ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ШИРИНСКИЙ РАЙОН
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 11 августа 2009 г. № 1393
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ШИРИНСКИЙ РАЙОН
ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ
ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, АДРЕСОВАННЫХ В АДМИНИСТРАЦИЮ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ШИРИНСКИЙ РАЙОН
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственной функций и административных регламентов предоставления государственных услуг", распоряжением
Председателя Правительства Республики Хакасия от 29.10.2007 № 105-рп "Об утверждении Административного регламента Аппарата Правительства Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Правительство Республики Хакасия" и в целях реализации административной реформы в Республике Хакасия:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент
Администрации муниципального образования Ширинский район по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Администрацию муниципального образования Ширинский район.
2. Руководителям управлений и начальникам отделов администрации при работе с обращениями граждан руководствоваться настоящим Административным регламентом
.
3. Признать утратившим силу распоряжение Главы муниципального образования Ширинский район от 28.12.2007 № 234р "Об утверждении Административного регламента Администрации муниципального образования Ширинский район по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Администрацию муниципального образования Ширинский район".
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами Администрации муниципального образования Ширинский район Гетманенко В.А.
И.о. Главы
муниципального образования
Ширинский район
Л.С.РЕМКЕВИЧ
Утвержден
распоряжением Главы
муниципального образования
Ширинский район
от 11.08.2009 № 1393
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ШИРИНСКИЙ РАЙОН
ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ
ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, АДРЕСОВАННЫХ В АДМИНИСТРАЦИЮ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ШИРИНСКИЙ РАЙОН
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Административный регламент Администрации муниципального образования Ширинский район по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Администрацию муниципального образования Ширинский район (далее - Административный регламент), направлен на защиту прав граждан обращаться лично, направлять индивидуальные и коллективные обращения в органы местной власти района и разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции администрации района по рассмотрению обращений граждан (далее - функция по рассмотрению обращений граждан).
Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Администрацию муниципального образования Ширинский район.
2. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в администрацию осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О Порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Конституцией
Республики Хакасия;
Законом
Республики Хакасия от 19.09.1995 № 48 "О Правительстве Республики Хакасия" с последующими изменениями;
Постановлениями Главы администрации муниципального образования Ширинский район от 08.07.2008 № 1280
"Об утверждении Регламента Администрации муниципального образования Ширинский район" и от 10.06.2008 № 1006
"Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и контролю в Администрации муниципального образования Ширинский район".
3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется Главой муниципального образования Ширинский район, его заместителями, руководителями управлений и отделов администрации по вопросам, находящимся в компетенции деятельности администрации района.
4. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение устных и письменных обращений граждан, личный прием граждан.
5. Организация работы с письменными и устными обращениями граждан, подготовка и проведение личного приема населения в Администрации муниципального образования Ширинский район возложена на общий отдел Администрации муниципального образования Ширинский район, а именно на приемную администрации (секретаря).
6. Результатом по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Администрацию муниципального образования Ширинский район, является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер или подготовка необходимых разъяснений и направление заявителю письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения.
7. Заявителями, в отношении которых исполняется государственная функция по рассмотрению обращений граждан, являются:
- граждане Российской Федерации (далее - граждане), обратившиеся лично, а также через своих представителей;
- иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или законодательством Российской Федерации.
II. ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ (ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ) ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
1. Порядок информирования населения об исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан
8. Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Администрации муниципального образования Ширинский район осуществляется на безвозмездной основе.
9. Информация о порядке исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Администрации муниципального образования Ширинский район, об установленных для личного приема граждан днях и часах, в соответствии с утвержденным графиком; а также требования к письменным обращениям граждан и обращениям, направляемым по электронной почте, сообщаются по телефону сотрудниками администрации муниципального образования Ширинский район и размещаются:
- непосредственно в приемной Администрации муниципального образования Ширинский район;
- в соответствующем разделе Интернет-портала;
- с использованием средств телефонной связи, электронной техники (на электронный адрес: adminshira@mail.ru);
- посредством публикации в районной газете "Ширинский вестник";
- на информационном стенде в фойе первого этажа здания Администрации муниципального образования Ширинский район;
- на информационном стенде в приемной Администрации муниципального образования Ширинский район.
10. Сведения о месте нахождения, почтовом адресе Администрации муниципального образования Ширинский район, справочные телефоны изложены в приложении 1 (не приводится) к настоящему Административному регламенту.
11. При информировании о порядке осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты приемной обязаны подробно и в вежливой (корректной) форме давать разъяснения обратившимся гражданам по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, ответить на поставленный вопрос гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
2. Срок исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан
12. Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Администрации муниципального образования Ширинский район осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного или устного обращения, если руководителем, рассмотревшим обращение, не установлен более короткий контрольный срок.
В исключительных случаях срок исполнения функции по рассмотрению конкретного обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения.
13. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
14. В случае, если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.
15. Руководители структурных подразделений и местных органов при рассмотрении по поручению (резолюции) Главы муниципального образования Ширинский район обращений граждан, поступивших в администрацию района, вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.
3. Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан
16. Обращение гражданина не рассматривается по существу, если:
- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;
- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- в обращении не указаны личные данные (фамилия, имя, отчество) обратившегося и почтовый адрес для ответа;
- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;
- обращение подано в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения, о чем имеется их письменное заявление;
- текст письменного обращения не поддается прочтению или не имеет смыслового содержания;
- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.
17. Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.
Отказ от рассмотрения обращения может быть дан заявителю и в ходе личного приема, если ему ранее уже был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
18. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
4. Требования к местам исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан
18. Помещения, выделенные для осуществления государственной функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03", утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30 мая 2003 года.
19. Прием граждан по личным вопросам главой администрации, его заместителями, управляющим делами администрации, руководителями управлений и отделов проводится в служебных кабинетах здания администрации.
20. Рабочее место секретаря оборудуется оргтехникой, необходимым программным обеспечением, позволяющими организовать исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в полном объеме, выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары, конверты в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.
21. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.
5. Требования к письменным обращениям граждан
22. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование органа местной власти района - Администрация муниципального образования Ширинский район, фамилию, имя, отчество Главы администрации муниципального образования Ширинский район, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).
23. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование органа местной власти района - Администрация муниципального образования Ширинский район, или фамилию, имя, отчество Главы администрации муниципального образования Ширинский район, или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), электронный адрес, контактный телефон, дату.
24. Обращения граждан, поступающие на электронный адрес администрации, должны иметь заполненными все предусмотренные поля карточки электронного обращения, содержащие реквизиты обращающегося гражданина. Текст электронного обращения должен быть читаем и корректен. Правильно заполненный почтовый адрес необходим для направления ответа автору обращения.
III. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ И АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ДЕЙСТВИЯ ПРИ ИСПОЛНЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
1. Последовательность административных действий при исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан
25. Административная процедура по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные действия:
- прием и первичная обработка письменных обращений граждан, поступивших в Администрацию муниципального образования Ширинский район;
- личный прием граждан;
- регистрация и аннотирование поступивших обращений;
- направление обращений на рассмотрение Главе муниципального образования Ширинский район, его заместителям в соответствии с курируемыми направлениями деятельности;
- постановка обращений граждан на контроль и осуществление контроля за ходом исполнения обращений граждан;
- рассмотрение обращений граждан управляющим делами, заместителями главы или руководителями управлений и отделов администрации в соответствии с резолюцией руководства;
- рассылка уведомлений гражданам о направлении при необходимости их обращений для принятия конкретных мер в организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов;
- продление срока рассмотрения обращений граждан в случае необходимости;
- оформление ответов на обращения граждан;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений.
2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
26. Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в Администрацию муниципального образования Ширинский район или поступление письменных обращений граждан по каналам почтовой связи, либо по электронной почте, а также доставленные непосредственно гражданами или их представителями в приемную администрации. Письменные обращения граждан могут быть пересланы также из других государственных органов или от должностных лиц с сопроводительным письмом для рассмотрения по поручению.
27. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, направленные по почте (в том числе телеграммы), а также обращения граждан, направленные из органов государственной власти для рассмотрения в администрацию района, первоначально поступают в приемную секретарю, откуда в тот же день передаются главе администрации. Письма, жалобы, заявления граждан, поступившие непосредственно в администрацию по электронной почте, ежедневно распечатываются на бумажных носителях специалистом, ответственным за прием корреспонденции, и оформляются для рассмотрения главой в установленном порядке как обычные обращения граждан.
28. Секретарь, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт. Допускается не сохранять конверт, если адрес заявителя дополнительно указан в тексте письма;
- подкалывает к поступившему письму прилагаемые документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения) при их наличии;
- при недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним недостающие документы запрашивает по телефону (если он указан в тексте письма), составляет акт в 2-х экземплярах, один из которых приобщает к поступившему документу, второй направляет отправителю. Аналогичный акт составляется на письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, который также приобщается к поступившему обращению;
- проверяет на письмах, поступивших по электронным каналам связи, наличие обратного адреса, фамилии, имени, отчества корреспондента, должностного лица, которому направлено обращение. При необходимости уточняет данные, направив корреспонденту электронный запрос;
- письма, поступившие в администрацию района ошибочно (не по адресу), направляет по указанному в письме адресу или возвращает корреспонденту.
29. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя главы администрации, его заместителей вскрываются в приемной, регистрируются и рассматриваются в порядке, аналогичном рассмотрению всех обращений граждан, поступающих в Администрацию муниципального района Ширинский район.
30. Специалист, ответственный за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом управляющему делами администрации и действует в соответствии с Инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, поступающей в администрацию района.
31. Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке обращений граждан является получение конвертов с письмами граждан, вскрытие и передача поступивших писем Главе муниципального образования Ширинский район.
3. Регистрация и аннотирование поступивших обращений
32. Все предложения, заявления и жалобы граждан, адресованные главе администрации, поступившие в приемную по факсу, каналам почтовой или электронной связи или доставленные напрямую гражданами, проходят обязательную регистрацию в день их поступления.
Не регистрируются: письма, содержащие текст, не имеющий смыслового содержания, анонимные обращения, письма, содержащие нецензурные выражения или оскорбляющие честь и достоинство других лиц. Такого рода обращения списываются "в дело" управляющим делами администрации и по итогам года уничтожаются.
Анонимные письма, содержащие сведения о готовящемся или уже совершенном преступлении, угрозе возникновения чрезвычайной ситуации, незамедлительно передаются в правоохранительные и другие компетентные органы.
33. Обращения граждан, направляемые в Администрацию муниципального образования Ширинский район по подведомственности органами государственной власти Российской Федерации, членами Совета Федерации и депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительством Республики Хакасия, депутатами органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации, Республики Хакасия и содержащие поручения о рассмотрении, регистрируются как документы, поступившие из вышестоящих органов, и в тот же день передаются на рассмотрение Главе администрации муниципального образования Ширинский район.
34. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), письма с просьбами о личном приеме должностными лицами регистрируются и рассматриваются в установленном порядке и сроки аналогично обычным обращениям граждан.
35. В случае если вопрос, поставленный в обращении, находится вне компетенции администрации района, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос с уведомлением об этом обратившегося гражданина.
Обращения, направленные не по территориальной принадлежности, решение по которым находится в ведении органов государственной или местной власти других субъектов Российской Федерации, пересылаются в администрации данных субъектов.
36. Специалист, ответственный за регистрацию обращений граждан:
- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп установленной формы с указанием регистрационного номера, присвоенного письму. Регистрационный номер обращения состоит из индекса (по первой букве фамилии гражданина) и порядкового номера обращения, например, И-24 (обращение Иванова, порядковый номер регистрационной карточки - 24). В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- заполняет журнал регистрации обращений, указывая фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже), его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то в карточку вносятся первые две или три фамилии (первой вводится фамилия автора, в адрес которого будет направлен ответ). Такое обращение считается коллективным.
Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов (регистрационный номер имеет вид "Кол - порядковый номер обращения");
]]>- отмечает тип доставки обращения в журнале регистрации (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если обращение поступило с сопроводительным письмом, то указывает, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации или Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;
- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае, если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа;
- прочитывает текст обращения, осуществляет его аннотирование, выделяет поставленные в обращении проблемы и вносит краткое содержание обращения в журнал регистрации. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;
- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения не истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;
- осуществляет ввод необходимых примечаний, определяет и вводит фамилию и инициалы исполнителя рассмотрения обращения;
- на поручениях Председателя Правительства Республики Хакасия и его заместителей, в которых содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, проставляет штамп "Контроль".
37. Тексты писем, подготовленные на иностранном языке, предварительно переводятся. Письма, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в Хакасское отделение Всероссийского общества слепых.
Регистрация таких обращений граждан осуществляется после поступления перевода.
38. Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений граждан является внесение данных о поступивших обращениях граждан (регистрация) в журнал регистрации и подготовка каждого обращения гражданина к передаче на рассмотрение.
4. Рассмотрение обращений граждан Главой администрации муниципального образования Ширинский район и направление их на исполнение
39. Секретарем администрации зарегистрированные письма, жалобы и заявления передаются главе администрации для рассмотрения.
40. Решение о направлении письма на рассмотрение принимается исходя из содержания обращения с учетом следующих особенностей:
- в случае если вопрос, поставленный заявителем, в соответствии с действующим законодательством относится к вопросам местного значения, обращение направляется на рассмотрение (в том числе с установлением контрольного срока) заместителю главы или руководителю управления, в ведении которого находится решение данного вопроса;
- в случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции органов местного самоуправления (муниципальных образований сельпоссоветов района) или должностных лиц учреждений и организаций района, копии обращения в соответствии с резолюцией Главы администрации муниципального образования Ширинский район в течение трех дней со дня регистрации направляются главам соответствующих сельпоссоветов или соответствующим должностным лицам.
41. Поручения (резолюции) заносятся в журнал регистрации обращений, фиксируются дата и наименование органа местного самоуправления или наименование учреждения и фамилия должностного лица, которому направляется обращение на исполнение.
Поручение должно содержать: наименование органа местной власти или учреждения, фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись главы с расшифровкой и датой. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
42. Контрольные сроки исполнения обращений граждан устанавливаются в соответствии с законодательством в течение 30 дней, если более короткий срок не установлен резолюцией руководителя.
43. В тексте резолюции (поручения) могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты ее написания.
44. Если обращение гражданина направляется на рассмотрение в территориальные органы местной власти, возможно оформление сопроводительного письма, подписанного главой или руководителем, рассмотревшим данное обращение.
45. Одновременно с направлением обращения на исполнение заявителю направляется уведомление о том, куда направлено его обращение. Уведомления установленной формы оформляются и подписываются управляющим делами администрации.
Уведомления для писем, поступивших в администрацию по электронным каналам связи, могут направляться заявителю по указанному электронному адресу.
46. Результатом выполнения действий по рассмотрению обращений граждан в администрации муниципального образования Ширинский район является передача зарегистрированных писем с резолюцией руководства в территориальные органы самоуправления либо в учреждения и организации района, если вопросы, поставленные в обращении гражданина, относятся к их компетенции.
Отправка документов исполнителям осуществляется почтовой или электронной связью секретарем.
5. Личный прием граждан
5.1. Порядок проведения личного приема граждан
47. Прием граждан Главой администрации муниципального образования Ширинский район его заместителями, руководителями управлений и отделов администрации осуществляется в соответствии с утвержденным графиком в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего личность гражданина.
Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины принимаются вне очереди.
48. Секретарь приглашает прибывшего в приемную гражданина на беседу, регистрирует заявителя, вносит в журнал регистрации сведения о нем - фамилию, имя, отчество, место регистрации, социальное положение и количество его обращений в Администрацию муниципального образования Ширинский район, содержание устного обращения гражданина. В случае повторного обращения осуществляет подборку всех имеющихся в архиве материалов, касающихся данного заявителя.
Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.
49. Во время личного приема руководитель, ведущий прием, может принять решение о направлении заявителя для дальнейшего решения вопроса в соответствующий территориальный орган местного самоуправления либо в организацию или учреждение по подведомственности поставленных в обращении вопросов.
50. Секретарь приемной консультирует заявителя, разъясняя порядок разрешения его вопроса, составляет краткую аннотацию обращения и по результатам личного приема вносит информацию о рассмотрении обращения в журнал регистрации обращений.
В случае если в результате личного приема заявитель получил обоснованное и полное разъяснение по поставленным вопросам и руководитель, ведущий прием, принял решение не проводить дальнейшую работу по данному обращению, секретарь делает соответствующую отметку "Разъяснено" в журнале регистрации.
51. Запись на повторный прием к главе администрации, его заместителям осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.
52. Во время личного приема руководителем каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое письменное обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
53. По окончании приема руководитель, ведущий прием, доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
54. Руководитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения данных во время личного приема поручений.
55. После завершения личного приема главой администрации или его заместителями и согласно их поручениям, зафиксированным в карточке личного приема, секретарь оформляет рассылку документов, зафиксировав поручения в журнале регистрации. Главам муниципальных образований района, руководителям учреждений и организаций района - исполнителям поручений направляются копии карточек личного приема с поручениями руководителя, ведущего прием, с прилагаемыми документами (письменное обращение, копии необходимых документов) либо готовится сопроводительное письмо к пакету документов заявителя, которое подписывается руководителем, осуществляющим прием.
56. Результатом личного приема граждан руководством Администрации муниципального образования Ширинский район является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.
57. Материалы с личного приема хранятся в приемной по работе с обращениями граждан 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
5.2. Условия, сроки и время личного приема граждан Главой администрации муниципального образования Ширинский район и его заместителями
58. Личный прием граждан в Администрации муниципального образования Ширинский район ведут глава администрации, его заместители, управляющий делами администрации, руководители управлений и отделов.
59. Техническую работу по организации и обеспечению личного приема граждан главой и его заместителями в администрации осуществляет секретарь в соответствии с должностной инструкцией.
60. Глава муниципального образования Ширинский район, его заместители, управляющий делами администрации осуществляют прием граждан в соответствии с графиком приема с 14.00 до 17.00 часов; руководители управлений и отделов администрации осуществляют прием граждан с 10.00 до 17.00 в день приема, установленный графиком.
61. В случае невозможности участия в личном приеме главы района или его заместителей (по объективным причинам) в установленный день и часы приема личный прием граждан этим руководителем переносится на другой день месяца.
62. Предварительная запись на личный прием граждан руководителями проводится секретарем ежедневно с 8.00 до 17.00 часов (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходной и предпраздничный дни - с 8.00 до 16.00 часов.
63. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
64. При осуществлении личного приема граждан руководителями секретарь осуществляет заполнение регистрационной карточки на каждого гражданина, записавшегося на прием. В карточке указываются личные данные гражданина, его адрес и кратко излагается предмет обращения. При этом, если гражданин не первый раз обращается в администрацию, осуществляется подборка документов по предыдущим его обращениям.
Секретарь в ходе личного приема оказывает гражданам информационно-консультативную помощь.
65. При личном приеме могут не рассматриваться обращения гражданина по основаниям, указанным в п. 27
настоящего Административного регламента.
6. Рассмотрение обращений граждан заместителями главы администрации и руководителями управлений и отделов
66. Письменные обращения граждан на имя заместителей главы или руководителей управлений и отделов, поступившие в Администрацию муниципального образования Ширинский район, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если резолюцией руководителя не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.
67. Обращения могут исполняться непосредственно заместителями главы района или руководителями управлений и отделов (в том числе с выездом на место) или их исполнение может быть поручено конкретному должностному лицу.
68. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки подготавливается секретарем.
Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым, и секретарь приемной администрации. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
69. Проект письма, завизированный ответственным исполнителем, в установленные сроки представляется Главе муниципального образования Ширинский район для подписания.
70. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;
- в необходимых случаях привлекает к рассмотрению обращения переводчиков и экспертов. Порядок оплаты их услуг согласуется с главой администрации или его заместителем по направлению деятельности;
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в территориальные органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
71. Должностное лицо, которому в установленном порядке направлен запрос о предоставлении дополнительной информации, необходимой для исполнения обращения, обязано в течение 15 дней предоставить запрашиваемые документы и материалы, за исключением таких, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
72. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), ответы, как правило, не даются.
73. Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в п. 28
настоящего Административного регламента.
74. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, секретарь приемной администрации после ознакомления руководства с данным обращением направляют его в правоохранительные органы.
75. Результатом рассмотрения обращений граждан заместителями главы администрации и руководителями управлений и отделов администрации является разрешение по существу поставленных в них вопросов, подготовка ответов заявителям и информирование Главы администрации муниципального образования Ширинский район либо направление в уполномоченные органы поручений для рассмотрения обращений и принятия мер по разрешению содержащихся в них вопросов и ответа заявителям.
7. Постановка обращений граждан на контроль
76. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, подготовки аналитических записок и информации, выявления обоснованности принимавшихся ранее мер по обращениям граждан, поступавшим в Администрацию муниципального образования Ширинский район неоднократно.
77. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его Первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, главного федерального инспектора в Республике Хакасия, Председателя Правительства Республики Хакасия и его заместителей о рассмотрении обращений граждан.
78. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Председателя Правительства Республики Хакасия, Председателя Верховного Совета Республики Хакасия о рассмотрении обращений граждан, содержащие указание на необходимость подготовки ответа о результатах их рассмотрения. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней или в соответствии с текстом поручения. Продление срока исполнения таких обращений производится Главой администрации муниципального образования Ширинский район.
79. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять управляющий делами администрации. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением их на исполнение проставляется штамп "Контроль".
80. В случае если в ответе, полученном от исполнителя, рассмотревшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем заявителю направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.
81. Обращение может быть возвращено исполнителю для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.
82. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет секретарь приемной администрации.
83. Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль общественно значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан.
8. Продление срока рассмотрения обращений граждан
84. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения в орган местного самоуправления или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.
85. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее главе администрации.
86. Секретарь осуществляет подборку документов по данному обращению и вместе со служебной запиской о продлении представляет документы руководителю, первоначально рассмотревшему данное обращение и подготовившему резолюцию.
87. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается главой администрации или тем руководителем, который первоначально рассматривал данное обращение и давал поручение. В этом случае заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения обращения.
9. Оформление ответов на обращения граждан
88. Ответы на обращения граждан подписывают глава администрации или его заместители.
89. В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу, ответ подписывается этим должностным лицом.
90. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты, в том числе к виновным должностным лицам.
91. В ответе в государственные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
92. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят нормативный правовой акт и экземпляр принятого правового акта направляется заявителю.
93. К ответу могут прилагаться подлинники документов, представленных заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.
94. Ответы заявителям и в государственные органы печатаются на бумаге с угловым штампом администрации в соответствии с Инструкцией о порядке организации делопроизводства в Администрации муниципального образования Ширинский район. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
95. Информация по итогам исполнения обращения, поступившего в Администрацию муниципального образования Ширинский район по электронным каналам связи, направляется заявителю либо по электронному адресу (в этом случае подпись на информации не оформляется); при наличии в тексте обращения почтового адреса письмо-ответ за подписью должностного лица направляется гражданину по почте.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
97. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
98. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в приемную секретарю, где проверяется правильность оформления ответа и краткое его содержание заносится в журнал регистрации обращений граждан. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.
99. Поступившие ответы из территориальных органов местного самоуправления и других организаций на поручения о рассмотрении обращений граждан регистрируются в журнале регистрации (в графе "Отчет исполнителя" записываются номер и дата ответа, его краткое содержание), а затем оформляются секретарем для списания "в дело".
100. Списание "в дело" исполненных обращений осуществляется руководителем, давшим поручение по исполнению данного обращения. При этом отметка "в дело" проставляется на свободном поле текста ответа, подготовленного исполнителем. Она также должна содержать подпись должностного лица и дату списания документа.
101. Исходящему письму-ответу на обращение присваивается порядковый регистрационный номер в журнале регистрации исходящей корреспонденции администрации. В журнале регистрации обращений граждан в соответствующей графе делается запись с указанием даты и порядкового номера ответа на обращение.
102. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случае, если ответ заявителю был дан по телефону, в личной беседе либо при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
103. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется секретарем приемной в соответствии с требованиями Инструкции по организации делопроизводства в Администрации муниципального образования Ширинский район.
10. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений
104. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право ознакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
105. Справочную работу по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан ведет секретарь приемной администрации.
Справки по вопросам исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляются устно управляющим делами администрации, в его отсутствие - специалистом приемной. Справки предоставляются при личном обращении или посредством справочного телефона.
106. Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в территориальные органы местного самоуправления, государственные учреждения в соответствии с поручением;
- об отказе в рассмотрении обращения;
- о продлении срока рассмотрения обращения;
- о результатах рассмотрения обращения.
107. Звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан принимаются ежедневно с 8.00 до 17.00, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный дни - с 8.00 до 16.00.
108. При получении запроса по телефону секретарь:
- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;
- представляется, назвав свои фамилию, имя, отчество;
- предлагает абоненту представиться;
- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;
- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;
- к назначенному сроку сотрудник подготавливает ответ.
109. Во время разговора сотрудник приемной по работе с обращениями граждан должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговора по причине поступления звонка на другой аппарат.
110. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших в Администрацию муниципального образования Ширинский район по электронным каналам связи, осуществляется по соответствующим запросам адресатов на электронный адрес корреспондента.
111. Секретарь приемной администрации регулярно готовит статистические материалы (ежемесячно) и информационно-аналитические записки (1 раз в полугодие) об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан, согласовывает их с управляющим делами администрации и направляет заместителю Председателя Правительства Республики Хакасия.
112. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.
IV. ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
113. Контроль за полнотой и качеством исполнения функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
114. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан в органах местного самоуправления района, и принятием решений осуществляется управляющим делами Администрации муниципального образования Ширинский район.
Текущий контроль осуществляется путем проведения управляющим делами администрации проверок соблюдения и исполнения сотрудниками администрации положений настоящего Административного регламента, федерального законодательства о работе с обращениями граждан.
V. ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА, А ТАКЖЕ ПРИНИМАЕМОГО ИМ РЕШЕНИЯ ПРИ ИСПОЛНЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ШИРИНСКИЙ РАЙОН И РЕШЕНИЙ
115. Гражданин вправе обжаловать действия (бездействия) по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу, прокурору или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
116. Гражданин вправе направить жалобу на действия (бездействия) по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, а также на решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в инстанционном порядке по отношению к исполнительному органу государственной власти, в Апелляционную комиссию по досудебному обжалованию при Правительстве Республики Хакасия в установленные законодательством сроки.
Управляющий делами администрации
В.А.ГЕТМАНЕНКО
