контроле, - мэром города, вице-мэром, заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска,
- по документам, стоящим на внутреннем контроле, - контрольным отделом, отделом организационной работы.
4.3.2. Для продления срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет в контрольный отдел, отдел организационной работы (в соответствии с пунктами 4.2.6
- 4.2.7
настоящего Регламента) мотивированную докладную записку с объяснением причин невыполнения не менее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения. В случае если документ стоит на особом контроле, контрольный отдел, отдел организационной работы (в соответствии с пунктами 4.2.6
- 4.2.7
настоящего Регламента) передает докладную записку на согласование должностному лицу, установившему особый контроль.
В случае продления сроков рассмотрения обращений, запросов, поступивших в администрацию города, ответственный исполнитель обязан направить заявителю промежуточный ответ в сроки, определенные в соответствии с пунктом 4.2.15
настоящего Регламента.
4.3.3. Конкретный срок исполнения, указанный в тексте постановлений и распоряжений администрации, распоряжений вице-мэра и заместителей мэра, приказов должностных лиц администрации города Иркутска, решений Думы города Иркутска, может быть изменен (продлен) только путем внесения в них соответствующих изменений.
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
4.3.4. Продление срока исполнения документа считается оформленным, если на докладной записке (промежуточном ответе заявителю) имеется резолюция согласия руководителя структурного подразделения органа государственной власти, осуществляющего контроль за исполнением документа (в случае внешнего контроля); мэра города, вице-мэра либо заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска (в случае установления ими особого контроля); соответствующая отметка контрольного отдела, отдела организационной работы (в случае внутреннего контроля).
4.3.5. Не подлежат продлению сроки исполнения парламентских запросов, депутатских запросов и обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного собрания Иркутской области, депутатских запросов депутатов Думы города Иркутска.
4.4. Организация контроля за сроками исполнения,
проверка хода и качества исполнения
4.4.1. На документы, стоящие на контроле, ответственный исполнитель заводит контрольные дела, в которых накапливаются материалы о ходе исполнения данных документов.
4.4.2. Информация во исполнение контролируемых документов (вместе с контрольным делом) представляется в структурное подразделение администрации города Иркутска, на контроле в котором находится данный документ. В случае если документ поставлен на особый контроль, то информация во исполнение документа передается на рассмотрение должностному лицу, установившему контроль.
4.4.3. Информация во исполнение контролируемых документов, стоящих на особом контроле, с резолюцией, визой должностного лица, установившего особый контроль, возвращается в структурное подразделение администрации города Иркутска, осуществляющее контроль.
Информация во исполнение документов, стоящих на внешнем и внутреннем контроле с заключением работника, осуществляющего контроль, после отметки в компьютерной базе данных возвращается исполнителю.
4.4.4. В случае непредставления информации о ходе исполнения документа в установленные сроки работник, осуществляющий контроль, вправе направить ответственному исполнителю напоминание с установлением срока представления информации. Направление напоминания не влечет продления срока исполнения документа. В случае непредставления информации об исполнении документа по истечении срока, указанного в повторном контрольном напоминании, структурное подразделение администрации города, осуществляющий контроль, вправе направить служебную записку мэру города Иркутска по факту неисполнения документа.
4.4.5. Контроль за исполнением постановлений и распоряжений администрации города, решений Думы города Иркутска и иных документов, имеющих долговременный характер исполнения, может быть осуществлен путем включения вопроса о ходе исполнения документа в план работы ВАК.
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
4.5. Снятие с контроля
4.5.1. Основанием для снятия документов с контроля является наличие справки за подписью ответственного исполнителя, в которой излагается исполнение документа по существу (для постановлений и распоряжений администрации - по каждому пункту), и (или) ответа заявителю или любого конкретного документа, подтверждающего фактическое исполнение документа. Устная информация ответственного исполнителя не является основанием для снятия документа с контроля. Исключение составляют случаи принятия на заседании Думы города Иркутска проектов решений, рассмотрения на заседании ВАК информации, принятия на заседании ВАК проекта постановления или распоряжения, подготовленных по поручению мэра города, а также заключения договора, соглашения, контракта, официального опубликования, обнародования информации в соответствии с поручением, предусмотренным в постановлении, распоряжении администрации города, в которых для снятия с контроля соответствующего поручения представления письменной справки об исполнении не требуется.
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
4.5.2. Справка об исполнении документа, ответ (вместе с контрольным делом) представляется работнику, осуществляющему контроль, для согласования.
4.5.3. Работник, осуществляющий контроль, вправе возвратить ответственному исполнителю на доработку ответ или справку об исполнении документа, не отвечающие требованиям настоящего Регламента и (или) не содержащие информацию о разрешении по существу всех поставленных вопросов. На доработку документов по письменным замечаниям работника, осуществляющего контроль, отводится 2 дня в случае возврата ввиду недостатков оформления и 5 дней в случае возврата ввиду недостатков содержания, при этом сроки исполнения документа не продляются.
4.5.4. Снятию с контроля может подлежать документ, полное или частичное исполнение которого объективно невозможно в связи с изменением социально-экономических условий, изменением или отменой правовых актов.
4.5.5. Документы, стоящие на внешнем контроле, парламентские запросы, депутатские запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного собрания Иркутской области снимаются с контроля после отправки ответа в соответствующие органы государственной власти. Депутатские запросы депутатов Думы города Иркутска снимаются с контроля после принятия соответствующего решения Думы города Иркутска.
Документы, стоящие на особом и внутреннем контроле, снимается с контроля, если на справке об исполнении и (или) ответе заявителю, имеется резолюция должностного лица, установившего контроль, "Снять с контроля".
4.5.6. Для документов, стоящих на внешнем контроле, парламентских запросов, депутатских запросов и обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного собрания Иркутской области датой снятия с контроля считается дата отправки ответа. Датой снятия с контроля документов, стоящих на особом или внутреннем контроле, считается дата представления справки об исполнении документа и (или) ответа заявителю в структурное подразделение администрации города Иркутска, осуществляющее контроль за исполнением документа. Датой снятия с контроля депутатских запросов депутатов Думы города Иркутска считается дата принятия соответствующего решения Думы города Иркутска.
4.5.7. Документ считается снятым с контроля с нарушенным сроком исполнения в случае, если справка об исполнении документа и (или) ответ заявителю поступили в структурное подразделение администрации города Иркутска, осуществляющее контроль, позже установленных в соответствии с настоящим Регламентом сроков исполнения.
4.6. Учет и анализ результатов исполнительской дисциплины
4.6.1. Начальник контрольного отдела, начальник отдела организационной работы анализируют информацию о результатах выполнения контролируемых документов и ежеквартально готовят соответствующие аналитические записки. После согласования с заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска указанные аналитические записки передают на рассмотрение мэру города. Данная информация учитывается при решении вопросов поощрения по итогам работы за квартал.
4.7. Организация контроля исполнения в структурных
подразделениях администрации города
4.7.1. Контроль исполнения документов в структурных подразделениях администрации города Иркутска организуется руководителями данных структурных подразделений и осуществляется должностными лицами, ответственными за контроль исполнения.
Вице-мэр, заместители мэра города вправе издать собственные инструкции, регламентирующие порядок прохождения документов в подведомственных им структурных подразделениях администрации города Иркутска и организации контроля за их исполнением. Указанные инструкции не должны противоречить требованиям настоящего Регламента и инструкции по делопроизводству.
4.7.2. Ответственность за организацию работы по контролю за своевременным и качественным исполнением документов несут руководители структурных подразделений администрации города, которые обязаны:
- рассматривать документы и доводить их до непосредственного исполнителя в день поступления;
- лично осуществлять контроль за своевременным и качественным исполнением документов;
- не реже одного раза в неделю лично рассматривать состояние исполнения документов;
- по письменному запросу представлять в контрольный отдел, отдел организационной работы информацию о ходе выполнения поручений, содержащихся в документах, исполнение которых возложено на данное структурное подразделение администрации города;
- систематически подводить итоги исполнения документов, принимать соответствующие меры воздействия к нарушителям исполнительской дисциплины.
Заместитель главы администрации -
руководитель аппарата мэра г. Иркутска
Е.Е.ВОЙЦЕХОВИЧ
Начальник контрольного отдела
Н.И.ПОПОВА
Приложение № 1
к Регламенту
(в ред. распоряжения
мэра г. Иркутска
от 24.03.2009 № 031-10-300/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
См. данную форму
в MS-Word.
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
ОКОНЧАТЕЛЬНОГО ВАРИАНТА ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ ИЛИ РАСПОРЯЖЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА, РЕШЕНИЯ ДУМЫ ГОРОДА ИРКУТСКА,
ПОСТОЯННОЙ КОМИССИИ ДУМЫ ГОРОДА ИРКУТСКА
СОГЛАСОВАНО:
Заместитель мэра -
руководитель аппарата администрации подпись, дата Ф.И.О.
(в случаях, указанных
в пп. 2.4.13
, 2.4.15
Регламента)
Начальник Департамента
правовой и кадровой работы
аппарата администрации
или
начальник отдела муниципального
законодательства
или
начальник отдела договорной работы
или
начальник юридического отдела подпись, дата Ф.И.О.
(в соответствии с п. 2.4.10
Регламента)
Все согласования с заинтересованными лицами имеются в материалах к данному
постановлению (распоряжению, решению).
Исполнитель:
Наименование должности, подпись, дата Ф.И.О.
номер служебного телефона
Рассылка:
Приложение № 2
к распоряжению
мэра г. Иркутска
от 8 мая 2008 года
№ 031-10-457/8
СОСТАВ
ВЫСШЕГО АДМИНИСТРАТИВНОГО КОМИТЕТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА
1. Мэр города Иркутска.
2. Вице-мэр - председатель Комитета по жилищно-коммунальному хозяйству администрации города Иркутска.
3. Первый заместитель мэра - председатель Комитета по экономике и финансам администрации города Иркутска.
4. Заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска.
5. Заместитель мэра - председатель Комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска.
6. Заместитель мэра - председатель Комитета по потребительскому рынку администрации города Иркутска.
7. Заместитель мэра - председатель Комитета по социальной политике и культуре администрации города Иркутска.
8. Заместитель мэра - председатель Комитета по управлению муниципальным имуществом города Иркутска.
9. Заместитель мэра - председатель Комитета по управлению Правобережным округом администрации города Иркутска.
10. Заместитель мэра - председатель Комитета по управлению Свердловским округом администрации города Иркутска.
11. Заместитель мэра - председатель Комитета по управлению Октябрьским округом администрации города Иркутска.
12. Заместитель мэра - председатель Комитета по управлению Ленинским округом администрации города Иркутска.
13. Начальник УВД по городу Иркутску (по согласованию).
14. Председатель Иркутской городской общественной организации ветеранов (пенсионеров) войны, труда, Вооруженных Сил и правоохранительных органов (по согласованию).
Заместитель главы администрации -
руководитель аппарата мэра
города Иркутска
Е.Е.ВОЙЦЕХОВИЧ
Начальник контрольного отдела
Н.И.ПОПОВА
