АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕВАРТОВСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 1 сентября 2009 г. № 1187
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
В соответствии с пунктом 4.4
Регламента работы администрации города Нижневартовска, утвержденного постановлением Главы города от 29.09.2008 № 1368 "О Регламенте работы администрации города Нижневартовска" (с изменениями от 19.06.2009 № 864
), Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст, в целях организации делопроизводства, дальнейшего совершенствования работы с документами, их сохранности и эффективного использования в администрации города:
1. Утвердить Инструкцию
по делопроизводству в администрации города согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений администрации города обеспечить организацию работы в соответствии с установленными требованиями и правилами Инструкции
по делопроизводству в администрации города и контроль за ее применением.
3. Отделу делопроизводства и контроля администрации города (Л.Е.Курнева) осуществлять методическое руководство организации делопроизводства в структурных подразделениях администрации города и контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в администрации города.
4. Признать утратившими силу распоряжения:
- Главы города от 13.07.2004 № 855-р
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города";
- администрации города от 20.03.2009 № 238-р "О внесении изменений в распоряжение Главы города от 13.07.2004 № 855-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города".
5. Внести информационные справки:
- архивному отделу администрации города (Г.А.Балахнина) в оригинал распоряжения
Главы города от 13.07.2004 № 855-р;
- отделу делопроизводства и контроля администрации города (Л.Е.Курнева) в оригинал распоряжения администрации города от 20.03.2009 № 238-р.
6. Контроль за выполнением постановления возложить на управляющего делами администрации города Т.В.Воронову.
Глава города
Б.С.ХОХРЯКОВ
Приложение
к постановлению
администрации города
от 01.09.2009 № 1187
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города (далее - Инструкция) разработана в соответствии с пунктом 4.4
Регламента работы администрации города Нижневартовска, утвержденного постановлением Главы города от 29.09.2008 № 1368 "О Регламенте работы администрации города Нижневартовска" (с изменениями от 19.06.2009 № 864
), Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и правовыми актами администрации города.
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.3. Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с документами в администрации города и общие требования по организации документооборота, созданию и оформлению документов, обеспечению контроля исполнения документов и подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию.
Порядок работы с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.
1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех работников структурных подразделений администрации города (далее - структурные подразделения). Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации в соответствии с действующим законодательством. В случае утраты документов немедленно докладывают об этом руководителю структурного подразделения.
Инструкция является нормативным документом, устанавливающим порядок документационного обеспечения руководства в процессе осуществления управленческих функций администрации города.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на отдел делопроизводства и контроля администрации города (далее - отдел делопроизводства и контроля).
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение требований Инструкции, качественное и своевременное исполнение документов и их сохранность в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений, у заместителей Главы города - на специалистов управления по обеспечению работы руководства администрации города.
1.7. Руководитель структурного подразделения определяет лицо, ответственное за ведение делопроизводства в своем структурном подразделении, которое обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами. Обязанности и права такого работника определяются должностной инструкцией.
1.8. При уходе лица, ответственного за ведение делопроизводства, в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.
1.9. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.10. Передача документов администрации города или их копий сторонним организациям производится только с разрешения управляющего делами администрации города по письменному запросу.
Передача служебной информации средствам массовой информации осуществляется пресс-службой управления по информационной политике администрации города по согласованию с управляющим делами администрации города в соответствии с их компетенцией.
1.11. В администрации города устанавливается следующая система делопроизводства, по которой:
- в отделе делопроизводства и контроля осуществляется подготовка, оформление, регистрация и рассылка правовых актов администрации города; прием документов, поступающих в администрацию города; регистрация документов, адресованных Главе города, первому заместителю Главы города, заместителям Главы города, управляющему делами администрации города; рассмотрение документов, адресованных Главе города, и направление их исполнителям по принадлежности вопросов; отправка исходящих документов; информационно-справочная работа по прохождению документов; техническое оформление (печатание) документов и их хранение; контроль и анализ деятельности по исполнению правовых и организационных актов администрации города;
- в отделе по обращениям граждан администрации города осуществляется делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан;
- в юридическом управлении администрации города ведется работа по рассылке проектов законов, поступающих Главе города, администрации города, в структурные подразделения администрации города, в соответствии с их компетенцией, и иные организации (в зависимости от содержания поступающих проектов законов), по подготовке писем - ответов на запросы правоохранительных и судебных органов, Федеральной службы судебных приставов, Департамента по вопросам юстиции Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, органов прокуратуры (независимо от числа и последовательности указанных в резолюции исполнителей) и контролю за их исполнением, а также работа по учету судебных дел;
- в структурных подразделениях осуществляется регистрация, рассмотрение, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно структурным подразделениям.
1.12. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, письменных и устных обращений граждан, контроль исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации города (далее - СЭДД) в соответствии с Инструкцией, утвержденной распоряжением Главы города от 05.12.2006 № 1900-р "Об использовании системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации города".
II. Состав управленческих документов администрации города
В состав управленческих документов администрации города включаются следующие виды документов:
2.1. Организационные документы: уставы, положения, договоры, регламенты, инструкции, правила и т.д.
2.2. Правовые акты администрации города
Глава администрации города в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом
города, нормативными правовыми актами Думы города, издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, а также распоряжения по вопросам организации местной администрации. Первый заместитель Главы города в соответствии с распределением функциональных обязанностей между Главой города, заместителями Главы города и управляющим делами администрации города подписывает правовые акты, касающиеся реализации администрацией города функций опеки и попечительства, записи актов гражданского состояния. Руководители структурных подразделений в соответствии с положениями о структурных подразделениях издают приказы.
2.3. Информационно-справочные и справочно-аналитические документы: служебные письма, протоколы, акты, справки, докладные записки, заявления, телеграммы, факсограммы, электронные сообщения и т.д.
2.4. Документы по личному составу: приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и т.д.
2.5. В администрации города и ее структурных подразделениях на основании Устава
города Нижневартовска и положений о структурных подразделениях создаются и иные документы: планы и графики работы, отчеты и др.
III. Требования к оформлению реквизитов документов
Реквизит - обязательный элемент, присущий определенному виду документов. При подготовке и оформлении документов в администрации города используют следующие реквизиты:
3.1. Герб города Нижневартовска
На бланках документов, подготавливаемых в администрации города, воспроизводится герб города Нижневартовска в соответствии с Уставом
города, правовыми актами администрации города об официальном использовании герба города Нижневартовска и о порядке изготовления, использования бланков в администрации города.
3.2. Код организации
3.2.1. Код организации - автора документа проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.2.2. Код организации служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
3.3. Основной государственный регистрационный номер
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.5. Наименование организации
3.6. Наименование структурного подразделения - автора документа
3.6.1. Наименование структурного подразделения, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию по утвержденной структуре администрации города, закрепленному в положении о структурном подразделении. Этот реквизит является обязательным элементом в документе.
3.6.2. Наименование структурного подразделения располагают ниже наименования администрации города.
3.6.3. В бланках должностного лица дополнительный реквизит "Наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации".
Например:
Администрация города Нижневартовска
Управляющий делами
3.6.4. Сокращенное наименование структурного подразделения приводят в тех случаях, когда оно закреплено в положении о структурном подразделении. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках, центрируя.
3.7. Справочные данные о структурном подразделении
3.7.1. Справочные данные о структурном подразделении включают в себя: почтовый адрес (улицу, номер дома, город, индекс предприятия связи); номер телефона, номер факса, адрес электронной почты.
3.7.2. Данный реквизит используется в бланках писем.
3.8. Наименование вида документа
3.8.1. Наименование вида документа, составленного или изданного структурным подразделением, регламентируется положением о структурном подразделении и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
3.8.2. Наименование документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма, оно определяется составителем документа исходя из назначения и содержания последнего и должно соответствовать виду документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.), предусмотренному ОКУД.
3.8.3. В зависимости от вида документа выбирается нужная форма изложения текста, устанавливается перечень необходимых для его оформления реквизитов.
3.9. Дата документа
3.9.1. Датой документа является дата его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования:
а) датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их регистрации;
б) датой протокола является дата заседания (принятия решения);
в) датой акта - дата события;
г) датой документов, требующих утверждения, дата их утверждения;
д) датой справки, докладной записки - дата составления;
е) датой вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания, если иное не указано в самом документе.
3.9.2. Документы, изданные совместно несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
3.9.3. В состав даты входит указание числа, месяца, года:
а) дата документа оформляется арабскими цифрами;
б) даты необходимо писать двумя способами:
- словесно-цифровым 10 ноября 2009 года;
- цифровым 10.11.2009;
если порядковый номер месяца или число состоят из одной цифры, то перед ним проставляется 0, например:
2 января 2009 года следует писать - 02.01.2009
(в тексте используется один из этих способов);
в) в финансовых документах применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 20 апреля 2009 года;
г) при подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.
3.9.4. Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением (визирование, согласование, регистрация и т.д.) в обязательном порядке датируются.
3.9.5. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.
Если на бланке отмечено место даты, то она ставится в указанном месте. Если место для даты не указано - дата проставляется ниже подписи.
3.9.6. В некоторых ответственных или чрезвычайных ситуациях на документе может указываться не только дата, но и время его издания, например: 21 сентября 2009 года, 20.00 час.
3.10. Регистрационный номер документа
3.10.1. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел и буквенным обозначением наименования документа. Порядковые номера присваиваются в пределах каждого вида документов в течение календарного года. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более структурными подразделениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих структурных подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.10.2. Регистрации подлежат все создающиеся в администрации города документы, а также документы, поступающие от других организаций и граждан. Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.
Примерный перечень
видов документов, не подлежащих регистрации, содержится в приложении 1 к Инструкции.
3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Данный реквизит оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражение "На ваше письмо от _____________ № _____ сообщаем...".
3.12. Место составления или издания документа
Место составления или издания документа (далее - место издания) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".
Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: "Администрация города Нижневартовска", но указывается, если документ был издан в другом месте или не на бланке.
3.13. Адресат
3.13.1. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Адресат указывается как на документах, направляемых в другие организации (исходящие документы), так и на внутренних документах.
3.13.2. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже, например:
Министерство юстиции Российской Федерации
Департамент правовой информатизации
3.13.3. При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору открытого
акционерного общества "Агропром"
В.Д.Иванову
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед
фамилией, должность указывается в дательном падеже.
3.13.4. При адресовании документа конкретному должностному лицу
наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже,
а должность и фамилия - в дательном, например:
Акционерное общество
"Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М.Кочетову
3.13.5. При адресовании документа в несколько однородных организаций
или в несколько структурных подразделений одной организации их следует
указывать обобщенно, например:
Директорам муниципальных
образовательных учреждений города
3.13.6. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.
В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об организации"):
- наименование адресата;
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя в левом верхнем углу.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Адрес не проставляется на документах, направляемых должностным лицам
органов государственной власти Российской Федерации и должностным лицам
исполнительных органов, а также при переписке между структурными
подразделениями.
3.13.7. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
При адресовании документа физическому лицу инициалы ставятся после фамилии.
3.13.8. Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.
3.13.9. Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
3.14. Гриф утверждения документа
3.14.1. Утверждение - особый вид удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан.
Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения. Документы утверждаются органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документе. В утвержденный документ не допускается вносить какие-либо исправления, дополнения без разрешения должностного лица (коллегиального органа), утвердившего документ.
3.14.2. Утверждение документа производится двумя способами:
а) должностным лицом, к компетенции которого относится решение вопроса;
б) правовым актом (постановлением, решением, приказом, протоколом) в случаях, когда требуются дополнительные предложения, разъяснения.
3.14.3. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
3.14.4. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, которое печатают прописными буквами (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава города Нижневартовска
______________ Б.С.Хохряков
30.01.2009
Документ может быть утвержден коллегиальным органом. Решение об
утверждении документа заносится в протокол заседания.
3.14.5. При утверждении документа (инструкции, положения, правил,
устава) другим документом (постановлением, распоряжением, решением,
приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН
(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа
в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров
от 15.04.2009 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 07.05.2009 № 82
Наименование органа (организации), включаемое в состав грифа утверждения документа, указывается кратко, если оно входит в состав реквизитов бланка документа, указывается полностью - если не входит.
3.14.6. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Примерный перечень
видов документов, подлежащих утверждению, содержится в приложении 2 к Инструкции.
3.15. Резолюция
3.15.1. Резолюция оформляется на документе соответствующим должностным лицом и содержит указание об исполнении данного документа. Резолюция включает в себя фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Сидоровой О.А.
Жукову П.К.
Прошу подготовить проект
распоряжения администрации
города к 25.05.2009
Личная подпись
11.05.2009
На документе не должно быть более четырех резолюций.
3.15.2. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Основной исполнитель готовит обобщенный ответ адресату, предварительно согласовав его с другими исполнителями.
Основной исполнитель и другие исполнители вправе давать поручение в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.
3.15.3. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата A6 с указанием даты и регистрационного номера документа, к которому резолюция относится.
3.16. Заголовок к тексту
3.16.1. Заголовок к тексту - реквизит документа, выражающий краткое содержание документа, его смысловую нагрузку. Он состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным.
Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
3.16.2. Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:
О подготовке проекта договора.
3.16.3. Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем? (о ком?), например:
О создании аттестационной комиссии;
что? чего? (кого?), например:
Должностная инструкция главного специалиста.
3.16.4. Заголовок к тексту пишется с прописной буквы, в конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.
К тексту документов, оформленных на бланках формата A5, заголовок допускается не указывать.
3.16.5. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточку, базу данных.
3.17. Отметка о контроле
3.17.1. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.17.2. Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией руководителя.
3.18.
3.18.1. отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.
Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм. должен быть ясным, лаконичным, терминологически точным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка. Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения в скобках или в примечании. Следует избегать неоправданного употребления иноязычных слов.
, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
может состоять из одной фразы, в первой ее части также сообщается основание или причины создания документа, во второй - решение, распоряжение или просьба. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст документа может содержать только заключительную часть (например, письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, служебные записки - оценку фактов, выводы, предложения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту (при необходимости).
Документы, содержащие информацию большого объема и по различным вопросам имеющие несколько решений, выводов, можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
3.18.2. В документах, адресованных руководству (заявление, служебная записка, объяснительная записка), форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу").
3.18.3. В документах коллегиальных органов (коллегия, комиссия) текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила"). В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("решили", "предлагаем").
3.18.4. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"), содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа.
3.18.5. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, заключение, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила", "в состав управления входят").
3.18.6. В распорядительных документах (приказ) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (приказываю).
3.18.7. В письмах используют следующие формы изложения текста:
- от первого лица множественного числа ("просим представить", "направляем для сведения");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает", "управление считает возможным").
3.19. Отметка о наличии приложений
3.19.1. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
3.19.2. Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются в отметке о наличии приложений с указанием количества листов и числа экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N):
Приложение: 1. Протокол собрания учредителей открытого акционерного
общества "Самотлорнефтегаз" на 5 л. в 1 экз.
2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного
обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.
3.19.3. Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается
только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от
того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, число листов не
указывается:
Приложение: в 3 экз.
или
Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная
канцелярия" в 2 экз.
3.19.4. Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то
отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
Приложение: Договор от 31.03.2009 № 17 и приложения к нему, всего на
25 л.
3.19.5. Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет следующий вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
3.19.6. Реквизит "Отметка о наличии приложений" располагается после текста перед подписью.
3.19.7. В распорядительных документах (постановления, приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения) сведения о наличии приложений указываются в тексте, например: "...согласно приложению".
В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" с указанием наименования вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного номера.
Например:
Приложение 2 к распоряжению
администрации города
от 14.01.2009 № 8-р
]]>Личная подпись 00.00.00
Приложение 11
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации города
ФОРМА
ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
ТЕЛЕФОНОГРАММА
00.00.0000 г. Нижневартовск Директору ОАО "Управляющая
10:30 компания № 1"
В.В.Смиренко
т. 61-33-01
00.00.0000 в 00.00 часов в зале заседаний администрации города (каб. 312)
состоится семинар. Просим направить на семинар представителей Вашего
предприятия.
Управляющий делами Подпись Т.В.Воронова
администрации города
Передала секретарь К.В.Елисеева 241513
Приняла секретарь А.О.Логутова
Приложение 12
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации города
ФОРМА
НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
Администрация города Нижневартовска
Наименование структурного УТВЕРЖДАЮ
подразделения администрации Наименование
города должности руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ подписи
г. Нижневартовск Дата
на ________ год
┌──────┬──────────────┬───────────────┬────────────────────────┬──────────┐
│Индекс│Заголовок дела│ Кол-во дел │ Срок хранения дела │ │
│ дела │(тома, части) │(томов, частей)│ (тома, части) и номер │Примечание│
│ │ │ │ статей по перечню │ │
├──────┼──────────────┼───────────────┼────────────────────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├──────┼──────────────┼───────────────┼────────────────────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │
└──────┴──────────────┴───────────────┴────────────────────────┴──────────┘
Наименование должности
ответственного за
составление номенклатуры дел Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК структурного
подразделения администрации города от _______ № _____________
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в структурном подразделении администрации города
┌───────────────────────────────┬─────┬──────────────────────────┐
│ По срокам хранения │Всего│ В том числе │
│ │ ├───────────┬──────────────┤
│ │ │переходящих│с отметкой ЭПК│
├───────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────────┤
│Постоянного │ │ │ │
├───────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────────┤
│Временного (свыше 10 лет) │ │ │ │
├───────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────────┤
│Временного (до 10 лет) │ │ │ │
├───────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────────┤
│ИТОГО │ │ │ │
└───────────────────────────────┴─────┴───────────┴──────────────┘
Наименование должности
ответственного за
составление номенклатуры дел Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 X 297 мм)
Приложение 13
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации города
ФОРМА
СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
Администрация города УТВЕРЖДАЮ
Нижневартовска Глава города Нижневартовска
Подпись Расшифровка
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ подписи
г. Нижневартовск Дата
на ________ год
┌──────┬──────────────┬───────────────┬────────────────────────┬──────────┐
│Индекс│Заголовок дела│ Кол-во дел │ Срок хранения дела │ │
│ дела │(тома, части) │(томов, частей)│ (тома, части) и номер │Примечание│
│ │ │ │ статей по перечню │ │
├──────┼──────────────┼───────────────┼────────────────────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├──────┼──────────────┼───────────────┼────────────────────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │
└──────┴──────────────┴───────────────┴────────────────────────┴──────────┘
Наименование должности
ответственного за
составление номенклатуры дел Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК
администрации города от _______ № _____________
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в администрации города
┌───────────────────────────────┬─────┬──────────────────────────┐
│ По срокам хранения │Всего│ В том числе │
│ │ ├───────────┬──────────────┤
│ │ │переходящих│с отметкой ЭПК│
├───────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────────┤
│Постоянного │ │ │ │
├───────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────────┤
│Временного (свыше 10 лет) │ │ │ │
├───────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────────┤
│Временного (до 10 лет) │ │ │ │
├───────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────────┤
│ИТОГО │ │ │ │
└───────────────────────────────┴─────┴───────────┴──────────────┘
Наименование должности
ответственного за
составление номенклатуры дел Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 X 297 мм)
Приложение 14
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации города
ФОРМА
ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
┌───────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────┐
│Администрация города Нижневартовска │ Администрация │
│ │ города Нижневартовска │
│Наименование структурного подразделения │ Архивный отдел │
│ │Фонд │
│Наименование отдела структурного │Опись │
│подразделения │Ед.хр. │
│ │Связка │
│ │ │
│ │(60 X 60 мм) │
├───────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────┤
│ │
│ │
│ │
│ Дело № _________________________________ │
│ (согласно номенклатуре дел) │
│ │
│ │
│_________________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│_________________________________________________________ │
│ (заголовок дела согласно номенклатуре дел) │
│ │
│ │
│ │
│ ______________________│
│ ______________________│
│ (крайние даты дела) │
│ │
├─────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤
│ Администрация │ │
│ города Нижневартовска │ │
│ Архивный отдел │ │
│Фонд │ На ________________ листах│
│Опись │ │
│Ед.хр. │ Хранить ______________ лет│
│Связка │ │
│ │ │
│(60 X 60 мм) │ │
└─────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┘
Приложение 15
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации города
ФОРМА
ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
В деле подшито (вложено) и пронумеровано __________________________________
(цифрами и прописью)
листа(ов) с № _____________ по № _________, в том числе:
литерные номера листов ____________________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
┌────────────────────────────────────────────────────────┬────────────────┐
│ Особенности физического состояния и формирования дела │ Номера листов │
├────────────────────────────────────────────────────────┼────────────────┤
│ 1 │ 2 │
└────────────────────────────────────────────────────────┴────────────────┘
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 16
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации города
ФОРМА
ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № _____
┌───┬─────────────────────┬──────────┬───────────┬─────────────┬──────────┐
│ № │Делопроизводственный │ Дата │ Заголовок │Номера листов│Примечание│
│п/п│ индекс документа │документа │ документа │ дела │ │
├───┼─────────────────────┼──────────┼───────────┼─────────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
└───┴─────────────────────┴──────────┴───────────┴─────────────┴──────────┘
Итого ___________________________________________________ листов документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _____________________________________ л.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись Подпись Расшифровка
документов дела подписи
Дата
Формат A4 (210 X 297 мм)
Приложение 17
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации города
ФОРМА
ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
Наименование структурного УТВЕРЖДАЮ
подразделения администрации Наименование должности
города руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ № _______
дел постоянного хранения
за ____________ год
┌───┬────────┬────────────────┬─────────────┬──────────────────┬──────────┐
│ № │ Индекс │ Заголовок дела │ Дата дела │ Кол-во листов в │Примечание│
│п/п│ дела │ (тома, части) │(тома, части)│деле (томе, части)│ │
├───┼────────┼────────────────┼─────────────┼──────────────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
└───┴────────┴────────────────┴─────────────┴──────────────────┴──────────┘
В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № __________________________ по № _________________________, в том числе:
литерные номера: _________________________
пропущенные номера: ______________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК структурного
подразделения администрации города от _______ № ________
Формат A4 (210 X 297 мм)
Приложение 18
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации города
ФОРМА
ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) СРОКА ХРАНЕНИЯ
И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Наименование структурного УТВЕРЖДАЮ
подразделения администрации Наименование должности
города руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ № _____
дел по личному составу
за ______________ год
┌───┬──────┬───────────┬───────────┬─────────────┬─────────────┬──────────┐
│ № │Индекс│ Заголовок │ Дата дела │Срок хранения│Кол-во листов│ │
│п/п│ дела │дела (тома,│ (тома, │ дела (тома, │в деле (томе,│Примечание│
│ │ │ части) │ части) │ части) │ части) │ │
├───┼──────┼───────────┼───────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
└───┴──────┴───────────┴───────────┴─────────────┴─────────────┴──────────┘
В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ___________________________ по № ________________________, в том числе:
литерные номера: ______________________________
пропущенные номера: ___________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК структурного
подразделения администрации города от _______ № ________
Формат A4 (210 X 297 мм)
Приложение 19
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации города
ФОРМА
АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Наименование структурного УТВЕРЖДАЮ
подразделения администрации Наименование должности
города руководителя структурного
подразделения администрации города
АКТ
Подпись Расшифровка
_________ № ____________ подписи
Дата
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы
┌───┬─────────┬───────┬─────────────┬────────────┬───────┬─────────┬──────┐
│ │ │ │ │Индекс дела │ │ Сроки │ │
│ │Заголовок│ Дата │ │ (тома, │ │хранения │ │
│ │дела или │ дела │Номера описей│ части) по │Кол-во │ дела │ │
│ № │групповой│ или │(номенклатур)│номенклатуре│ дел │ (тома, │Приме-│
│п/п│заголовок│крайние│ за год(ы) │ или номер │(томов,│части) и │чание │
│ │ дел │ даты │ │ дела по │частей)│ номера │ │
│ │ │ дел │ │ описи │ │статей по│ │
│ │ │ │ │ │ │ перечню │ │
├───┼─────────┼───────┼─────────────┼────────────┼───────┼─────────┼──────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├───┼─────────┼───────┼─────────────┼────────────┼───────┼─────────┼──────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└───┴─────────┴───────┴─────────────┴────────────┴───────┴─────────┴──────┘
Итого ______________________________ дел за __________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПМК Управления по делам архивов Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры
(протокол от __________ № ________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК структурного подразделения
администрации города
от _________ № ____________________
Документы в количестве
________________________________________________________________ уничтожены
(цифрами и прописью)
путем _____________________________________________________________________
(указать способ уничтожения документов)
Наименование должности лица,
уничтожившего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника,
ответственного за делопроизводство,
внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 X 297 мм)
Приложение 20
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации города
ФОРМА
АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА МУНИЦИПАЛЬНОЕ ХРАНЕНИЕ
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя Начальник архивного отдела
структурного подразделения администрации города
администрации города Нижневартовска
Нижневартовска
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Дата
АКТ
от ___________ № ____
приема-передачи документов
на муниципальное хранение
___________________________________________________________________________
(основание передачи)
_____________________________________________________________________ сдал,
(наименование структурного подразделения администрации города)
а архивный отдел администрации города Нижневартовска принял _______________
___________________________________________________________________________
┌───┬───────────┬─────────────────┬───────────┬────────────────┬──────────┐
│ № │ Название, │ Кол-во │Кол-во дел │ Крайние даты │Примечание│
│п/п│номер описи│экземпляров описи│ (ед. хр.) │ документов │ │
├───┼───────────┼─────────────────┼───────────┼────────────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├───┼───────────┼─────────────────┼───────────┼────────────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└───┴───────────┴─────────────────┴───────────┴────────────────┴──────────┘
Итого принято ______________________ ед. хр.
Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Формат A4 (210 X 297 мм)
