ГЛАВА СЯМЖЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 ноября 2006 г. № 264
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА
АДМИНИСТРАЦИИ СЯМЖЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
(в ред. постановлений
Главы Сямженского муниципального района
от 04.02.2008 № 31
, от 05.08.2009 № 363
)
В целях установления единых требований к подготовке и оформлению документов, обеспечения четкой организации работы администрации района и ее взаимодействия с органами исполнительной власти области и органами местного самоуправления постановляю:
1. Утвердить Регламент
администрации Сямженского муниципального района (прилагается).
2. Первому заместителю, заместителям главы администрации района, управляющему делами, руководителям структурных подразделений администрации района обеспечить строгое соблюдение требований, предусмотренных Регламентом
.
3. Признать утратившим силу постановление главы самоуправления Сямженского муниципального района от 23.01.2004 № 20 "Об утверждении Регламента работы администрации Сямженского муниципального района", за исключением пункта 4.
4. Контроль за выполнением постановления возложить на управляющего делами администрации района В.И. Зайкину.
5. Постановление вступает в силу с момента его подписания.
Глава района
Н.А.МАЛЫШЕВ
Утвержден
Постановлением
Главы Сямженского
муниципального района
от 16 ноября 2006 г. № 264
РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ СЯМЖЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
(в ред. постановлений
Главы Сямженского муниципального района
от 04.02.2008 № 31
, от 05.08.2009 № 363
)
1. Общие положения
1.1. Регламент определяет порядок правового, организационного, протокольного, документационного и материально-технического обеспечения деятельности администрации Сямженского муниципального района (далее - администрация района).
1.2. Глава района является высшим должностным лицом Сямженского муниципального района, возглавляет администрацию района, представляет на утверждение Представительного Собрания структуру администрации района и руководит ею на основе единоначалия.
1.3. Порядок формирования, полномочия и организация работы структурных подразделений и должностных лиц администрации района определяются положениями, утверждаемыми главой района, и должностными инструкциями работников.
1.4. Руководители структурных подразделений администрации района несут ответственность за деятельность руководимых ими подразделений и подчиняются по всем вопросам своей деятельности главе района и его заместителям.
1.5. Взаимодействие структурных подразделений и организацию работы аппарата администрации района, правовое, документационное, протокольное, организационное и материально-техническое обеспечение осуществляют заместители главы администрации района, управляющий делами, отдел организационной и кадровой работы.
1.6. Общее руководство делопроизводством и документационным обеспечением администрации района осуществляет управляющий делами.
1.7. За нарушение либо ненадлежащее исполнение Регламента работники администрации привлекаются к дисциплинарной ответственности по представлению управляющего делами.
2. Планирование работы администрации района
2.1. План работы и основные мероприятия администрации района на год, месяц формируются отделом организационной и кадровой работы на основании предложений от заместителей главы администрации района, структурных подразделений администрации района и руководителей органов местного самоуправления района.
Подписанные материалы в проект плана передаются в отдел не позднее 20 числа.
Подготовленный и согласованный с заместителями проект плана передается на утверждение главе района.
2.2. Месячные планы мероприятий направляются в сельские поселения, структурные подразделения администрации района, управления района для сведения и использования в практической работе и публикуются в газете "Восход".
2.3. Структурные подразделения руководствуются в своей деятельности годовым и месячным планами работы администрации района и непосредственно своими планами, утвержденными курирующими заместителями главы администрации района.
3. Порядок подготовки и проведения
совещаний, семинаров и других мероприятий
3.1. Совещания с руководителями предприятий, учреждений, организаций и представителями общественных организаций проводятся главой района и заместителями главы администрации района по мере необходимости для оперативного решения текущих вопросов, выработки и координации действий по отдельным направлениям.
Всю подготовительную работу к данным совещаниям, формирование повестки дня и порядка проведения совещания обеспечивают структурные подразделения соответствующей отрасли под руководством заместителя главы администрации района, курирующего отрасль.
3.2. Списки участников совещаний и выступающих, согласованные и подписанные заместителями главы администрации района (по главным вопросам), готовятся соответствующими структурными подразделениями, которые обеспечивают оповещение и участие приглашенных в работе совещания. Не позднее чем за два дня до проведения главе района представляются аналитические справки по основным вопросам за подписью заместителей главы администрации района, курирующих соответствующие отрасли.
3.3. В ходе совещаний структурные подразделения по соответствующим их компетенции вопросам ведут протокол, который оформляется в течение двух - трех дней, и составляют выписки из протокола с конкретными поручениями и сроками исполнения. На следующий день после подписания протокола эти выписки направляются исполнителям.
3.4. Совещания (семинары) с главами сельских поселений проводятся ежемесячно.
В случае необходимости глава района может назначить совещание в другое время.
3.5. Вопросы для рассмотрения на совещании (семинаре) с главами поселений вносятся руководителями структурных подразделений, начальниками управлений района, заместителями главы администрации района, руководителями федеральных структур в отдел организационной и кадровой работы. Проекты повестки дня и порядка проведения совещаний с главами поселений утверждаются главой района.
3.6. Еженедельно (по понедельникам) глава района (первый заместитель главы администрации района в отсутствие главы) проводит с 08.00 час. совещания с заместителями главы администрации района, руководителями органов местного самоуправления района и руководителями структурных подразделений администрации района, а также с руководителями областного подчинения, на которых рассматриваются важнейшие текущие вопросы жизнеобеспечения района, координируется деятельность структурных подразделений администрации района.
Еженедельно (по понедельникам) в 9 часов глава района проводит совещания с руководителями служб федерального подчинения.
3.7. Заместители главы администрации района для оперативного решения текущих вопросов проводят совещания с руководителями курируемых отделов и управлений еженедельно (по понедельникам с 9 часов).
3.8. При проведении селекторных совещаний ответственность за подготовку аналитического материала по обсуждаемому вопросу несут заместители главы администрации района, руководители органов местного самоуправления района, к полномочиям которых отнесен данный вопрос.
Проверку связи осуществляет инженерная служба Сямженского узла связи.
4. Работа с кадрами
4.1. Работа по приему на муниципальную службу, организация и прохождение муниципальной службы осуществляется управляющим делами в соответствии с законодательством о труде и муниципальной службе.
4.2. Назначение и освобождение от должности муниципальных служащих, а также работников, должности которых не относятся к муниципальной службе, оформляется распоряжением главы района.
Трудовые договоры подписываются главой района.
4.3. Предложения по кандидатурам для назначения на должность в администрацию района вносятся заместителями главы администрации района, руководителями структурных подразделений, управляющим делами.
4.4. Работа с кадрами в структурных подразделениях администрации района осуществляется в соответствии с положениями о соответствующих подразделениях, утвержденными главой района.
4.5. На каждого муниципального служащего заводится личное дело, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы.
Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" и Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 "Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".
(п. 4.5 в ред. постановления
Главы Сямженского муниципального района от 05.08.2009 № 363)
(см. текст в предыдущей редакции
)
4.6. Учет состава кадров аппарата администрации района, ведение и хранение трудовых книжек осуществляется управляющим делами. Ведение и хранение личных дел муниципальных служащих осуществляется отделом организационной и кадровой работы.
4.7. Устанавливается единый режим работы структурных подразделений администрации района и управлений района: начало работы - 08.00 час., окончание работы - 17.15 час. (женщины - 16.15). Выходные дни - суббота, воскресенье.
Другие требования по организации труда в администрации района определяются правовым актом главы района.
4.8. Муниципальные служащие администрации района несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в соответствии с требованиями законодательства о труде и законодательства о муниципальной службе.
5. Порядок подготовки документов
для представления к награждению и вручения наград
5.1. Организацию оформления, контроль за качеством осуществляет управляющий делами в соответствии с действующим федеральным законодательством, постановлениями Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Губернатора области.
5.2. Управляющему делами представляются ходатайства и материалы о награждении граждан государственными наградами, Почетными грамотами Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Почетными грамотами Правительства Российской Федерации, Почетными грамотами и Благодарностями Губернатора области, Почетными грамотами, Благодарностями главы района от коллективов предприятий, учреждений, организаций (независимо от форм собственности), от структурных подразделений администрации района, согласованные у заместителя главы администрации района, курирующего данную сферу.
5.3. Управляющий делами передает наградные документы главе района для согласования и их подписания, затем документы направляются через трудовые коллективы предприятий, учреждений, организаций либо непосредственно в отдел наград Правительства Вологодской области.
5.4. Управляющий делами осуществляет хранение поступивших наград, организует их вручение, заполняет удостоверение к наградам, оформляет протокол вручения наград и направляет его в отдел наград Правительства области.
5.5. Почетные грамоты и Благодарности главы района вручают глава района или по его поручению заместители главы администрации района, управляющий делами.
5.6. Награждение проводится в обстановке торжественности и широкой гласности (по возможности) в присутствии представителей трудовых коллективов, представивших к награждению работника.
6. Контроль за исполнением поручений главы района
6.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений главы района возлагается на заместителей главы администрации района, отдел организационной и кадровой работы, управляющего делами, заведующих структурных подразделений администрации района.
6.2. Контролю подлежат поручения по исполнению документов, зарегистрированные в установленном порядке, содержащие указания по подготовке проектов постановлений главы района, предложений, планов мероприятий по организации выполнения документов и справок о состоянии обсуждаемого вопроса в районе, информации в вышестоящие органы, заключений по проектам направляемых документов и т.д.
6.3. Заместители главы администрации района, осуществляющие контроль, определяют исполнителей, которые будут обеспечивать сбор и подготовку необходимых документов, проектов справок о результатах исполнения документов.
6.4. На документе, резолюция которого содержит контрольное поручение, а также в случаях, предусматривающих представление отчетов, информации, заключений, согласований и других ответов в вышестоящие органы, ставится штамп "Контроль".
Специалисты отдела организационной и кадровой работы направляют документы заместителю главы администрации района или непосредственно руководителям структурных подразделений.
6.5. Если поручение дано нескольким заместителям главы администрации района, то его исполнение координирует заместитель, указанный в поручении первым, или тот, кому поручены созыв и обобщение.
6.6. Контроль за исполнением указаний осуществляет специалист отдела организационной и кадровой работы.
Поручения главы района исполняются в указанные в них сроки.
Срок реализации, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц.
Поручения с пометкой "срочно" исполняются в 3-дневный срок, за исключением выходных и праздничных дней, а требующие дополнительного изучения - в течение 10 дней.
Срок исполнения поручений исчисляется в календарных днях со дня его подписания.
При наличии определенной даты или срока проведения мероприятий в самом документе срок исполнения поручения по нему устанавливается с этой даты или мероприятия. Если последний день исполнения приходится на выходной или праздничный день, то контрольный срок переносится на следующий рабочий день.
6.7. Если поручение не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении сроков исполнения с указанием причин отсрочки не позднее чем за 3 дня до истечения установленного ранее срока.
Продление сроков представления ответов, информации и т.д. в вышестоящие органы проводится только по согласованию с ними.
Решение о продлении сроков исполнения поручений принимается руководителем, их установившим, о чем ставится в известность специалист по контролю, который вносит коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку.
При организации исполнения поручений главы района руководством администрации могут быть использованы меры упреждающего контроля:
- рассмотрение хода их реализации на коллегиях, совещаниях, семинарах, оперативных планерках;
- направление запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах;
- осуществление контрольных проверок исполнения поручений;
- проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений, внесение предложений по привлечению к ответственности виновных лиц и другие.
6.8. Справки, информация о выполнении поручений представляются заместителям главы администрации района, затем направляются с оригиналом документа главе района для согласования или визы.
Справки по документам, исполнять которые было поручено нескольким заместителям главы администрации района, должны быть завизированы всеми соисполнителями или содержать ссылки на согласование с ними ответа.
Исполнители, отдел организационной и кадровой работы, управляющий делами проверяют представленный материал на предмет его соответствия заданию главы, инструкции по делопроизводству.
Документы, не соответствующие требованиям, возвращаются на доработку.
О результатах рассмотрения главой района итоговых материалов специалист отдела организационной и кадровой работы, управляющий делами сообщают исполнителю.
6.9. Поручение по исполнению контрольного документа считается исполненным, если глава района согласился с полученной справкой. Поручения, не требующие непосредственного доклада об их исполнении, считаются выполненными по факту: отправка информации, заключений по проектам, если они не возвращены на доработку, выпуск постановлений главы района, о чем делается пометка в базе данных.
6.10. Если по представленным справкам главой района даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется отделом организационной и кадровой работы, управляющим делами на основании этих указаний.
7. Подготовка официальных документов главы района
7.1. Все решения, принимаемые главой Сямженского муниципального района в соответствии с действующим законодательством и полномочиями, подлежат обязательному документированию и надлежащему оформлению.
7.2. Официальными документами главы района являются постановления, распоряжения, обращения (в том числе письма в адрес Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Губернатора Вологодской области, Законодательного Собрания); послания и заявления от имени главы района, договоры, соглашения, контракты (далее - документы).
7.3. В виде постановлений оформляются решения нормативного характера:
- решения, принимаемые по вопросам, затрагивающим интересы всего района и его жителей;
- решения об отмене решений (постановлений), принятых ранее органами исполнительной власти, и постановлений, принятых ранее главой района.
7.4. В виде распоряжений оформляются решения по оперативным, организационным вопросам и вопросам, имеющим ограниченный срок действия и касающимся узкого круга структурных подразделений, должностных лиц и граждан.
Распоряжения не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер.
7.5. Решения главы района по вопросам текущей деятельности или предусматривающие оперативно-организационные мероприятия, могут даваться в виде устных и письменных поручений. Контроль за их исполнением осуществляется отделом организационной и кадровой работы в установленном порядке.
7.6. Проекты постановлений, распоряжений главы района (далее именуемые - проекты постановлений, распоряжений) могут вноситься заместителями главы администрации района, управляющим делами, руководителями органов местного самоуправления района, руководителями структурных подразделений администрации района, главами сельских поселений (в дальнейшем - исполнители).
7.7. Основанием для подготовки проекта может быть указание главы района, его заместителей, управляющего делами администрации района, нормативные акты федеральных органов государственной власти, Губернатора, Правительства и Законодательного Собрания Вологодской области, инициативное решение руководителя органа местного самоуправления, руководителя структурного подразделения администрации.
7.8. Проект постановления, распоряжения главы района должен соответствовать следующим требованиям:
Текст проекта постановления, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей. Распоряжение может не иметь преамбулы. Проект должен содержать обоснование принятия документа.
В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки постановления, а также обязательная ссылка на законодательный или иной акт органов государственной власти и управления (наименование вида акта, заголовок, дата издания, номер), в соответствии с которым подготовлен документ. Преамбула в проектах постановлений завершается словом "Постановляю".
Преамбула может отсутствовать, если принимаемое постановление не требует разъяснений. В этом случае текст постановления начинается со слова "Постановляю".
Постановляющая часть должна содержать четко сформулированные поручения с указанием исполнителей, сроков исполнения и форм отчета о результатах исполнения.
Проект не должен противоречить действующему законодательству, актам органов государственной власти и управления, должен быть кратким, четко и понятно сформулированным, содержащим только официальное наименование органов и организаций или их сокращенные официальные наименования. При внесении проекта документа с приложением, содержащим необходимую дополнительную информацию, в тексте документа дается ссылка на приложение. Приложения визируются должностным лицом, ответственным за их содержание, поправки в приложениях визируются дополнительно.
Проект должен учитывать ранее принятые решения по рассматриваемому вопросу, содержать при необходимости пункты об отмене или изменении этих решений, снятии с контроля; к проекту должен быть приложен лист согласования с указанием должности, фамилии, инициалов должностных лиц, с которыми проект согласован, с предложениями по рассылке и опубликованию документов.
7.9. Подготовка проекта документа главы района включает:
- проработку вопроса в соответствующих структурных подразделениях администрации района, ведомствах и иных органах управления, поселениях;
- определение круга органов, организаций и должностных лиц, осуществляющих его подготовку, экспертизу и согласование;
- непосредственную подготовку официального документа;
- организацию сбора необходимых заключений (экспертиз), их анализ и последующую доработку проекта документа;
- согласование (получение виз) разработанного проекта документа и приложений к нему с определенным кругом органов, организаций, должностных лиц и обязательное визирование доработанного проекта документа руководителем структурного подразделения администрации, отвечающего за соответствующее направление работы, заместителем главы администрации района, курирующим отрасль, а затем заведующим юридическим отделом.
Правовая экспертиза обязательна для всех проектов документов. Полноту согласования документов определяет управляющий делами.
7.10. Ответственность за качество подготовки вносимых проектов, согласование проектов с заинтересованными сторонами несут исполнители, вносящие проекты.
7.11. При наличии у должностных лиц, с которыми согласуется проект, особого мнения либо дополнительных предложений по проекту документа они излагаются в виде отдельной записки, которая передается вместе с проектом и в обязательном порядке докладывается главе района. В этом случае лицом, визирующим проект, в листе согласования рядом с визой делается запись: "замечания прилагаются".
7.12. При наличии разногласий по проекту со стороны должностных лиц руководитель, готовящий проект, должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к проекту прилагаются перечень (таблица) разногласий и подлинники замечаний, подписанные соответствующими руководителями, которые направляются заместителю главы администрации района, уполномоченному им для принятия окончательного решения о внесении (невнесении) проекта документа на рассмотрение главы района. В этом случае рассмотрение проекта проводится обязательно с участием руководителей, представивших замечания.
В случае возникновения разногласий по рассматриваемому проекту между заместителями окончательное решение принимает глава района.
При внесении в первоначальный текст проекта дополнений и изменений после проведения соответствующих согласований исполнителем оформляется окончательный текст проекта с грифом "проект, доработанный с учетом замечаний и предложений". При этом тексты первоначального проекта и заключения по нему не изымаются, а прилагаются к материалам проекта.
Замечания юридического отдела, а также замечания, касающиеся использования бюджетных средств, разрешаются главой района при представлении документа ему на подпись.
]]>Если в процессе доработки в проект вносятся изменения, меняющие содержание документа, какой-либо части, то он подлежит повторному визированию руководителями заинтересованных служб, других органов и организаций. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не изменившие его содержания.
7.13. В случае выявления юридическим отделом в проекте документа противоречий действующему законодательству отдел не визирует проект документа и возвращает его исполнителю с соответствующим заключением.
7.14. Срок согласования проекта документа каждым из указанных в нем должностных лиц не должен превышать, как правило, трех дней. Ответственность за быстрейшее согласование проектов постановлений и распоряжений несут должностные лица, подготовившие документ.
Должностные лица, виновные в нарушении установленного срока рассмотрения проекта документа и волоките при его согласовании, привлекаются к ответственности, установленной законодательством.
Для проведения экспертизы по проектам особо важных либо объемных документов и составления заключения допускается согласование документа в юридическом отделе и Финансовом управлении в течение не более пяти дней.
В отношении документов, сданных на согласование за 2 часа до окончания рабочего дня, течение срока исполнения начинается со следующего рабочего дня. Течение указанного срока приостанавливают:
- выходные и праздничные дни;
- нахождение должностного лица в командировке, если его должностные обязанности не возложены на кого-либо.
7.15. Проекты документов, подготовленные с нарушением настоящего порядка, не должны представляться на рассмотрение главы района, за исключением чрезвычайных ситуаций, когда решение об ином порядке подготовки официального документа принимает непосредственно глава района (или лицо, его замещающее).
7.16. Принятые официальные документы главы района (постановления, распоряжения) регистрируются управляющим делами, тиражируются и в трехдневный срок рассылаются.
Адресатов рассылки документов определяет исполнитель.
Постановления и распоряжения, затрагивающие интересы граждан, подлежат обязательному опубликованию в газете "Восход".
При необходимости исполнитель присваивает документу гриф "для служебного пользования (ДСП)", "не для печати".
Формирование в дела подлинников постановлений и распоряжений, сдача их в архив в соответствии с действующими правилами производится управляющим делами администрации района.
Замена разосланных постановлений и распоряжений (внесение в них технических поправок, не связанных со смысловой нагрузкой) производится по указанию управляющего делами администрации района.
8. Организация работы со служебными документами
8.1. Работа со служебными документами в администрации района осуществляется согласно инструкции по делопроизводству в администрации района, ее структурных подразделениях, утвержденной постановлением главы района.
8.2. Работа со служебными документами и документами с грифом "для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.
8.3. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Использование служебных документов в печати допускается только с разрешения руководителя администрации района.
8.4. Все документы, поступившие в администрацию района, проходят соответствующую регистрацию и рассматриваются руководством администрации района, как правило, в день их поступления.
8.5. Зарегистрированные документы в день поступления направляются:
- адресованные главе района - через его приемную - главе;
- адресованные заместителям главы администрации района - по принадлежности;
- поступившие без указания конкретного адреса - заместителям главы администрации района, руководителям управлений, комитетов, отделов в соответствии с их функциональными обязанностями.
8.6. Поручения главы района, его заместителей по реализации документа должны содержать конкретных исполнителей и реальные сроки его исполнения, а при необходимости - указание "Контроль" за его исполнением. В соответствии с наложенной резолюцией и поручениями документы доводятся до ответственных исполнителей.
8.7. Деловая переписка по вопросам, отнесенным в соответствии с распределением обязанностей к сфере компетенции заместителей главы администрации района, передается им для рассмотрения без резолюции главы. В дальнейшем эти документы исполняются структурными подразделениями, им подчиненными. В резолюции заместителей главы администрации района, руководителей управлений, комитетов должны быть определены ответственные исполнители, содержание поручения и сроки рассмотрения документа.
8.8. Срок исполнения служебных документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок) со дня регистрации документа. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок.
Сроки исполнения документов, поступивших из других организаций, устанавливаются руководителями подразделения администрации района с учетом срока, установленного организацией, направившей документ, и сроков, определенных законодательством. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в администрацию района или структурные подразделения, которые самостоятельно регистрируют документы.
8.9. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку материалов является лицо, указанное в резолюции первым, которое должно обеспечить соисполнителей необходимыми копиями этого документа.
8.10. Отправка деловой корреспонденции производится ответственными за делопроизводство лицами.
Деловая переписка с центральными ведомствами, с органами Правительства Вологодской области, органами местного самоуправления, предприятиями, общественными организациями осуществляется как главой района, так и по поручению его заместителями, руководителями управлений, комитетов в пределах их компетенции, а также руководителями структурных подразделений.
8.11. Исходящие документы, подписанные главой района, заместителями главы администрации района, руководителями структурных подразделений, готовятся управляющим делами, руководителями структурных подразделений к отправке полностью оформленными в количестве, соответствующем числу адресатов на документе (черновике) плюс один.
Экземпляр исходящего документа, остающийся у лица, ответственного за делопроизводство, (в деле) должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителем на доработку.
8.12. Ответы (а также копии) из организаций по запросам, письмам и другим документам администрации района, зарегистрированным в приемной администрации, должны направляться в приемную администрации в целях осуществления контроля за прохождением документов.
8.13. Работа по контролю за порядком и сроками прохождения документов в администрации района осуществляется с регистрационных карточек. В карточку заносятся резолюция или поручения исполнителям, сведения о прохождении, постановке на контроль и снятии с контроля документа.
8.14. Прием и передача телефонограмм, факсограмм, адресованных главе района, заместителям главы администрации района и руководителям структурных подразделений, а также подписанных ими, производится специалистом приемной согласно инструкции по делопроизводству.
9. О порядке заключения договоров (соглашений)
администрацией района с юридическими, физическими
лицами, а также с органами государственной власти
области и органами местного самоуправления
9.1. Договоры, заключаемые от имени администрации района, подписываются главой района. Глава района вправе уполномочить соответствующего заместителя главы района, управляющего делами либо ответственное лицо на подписание конкретного договора или определенного вида договоров.
Подписание договоров заместителями главы администрации района осуществляется на основании распоряжений главы района о возложении полномочий по подписанию конкретного договора или определенного вида договоров по доверенности, выданной главой района, а также на основании прав по должности, закрепленных в положении о соответствующем структурном подразделении или о распределении обязанностей.
9.2. Управления, комитеты, иные структурные подразделения, обладающие статусом юридического лица и содержащие в положениях нормы о предоставлении им права заключения договоров, заключают их от имени соответствующего юридического лица. Данные договоры подписываются руководителями структурного подразделения после соответствующих согласований.
9.3. Проекты договоров, а также все изменения и дополнения к действующим договорам подготавливаются, согласовываются и оформляются руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
9.4. Договоры, предусматривающие расходы бюджета района, подлежат согласованию с управлением финансов района с целью определения источников финансирования.
9.5. Договоры, подлежащие подписанию главой района либо лицом уполномоченным, в обязательном порядке проходят согласования с соответствующими отделами (службами) и заинтересованными органами путем оформления листа согласования в порядке, определенном Регламентом администрации района в части оформления проектов постановлений (распоряжений) главы района.
Все договоры, заключаемые от имени администрации, после согласования со всеми необходимыми службами проходят правовую экспертизу в юридическом отделе.
9.6. Договоры, разрабатываемые структурными подразделениями, проходят правовую экспертизу в изначально подготовленной (примерной) форме. В дальнейшем структурные подразделения администрации района заключают договоры с юридическими и физическими лицами самостоятельно и на визу в юридический отдел представляют проект лишь в случае внесения в согласованные примерные формы изменений и дополнений.
9.7. При наличии у должностных лиц, с которыми согласовывается проект договора, предложений и замечаний они излагаются непосредственно на листе согласований или прилагаются в виде отдельной записки с отметкой об этом на листе согласования.
9.8. В случае выявления в проекте договора юридическим отделом противоречий действующему законодательству документ не визируется и возвращается его исполнителю с соответствующими замечаниями или заключением.
9.9. Разногласия по проекту договора должны быть урегулированы до предоставления его на подпись в порядке, предусмотренном для урегулирования разногласий по проектам постановлений и распоряжений главы района.
9.10. Срок согласования договора каждым из заинтересованных должностных лиц не должен превышать, как правило, одного дня.
Для проведения экспертизы по договорам особой важности и сложности либо составления заключения допускается согласование договора в течение трех дней.
9.11. Договоры представляются на подпись главе района, а также уполномоченным на подписание лицам только после прохождения процедуры согласования.
9.12. Договоры, заключенные от имени администрации, независимо от исполнителя проекта договора после подписания их главой регистрируются юридическим отделом с оставлением их подлинников на хранение.
9.13. Форма регистрации заключенных договоров должна содержать следующие данные:
- наименование сторон по договору;
- предмет договора;
- срок действия договора;
- отметку о дате поступления и дате отправления;
- Ф.И.О. и должность работника, ответственного за исполнение договора.
9.14. Проекты договоров, поступившие по почте или иным образом, должны быть зарегистрированы в приемной главы района.
Согласование проектов договоров, не содержащих отметки о регистрации, не допускается.
9.15. Копии договоров остаются на хранении у лица, ответственного за их исполнение.
9.16. Контроль за заключением и надлежащим исполнением договоров возлагается на заместителей главы администрации района, курирующих соответствующую отрасль.
9.17. Финансирование расходов по оплате работ и услуг по договорам производится в пределах средств, утвержденных на эти цели в бюджете района. Заключение договоров, не обеспеченных финансированием, не допускается.
10. Работа с письменными обращениями граждан и организация
личного приема руководителями администрации района
10.1. Работа с обращениями граждан ведется в строгом соответствии с законодательством.
10.2. Учет, организацию работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан, осуществление контроля за своевременным и полным рассмотрением вопросов, поставленных на личном приеме и в письмах, ведет управляющий делами.
10.3. Письма, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Правительства области, от депутатов, средств массовой информации, передаются для доклада главе района.
10.4. Указание об исполнении писем граждан дается в форме резолюции руководителя.
В случае если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, и в письме содержится несколько вопросов, контроль за сроками рассмотрения и подготовку ответа автору заявления осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым.
Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для составления ответа не позднее пяти дней до истечения срока исполнения письма.
10.5. Письменные обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.
(п. 10.5 в ред. постановления
Главы Сямженского муниципального района от 04.02.2008 № 31)
(см. текст в предыдущей редакции
)
10.6. В исключительных случаях, а также в случаях направления запроса, предусмотренного частью второй статьи 10 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", глава района вправе продлить срок рассмотрения обращений не более чем на 30 дней. О продлении срока его рассмотрения уведомляется гражданин, направивший обращение.
Продление срока рассмотрения обращения осуществляется через управляющего делами администрации района.
(п. 10.6 в ред. постановления
Главы Сямженского муниципального района от 04.02.2008 № 31)
(см. текст в предыдущей редакции
)
10.7. Сроки исполнения писем граждан кроме того могут быть установлены в тексте поручений директивных органов или в тексте резолюций руководителей.
Анонимные обращения не рассматриваются.
10.8. Ответы на письма граждан дает глава района или по поручению заместители главы администрации района.
10.9. Текст письма должен излагаться четко, кратко, исчерпывающе давать ответы на все поставленные в письме вопросы и содержать сведения о том, когда и кем сообщено автору письма о результатах его рассмотрения.
10.10. Ответ заявителю должен быть дан в письменной форме.
10.11. Исполнитель, ответственный за рассмотрение письма и подготовку ответа, обеспечивает его печатание, подписание и отправку. При необходимости сообщения в вышестоящие органы о результатах рассмотрения письма ответ готовится заместителем главы администрации района, ответственным за исполнение поручения.
10.12. Исполнительные письма граждан со всеми относящимися к ним материалами и оформленные ответы по письмам передаются управляющему делами.
10.13. Прием граждан осуществляется руководителями администрации района, карточки приема граждан с их визой передаются в приемную главы.
10.14. Предварительная запись граждан на прием к главе и заместителям главы администрации района производится специалистом приемной ежедневно.
10.15. Контроль за выполнением указаний, данных во время приема, осуществляется исполнителем.
11. Контроль исполнения решений вышестоящих органов,
постановлений, распоряжений и поручений главы района
11.1. Оперативный контроль и проверку исполнения решений вышестоящих органов, постановлений, распоряжений, поручений главы района осуществляет отдел организационной и кадровой работы в соответствии с Положением
о контроле, утверждаемым главой района.
12. Изготовление и использование бланков
документов, печатей, штампов и удостоверений
12.1. Бланки документов, применяемые в администрации района, используются строго по назначению и без соответствующего разрешения управляющего делами не могут передаваться другим организациям и лицам.
12.2. Введение в обращение новых бланков организационно-распорядительных документов подразделений администрации района осуществляется по разрешению управляющего делами. Соответствующие представления вносятся руководителями структурных подразделений администрации района с приложением макетов бланков.
12.3. Изготовление гербовой и других печатей и штампов для структурных подразделений производится после утверждения образца печати и штампа управляющим делами. Изготовленные печати и штампы хранятся в несгораемых металлических шкафах или сейфах.
12.4. Контроль за правильностью хранения и использования бланков, печатей и штампов в подразделениях администрации района осуществляет управляющий делами. Управляющий делами незамедлительно ставится в известность в случае утери печати, штампа.
Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются управляющему делами и уничтожаются по акту.
12.5. Руководители подразделений администрации района несут ответственность за правильное хранение и использование бланков документов, соблюдение порядка использования и хранения имеющихся печатей и штампов.
При смене руководителя подразделения администрации печати и штампы передаются по акту.
12.6. Удостоверения для работников администрации района, глав сельских поселений изготавливаются и выписываются управляющим делами. Срок изготовления - два - три дня (при наличии фотографии).
Удостоверение выдается в виде книжки и подписывается главой района.
Оформленные удостоверения являются документами строгой отчетности. За их сохранность должностные лица несут персональную ответственность. При увольнении владелец обязан сдать удостоверение по месту его получения. Лица, имеющие удостоверение, обязаны обеспечить его сохранность. В случае его повреждения или утраты подают заявление на имя управляющего делами с объяснением причин и обстоятельств повреждения или утраты удостоверения. По данному факту проводится служебное расследование и принимается соответствующее решение.
13. Печатание документов
13.1. Печатание документов осуществляется специалистом (машинисткой) администрации района, а также непосредственно в подразделениях администрации района с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований Инструкции по делопроизводству.
13.2. Специалистом (машинисткой) администрации района печатаются только служебные документы. Печатание под диктовку не производится.
13.3. Материал по текущим вопросам печатается непосредственно в отделах, управлениях специалистами.
13.4. Рукописи документов, подлежащие печатанию, принимаются управляющим делами от работников с визой заместителей главы администрации района или руководителями структурных подразделений. Непосредственная передача документов специалисту (машинистке) от специалистов отделов и управлений не допускается.
13.5. В первоочередном порядке печатаются проекты постановлений, распоряжений главы района, решения Представительного Собрания, документы управляющего делами, юридического отдела, документы к мероприятиям с участием главы района или его заместителей, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности главы района.
13.6. Машинописные работы выполняются по двум категориям: срочные и обычные.
Срочные работы выполняются при наличии визы управляющего делами в течение 3 часов. Обычные - в срок до 3 дней.
При наличии большого объема срочных документов материалы печатаются в очередности, определяемой управляющим делами с исполнителями, передавшими материал для печатания.
13.7. Документы, сданные в работу после 15.30, печатаются, как правило, на следующий день.
13.8. При необходимости выполнения машинописных работ в другие сроки разрешение дает управляющий делами администрации района.
13.9. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или исправленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.
При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Принимаются только общепринятые сокращения слов.
13.10. Печатание производится на бланках установленной формы и на бумаге стандартных размеров. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре. Корректорские работы специалистом (машинисткой) не производятся.
13.11. Фамилия исполнителя и номер служебного телефона печатаются на лицевой стороне первого листа документа внизу слева.
13.12. Печатание секретных документов производится в строгом соответствии с требованиями инструкций по работе с секретными документами.
14. Порядок передачи, хранения, использования дел архива
14.1. Законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения и по личному составу хранятся у управляющего делами и в структурных подразделениях администрации района в течение 5 лет. Затем после подготовки и оформления в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству сдаются в архив согласно графику, утвержденному управляющим делами администрации района.
14.2. Дела временного хранения в архив не сдаются, а уничтожаются по акту установленной формы, утверждаемому руководителем структурного подразделения по согласованию с архивным отделом.
14.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации района ответственный за ведение делопроизводства работник в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела и передает их в архив по акту или описи независимо от сроков хранения.
14.4. При увольнении или переводе на другую работу руководитель подразделения, специалист передает дела и документы работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение обязанностей.
До передачи в государственный архив документы администрации района постоянного хранения находятся у управляющего делами или в его подразделениях в течение 10 лет. Документы по личному составу хранятся у управляющего делами администрации района 75 лет.
14.5. Копирование архивных документов по запросам организаций производится, как правило, с разрешения управляющего делами администрации района.
14.6. Изъятие документов из архивных дел запрещается.
15. Использование залов заседаний для проведения мероприятий
15.1. Мероприятия администрации района проводятся в зале (3 этаж) по графику мероприятий, утвержденному главой района.
15.2. Выделение и подготовка зала для проведения совещаний, заседаний, приема делегаций производятся административной хозяйственной службой совместно с ответственным управлением, отделом, которые проводят мероприятия.
По окончании мероприятия ответственные за его проведение сдают помещение заведующему хозяйственной службой (коменданту).
16. Прием делегаций в администрации района
16.1. Администрация района организует в установленном законодательством порядке прием делегаций Правительства и Законодательного Собрания области, рабочих групп, а также отдельных лиц, прибывающих в администрацию с официальным и деловым визитом.
16.2. Основанием для приема отдельных лиц и делегаций, рабочих групп является распоряжение главы района или первого заместителя главы администрации района. Распоряжение готовится структурным подразделением администрации района, по линии которого прибывает делегация, и согласовывается с управлением финансов, управляющим делами, бухгалтерией. К распоряжению прилагается смета расходов на прием делегации.
16.3. После получения соответствующего распоряжения структурное подразделение, ответственное за прием, проводит подготовку приема делегации или отдельного лица, которая включает:
- подготовку и отправку приглашения;
- составление плана пребывания, графика официальных встреч, переговоров, экскурсионного обслуживания;
- осуществление протокола переговоров.
16.4. Организацию официальных встреч и приемов делегаций, их размещение, питание, транспортное и иное обслуживание осуществляет управляющий делами (специально созданные рабочие группы при большом количестве участников делегаций) или структурное подразделение, по линии которого прибывает делегация.
