ГЛАВА ТОТЕМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 5 ноября 2008 г. № 788
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
МУНИЦИПАЛЬНОГО СЛУЖАЩЕГО, ЗАМЕЩАЮЩЕГО ДОЛЖНОСТЬ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ МЕСТНОГО
САМОУПРАВЛЕНИЯ ТОТЕМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА,
И ВЕДЕНИИ ЕГО ЛИЧНОГО ДЕЛА
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральными законами от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", от 02.03.2007 № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 "Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" постановляю:
1. Утвердить прилагаемое к настоящему постановлению Положение
о персональных данных муниципального служащего, замещающего должность муниципальной службы в исполнительных органах местного самоуправления Тотемского муниципального района, и ведении его личного дела.
2. Постановление Главы районного самоуправления от 29.10.2001 № 382 "О едином персональном учете кадров исполнительного комитета Тотемского районного муниципального Собрания" считать утратившим силу.
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы района, управляющего делами А.Н. Третьякова.
Глава района
Н.Н.ТРОФИМОВ
Утверждено
Постановлением
Главы Тотемского
муниципального района
от 5 ноября 2008 г. № 788
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ МУНИЦИПАЛЬНОГО СЛУЖАЩЕГО, ЗАМЕЩАЮЩЕГО
ДОЛЖНОСТЬ МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ТОТЕМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА,
И ВЕДЕНИИ ЕГО ЛИЧНОГО ДЕЛА
1. Общее положение
1.1. Положение о персональных данных муниципального служащего, замещающего должность муниципальной службы в исполнительных органах местного самоуправления Тотемского муниципального района, и ведении его личного дела (далее - Положение) определяет основные требования к порядку получения, хранения, комбинирования, передачи или любого другого использования персональных данных муниципального служащего, замещающего должность муниципальной службы в исполнительных органах местного самоуправления Тотемского муниципального района (далее - обработка персональных данных муниципального служащего), в связи с трудовыми отношениями.
1.2. Персональные данные муниципального служащего - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного муниципального служащего.
1.3. К персональным данным муниципального служащего относятся:
анкетные и биографические данные, паспортные данные, сведения об образовании, профессии, специальности, сведения о трудовом стаже, сведения о семейном положении и составе семьи; сведения о воинском учете; сведения о занимаемой должности, заработной плате; сведения о социальных льготах; сведения о наличии судимостей; адрес места жительства; домашний телефон; место работы или учебы членов семьи и родственников; содержание трудового договора; состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей; содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию; сведения о состоянии здоровья и др. данные.
1.4. Персональные данные работников могут храниться в виде документов на бумажном носителе, а также в электронном виде.
1.5. Ознакомление работников с положением о персональных данных муниципального служащего осуществляет кадровая служба соответствующего исполнительного органа местного самоуправления района.
2. Состав информации персонального характера
2.1. Персональные данные муниципального служащего содержатся в личном деле муниципального служащего и других документах, отражающих процедуру документирования трудовых отношений.
2.2. К документам, содержащим информацию персонального характера, относятся следующие документы и их комплексы:
- документы, удостоверяющие личность муниципального служащего или содержащие сведения о муниципальном служащем (об образовании, состоянии здоровья, трудовом стаже и др.): паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; военный билет; страховое свидетельство Пенсионного фонда Российской Федерации; документы об образовании (аттестаты, дипломы, свидетельства, сертификаты); трудовая книжка; медицинские справки и заключения и др.;
- учетные документы по личному составу: личная карточка (форма № Т-2, Т-2ГС (МС); личное дело муниципального служащего; вспомогательные регистрационно-учетные формы (книги, журналы, картотеки, базы данных), содержащие сведения персонального характера (журнал (книга) регистрации распоряжений по личному составу, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета отпусков, журнал учета выдачи справок с места работы муниципального служащего);
- трудовые договоры, соглашения об изменении (дополнении) трудовых договоров, договоры о материальной ответственности;
- распорядительные документы по личному составу (подлинники и копии): распоряжения Главы района, руководителей исполнительных органов местного самоуправления района о приеме (заключении трудового договора), переводе, увольнении (прекращении трудового договора), распоряжения о предоставлении отпуска, поощрении, взыскании и др.;
- документы об оценке деловых и профессиональных качеств муниципальных служащих при приеме на работу и в процессе работы (тесты, анкеты, резюме и др.);
- документы, отражающие деятельность аттестационных и конкурсных комиссий (протоколы заседаний, аттестационные листы, решения, представления и др.);
- документы, отражающие результаты служебных расследований (докладные и объяснительные записки, акты, справки, протоколы и др.);
- копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции и другие учреждения;
- документы бухгалтерского учета, содержащие информацию о расчетах с персоналом (штатное расписание, лицевые счета, расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости и др.).
Если сведения персонального характера содержатся в других документах, на них распространяются положения данного документа.
3. Получение, хранение, использование, передача персональных
данных муниципального служащего и гарантии их защиты
3.1. Получение, хранение, использование, передача или другое использование персональных данных муниципального служащего осуществляются исключительно в целях соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия муниципальному служащему в прохождении муниципальной службы, в обучении, должностном росте, обеспечения личной безопасности муниципального служащего, учета результатов исполнения им должностных обязанностей.
3.2. Персональные данные следует получать лично у муниципального служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных муниципального служащего у третьей стороны следует известить об этом муниципального служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить муниципальному служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.
3.3. Муниципальный служащий предоставляет представителю нанимателя достоверные сведения. При изменении персональных данных муниципальный служащий обязан письменно уведомить об этом отдел организационный и взаимодействия с муниципальными образованиями администрации района, в иных исполнительных органах местного самоуправления района - их кадровых служб в срок, не превышающий 14 дней.
3.4. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу муниципального служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе профессиональных союзах.
3.5. При принятии решений, затрагивающих интересы муниципального служащего, запрещается основываться на персональных данных муниципального служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей.
3.6. Документы, содержащие персональные данные муниципальных служащих, являются документами, содержащими конфиденциальную информацию и предназначенными для внутреннего использования.
3.7. Кадровая служба, отделы учета и отчетности исполнительных органов местного самоуправления района организуют хранение и использование персональных данных муниципальных служащих в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, настоящим Положением и другими актами Главы района, регламентирующими порядок работы с персональными данными муниципальных служащих.
3.8. При приеме на работу кадровая служба соответствующего исполнительного органа местного самоуправления района получает от муниципального служащего письменное согласие на обработку и использование его персональных данных исключительно в целях и на условиях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
3.9. Доступ к персональным данным муниципального служащего имеют:
- Глава района, руководители исполнительных органов местного самоуправления района;
- заместитель Главы района, управляющий делами;
- начальник отдела организационного и взаимодействия с муниципальными образованиями администрации района;
- начальник отдела учета и отчетности администрации района, начальник отдела учета и отчетности исполнительного органа местного самоуправления района;
- специалист кадровой службы исполнительного органа местного самоуправления, уполномоченный на ведение и хранение личных дел муниципальных служащих.
К данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций, имеют доступ руководитель структурного подразделения - непосредственный руководитель муниципального служащего, специалисты отдела учета и отчетности.
3.10. При передаче персональных данных муниципальных служащих третьим лицам начальник отдела организационного и взаимодействия с муниципальными образованиями администрации, работники кадровой службы соответствующего исполнительного органа местного самоуправления предупреждают их о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены. Лица, получающие персональные данные муниципальных служащих, обязаны соблюдать режим конфиденциальности.
Учет выданных персональных данных ведется в специальном журнале в отделе организационном и взаимодействия с муниципальными образованиями администрации, кадровых службах исполнительных органов местного самоуправления района.
3.11. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах муниципальных служащих, муниципальные служащие имеют право:
- получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
- получать копии любой записи, документа, входящего в состав личного дела, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
- требовать исключения или исправления неверных, неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований; дополнить персональные данные оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
- требовать об извещении всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
- обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействия представителя нанимателя.
4. Личное дело муниципального служащего
4.1. На муниципального служащего заводится личное дело, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы.
4.2. Персональные данные, внесенные в личные дела муниципальных служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах муниципальных служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
4.3. К личному делу муниципального служащего приобщаются:
а) письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу;
б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;
в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
д) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
е) копия распоряжения Главы района, распоряжения (приказа) руководителя исполнительного органа местного самоуправления района о назначении на должность муниципальной службы;
ж) экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
з) копии распоряжений Главы района, распоряжений (приказов) руководителей исполнительных органов местного самоуправления района о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы с приложением заявления муниципального служащего о согласии на перевод;
и) копия распоряжения Главы района, распоряжения (приказа) руководителя исполнительного органа местного самоуправления района об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;
к) аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
л) копии муниципальных правовых актов о поощрении муниципального служащего, характеристики, а также копии актов о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
м) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;
н) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего;
о) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
п) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
р) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;
с) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных федеральными законами.
4.4. В личное дело муниципального служащего вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
4.5. Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
5. Обязанности и ответственность представителя нанимателя
5.1. Должностные лица и работники, имеющие доступ к персональным данным, при обработке персональных данных несет ответственность за:
- передачу персональных данных муниципального служащего третьей стороне без письменного согласия муниципального служащего, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью муниципального служащего, а также случаев, установленных федеральным законом;
- передачу персональных данных муниципального служащего в коммерческих целях без его письменного согласия;
- отказ в ознакомлении муниципального служащего с установленным настоящим Положением порядком обработки персональных данных, а также другими актами Главы района, руководителей органов местного самоуправления района, с которыми муниципальный служащий должен быть ознакомлен под расписку;
- разрешение допуска к персональным данным муниципальных служащих должностным лицам, которым персональные данные не требуются для выполнения конкретных функций.
5.2. Защита персональных данных муниципальных служащих от их неправомерного использования или утраты обеспечивается за счет средств соответствующих исполнительных органов местного самоуправления района.
5.3. Обязанности по ведению личных дел муниципальных служащих возлагаются:
в администрации района - на отдел организационный и взаимодействия с муниципальными образованиями, в иных исполнительных органах местного самоуправления - на их кадровую службу.
5.4. В обязанности отдела организационного и взаимодействия с муниципальными образованиями администрации района, кадровой службы исполнительных органов местного самоуправления также входит:
- приобщение документов, указанных в пунктах 4.3
, 4.4
, к личным делам муниципальных служащих;
- обеспечение сохранности личных дел муниципальных служащих;
- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах муниципальных служащих;
- ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела;
- ведение журнала учета выданных персональных данных муниципальных служащих, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.
5.5. Муниципальные служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел муниципальных служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел муниципальных служащих, установленного настоящим Положением.
5.6. При переводе муниципального служащего на муниципальную должность в другом органе местного самоуправления или на должность государственного гражданского служащего в государственный орган его личное дело передается по новому месту службы.
5.7. Личное дело муниципального служащего хранится:
в администрации района - в отделе организационном и взаимодействия с муниципальными образованиями, в иных исполнительных органах местного самоуправления района - в кадровой службе в течение 10 лет со дня увольнения с муниципальной службы, затем передается на хранение в муниципальный архив.
