МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ
ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 25 сентября 2009 г. № 43-п
О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В МИНИСТЕРСТВЕ
СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях совершенствования делопроизводства и архивного дела, обеспечения сохранности документов, образующихся в процессе деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области, приказываю:
Утвердить:
1) Положение
об архивном фонде Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области (приложение № 1);
2) Положение
об экспертной комиссии Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области (приложение № 2);
3) состав
экспертной комиссии Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области (приложение № 3).
Первый заместитель Министра
О.Н.Подкорытов
Приложение № 1
к Приказу Министерства
сельского хозяйства и
продовольствия Омской области
от 25 сентября 2009 г. № 43-п
ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном фонде Министерства сельского хозяйства
и продовольствия Омской области
1. Основные положения
1. Настоящее Положение регламентирует функционально-организационные основы создания и ведения архивного фонда Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министерство).
2. Архивный фонд Министерства (далее - архив) создается с целью временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в государственное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).
3. Документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являются частью Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в Исторический архив.
4. Ведение архива осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", иными федеральными законами, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (далее - основные правила работы архивов), нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Омской области, настоящим Положением.
2. Задачи архива
5. Основными задачами создания и ведения архива являются:
1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен настоящим Положением;
2) учет и обеспечение сохранности документов;
3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;
4) использование хранящихся в архиве документов;
5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Министерством культуры Российской Федерации и Историческим архивом;
6) осуществление методического руководства и проверок состояния архивного дела и организации делопроизводства в структурных подразделениях Министерства.
3. Состав документов архива
6. В архиве хранятся следующие документы:
1) законченные делопроизводством дела Министерства:
- постоянного срока хранения;
- по личному составу (приказы, лицевые счета, личные дела, личные карточки);
- иные документы, относящиеся к деятельности Министерства;
- фотографии, фотоальбомы;
- видеодокументы;
2) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание дел архива (исторические справки, описи дел, предисловия, каталоги, обзоры).
4. Организация работы по ведению архива
7. Работа по ведению архива осуществляется лицом, ответственным за ведение архивного фонда (далее - лицо, ответственное за архив). Лицо, ответственное за архив, назначается и освобождается распоряжением Министерства.
8. В целях реализации задач создания и ведения архива лицо, ответственное за архив:
1) принимает на хранение подготовленные в соответствии с порядком, установленным разделом 6
настоящего Положения, документы структурных подразделений Министерства;
2) учитывает и обеспечивает сохранность принятых на хранение в архив дел и документов;
3) создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к документам архива (описи дел, каталоги, указатели, исторические справки, предисловия, обзоры);
4) участвует в организации и проведении экспертизы ценности документов и обработке дел постоянного хранения;
5) организует информационное обслуживание Министра сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министр), заместителей Министра и руководителей структурных подразделений Министерства;
6) ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства описи дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
7) представляет в Исторический архив по установленным формам сведения о хранящихся документах;
8) участвует в работе экспертной комиссии Министерства;
9) осуществляет использование документов, хранящихся в архиве;
10) информирует Министра и работников Министерства о составе и содержании документов архива;
11) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
12) осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях Министерства;
13) участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации делопроизводства Министерства;
14) организует проведение мероприятий по повышению квалификации ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства;
15) организует работу по составлению номенклатуры дел Министерства.
9. Лицо, ответственное за архив, проходит инструктаж и консультирование в Историческом архиве.
10. Лицо, ответственное за архив, осуществляет права и обязанности в соответствии с должностным регламентом, утвержденным Министром.
11. Работа по ведению архива планируется на год. План работы и план-график приема дел в архив, согласованный со структурными подразделениями Министерства, утверждается Министром.
5. Полномочия лица, ответственного за архив
12. Лицо, ответственное за архив, уполномочено:
1) требовать от структурных подразделений Министерства своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
2) не принимать на хранение дела, оформленные с нарушением основных правил работы архивов;
3) контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях Министерства;
4) запрашивать от структурных подразделений Министерства необходимые для работы архива сведения;
5) привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов Министерства и специалистов Исторического архива;
6) информировать Министра о фактах утраты документов, о состоянии архивного дела и вносить предложения по его совершенствованию.
6. Передача дел на хранение в архив из структурных
подразделений Министерства
13. Структурные подразделения Министерства передают на хранение в архив дела постоянного срока хранения, по личному составу и документы временного (свыше 10-ти лет) хранения. Передача дел на хранение в архив осуществляется на основании архивных описей по форме, установленной законодательством.
14. Дела временного (до 10-ти лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке после прохождения экспертизы ценности документов. Дела временного хранения могут передаваться в архив по решению Министра.
15. Передача дел на хранение в архив осуществляется в соответствии с планом-графиком приема дел в архив.
16. В период подготовки дел в структурных подразделениях Министерства к передаче в архив лицом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, фактическому наличию дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений Министерства обязаны устранить. При отсутствии дела составляется справка.
17. Прием на хранение каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения Министерства. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передававшего дела на хранение.
7. Порядок использования документов архива
18. Дела из архива могут выдаваться для использования работникам Министерства с разрешения Министра или заместителей Министра на срок, не превышающий 30 дней.
19. Архивные копии документов или справки выдаются организациям, ведомствам, а также гражданам по их письменным запросам на основании резолюции Министра или заместителей Министра.
20. При поступлении письменных запросов из судебных, правоохранительных и иных органов копии направляемых документов заверяются печатью отдела по общим вопросам управления делами Министерства.
Подлинники документов выдаются указанным органам только по решению Министра или заместителей Министра. При этом выдача документов во временное пользование оформляется актом в двух экземплярах, один из которых остается в архиве Министерства, другой выдается получателю. В деле, из которого выдается подлинник документа, в обязательном порядке остается заверенная копия.
После возвращения подлинника документа в Министерство работником архива проверяется соответствие подлинника заверенной копии, хранящейся в деле. В случае обнаружения несоответствия об этом незамедлительно докладывается Министру.
8. Порядок передачи документов на постоянное
хранение в Исторический архив
21. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящиеся в архиве Министерства, по истечении 10 лет передаются на постоянное хранение в Исторический архив.
22. Документы передаются на постоянное хранение по описям дел, утвержденным экспертно-проверочной комиссией Министерства государственно-правового развития Омской области.
При первой передаче документов в Исторический архив передается историческая справка на архивный фонд Министерства, при последующих передачах документов даются дополнения к исторической справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности, составе и состоянии переданных на хранение документов.
Передача производится в отношении каждого документа, учитываемого отдельно. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых документов, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих документов. Номера отсутствующих документов указываются в акте приема-передачи. Причины отсутствия документов поясняются в прилагаемой к акту справке, составленной на основании акта об утрате документов.
Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
23. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем Исторического архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. Обнаруженные недостатки устраняются.
24. Документы передаются на постоянное хранение вместе с тремя подшитыми экземплярами описей. Четвертый экземпляр вместе с актом приема-передачи остается в Министерстве.
Приложение № 2
к Приказу Министерства
сельского хозяйства и
продовольствия Омской области
от 25 сентября 2009 г. № 43-п
ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертной комиссии Министерства сельского
хозяйства и продовольствия Омской области
1. Общие положения
1. Экспертная комиссия Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - комиссия) создается в целях решения организационных и методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министерство), отбором и подготовкой к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Министерства документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отбором дел (документов) Министерства к уничтожению.
2. В своей работе комиссия руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", иными федеральными законами, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Омской области, настоящим Положением.
2. Основные задачи комиссии
3. Основными задачами комиссии являются:
1) организация и проведение экспертизы ценности документов Министерства на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел Министерства и в процессе формирования дел Министерства;
2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив Министерства и отбора к уничтожению;
3) организация отбора документов Министерства на постоянное хранение для передачи в государственное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).
3. Основные функции комиссии
4. Основными функциями комиссии являются:
1) разработка предложений и рекомендаций по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности Министерства;
2) рассмотрение предложений и в установленном порядке представление решений об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативными документами и методическими пособиями, а также об установлении сроков хранения для документов, не предусмотренных нормативными документами и методическими пособиями;
3) рассмотрение предложений и вынесение рекомендаций по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;
4) определение порядка проведения работы по отбору служебных документов на архивное хранение и уничтожение;
5) участие в работе по подготовке нормативно-методических пособий по работе с документами Министерства;
6) рассмотрение и вынесение решений об одобрении:
- годовых описей дел постоянного срока хранения;
- актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;
- описей на документы по личному составу;
- планов и отчетов о ведении архивного фонда Министерства;
- нормативных документов и методических пособий по работе с документами (инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памяток и т.п.);
7) представление экспертно-проверочной комиссии Министерства государственно-правового развития Омской области (далее - ЭПК Министерства государственно-правового развития Омской области):
- на рассмотрение:
предложений комиссии об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;
- на утверждение:
описей дел постоянного срока хранения;
описей дел фото-, видеодокументов Министерства;
- на согласование:
сводной номенклатуры дел Министерства;
описей дел по личному составу;
положений об архивном фонде и комиссии;
инструкции по делопроизводству в Министерстве;
8) организация для работников Министерства консультаций по вопросам работы с документами, оказание им методической помощи.
4. Полномочия комиссии
5. При выполнении своих задач комиссия уполномочена:
1) в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Министерства по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов Министерства;
2) запрашивать от структурных подразделений Министерства:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;
- документы, необходимые для определения сроков хранения служебных документов;
3) заслушивать на своих заседаниях начальников структурных подразделений и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов;
4) приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Министерства и представителей Исторического архива;
5) информировать Министра сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министр) по вопросам своей деятельности.
5. Организация работы комиссии
6. Комиссия осуществляет свою деятельность на постоянной основе, во взаимодействии с ЭПК при Министерстве государственно-правового развития Омской области.
7. В случае отсутствия председателя комиссии по причине болезни, отпуска, командировки и другим уважительным причинам его обязанности исполняет заместитель председателя комиссии.
8. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости.
9. Заседания комиссии считаются правомочными, если на них присутствует не менее половины от установленного числа ее членов.
10. Комиссия принимает решения большинством голосов от числа присутствующих на ее заседании членов комиссии.
11. Решение считается принятым, если за него проголосовало не менее половины от числа присутствующих на заседании комиссии членов комиссии.
При равенстве голосов право решающего голоса принадлежит председательствующему на заседании комиссии.
12. Решения комиссии оформляются протоколом, который подписывают председатель и секретарь комиссии.
Протоколы комиссии, содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются Министром только после их рассмотрении ЭПК Министерства государственно-правового развития Омской области.
13. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Министром.
Приложение № 3
к Приказу Министерства
сельского хозяйства и
продовольствия Омской области
от 25 сентября 2009 г. № 43-п
Состав
экспертной комиссии Министерства сельского хозяйства
и продовольствия Омской области
Халимова Елена Константиновна - заместитель Министра сельского хозяйства и продовольствия Омской области, председатель комиссии;
Машинская Лариса Олеговна - руководитель департамента экономики, финансирования, бухгалтерского учета и налогообложения, заместитель председателя комиссии;
Петрова Валентина Николаевна - ведущий специалист отдела по общим вопросам управления делами, секретарь комиссии;
Володев Александр Александрович - начальник управления экологической безопасности;
Савельева Любовь Анатольевна - заместитель начальника управления государственного контроля;
Каргин Александр Николаевич - начальник отдела по общим вопросам управления делами;
Коваленко Владимир Павлович - начальник управления земледелия и инженерно-технического обеспечения;
Курзанов Александр Александрович - начальник управления развития животноводства, крестьянских (фермерских), личных подсобных хозяйств, охраны и использования объектов животного мира;
Тяшкун Владимир Федорович - начальник отдела трудовых ресурсов и управления персоналом.
