АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 18 декабря 2008 г. № 8089
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИОННОМ УПРАВЛЕНИИ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ
(в ред. Постановлений Администрации города Рязани
от 06.08.2009 № 5387
, от 14.08.2009 № 5680
)
Во исполнение решения
Рязанской городской Думы от 21.08.2008 № 471-I "Об утверждении структуры администрации города Рязани", руководствуясь статьями 39
и 41
Устава муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, Постановлением
главы администрации города Рязани от 04.09.2008 № 5133 "О делегировании отдельных полномочий главы администрации города Рязани", постановляю:
1. Утвердить прилагаемое Положение
об организационном управлении администрации города Рязани.
2. Признать утратившими силу пункты 1
, 3
Постановления главы администрации города Рязани от 11.04.2007 № 1081 "Об утверждении Положения о контрольно-организационном управлении администрации города Рязани".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Заместитель главы администрации
Т.В.ГРЕДНЕВА
Утверждено
Постановлением
главы администрации города Рязани
от 18 декабря 2008 г. № 8089
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОРГАНИЗАЦИОННОМ УПРАВЛЕНИИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ
(в ред. Постановлений Администрации города Рязани
от 06.08.2009 № 5387
, от 14.08.2009 № 5680
)
Настоящее Положение определяет задачи, функции, права и ответственность организационного управления администрации города Рязани (далее - Управление), его место в системе администрации города и его внутреннюю организацию, а также права и ответственность начальника Управления.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Управление является структурным подразделением администрации города Рязани и подчиняется заместителю главы администрации города, курирующему вопросы организации управления.
1.2. Управление создано в соответствии с организационной структурой администрации города, утвержденной решением Рязанской городской Думы.
1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, распорядительными актами Президента РФ и Правительства РФ, нормативно-методическими документами Федеральной Архивной службы России, Государственным стандартом РФ, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; законами Рязанской области, постановлениями Рязанской областной Думы, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Рязанской области; Уставом
муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, постановлениями главы муниципального образования - город Рязань, решениями Рязанской городской Думы, распорядительными актами городской администрации, Инструкцией
по делопроизводству в администрации города и настоящим Положением.
1.4. Положение об Управлении утверждается постановлением главы администрации города Рязани после согласования с заместителем главы администрации, курирующим вопросы организации деятельности администрации, заместителем главы администрации, курирующим финансово-экономическую деятельность, начальником управления экономического развития и начальником правового управления.
1.5. При осуществлении своих функций Управление взаимодействует с другими структурными подразделениями администрации города Рязани, а также с органами государственной власти, Рязанской городской Думой и общественными организациями.
1.6. Управление хранит гербовую печать администрации города, имеет бланки со своим наименованием и круглые печати с обозначениями отделов, сектора регистрации и учета распорядительных документов и символикой города Рязани, штампы для оформления регистрации входящей и исходящей корреспонденции администрации для заверения копий распорядительных актов главы администрации и иных документов, подлежащих удостоверению в пределах полномочий администрации города.
1.7. Местонахождение Управления: г. Рязань, ул. Радищева, дом 28.
II. СТРУКТУРА И ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ
2.1. Управление состоит из следующих структурных единиц:
- заместитель начальника управления;
- специалист 1 категории;
- отдел делопроизводства;
- отдел организации протокольных мероприятий.
(п. 2.1 в ред. Постановления
Администрации города Рязани от 14.08.2009 № 5680)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.2. Организационная структура и штатное расписание Управления утверждается главой администрации по согласованию с заместителем главы администрации, курирующим вопросы организации деятельности администрации, заместителем главы администрации, курирующим финансово-экономическую деятельность, начальником управления экономического развития и начальником правового управления.
2.3. Оперативное руководство Управлением осуществляется заместителем главы администрации, курирующим вопросы организации управления.
2.4. Управление возглавляет начальник Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации города Рязани в установленном порядке по представлению заместителя главы администрации, курирующего вопросы организации деятельности администрации, в соответствии с квалификационными требованиями, предусмотренными Законом
Рязанской области от 17.10.2007 № 136-ОЗ "О муниципальной службе в Рязанской области".
2.5. Заместитель начальника Управления, иные сотрудники управления назначаются на должность и освобождаются от должности главой администрации по представлению начальника Управления после согласования с заместителем главы администрации, курирующим вопросы организации деятельности администрации, в соответствии с квалификационными требованиями, предусмотренными Законом
Рязанской области от 17.10.2007 № 136-ОЗ "О муниципальной службе в Рязанской, области".
2.6. Права, обязанности и ответственность сотрудников Управления определяются должностными инструкциями и иными актами администрации города в соответствии с действующим законодательством.
(п. 2.6 в ред. Постановления
Администрации города Рязани от 06.08.2009 № 5387)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.7. Указания начальника Управления по устранению выявленных в пределах его компетенции недостатков в проектах документов и материалах являются обязательными к исполнению для руководителей структурных подразделений администрации города, помощников главы администрации.
III. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ
Управление осуществляет следующие основные задачи:
3.1. Текущее и перспективное планирование работы главы администрации города.
3.2. Организационное обеспечение мероприятий, проводимых с участием или по поручению главы администрации города.
3.3. Планирование, подготовка, проведение совещаний и коллегий при главе администрации города, контроль за выполнением решений совещаний и коллегий при главе администрации.
3.4. Обеспечение работы по награждению государственными наградами РФ, Почетной грамотой и иными наградами органов государственной власти и органов местного самоуправления, присвоению почетных званий РФ.
3.5. Обеспечение единства системы документооборота в администрации, постоянное совершенствование ее форм и методов.
3.6. Организация, координация, контроль за выполнением работ по документационному обеспечению деятельности администрации города, оказание консультативно-методической помощи в вопросах делопроизводства структурным подразделениям администрации.
3.7. Составление сводной номенклатуры дел администрации города, обеспечение подготовки и обработки документов, законченных текущим делопроизводством, формирование документационных фондов, обеспечение сохранности документов и защита их от несанкционированного доступа, последующая передача их на постоянное хранение в Государственный архив Рязанской области.
3.8. Представление главе администрации и его заместителям проектов постановлений, распоряжений с сопроводительными материалами, организация своевременного выпуска и контроля за исполнением распорядительных актов администрации города.
3.9. Регистрация, учет, передача на исполнение и контроль за соблюдением установленного порядка прохождения поступающей и исходящей корреспонденции главы администрации и его заместителей, экспертиза документов с целью определения их значимости для дальнейшего хранения и передачи в муниципальный архив.
3.10. Подготовка для главы администрации и заместителей главы администрации проектов резолюций на поступающую служебную корреспонденцию, осуществление контроля за полным и своевременным исполнением поручений главы администрации и его заместителей, обобщение, анализ состояния этой работы и предоставление по ней справочно-информационных материалов.
3.11. Организация личного приема граждан главой администрации и его заместителями, обобщение информации о количестве, характере поступивших обращений граждан, анализ результатов работы по их разрешению, организация контроля за сроками и качеством их рассмотрения.
3.12. Систематический анализ состояния работы с документами в структурных подразделениях администрации (проверка надлежащего качества подготовки документов, контроль за сроками их исполнения).
3.13. Осуществление мониторинга, организация контроля и проверка состояния исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации города.
3.14. Выполнение копировально-множительных работ по тиражированию служебных документов администрации.
3.15. Организация контроля и проверки исполнения в установленные сроки структурными подразделениями администрации федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; законов Рязанской области, правовых актов Правительства Рязанской области; решений Рязанской городской Думы; организационно-распорядительных документов главы администрации города; обращений граждан; документов, в соответствии с наложенными главой администрации резолюциями, а также поручений, содержащихся в служебной корреспонденции.
IV. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ
В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляет следующие функции:
4.1. В области организации протокольных мероприятий:
4.1.1. В области обеспечения деятельности главы администрации, проведения заседаний, коллегий с участием главы администрации:
- планирование заседаний коллегии при главе администрации города на квартал и год;
- организационное обеспечение подготовки и проведения заседаний коллегии и совещаний при главе администрации города;
- протоколирование заседаний коллегии и совещаний при главе администрации города. Оформление протокольных поручений и доведение их до исполнителей;
- осуществление контроля за выполнением поручений главы администрации города, содержащихся в решениях коллегий и совещаний при главе администрации города;
- подготовка еженедельной информации о состоянии дел в администрации города Рязани для представления на оперативных совещаниях, проводимых с участием Губернатора Рязанской области;
- протоколирование заседаний профильных комитетов Рязанской городской Думы, заседаний Рязанской городской Думы.
4.1.2. В области обеспечения протокольных мероприятий:
- подготовка и проведение мероприятий, посвященных знаменательным событиям и памятным датам, проводимых с участием или по поручению главы администрации города;
- составление ежемесячных справок о наиболее значимых мероприятиях для включения в план работы Губернатора Рязанской области;
- участие в организации встреч, приемов, совещаний с делегациями, должностными лицами вышестоящих органов власти;
- планирование работы главы администрации города.
4.1.3. В области подготовки наградных документов:
- сбор и обработка информации, необходимой для подготовки и оформления ходатайств о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой и иными наградами администрации города, присвоении почетных званий РФ;
- подготовка проектов распоряжений и постановлений главы администрации города по вопросам награждения Почетной грамотой и иными наградами органов государственной власти и органов местного самоуправления. Выдача выписок из распоряжений для внесения записей в трудовые книжки награждаемых;
- учет и регистрация граждан, которым присвоено звание "Почетный гражданин города Рязани". Работа по наполнению информацией раздела сайта "Почетные граждане";
- оформление необходимых наградных документов для вручения награжденным;
- организация вручения государственных и иных наград главой администрации города;
- выдача справочной информации по вопросам награждения, составление и представление руководству администрации города и администрации области отчетности согласно установленной форме по вопросам наград, подготовка документов для сдачи в архив;
- приобретение цветов, сувениров, подарков, производит оформление документов по списанию материальных ценностей, связанных с вручением награжденным;
- подготовка и рассылка поздравительных открыток по утвержденному списку;
- ежемесячное составление списка дней рождения руководителей области, города, депутатов областной и городской Думы, руководителей федеральных органов власти, крупных предприятий, руководителей муниципальных предприятий, который направляется главе администрации, заместителям главы, начальникам структурных подразделений;
- контроль за юбилейными датами муниципальных служащих для своевременной подготовки распоряжения с указанием формы награждения и выплаты материального поощрения;
- подготовка необходимых документов в вышестоящие организации по вопросам поощрения;
- работа со структурными подразделениями администрации города, предприятиями, учреждениями и организациями о необходимости соблюдения установленного порядка оформления и представления документов к награждению.
4.2. В области делопроизводства:
- осуществление организационного и методического руководства делопроизводством в структурных подразделениях администрации города;
- прием и передача на исполнение обращений граждан, поступивших в адрес главы администрации города и его заместителей, в соответствии с требованиями действующего законодательства, постановлений и распоряжений главы администрации города, организация личного приема граждан главой администрации совместно с помощниками главы;
- осуществление приема, автоматизированной регистрации входящей и отправки исходящей корреспонденции администрации;
- разработка образцов бланков и печатей, используемых в управленческой деятельности администрации города и ее структурными подразделениями, осуществление учета и заказа изготовления штампов и печатей для структурных подразделений администрации;
- хранение и проставление на документах гербовой печати администрации города;
- осуществление контроля за своевременным рассмотрением обращений юридических и физических лиц;
- проведение анализа состояния исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации.
4.2.1. В области приема, учета и отправки документов:
- организация приема, регистрации, передачи по назначению с учетом распределений обязанностей между заместителями главы администрации поступающей в администрацию корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции;
- экспедиционная обработка документов;
- проведение анализа работы с документами, поступающими в адрес администрации города Рязани, подготовка справок, отчетов по движению служебной корреспонденции;
- оформление регистрационных карточек на входящие документы согласно требованиям инструкции по делопроизводству;
- формирование банка данных АРМ "Корреспонденция" по результатам рассмотрения и исполнения документов;
- осуществление контроля за исполнением документов в соответствии с наложенными резолюциями, периодическое (ежедекадное) уведомление структурных подразделений о документах, находящихся на контроле и подлежащих исполнению в установленные сроки, контрольной карточкой-"напоминанием";
- оформление в дела документов, законченных делопроизводством, на постоянное хранение с последующей передачей в отдел муниципального архива;
- своевременная раскладка периодической печати;
- своевременное осуществление рассылки простой и заказной корреспонденции почтовой связью и курьерской доставкой;
- составление актов на передачу документов постоянного хранения в архив и актов к выделению на уничтожение документов с истекшими сроками хранения и потерявшими ценность;
- контроль за использованием франкировальной машины, наличием финансовых средств, заложенных в франкировальную машину, и учет отправленных документов структурными подразделениями администрации;
- осуществление мониторинга исполнительской дисциплины, ежемесячное информирование начальника Управления об уровне исполнительской дисциплины по документам, находящимся на контроле:
- организационно-методическое взаимодействие со структурными подразделениями администрации города Рязани, органами государственной власти РФ и Рязанской области, а также представительным органом местного самоуправления - Рязанским городским Советом при рассмотрении служебной корреспонденции.
4.2.2. В области выпуска организационно-распорядительных документов:
- проверка оформления проектов постановлений и распоряжений в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и Инструкцией
по делопроизводству в администрации города, учет и представление на подпись главе администрации и его заместителям в соответствии с делегированием полномочий;
- осуществление регистрации подписанных постановлений и распоряжений и обеспечение своевременного выпуска в необходимых количествах подписанных главой администрации и его заместителями правовых актов, иных распорядительных документов;
- анализ качества подготовки организационно-распорядительных документов;
- тиражирование и рассылка постановлений и распоряжений в соответствии с представленной исполнителям рассылкой;
- ведение базы данных организационно-распорядительных документов автоматизированной информационной системы (АИС) "Регистрация документов";
- подготовка статистических данных по распорядительным актам, принятым администрацией города;
- подготовка и заверение копий, выписок из распорядительных документов, находящихся на хранении в секторе;
- хранение постановлений и распоряжений, оформление их в дела документов, законченных делопроизводством и подготовка к сдаче в отдел муниципального архива администрации города в соответствии с нормативно-методическими документами Федеральной Архивной службы России;
- оказание методической помощи структурным подразделениям администрации города в подготовке распорядительных актов главы администрации по вопросам оформления постановлений и распоряжений администрации города.
4.2.3. В области контроля исполнения документов:
- подготовка квартальных и годовых планов работы администрации города Рязани и отчетов по их исполнению.
- контроль за исполнением в установленные сроки обращений граждан; документов в соответствии с наложенными главой администрации резолюциями и зарегистрированных сектором по работе с корреспонденцией; организационно-распорядительных документов главы администрации и других распорядительных документов, направленных на исполнение в администрацию города, а также поручений, содержащихся в служебной корреспонденции;
- подведение итогов исполнительской дисциплины по видам контролируемых документов;
- ежемесячный анализ документов, находившихся на контроле, для информирования начальника организационного управления и дальнейшего представления на рассмотрение балансовой комиссии;
- подготовка на основе проведенных проверок выполнения организационно-распорядительных документов, обращений граждан, поручений и служебной корреспонденции, информации, аналитических материалов, предложений начальнику Управления по совершенствованию деятельности структурных подразделений администрации города;
- подготовка необходимых информационных материалов по указанию главы администрации;
- организация и проведение проверок сроков выполнения организационно-распорядительных документов и поручений главы администрации, информирование начальника организационного управления о результатах проведения проверок;
- внесение предложений начальнику Управления о применении мер ответственности к должностным лицам, допустившим неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, находившихся на контроле;
- обеспечение рассылки запросов исполнителям о ходе выполнения контрольных поручений, содержащихся в распорядительных документах главы администрации, осуществление контроля за своевременным поступлением ответов на запросы.
4.2.4. В области организации работы по обращениям граждан:
- осуществление приема граждан, обращающихся в администрацию города, предоставление необходимых разъяснений и консультаций гражданам по вопросам деятельности администрации;
- организация личного приема граждан главой администрации, участие в ведении приема, осуществление контроля за выполнением поручений главы администрации, данных на личном приеме;
- прием и регистрация, в том числе в компьютерной базе данных, поступающих письменных обращений граждан, представление их на рассмотрение главе администрации или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей, рассылка в соответствии с резолюциями исполнителям, контроль за исполнением обращений граждан в установленные сроки;
- подготовка отчетов о поступлении обращений граждан и о результатах их рассмотрения; анализ статистики для представления начальнику Управления и его заместителю;
- проверка состояния дел по работе с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации, оказание методической помощи;
- оказание организационно-методической помощи структурным подразделениям по работе с обращениями граждан;
- осуществление выдачи пропусков на разовые посещения сотрудников администрации города;
- составление проекта графика и организационное обеспечение ведения приема граждан руководителями администрации (глава администрации, заместители главы администрации, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений администрации города);
- осуществление ежемесячного анализа письменных обращений граждан по исполнительской дисциплине для представления на рассмотрение балансовой комиссии;
- подготовка во взаимодействии с другими подразделениями администрации города материалов для средств массовой информации в целях освещения итогов рассмотрения обращений граждан.
4.2.5. В области организации множительных и персонально-компьютерных работ:
- прием, регистрация, исполнение заказов, учет поступающих материалов на тиражирование;
- организация оперативного и качественного выполнения машинописных и копировально-множительных работ по тиражированию служебных документов администрации согласно заявкам структурных подразделений;
- обеспечение копирования вновь изданных и архивных документов администрации, их рассылка (направление) соответствующим адресатам;
- обеспечение сохранности документов, принятых для печатания и тиражирования;
- учет использования бумаги и расходных материалов, которые требуют периодической замены в копировально-множительных аппаратах;
- обеспечение своевременного оформления заявок на расходные материалы и ресурсные запасные части к копировально-множительной технике.
V. ПОЛНОМОЧИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Для выполнения задач и функций Управление наделяется следующими полномочиями:
5.1. Взаимодействовать в установленном порядке со структурными подразделениями администрации города, Рязанской городской Думой, государственными органами, муниципальными и государственными предприятиями и учреждениями, другими организациями.
5.2. Проводить проверки исполнения поручений главы администрации города в структурных подразделениях администрации города, проверки по выполнению нормативных правовых актов федеральных, областных органов государственной власти, органов местного самоуправления.
5.3. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации.
5.4. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документированием управленческой деятельности.
5.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства администрации.
5.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
5.7. Запрашивать и получать в рамках своей компетенции необходимые информационные, аналитические и справочные материалы от структурных подразделений, требовать от руководителей подразделений своевременного предоставления указанных материалов, оформленных в установленном порядке, возвращать при необходимости представленные материалы на доработку.
5.8. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
5.9. Вносить руководству администрации предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
VI. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ
6.1. В соответствии с задачами и функциями, определенными настоящим Положением, Управление осуществляет взаимодействие со всеми структурными подразделениями администрации города.
6.2. Предметом взаимодействия в процессе деятельности Управления является разработка и исполнение нормативно-распорядительных, аналитических, планово-отчетных, статистических и учетных документов в установленные сроки.
6.3. Управление осуществляет взаимодействие посредством официальной переписки, проведения совещаний, встреч, консультаций, а также совместной работы по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.
VII. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Начальник Управления несет ответственность за:
7.1.1. Невыполнение и ненадлежащее выполнение основных задач и функций, возложенных на Управление, и своих обязанностей;
7.1.2. Распространение конфиденциальной и служебной информации, принадлежащей администрации города, перечень которой утверждается главой администрации;
7.1.3. Несоблюдение исполнительской дисциплины;
7.1.4. Результаты работы Управления.
7.2. Ответственность сотрудников Управления устанавливается должностными инструкциями и другими нормативными правовыми документами, определяющими ответственность муниципальных служащих.
