АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВОЛГОДОНСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 27 августа 2009 г. № 101
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВОЛГОДОНСКА
В соответствии с Уставом
муниципального образования "Город Волгодонск", в целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности Администрации города Волгодонска, установления единого порядка ведения делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними:
1. Утвердить Инструкцию
по делопроизводству в Администрации города Волгодонска согласно приложению.
2. Признать утратившими силу постановления главы города Волгодонска:
- от 23.05.2003 № 937
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации г. Волгодонска";
- от 25.07.2003 № 1451
"О внесении изменений и дополнений в постановление главы города от 23.05.2003 № 937 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации г. Волгодонска".
3. Пресс-службе Администрации города (В.А. Худоярова) опубликовать распоряжение в бюллетене "Волгодонск официальный".
4. Распоряжение вступает в силу со дня опубликования.
5. Структурным подразделениям и органам Администрации города Волгодонска руководствоваться в работе настоящей Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Волгодонска.
6. Контроль за выполнением распоряжения возложить на управляющего делами Администрации города Глушенко В.В.
Мэр города Волгодонска
В.А.ФИРСОВ
Приложение
к распоряжению
Администрации города
от 27.08.2009 № 101
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВОЛГОДОНСКА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации города Волгодонска (далее - Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Администрации города Волгодонска.
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом
Администрации города Волгодонска.
1.3. Методическое руководство работой по организации и ведению делопроизводства в Администрации города Волгодонска осуществляет общий отдел Администрации города Волгодонска (далее - общий отдел). Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет управляющий делами Администрации города Волгодонска.
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в Администрации города Волгодонска возлагается на руководителей структурных подразделений Администрации города Волгодонска.
1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников Администрации города Волгодонска. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем структурного подразделения Администрации города Волгодонска с настоящей Инструкцией.
Работники Администрации города Волгодонска несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.
Об утрате служебных документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП), проектов постановлений, распоряжений Администрации города Волгодонска, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается руководителю соответствующего структурного подразделения, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются управляющему делами Администрации города.
В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.
1.5. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий производится общим отделом во взаимодействии с отделом электронно-информационного обеспечения Администрации города Волгодонска.
2. СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВОЛГОДОНСКА
2.1. Деятельность Администрации города Волгодонска обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации города Волгодонска, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязи между Администрацией города Волгодонска, государственными органами и организациями.
Функции управления в Администрации города Волгодонска реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя муниципальные правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
2.2. Муниципальные правовые акты
Муниципальный правовой акт города Волгодонска - решение по вопросам местного значения или по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города Волгодонска федеральными и областными законами, принятое населением города Волгодонска непосредственно, органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления города Волгодонска, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории города Волгодонска, устанавливающее либо изменяющее общеобязательные правила или имеющее индивидуальный характер.
К муниципальным правовым актам, издаваемым Администрацией города Волгодонска, относятся:
- постановления Администрации города Волгодонска;
- распоряжения Администрации города Волгодонска;
- правовые акты должностных лиц Администрации города Волгодонска, предусмотренных Уставом муниципального образования "Город Волгодонск".
2.3. Распорядительные документы
Распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации города Волгодонска, не утвержденные правовыми актами.
К распорядительным документам относятся:
- решения коллегии Администрации города Волгодонска;
- решения совещательных, консультативных и координационных советов, комиссий;
- поручения должностных лиц и другие.
2.4. Организационные документы
Организационные документы - это инструктивные, методические документы.
К организационным документам относятся:
- положения;
- правила;
- инструкции (методические рекомендации), в т.ч. должностные инструкции;
- планы.
2.5. Информационно-справочные документы
Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-распорядительным документам относятся:
- протокол;
- служебное письмо;
- акт;
- докладная, объяснительная и служебная записки;
- стенограмма;
- отчет и другие.
3. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Основным рекомендательным документом, устанавливающим требования к оформлению документов, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65).
3.2. При подготовке и оформлении соответствующих документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации; герб муниципального образования;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации, подготовившей документ;
09 - справочные данные об организации, подготовившей документ;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3.2.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
3.2.2. Герб Ростовской области помещают на бланках документов в соответствии с Областным законом
от 28.10.1996 № 32-ЗС "О Гербе Ростовской области". Герб города Волгодонска помещают на бланках документов в соответствии с постановлением главы Администрации г. Волгодонска от 29.08.1995 № 1153.
3.2.3. Эмблему организации помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный Герб Российской Федерации, герб Ростовской области или герб города Волгодонска.
3.2.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.2.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют по данным налогового органа.
3.2.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют по данным органа.
3.2.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.2.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Наименование структурного подразделения Администрации города Волгодонска должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об этом структурном подразделении. При наличии сокращенного наименования структурного подразделения его помещают в скобках ниже полного.
3.2.9. Справочные данные организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другое).
3.2.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД).
В письме наименование вида документа не указывают.
3.2.11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (01.03.2009). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (1 марта 2009 г.), а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (2009.03.01).
Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.
3.2.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другой.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.2.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
3.2.14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".
Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.
3.2.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Администрация
города Волгодонска
Общий отдел
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:
Администрация
города Волгодонска
Юридический отдел
Ведущему специалисту
А.Н. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
объединения "Луч"
В.М. Иванову
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Структурные подразделения
Администрации
города Волгодонска
Если документ отправляется на имя руководителей нескольких однородных организаций или структурных подразделений одной организации, то адресата следует оформлять так:
Руководителям
структурных подразделений
Администрации
города Волгодонска
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Администрация
города Волгодонска
Советская ул., д. 2,
г. Волгодонск,
Ростовская обл., 347360
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, почтовый адрес, например:
Петрову И.М.
ул. Ленина, д. 12, кв. 4,
г. Волгодонск,
Ростовская обл., 347360
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
Главе Администрации
г. Азова
О.А. Иванову
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
3.2.16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО
"Ростекстиль"
Личная подпись В.А. Степанов
03.03.2009
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек и двоеточия), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.02.2009 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.02.2009 № 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.2.17. В резолюции дается указание по исполнению документа.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы, например:
Петрову В.И.
Зайцеву А.М.
Прошу подготовить
проект ответа
до 01.04.2009
л/п
25.03.2009
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Резолюция пишется между адресатом и текстом документа.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. В этом случае листок с резолюцией руководителя является неотъемлемой частью основного документа и скрепляется с ним.
3.2.18. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передающим смысл текста и отвечать на вопросы "о чем (о ком)?", "чего (кого)?". Заголовок к тексту пишется с прописной буквы без кавычек, точка в конце заголовка не ставится, не допускаются переносы слов, длина строки не должна превышать 28 ударов. Начиная с 5-й строки заголовка строки печатают до края правого поля.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
3.2.19. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
Отметка ставится в правом верхнем углу документа.
3.2.20. составляется на русском языке.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа; наименование организации - автора документа; дату документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, постановление распоряжение и т.д.), а также документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"), если письмо оформляется на бланке должностного лица;
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "Администрация города считает возможным").
3.2.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов, число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. План............... на 4 л. в 2 экз.
2. Правила ........... на 6 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 3 экз. только во второй адрес.
В приложении к постановлению, распоряжению на первом его листе в верхнем правом углу пишут "Приложение N" с указанием документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 3
к постановлению
Администрации города
от 30.01.2009 № 615
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
Если приложение одно, то оно не нумеруется.
3.2.22. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в Администрации города Волгодонска осуществляется лицами, на то уполномоченными.
В состав подписи входят: наименование должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
на бланке:
Директор л/п Н.П. Федоров
не на бланке:
Директор ООО "Парус" л/п Н.П. Федоров
Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом).
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну за другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Начальник общего Начальник юридического
отдела л/п И.Ю. Демидов отдела л/п О.Л. Краснов
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке), например:
Председатель комиссии л/п Н.В. Куликов
Члены комиссии л/п Л.А. Агапова
л/п О.Л. Орехов
л/п Д.П. Якушев
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
3.2.23. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия); наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования или название документа (в именительном падеже), подтверждающего согласование, его дату и номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Министр образования
Ростовской области
л/п И.М. Петров
03.03.2009
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правления страховой
компании "Импульс"
от 03.03.2009 № 3
Гриф согласования располагается в левом нижнем углу документа.
3.2.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:
Начальник юридического отдела
л/п Л.С. Орлова
03.03.2009
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник
юридического отдела л/п Л.М. Петухов
30.03.2009
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование документа и его приложения.
3.2.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
3.2.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют отметку о заверении документа, включающую в себя:
- заверительную надпись "Верно";
- наименование должности лица, заверившего копию;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
- дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись Ю.М. Петренко
Дата
Администрация города Волгодонска выдает копии только тех документов, которые создаются в Администрации города Волгодонска. Копия документа воспроизводится машинным способом или ксерокопируется. перепечатывается полностью, включая отдельные элементы бланка.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена должностным лицом и печатью.
Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется пресс-службой Администрации города Волгодонска, а также уполномоченными на это должностными лицами.
3.2.27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, которые располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
И.В. Петров
249 54 67
3.2.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слово "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.2.29. Отметка о поступлении документа в Администрацию города Волгодонска и ее структурные подразделения содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
]]> (цифрами и прописью)
к документам.
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись И.О.Ф.
Дата
Принял _____________________________ дел и _______________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам.
Наименование должности сотрудника
архивного отдела Администрации
города Подпись И.О.Ф.
Дата
Приложение № 29
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
города Волгодонска
ОБРАЗЕЦ АКТА
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Администрация
города Волгодонска
Наименование структурного
подразделения
АКТ
_____________ № ____
____________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
__________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда № _______________________
(название фонда)
┌───┬─────────┬───────┬───────┬───────────┬───────┬───────────┬──────────┐
│ № │Заголовок│ Дата │Номера │Индекс дела│Коли- │Сроки хра- │Примечание│
│п/п│дела или │ дела │описей │(тома, час-│чество │нения дела │ │
│ │групповой│ или │(номен-│ти) по но- │дел │(тома, час-│ │
│ │заголовок│крайние│клатур)│менклатуре │(томов,│ти) и номе-│ │
│ │ дела │ даты │за годы│или № дела │частей)│ра статей │ │
│ │ │ дел │ │по описи │ │по перечню │ │
├───┼─────────┼───────┼───────┼───────────┼───────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
├───┼─────────┼───────┼───────┼───────────┼───────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
├───┼─────────┼───────┼───────┼───────────┼───────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
├───┼─────────┼───────┼───────┼───────────┼───────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└───┴─────────┴───────┴───────┴───────────┴───────┴───────────┴──────────┘
Итого _______________________________________ дел за ________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК ________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ____________________ № _____________).
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись И.О.Ф.
Дата
Приложение № 30
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
города Волгодонска
ОБРАЗЕЦ СВОДНОГО АКТА
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Администрация города Волгодонска УТВЕРЖДАЮ
Управляющий делами
СВОДНЫЙ АКТ Администрации города
Волгодонска
_____________ № _____
_____________________ л/п И.О.Ф.
(место составления) 00.00.0000
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
__________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда № _______________________
(название фонда)
┌───┬─────────────────────────────┬────────────┬──────┬────────────┐
│ № │ Наименование структурного │ Кол-во дел │ Годы │ Примечание │
│п/п│ подразделения │ (томов) │ │ │
├───┼─────────────────────────────┼────────────┼──────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │
└───┴─────────────────────────────┴────────────┴──────┴────────────┘
Итого _______________________________________ дел за ________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК ________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ____________________ № _____________).
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись И.О.Ф.
Дата
Документы в количестве ______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ______________ кг сданы в __________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________________
№ ________________.
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись И.О.Ф.
