АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 10 сентября 2009 г. № 696
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОТДЕЛЕ КАНЦЕЛЯРИИ
УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ
Постановляю:
1. Утвердить прилагаемое Положение
об отделе канцелярии управления делами администрации города Ставрополя.
2. Признать утратившим силу постановление
главы города Ставрополя от 28.04.2009 № 1277 "Об утверждении Положения об отделе канцелярии управления делами администрации города Ставрополя".
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
Глава города Ставрополя
Н.И.ПАЛЬЦЕВ
Утверждено
постановлением
администрации города Ставрополя
от 10.09.2009 № 696
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ КАНЦЕЛЯРИИ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ
1. Общие положения
1.1. Отдел канцелярии управления делами администрации города Ставрополя (далее - отдел) является структурным подразделением аппарата администрации города Ставрополя.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, Уставом
(Основным Законом) Ставропольского края, законами Ставропольского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Ставропольского края, Правительства Ставропольского края, решениями Ставропольской городской Думы, постановлениями и распоряжениями главы города Ставрополя, регламентом
администрации города Ставрополя, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТами на организационно-распорядительную документацию, инструкцией
по ведению делопроизводства в администрации города Ставрополя, а также настоящим Положением.
1.3. Отдел взаимодействует со структурными подразделениями администрации города Ставрополя, с аппаратом Ставропольской городской Думы.
2. Основные задачи отдела
2.1. Обеспечение своевременного и четкого прохождения документов.
2.2. Проведение систематического анализа документооборота, разработка предложений по его совершенствованию.
2.3. Прием, регистрация, учет, направление и доставка поступающей корреспонденции.
2.4. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководителям поступающих документов.
2.5. Контроль за прохождением и исполнением служебной корреспонденции, протокольных поручений, данных на заседаниях администрации города Ставрополя и еженедельных совещаниях главы города Ставрополя.
2.6. Информационно-справочная работа по входящим, исходящим и внутренним документам.
2.7. Прием, регистрация, контроль за прохождением проектов постановлений и распоряжений администрации города Ставрополя, проектов постановлений и распоряжений главы города Ставрополя.
3. Основные функции отдела
3.1. Прием, регистрация, соответствующее оформление и своевременное направление исполнителям всех видов служебной корреспонденции, поступающей в адрес администрации города Ставрополя.
3.2. Ведение электронного документооборота, регистрация электронных документов в системе "Дело", учет, сканирование, отправка и хранение электронных документов, систематизация исполненных электронных документов в дела в соответствии с номенклатурой
дел администрации города Ставрополя.
3.3. Контроль за соблюдением требований ГСДОУ и ГОСТов на документацию в администрации города Ставрополя и структурных подразделениях, за оформлением документов, представляемых на подпись руководителям администрации города Ставрополя.
3.4. Контроль за сроками рассмотрения входящей корреспонденции и сроками выполнения протокольных поручений, данных на заседаниях администрации города Ставрополя, еженедельных совещаниях главы города Ставрополя, еженедельная рассылка напоминаний о сроках исполнения служебной корреспонденции и выполнения поручений главы города Ставрополя.
3.5. Контроль за прохождением проектов постановлений и распоряжений администрации города Ставрополя, проектов постановлений и распоряжений главы города Ставрополя.
3.6. Отправка исходящей корреспонденции, ведение реестра, составление отчетов об использовании конвертов.
3.7. Доставка корреспонденции структурным подразделениям администрации города Ставрополя, в Государственную Думу Ставропольского края, Ставропольскую городскую Думу, Правительство Ставропольского края, территориальные органы федеральных органов государственной власти, расположенные на территории города Ставрополя.
3.8. Анализ состояния работы со служебной корреспонденцией в аппарате администрации города Ставрополя и разработка предложений по ее совершенствованию.
3.9. Информационно-справочная работа по вопросам, касающимся документооборота в аппарате администрации города Ставрополя.
3.10. Информирование главы города Ставрополя об обращениях юридических лиц в отношении муниципальных служащих органов администрации города Ставрополя в связи с допущенными ими нарушениями действующего законодательства.
3.11. Организация учебы по вопросам документационного обеспечения деятельности руководителей администрации города Ставрополя.
3.12. Формирование
дел со служебными документами для сдачи в архивный отдел управления делами администрации города Ставрополя.
3.13. Иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края.
4. Права отдела
4.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в подразделениях аппарата администрации города Ставрополя.
4.2. Организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в отраслевых (функциональных) и территориальных органах и структурных подразделениях администрации города Ставрополя и информировать об итогах проверок руководителей администрации города Ставрополя.
4.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от отраслевых (функциональных) и территориальных органов и структурных подразделений администрации города Ставрополя материалы и информацию, связанную с осуществлением функций, возложенных на отдел.
4.4. Возвращать исполнителям проекты документов, составленные с нарушением установленных требований.
4.5. Осуществлять контроль своевременного исполнения протокольных поручений, данных на заседаниях администрации города Ставрополя и еженедельных совещаниях главы города Ставрополя.
4.6. Систематически осуществлять анализ документооборота и регулярно информировать главу города Ставрополя и руководителей администрации города о состоянии исполнительской дисциплины в аппарате администрации города.
5. Организация деятельности отдела
5.1. Отдел возглавляет заведующий, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации города Ставрополя по предложению управляющего делами администрации города Ставрополя, согласованному с первым заместителем главы администрации города Ставрополя, курирующим соответствующее направление деятельности.
5.2. Заведующий отделом подчинен управляющему делами администрации города Ставрополя.
5.3. Заведующий отделом несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и задач, возложенных на отдел.
5.4. Заведующий отделом имеет заместителя, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации города Ставрополя.
Заместитель заведующего исполняет обязанности заведующего отделом в период временного его отсутствия.
5.5. Сотрудники отдела осуществляют свою деятельность в соответствии с должностными инструкциями и несут персональную ответственность за качественное и своевременное исполнение функциональных обязанностей, за соблюдение норм работы с конфиденциальной информацией и служебного поведения муниципальных служащих.
6. Ответственность
Заведующий отделом несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и задач, возложенных на отдел, за низкий уровень трудовой и исполнительской дисциплины, а также за неэффективное использование представленных ему прав.
Управляющий делами
администрации города Ставрополя
Г.П.КОРОЛЕВА
