ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 мая 2009 г. № 01-06/38-П
О РАБОТЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ КОМИССИЙ
БАЛАШОВСКОГО, ПЕТРОВСКОГО, РОМАНОВСКОГО И САМОЙЛОВСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНЫХ РАЙОНОВ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ВОПРОСУ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Во исполнение постановления
избирательной комиссии Саратовской области от 22 января 2009 г. № 01-06/1-П "О Плане работы избирательной комиссии Саратовской области на первое полугодие 2009 года", заслушав и обсудив информацию секретаря избирательной комиссии Саратовской области А.В. Бурмака и члена избирательной комиссии Саратовской области А.В. Киреева, председателей территориальных избирательных комиссий Балашовского (В.М. Волынец), Петровского (Е.В. Васильева), Романовского (В.В. Ещенко) и Самойловского (А.С. Привалов) муниципальных районов Саратовской области по вопросу документационного обеспечения их деятельности, избирательная комиссия Саратовской области постановляет:
1. Принять к сведению информацию
о работе территориальных избирательных комиссий Балашовского, Петровского, Романовского и Самойловского муниципальных районов по вопросу документационного обеспечения их деятельности (прилагается).
2. Указать председателю территориальной избирательной комиссии Самойловского муниципального района А.С. Привалову на неудовлетворительную организацию работы по документационному обеспечению комиссии и в срок до 1 сентября 2009 года устранить отмеченные в настоящем постановлении недостатки в организации делопроизводства.
3. Председателям территориальных избирательных комиссий Балашовского (В.М. Волынец) и Самойловского (А.С. Привалов) муниципальных районов в срок до 1 июля 2009 года утвердить номенклатуру дел на 2009 год, согласовав ее с архивным учреждением муниципального района.
4. Провести на базе территориальных избирательных комиссий муниципальных районов Саратовской области кустовые совещания по вопросу документационного обеспечения их деятельности.
5. Продолжить практику рассмотрения вопросов по документационному обеспечению деятельности территориальных избирательных комиссий муниципальных районов Саратовской области на заседаниях избирательной комиссии Саратовской области.
6. Направить настоящее постановление в территориальные избирательные комиссии в Саратовской области.
7. Опубликовать настоящее постановление в установленном порядке.
Председатель избирательной
комиссии Саратовской области
П.Г.ТОЧИЛКИН
Секретарь избирательной
комиссии Саратовской области
А.В.БУРМАК
Приложение
к постановлению
избирательной комиссии Саратовской области
от 28 мая 2009 г. № 01-06/38-П
ИНФОРМАЦИЯ
О РАБОТЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ КОМИССИЙ
БАЛАШОВСКОГО, ПЕТРОВСКОГО, РОМАНОВСКОГО И САМОЙЛОВСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНЫХ РАЙОНОВ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ВОПРОСУ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИХ
Документационное обеспечение деятельности территориальных избирательных комиссий Балашовского, Петровского, Романовского и Самойловского муниципальных районов Саратовской области осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Саратовской области, Законом
Саратовской области "О территориальных избирательных комиссиях Саратовской области", постановлениями избирательной комиссии Саратовской области и распоряжениями председателя избирательной комиссии Саратовской области, а также решениями территориальных избирательных комиссий.
В соответствии с постановлением
избирательной комиссии Саратовской области от 16 марта 2007 г. № 01-09/25-П "О типовых документах, регламентирующих организацию делопроизводства территориальных избирательных комиссий" во всех комиссиях утверждены инструкции по делопроизводству, приняты положения о работе с архивными документами, сформированы постоянно действующие экспертные комиссии по экспертизе ценности документов и отбору дел на хранение и уничтожение.
Делопроизводство в комиссиях ведется в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел должна заблаговременно утверждаться на каждый год и вводиться в действие с 1 января следующего года.
В территориальной избирательной комиссии Петровского района номенклатура дел утверждается председателем территориальной избирательной комиссии на каждый год и согласовывается с архивным учреждением, в территориальной избирательной комиссии Романовского района номенклатура дел ежегодно утверждается решениями территориальной избирательной комиссии. Недостатком в работе территориальных избирательных комиссий Балашовского и Самойловского районов является то, что номенклатура дел утверждалась в 2007 году, на 2008 и 2009 годы номенклатуры дел не утверждались. Дела оформляются в соответствии с номенклатурой дел на 2007 год. Кроме того, территориальной избирательной комиссией Балашовского района на основании типовой номенклатуры
дел территориальной избирательной комиссии, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 16 марта 2007 г. № 01-09/25-П, а также методических пособий разработана примерная номенклатура дел участковых избирательных комиссий, в соответствии с которой ведется прием и оформление документов участковых избирательных комиссий.
Во всех комиссиях имеются журналы входящей и исходящей корреспонденции. Письменные обращения граждан регистрируются отдельно от других видов документов, поступающих в комиссию, в журнале регистрации обращений. Однако, в территориальной избирательной комиссии Самойловского района на входящей корреспонденции не проставляются регистрационные номера и даты поступления документов, что затрудняет формирование документов в дела и их поиск.
Порядок организации деятельности комиссий, процедура подготовки и проведения заседаний территориальных избирательных комиссий регулируется регламентом, принятым соответствующей комиссией.
В начале 2009 года территориальные избирательные комиссии разработали и утвердили на своих заседаниях планы работы на первое полугодие 2009 года, в территориальной избирательной комиссии Балашовского района план работы утверждался председателем территориальной избирательной комиссии. В территориальных избирательных комиссиях Самойловского и Романовского районов не все плановые вопросы рассматриваются на заседаниях комиссии.
Во всех рассматриваемых комиссиях, за исключением территориальной избирательной комиссии Самойловского района, заседания оформляются протоколами, к которым прилагаются подлинные экземпляры решений и документы, послужившие основанием для их принятия.
Следует отметить, что в территориальной избирательной комиссии Самойловского района решения комиссии не регистрируются в журналах регистрации решений.
Документы комиссий печатаются на бланках установленной формы, соответствующих требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Бланки документов изготавливаются компьютерным способом.
Организован учет печатей территориальных и участковых избирательных комиссий и порядок их использования. Печати и штампы комиссий регистрируются в журнале регистрации печатей и штампов.
Проверка показала, что хранение избирательной документации в целом обеспечивается на удовлетворительном уровне. Документация избирательных комиссий хранится в закрытых охраняемых помещениях, печати и личные дела хранятся в сейфах.
Так, в территориальных избирательных комиссиях Балашовского и Петровского районов для хранения архивных документов имеется отдельное помещение в здании администрации, оборудованное металлическими стеллажами, металлической решеткой на окне, железной дверью. В территориальной избирательной комиссии Самойловского района документация хранится в помещении территориальной избирательной комиссии. Однако, документация территориальной избирательной комиссии Романовского района хранится в закрываемом опечатываемом помещении администрации района вместе с документами администрации, не имеющими отношения к деятельности избирательной комиссии, что открывает доступ к ним посторонним лицам.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов (определению сроков их хранения), отбору дел на хранение и уничтожение в территориальной избирательной комиссии в территориальных избирательных комиссиях созданы постоянно действующие экспертные комиссии, утверждены Положения о них. Экспертные комиссии работают во взаимодействии с архивными учреждениями муниципальных районов.
В связи с истечением срока хранения избирательной документации (избирательные бюллетени; открепительные удостоверения; списки избирателей и т.д.) по выборам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Саратовской областной Думы, прошедших 2 декабря 2007 года, а также по выборам Президента Российской Федерации 2 марта 2008 года территориальными избирательными комиссиями проведена работа по выделению документов краткосрочного хранения на уничтожение и составлению описей документов постоянного срока хранения. Во всех рассматриваемых территориальных избирательных комиссиях не подлежащие хранению документы были уничтожены, о чем составлены соответствующие акты.
Ведение кадрового делопроизводства, в т.ч. формирование и ведение личных дел председателя территориальной избирательной комиссии и специалиста-главного бухгалтера (в случае его работы на штатной основе), табеля учета использования рабочего времени, оформление распоряжений осуществляется председателем территориальной избирательной комиссии. Председателю территориальной избирательной комиссии Самойловского района необходимо обратить особое внимание на ведение личных дел в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609.
Территориальными избирательными комиссиями налажено хорошее взаимодействие с архивными учреждениями района, отработана процедура приема архивами в установленные законом сроки и порядке документов на хранение от избирательных комиссий. Районные администрации оказывают содействие в выделении помещений для хранения избирательной документации.
В целом, выезды в муниципальные районы Саратовской области показали, что работа территориальных избирательных комиссий Балашовского, Петровского и Романовского районов организована на должном уровне. В работе территориальной избирательной комиссии Самойловского района допущены нарушения инструкции по делопроизводству в части ненадлежащего оформления и регистрации документов, отсутствия номенклатуры дел.
