ГЛАВА ГОРОДСКОГО ОКРУГА ОРЕХОВО-ЗУЕВО
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 20 июля 2009 г. № 684
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА ОРЕХОВО-ЗУЕВО
В целях обеспечения условий для повышения эффективности деятельности администрации городского округа Орехово-Зуево, совершенствования взаимодействия должностных лиц, структурных подразделений администрации городского округа Орехово-Зуево, повышения уровня обоснованности принимаемых решений, организационного, документационного и информационного обеспечения муниципальных служащих и граждан постановляю:
1. Утвердить Регламент
администрации городского округа Орехово-Зуево (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений администрации городского округа обеспечить исполнение Регламента
администрации городского округа Орехово-Зуево.
3. Признать утратившим силу постановление
главы городского округа Орехово-Зуево от 07.02.2008 № 125 "Об утверждении Регламента администрации городского округа Орехово-Зуево".
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Филиппова В.В.
Глава г.о. Орехово-Зуево
О.В. Апарин
Утвержден
постановлением главы
городского округа Орехово-Зуево
Московской области
от 20 июля 2009 г. № 684
РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ОРЕХОВО-ЗУЕВО
1. Общие положения
1.1. Регламент администрации городского округа Орехово-Зуево (далее - Регламент) разработан в соответствии с Уставом
городского округа Орехово-Зуево, постановлением главы городского округа Орехово-Зуево "Об утверждении распределения обязанностей", административным регламентом рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления городского округа Орехово-Зуево, Инструкцией по делопроизводству в администрации городского округа Орехово-Зуево и устанавливает основные правила организации деятельности администрации городского округа Орехово-Зуево (далее - Администрация) по реализации ее полномочий, а также определяет порядок ее организационного, документационного и информационного обеспечения.
1.2. Администрация в пределах своих полномочий организует исполнение законодательства Российской Федерации, законодательства Московской области, Устава
городского округа Орехово-Зуево, муниципальных правовых актов городского округа Орехово-Зуево, осуществляет постоянный контроль их выполнения и принимает меры по устранению нарушений действующего законодательства.
1.3. Решения главы городского округа Орехово-Зуево оформляются постановлениями и распоряжениями главы городского округа; решения заместителей главы Администрации по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются распоряжениями заместителей главы Администрации и приказами.
1.4. Порядок подготовки и оформления проектов нормативных правовых и распорядительных актов, договоров и соглашений, программ социально-экономического развития городского округа устанавливается настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству, утверждаемыми главой городского округа.
1.5. Организационно-методическое, информационное и документационное обеспечение работы Администрации осуществляет управление делами, правовое обеспечение - юридический отдел Администрации.
Основные задачи и полномочия комитетов, управлений и отделов Администрации определяются соответствующими положениями, которые утверждаются главой городского округа. Данные положения должны соответствовать требованиям настоящего Регламента.
1.6. Ответственность за организацию работы в Администрации возлагается на заместителя главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей.
2. Планирование работы Администрации
2.1. Перспективное годовое планирование осуществляется путем принятия плана, предусматривающего мероприятия по реализации комплексных программ социально-экономического развития городского округа, также включающего приоритетные направления деятельности Администрации городского округа по исполнению федерального и областного законодательства, федеральных, областных и муниципальных целевых программ и иных актов, обеспечивающих социально-экономическое развитие городского округа Орехово-Зуево.
Текущее планирование осуществляется путем принятия текущих ежемесячных и еженедельных планов работы Администрации.
2.2. Предложения вносятся заместителями главы Администрации, руководителями структурных подразделений Администрации по согласованию с курирующими заместителями главы Администрации:
- в перспективный годовой план работы не позднее 1 декабря текущего года;
- в текущий ежемесячный план не позднее 25 числа месяца, предшествующего планируемому;
- в еженедельный план работы не позднее четверга недели, предшествующей планируемой.
2.3. В предложениях в план, предоставляемых в печатном виде и на электронном носителе, указываются: наименование мероприятия; руководители, ответственные за проведение мероприятия, с указанием должности и контактного телефона; дата, время, место проведения мероприятий; необходимость освещения в местных СМИ.
2.4. Руководители структурных подразделений Администрации несут ответственность за полноту и своевременность предоставления предложений для включения в перспективный годовой план, а также текущие ежемесячные и еженедельные планы.
2.5. План работы Администрации содержит:
- наименование мероприятия, в том числе мероприятия городского значения;
- дату и время проведения;
- место проведения;
- фамилию, имя, отчество ответственных лиц с указанием должности и номера контактного телефона.
2.6. Непосредственное формирование, подготовку перспективного годового плана работы Администрации, текущих ежемесячных и еженедельных планов, а также их рассылку после утверждения осуществляет управление делами.
2.7. Перспективный годовой план работы Администрации городского округа подлежит утверждению главой городского округа.
Текущие ежемесячный и еженедельный планы работы утверждаются начальником управления делами.
2.8. Общий контроль за формированием и выполнением планов работы Администрации возлагается на заместителя главы Администрации городского округа в соответствии с распределением обязанностей.
Оперативный контроль осуществляется заместителями главы Администрации городского округа в соответствии с распределением обязанностей.
Ответственность за реализацию планов работы Администрации возлагается на руководителей структурных подразделений Администрации городского округа, указанных в соответствующих пунктах и разделах плана.
2.9. Отчет о выполнении перспективного годового плана работы Администрации в печатном виде и на электронном носителе до 15 декабря текущего года направляется руководителями структурных подразделений в управление делами.
Управление делами до 30 декабря текущего года предоставляет главе городского округа отчет о выполнении перспективного годового плана работы.
3. Подготовка и проведение совещаний у главы
городского округа
3.1. Порядок подготовки и проведения совещаний у главы городского округа.
3.1.1. Совещания у главы городского округа проводятся в соответствии с его поручениями, недельным рабочим планом.
Цель, содержание вопросов и состав участников совещания определяет глава городского округа.
Заместители главы Администрации и руководители структурных подразделений Администрации, ответственные за подготовку совещания, обеспечивают представление информации по существу рассматриваемого вопроса и при необходимости либо проекта решения, либо нормативного правового или распорядительного акта, согласованного с заинтересованными органами, организациями и лицами, а также организуют приглашение участников совещания и ведение протокола совещания.
3.1.2. При необходимости по результатам совещания оформляется протокол, выписки из которого с указанием формулировки поручения, исполнителей и срока его исполнения направляются структурными подразделениями Администрации, ответственными за подготовку совещания, исполнителям.
3.1.3. Контроль за выполнением поручений, данных на совещании у главы городского округа, возлагается на заместителя главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей и учетом характера рассматриваемого вопроса.
3.1.4. При необходимости освещения работы совещания в средствах массовой информации руководителем подразделения, ответственного за подготовку совещания, подается заявка в управление делами.
Управление делами организует приглашение журналистов аккредитованных при Администрации городского округа средств массовой информации, обеспечение их информацией по существу рассматриваемого вопроса и отслеживает правильность освещения ими итогов совещания.
3.2. Порядок подготовки и проведения постоянно действующего оперативного совещания при главе городского округа Орехово-Зуево.
3.2.1. Постоянно действующее оперативное совещание при главе городского округа Орехово-Зуево (далее - Совещание) является совещательным органом коллективного обсуждения актуальных вопросов социально-экономического и культурного развития города, обеспечения жизнедеятельности городского хозяйства, совершенствования управления экономическими процессами, выявления приоритетных направлений и принятия мер для решения неотложных задач.
3.2.2. Совещания проводятся еженедельно в каб. 301 здания Администрации города по понедельникам (с 9.00). Изменение времени и места проведения Совещания производится только по указанию главы городского округа Орехово-Зуево, о чем управление делами своевременно извещает участников Совещания.
3.2.3. В работе Совещания принимают участие глава городского округа Орехово-Зуево, его заместители, председатель Совета депутатов городского округа Орехово-Зуево, руководители структурных подразделений Администрации городского округа, городских служб и муниципальных предприятий.
3.2.4. Руководители предприятий и организаций, а также специалисты, готовящие вопрос, рассматривающийся на Совещании, приглашаются курирующими их деятельность структурными подразделениями Администрации городского округа по согласованию с управлением делами.
3.2.5. Представители аккредитованных в Администрации городского округа Орехово-Зуево СМИ приглашаются управлением делами.
3.2.6. Работой Совещания руководит глава городского округа Орехово-Зуево, а в его отсутствие по поручению главы городского округа Орехово-Зуево - заместитель главы Администрации городского округа Орехово-Зуево.
3.2.7. Подготовку рабочих материалов и необходимой информации для рассмотрения в ходе Совещания обеспечивают руководители структурных подразделений Администрации городского округа Орехово-Зуево, муниципальных предприятий, учреждений и иных организаций, а также конкретные исполнители, готовящие вопрос для обсуждения в соответствии с повесткой дня.
3.2.8. Формирование повестки дня Совещания, подготовку помещения и технических средств для проведения Совещания, протоколирование выступлений обеспечивает управление делами.
3.2.9. Основой планирования работы Совещания являются поручения и задания главы городского округа Орехово-Зуево и его заместителей, а также предложения руководителей структурных подразделений Администрации городского округа Орехово-Зуево, городских служб, планы организационных мероприятий.
3.2.10. В соответствии с поручениями главы городского округа Орехово-Зуево и его заместителей, а также поступившими предложениями управление делами ежемесячно готовит перечень вопросов для обсуждения на Совещании.
3.2.11. Для формирования перечня вопросов руководители структурных подразделений Администрации городского округа Орехово-Зуево, руководители городских служб и муниципальных предприятий за 15 дней до начала очередного месяца дают в управление делами свои предложения по тематике выступлений с указанием примерных сроков их рассмотрения и выступления докладчиков.
По получении этих предложений управление делами анализирует полученные материалы и в зависимости от их важности и актуальности отбирает для включения в перечень вопросов к рассмотрению на Совещании.
3.2.12. Кроме основных (постановочных) вопросов на Совещании регулярно заслушивается информация о ходе и результатах выполнения плановых мероприятий, правовых документов, поручений и заданий главы городского округа Орехово-Зуево.
3.2.13. Повестка дня Совещания готовится управлением делами еженедельно и включает, как правило, 3-4 постановочных вопроса и 2-3 информации.
3.2.14. В повестке дня Совещания указывается:
- дата, время и место проведения Совещания;
- тематика рассматриваемых вопросов и информационных сообщений;
- сведения о докладчиках и выступающих (ФИО, место работы, должность).
3.2.15. Ежемесячно в повестку дня Совещания (как правило, в третий понедельник месяца) включается вопрос о рассмотрении обращений граждан и исполнительской дисциплине в структурных подразделениях Администрации городского округа Орехово-Зуево.
3.2.16. Проект повестки дня Совещания формируется на основании предложений заместителей главы Администрации от руководителей структурных подразделений Администрации городского округа Орехово-Зуево и городских служб и поручений главы Администрации городского округа.
3.2.17. Сформированный проект повестки дня не позднее среды недели, предшествующей проведению Совещания, передается на согласование заместителям главы Администрации и руководителям, ответственным за подготовку вопроса, включенного в проект повестки дня.
3.2.18. После согласования с учетом изменений и дополнений окончательная редакция повестки дня тиражируется и передается (нарочным или по факсу) участникам Совещания и выступающим не позднее 14.00 пятницы, предшествующей дню проведения Совещания.
3.2.19. Изменение тематики или перенос сроков, исключение вопросов, уже внесенных в повестку дня Совещания, допускается только по указанию главы городского округа Орехово-Зуево с информированием начальника управления делами.
3.2.20. Для подготовки информационных материалов (пресс-релиза) для средств массовой информации руководители, ответственные за подготовку вопросов повестки дня оперативного совещания, должны предоставлять в управление делами на дискете краткое (не более 0,5-1 стр. текста) содержание обсуждаемого вопроса не позднее 14.00 пятницы, предшествующей дню проведения Совещания.
3.2.21. Для выступления на Совещании с текущей информацией издание пресс-релиза не требуется.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
3.2.23. Дополнительные информационные, иллюстративные материалы и технические средства (планы, схемы, графики, видеофильмы и компьютеры, аудио-, видеотехника, выставочные конструкции) обеспечиваются руководителями, готовящими вопрос на Совещание.
4. Консультативные и координационные органы, образуемые
главой городского округа
4.1. Для обеспечения согласованных действий Администрации городского округа Орехово-Зуево, структурных подразделений Администрации, территориальных исполнительных органов государственной власти Московской области при решении вопросов, отнесенных в соответствии с действующим законодательством к предметам ведения местного самоуправления, образуются консультативные и координационные органы, именуемые комиссиями и советами.
4.2. В состав комиссий и советов в зависимости от возложенных на них задач по рассмотрению вопросов, находящихся в компетенции органов местного самоуправления, включаются руководители (представители руководителей) соответствующих органов и учреждений.
В состав комиссий и советов могут включаться также (по согласованию) представители иных организаций, а также ученые, специалисты и общественные деятели.
4.3. Образование, реорганизация и ликвидация комиссий и советов, утверждение их руководителей, состава и определение их задач осуществляются главой городского округа или заместителями главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей в порядке, установленном действующим законодательством.
Создание комиссий и советов, а также утверждение положений о них осуществляется распорядительным документом с указанием целей, сферы и порядка осуществления деятельности предоставляемых полномочий, а также определяется состав - председатель, заместители, члены комиссии или совета, секретарь и (или) орган, обеспечивающий деятельность комиссии или совета.
Для подготовки материалов и проектов муниципальных правовых и распорядительных актов, оперативного решения проблем, не требующих созыва расширенного заседания всей комиссии или совета, из их состава могут создаваться рабочие группы.
4.4. Решения комиссий и советов оформляются протоколами. Оформление и рассылка протоколов (выписок из них) осуществляется секретарем или органом, обеспечивающим деятельность комиссии или совета.
5. Подготовка и проведение мероприятий городского значения
5.1. К мероприятиям городского значения относятся празднование памятных дат, проведение торжественных церемоний, встреч, выставок, ярмарок и т.п.
5.2. Проведение городских мероприятий согласовывается с главой городского округа посредством служебной записки, которую подают заместители главы или руководители структурных подразделений по согласованию с заместителями главы, курирующими их деятельность.
5.3. В записке указываются повестка дня, место и время проведения мероприятия, состав участников, ответственные за проведение мероприятия лица, смета предполагаемых расходов.
5.4. После согласования с главой городского округа служебная записка передается в управление делами для включения в текущие ежемесячные и еженедельные планы работы Администрации.
5.5. В случае необходимости внесения дополнений и изменений в утвержденный ежемесячный или еженедельный план руководитель, внесший предложение о проведении того или иного мероприятия, должен не позднее чем за пять дней до установленной ранее даты проведения мероприятия письменно проинформировать об этом управление делами.
5.6. Для проведения мероприятия не позднее чем за три дня до даты проведения в управление делами лицами, внесшими соответствующие предложения, представляются следующие документы:
- порядок или сценарий проведения мероприятия;
- список приглашенных, участвующих в мероприятии;
- список выступающих;
- список президиума;
- список награждаемых;
- информация, раскрывающая тематику мероприятия;
- информация об истории предприятия, учреждения или организации.
В случае необходимости по запросу управления делами представляются другие документы, необходимые для информирования главы города, а также организации и проведения мероприятия.
5.7. К составлению указанных документов предъявляются следующие требования:
- порядок или сценарий проведения мероприятия обязательно должен содержать: точное название мероприятия; дату, время и место проведения; лицо, открывающее и ведущее мероприятие; категории приглашенных на мероприятие; регламент проведения мероприятия; порядок выступления участников и проведения награждения (если предполагается);
- при проведении церемоний награждения также представляются списки с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и места работы награждаемых;
- объем информации по тематике мероприятия не должен превышать двух страниц;
- представляемые документы подписываются руководителем, внесшим предложение о проведении мероприятия, и согласовываются с курирующим заместителем главы Администрации.
5.8. В случае отсутствия вышеуказанных документов в установленный срок мероприятие исключается из плана с обязательным уведомления инициатора, внесшего предложение о проведении мероприятия.
5.9. Организационно-техническая подготовка мероприятия возлагается на инициатора.
5.10. Извещение участников о дне, времени и месте проведения мероприятия, а также их регистрация осуществляется инициатором по согласованию с управлением делами.
5.11. Персональную ответственность за подготовку и проведение мероприятий несут инициаторы проводимого мероприятия.
5.12. Ответственность за оповещение и участие представителей средств массовой информации в мероприятиях с участием главы города несет управление делами.
5.13. Контроль за подготовкой, проведением мероприятий и своевременным представлением необходимых документов осуществляет заместитель главы Администрации, курирующий вопросы планирования работы Администрации и соблюдения регламента работы.
6. Порядок подготовки проектов постановлений и распоряжений
6.1. Проекты постановлений и распоряжений главы городского округа выносятся на его рассмотрение заместителями главы Администрации или руководителями структурных подразделений Администрации городского округа. Проекты распоряжений заместителей главы Администрации вносятся на их рассмотрение руководителями структурных подразделении Администрации городского округа.
6.2. В случае если при разработке проекта постановления или распоряжения возникает необходимость внесения изменения, дополнения, частичной или полной отмены, признания утратившими силу действующих постановлений и распоряжений, в текст проекта вносятся соответствующие положения (с указанием отменяемых глав, пунктов, подпунктов и абзацев).
Изменения и дополнения, вносимые в постановление или распоряжение, оформляются актом того же вида, в каком издан основной документ.
Если при подготовке постановления или распоряжения возникла необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные постановления или распоряжения, а также если в них неоднократно вносились изменения, которые затрудняют его чтение и применение, то в целях упорядочения разрабатывается новый единый акт.
6.3. Структура постановления и распоряжения должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.
Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия постановления или распоряжения, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Московской области, ранее изданными нормативными правовыми и распорядительными актами городского округа Орехово-Зуево, при этом указываются реквизиты и названия этих документов.
]]>Проекты постановлений и распоряжений в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:
- сроки исполнения поручений (по необходимости);
- указания по опубликованию в средствах массовой информации;
- указание о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу актов (пунктов акта) с указанием их даты, номера и заголовка, если вновь принимаемый акт изменяет, дополняет или отменяет их или какие-то их положения;
- поручения заместителям главы Администрации или руководителям структурных подразделений по осуществлению контроля за исполнением акта.
6.4. Постановления и распоряжения оформляются на бланках установленного образца в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
Постановления и распоряжения главы городского округа и исполняющего обязанности главы Администрации оформляются на бланках постановлений и распоряжений главы городского округа, распоряжения заместителей главы Администрации оформляются на бланках распоряжений Администрации городского округа с использованием шрифта Arial размером № 12, одинарным или полуторным межстрочным интервалом и полями:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
6.5. При подготовке проектов постановлений и распоряжений исполнитель:
- осуществляет полное и четкое изложение текста документа;
- проводит редакторскую обработку текста документа;
- проводит правовую экспертизу проекта документа в юридическом отделе;
- проводит согласование проекта документа с заинтересованными органами, организациями и должностными лицами;
- дорабатывает проект документа по внесенным замечаниям и проводит повторное согласование;
- представляет в общий отдел управления делами согласованный проект документа с перечнем прилагаемых документов.
6.6. Проекты постановлений и распоряжений главы городского округа подлежат обязательному согласованию с заместителями главы Администрации по вопросам в соответствии с распределением обязанностей; юридическим отделом; финансовым управлением по вопросам, входящим в его компетенцию; другими заинтересованными должностными лицами, которым даются поручения или затрагиваются входящие в их полномочия вопросы.
6.7. Процесс согласования заключается:
- в предоставлении проекта документа (с имеющимися приложениями) должностным лицам;
- в изучении должностными лицами проекта документа и подтверждении своего согласия путем визирования или изложением замечаний по проекту в письменной форме.
В устранении исполнителем замечаний по содержанию проекта документа.
6.8. Согласование проекта документа осуществляется лично лицом, представляющим документ, или по его поручению - лицом, непосредственно разрабатывавшим проект документа (исполнителем).
6.9. Правовая экспертиза проекта документа проводится юридическим отделом в течение пяти рабочих дней.
При проведении правовой экспертизы устанавливается соответствие проекта документа действующему законодательству, уточняется перечень должностных лиц, с которыми он должен быть согласован, указываются направления доработки проекта, выявляются признаки нормативности для направления в Реестр муниципальных нормативных правовых актов Московской области. При направлении документа в Реестр муниципальных нормативных правовых актов Московской области делается соответствующее указание в рассылке.
При правовой экспертизе редакторская обработка текста проекта документа не проводится. За качество правовой экспертизы отвечает начальник юридического отдела.
6.10. Должностное лицо, получившее проект документа для согласования, рассматривает содержание проекта документа в срок не более трех дней, визирует его, а при наличии замечаний делает соответствующую запись с приложением замечаний на отдельном листе в письменном виде.
6.11. В случае непредставления должностным лицом в установленный срок своих замечаний по проекту документа или подтверждения своего согласия визированием должностное лицо, подготовившее проект документа, направляет служебную записку на имя главы городского округа о несоблюдении должностным лицом срока согласования.
При наличии положительной резолюции по данной служебной записке проект документа считается согласованным.
6.12. По завершении согласования проект документа в двух экземплярах со всеми приложениями и списком рассылки сдается исполнителем в общий отдел управления делами. Общий отдел управления делами в течение двух дней проверяет соответствие текста проекта документа 1-го и 2-го экземпляров, а также правильность оформления в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
Общий отдел управления делами в установленном порядке представляет проект документа для подписания главе городского округа или заместителям главы Администрации.
6.13. Подлинники постановлений и распоряжений главы городского округа подписываются главой городского округа, а в его отсутствие (отпуск, больничный лист, командировка) - заместителем главы Администрации, на которого возлагается исполнение обязанностей в соответствии с распоряжением главы городского округа.
Глава городского округа подписывает распоряжения:
- об утверждении положений структурных подразделений Администрации, не являющихся юридическими лицами;
- об утверждении должностных инструкций: муниципальных служащих, работников, занимающих должности, не отнесенные к муниципальным должностям, но осуществляющих техническое обеспечение деятельности Администрации городского округа; руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации, наделенных правами юридического лица;
- о назначении на должности: муниципальных служащих, работников, занимающих должности, не отнесенные к муниципальным должностям, но осуществляющих техническое обеспечение деятельности Администрации городского округа; руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации, наделенных правами юридического лица; руководителей муниципальных унитарных предприятий; руководителей муниципальных учреждений (за исключением муниципальных учреждений, руководитель которых назначается руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации, наделенного правами юридического лица в соответствии с Положениями об их деятельности);
- о предоставлении отпусков начальникам комитетов, управлений, отделов Администрации городского округа; руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации, наделенных правами юридического лица; руководителям муниципальных предприятий и руководителям муниципальных учреждений (за исключением муниципальных учреждений, руководитель которых назначается руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации, наделенного правами юридического лица в соответствии с положениями об их деятельности);
- иные распоряжения в соответствии со своими полномочиями.
Распоряжения о назначении на должности технических работников отдела по обслуживанию здания подписывает заместитель главы Администрации, курирующий работу в соответствии с распределением обязанностей.
Распоряжения о предоставлении отпусков сотрудникам отделов, комитетов и управлений подписывают заместители главы Администрации, курирующие вопросы в соответствии с распределением обязанностей.
6.14. Заместители главы Администрации издают распоряжения и приказы в соответствии с распределением обязанностей. Данные распоряжения и приказы правовую экспертизу в юридическом отделе не проходят.
6.15. Постановления и распоряжения главы городского округа, распоряжения и приказы заместителей главы Администрации регистрируются и хранятся в общем отделе управления делами в соответствии с Инструкцией по делопроизводству; постановления и распоряжения, касающиеся кадровых вопросов (штатное расписание, премирование сотрудников, прием, увольнение, разрешение совмещения, выслуга лет, пенсия за выслугу лет, изменение фамилии, утверждение положений комитетов, управлений, отделов, должностных инструкций и т.д.), регистрируются и хранятся в отделе кадров.
6.16. Копии постановлений и распоряжений удостоверяются подписью сотрудника общего отдела управления делами, в обязанности которого входит регистрация постановлений и распоряжений, или начальником отдела кадров и заверяется печатью общего отдела управления делами или печатью отдела кадров.
6.17. Рассылка копий постановлений и распоряжений осуществляется общим отделом управления делами или отделом кадров в строгом соответствии со списком рассылки, подготовленным исполнителем.
6.18. Постановления (распоряжения) вступают в силу с даты их принятия, если иное не установлено в самом постановлении (распоряжении).
Постановления главы городского округа, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также нормативные правовые акты вступают в силу после их официального опубликования.
6.19. Нормативные правовые акты главы городского округа подлежат опубликованию в официальном печатном органе в течение десяти дней с даты их подписания.
Определение необходимости опубликования нормативного правового акта или распорядительного документа в средствах массовой информации возлагается на юридический отдел и оговаривается в тексте документа или указывается в рассылке.
Общий отдел управления делами в двухдневный срок после подписания передает копии нормативных правовых документов, подлежащих опубликованию в средствах массовой информации, в отдел организационного обеспечения, взаимодействия с общественностью и СМИ, управления делами.
Структурное подразделение, подготовившее муниципальный нормативный правовой акт или распорядительный документ, подлежащий публикации в средствах массовой информации, в двухдневный срок после подписания передает их текст на электронном носителе в отдел организационного обеспечения, взаимодействия с общественностью и СМИ, управления делами.
Отдел организационного обеспечения, взаимодействия с общественностью и СМИ, управления делами обеспечивает опубликование муниципального правового акта или распорядительного документа в официальном печатном органе.
6.20. Официальным опубликованием считается первая публикация полного текста нормативного правового акта в официальном печатном органе.
6.21. Структурное подразделение, подготовившее муниципальный правовой акт, подлежащий включению в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Московской области:
6.21.1. В течение двух дней после его подписания представляет в управление делами копии муниципальных нормативных правовых актов в документальном (на бумажном носителе) и в электронном виде (на машиночитаемых носителях).
6.21.2. В течение двух дней после его публикации в средствах массовой информации представляет в управление делами надлежаще заверенную ксерокопию газетной публикации.
6.22. Передачу копий муниципальных нормативных правовых актов и сведений о них в уполномоченный Правительством Московской области центральный исполнительный орган государственной власти Московской области для включения их в Регистр нормативных правовых актов Московской области осуществляет управление делами.
6.23. Копии постановлений и распоряжений, за исключением зарегистрированных в отделе кадров, представляются общим отделом управления делами в прокуратуру.
7. Организация работы по подготовке, регистрации
и хранению договоров и соглашений
7.1. Подготовка проекта договоров (соглашений), их регистрация, внесение изменений и дополнений в них производятся в следующем порядке:
- подготовка договорной документации (проекта договора (соглашения) и поименованных в нем приложений);
- согласование проекта договора (соглашения);
- направление проекта договора (соглашения) на подписание главе городского округа;
- регистрация договора (соглашения).
7.2. Подготовка договорной документации, необходимые согласования осуществляет должностное лицо Администрации по поручению главы городского округа.
7.3. Проект договора (соглашения) должен быть согласован с заместителями главы Администрации или руководителями структурных подразделений, в сферу деятельности которых входят вопросы, указанные в договоре (соглашении). Проект договора (соглашения) должен быть согласован в обязательном порядке с юридическим отделом, который проводит его правовую экспертизу на соответствие действующему законодательству. На оборотной стороне последнего листа договора печатается лист согласования, на котором располагаются наименования должностей, фамилии лиц, визирующих проект договора (соглашения).
7.4. Проект договора (соглашения), предназначенный для подписания от имени муниципального образования, подписывается главой городского округа (заместителем главы Администрации, руководителем структурного подразделения, действующих на основании нотариально заверенной доверенности) и заверяется гербовой печатью с логотипом "Глава городского округа Орехово-Зуево Московской области".
Проект договора (соглашения), предназначенный для подписания от имени Администрации, подписывается главой городского округа (заместителем главы Администрации, руководителем структурного подразделения, действующих на основании нотариально заверенной доверенности) и заверяется гербовой печатью с логотипом "Администрация городского округа Орехово-Зуево Московской области".
Договоры (соглашения) заверяются гербовыми печатями только после регистрации в общем отделе управления делами.
7.5. Подписанные договоры (соглашения) передаются в общий отдел управления делами для регистрации, доведения до заинтересованных лиц согласно списку рассылки и хранения.
Договор (соглашение) представляется на регистрацию в количестве экземпляров по числу сторон, принявших участие в подписании.
Регистрация договора (соглашения) и присвоение номера договору (соглашению) производится в журнале регистрации, форма которого устанавливается Инструкцией по делопроизводству.
7.6. Ответственность за исполнение договора (соглашения) и достоверность содержащейся в нем информации несет должностное лицо, осуществляющее подготовку договорной документации.
7.7. Подлинный экземпляр договора (соглашения) хранится в общем отделе управления делами, в исключительных случаях копия, но с указанием, где хранится подлинный экземпляр.
Выдача копий зарегистрированного договора (соглашения) производится общим отделом управления делами с разрешения заместителя главы Администрации, курирующего работу управления делами.
7.8. Подготовку, оформление, регистрацию, контроль за исполнением инвестиционных контрактов на строительство (реконструкцию, реставрацию) объектов недвижимости на территории городского округа осуществляет заместитель главы Администрации, курирующий вопросы заключения и контроля за исполнением инвестиционных контрактов.
7.9. Изменения и дополнения к договору оформляются дополнительным соглашением, регистрируются и хранятся в порядке, установленном для договоров.
7.10. Подлинники договоров (соглашений) формируются в самостоятельные дела и являются документами постоянного хранения.
8. Организация работы с документированной информацией,
электронными документами, обращениями организаций и граждан
8.1. Организация работы с документированной информацией, электронными документами, обращениями организаций и граждан осуществляется в порядке, установленном настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству и административным регламентом рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления городского округа Орехово-Зуево.
8.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация документов, поступивших в адрес главы городского округа или заместителей главы Администрации, осуществляется общим отделом управления делами либо соответствующими секретариатами.
8.3. Организация и ведение секретного делопроизводства осуществляется отделом мобилизационной подготовки.
8.4. Документы, поступающие с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату.
8.5. Зарегистрированные документы передаются в день поступления главе городского округа или заместителям главы Администрации на рассмотрение.
Результаты рассмотрения и указания по исполнению документов даются в форме резолюции, которая содержит: конкретные поручения исполнителю (исполнителям), предписываемые действия, порядок и сроки исполнения, подпись и дату.
8.6. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, и информация от соисполнителей направляется к нему.
В соответствии с поручением руководителя общий отдел управления делами передает документы исполнителям. Ответственному исполнителю передается подлинник документа, соисполнителям - копии.
8.7. Соисполнители не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю письменные заключения (информацию) для подготовки ответа.
В случае если обобщение ответов соисполнителей может занять значительное время, ответственный исполнитель обязан принять организационные меры, в том числе через вышестоящего руководителя, по координации действий соисполнителей и получению от них письменной информации.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа.
8.8. Исходящие документы, направляемые на имя Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Московской области, Правительства Московской области, Председателя Правительства Московской области, Председателя Московской областной Думы, Уполномоченного по правам человека Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, министров Правительства Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, Прокурора Московской области, высших должностных лиц субъектов Российской Федерации, глав муниципальных образований, оформляются на бланках Администрации с воспроизведением цветного герба городского округа и подписываются главой городского округа.
Иные исходящие документы оформляются на бланках Администрации с воспроизведением черно-белого герба городского округа и подписываются главой городского округа, заместителями главы Администрации или руководителями структурных подразделений.
Исходящие документы должны иметь отметку об исполнителе с указанием его фамилии, номера контактного телефона и личную подпись исполнителя.
Исходящие документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются не позднее двух дней после их подписания.
8.9. Учет поступления, прохождения, исполнения и отправки документов в структурных подразделениях Администрации осуществляется с использованием персональных компьютеров либо посредством записей в журналах установленной формы.
Хранение исполненных документов осуществляется в структурных подразделениях Администрации в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
8.10. Ответы на поручения, поступившие от Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Московской области, Правительства Московской области, Председателя Правительства Московской области, Председателя Московской областной Думы, Уполномоченного по правам человека Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, министров Правительства Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, Прокурора Московской области, высших должностных лиц субъектов Российской Федерации, глав муниципальных образований, руководителей представительных органов местного самоуправления подписывает глава городского округа.
Ответы на поручения, поступившие от иных должностных лиц и органов государственной власти Российской Федерации, Московской области и иных регионов, подписывает глава городского округа и заместители главы Администрации.
Ответы на запросы депутатов Московской областной Думы, депутатов Совета депутатов городского округа подписывает глава городского округа.
9. Печати, бланки и штампы
9.1. Использование гербовых печатей в Администрации городского округа, а также ответственность за их использование и хранение определяется соответствующим постановлением главы Администрации городского округа и Инструкцией по делопроизводству.
9.2. На копиях постановлений и распоряжений главы Администрации проставляется круглая печать общего отдела управления делами.
9.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.
9.4. Изготовление гербовых и других печатей и штампов для структурных подразделений производится на основании ходатайства руководителя структурного подразделения с прилагаемым образцом печати, согласованного с начальником управления делами.
9.5. Организация изготовления печатей и штампов возлагается на общий отдел управления делами.
9.6. Изготовленные печати и штампы учитываются начальником управления делами и выдаются под роспись сотрудникам подразделения, отвечающим за их использование и сохранность.
9.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются начальнику управления делами и уничтожаются по акту, о чем в журнале учета проставляются соответствующие отметки.
9.8. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования, хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.
9.9. Бланки документов, применяемые в Администрации, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
10. Личный прием граждан
10.1. Личный прием граждан ведут глава городского округа, заместители главы Администрации и руководители структурных подразделений в соответствии с графиком приема.
10.2. График личного приема граждан утверждается распоряжением главы городского округа.
10.3. График личного приема должен быть:
- вывешен в доступном для посетителей месте в здании Администрации;
- не реже двух раз в год размещаться в средствах массовой информации;
- размещен на официальном сайте Администрации городского округа.
11. Организация контрольной деятельности и контроль
исполнения документов
11.1. Общее руководство контрольной деятельностью в Администрации осуществляет глава городского округа.
11.2. Контролю подлежат все зарегистрированные в системе делопроизводства нормативные правовые акты и распорядительные документы, а также служебные записки, информационные документы, обращения организаций и граждан с распорядительными резолюциями руководителей, протокольные поручения заседаний и совещаний, имеющие контрольные сроки исполнения.
Целью контроля исполнения документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения указанных в них поручений.
11.3. Основанием для постановки на контроль нормативного правового или распорядительного документа является пункт документа, возлагающий контроль на конкретное должностное лицо, и резолюция данного должностного лица по контролируемому вопросу.
По другим документам - резолюция руководителя о постановке на контроль.
11.4. Заместители главы Администрации осуществляют контроль исполнения документов в координируемых сферах деятельности в соответствии с распределением обязанностей через подчиненные им секретариаты, а также координируют действия соисполнителей, на которых возложено исполнение документов.
11.5. Ответственными за организацию контроля исполнения документов в структурных подразделениях Администрации и подведомственных службах являются их руководители.
11.6. Анализ состояния исполнительской дисциплины осуществляет общий отдел управления делами.
11.7. Срок исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых актах и распорядительных документах, указывается в тексте документа и определяется по сроку исполнения и последнего поручения, предусмотренного данным документом.
Сроки исполнения поручения по обращениям организаций и граждан указываются в резолюциях главы городского округа или заместителей главы Администрации. Если срок исполнения не указан, исполнение документа должно быть осуществлено в течение тридцати дней со дня его регистрации.
Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.
Сроки исполнения протокольных поручений заседаний и совещаний определяются, как правило, в протоколе и исчисляются от даты проведения заседания (совещания). Если срок в протоколе не указан, то исполнение поручения осуществляется в течение одного месяца.
11.8. Продление сроков исполнения документов осуществляется путем представления исполнителем не менее чем за три дня до окончания срока исполнения на имя руководителя, давшего поручение, мотивированной просьбы о продлении срока исполнения с указанием планируемой даты исполнения.
11.9. Снятие поручений с контроля исполнения производится:
- в случае завершения его исполнения на основании положительной визы руководителя, давшего поручение;
- при отмене, утрате силы или изменении содержания поручения с согласия руководителя, давшего поручение, или изданием документа, который его отменяет или изменяет содержание поручения;
- на основании устной оперативной информации исполнителя о выполнении поручения руководителю, давшему поручение.
11.10. Снятие с контроля нормативных правовых актов, распорядительных документов, обращений организаций и граждан производится на основании представленной исполнителем информации об исполнении или по указанию главы городского округа (заместителей главы Администрации), подписавшего служебную записку о снятии поручения с контроля.
12. Порядок обеспечения доступа к информации
о деятельности Администрации
12.1. Обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Регламентом доступа граждан и организаций к информации о деятельности Администрации возлагается на управление делами и на уполномоченных главой городского округа должностных лиц.
12.2. Ответственность за своевременное представление в управление делами информации для размещения в местных электронных и печатных средствах массовой информации, на официальном сайте Администрации городского округа, а также за ее достоверность и полноту несут руководители структурных подразделений и должностные лица, уполномоченные на представление информации.
12.3. Ответственность за обеспечение доступа граждан и организаций к информации о деятельности Администрации несут начальник управления делами и уполномоченные должностные лица.
