АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД САЛЕХАРД
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 28 сентября 2009 г. № 898-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
АРХИВНОГО ОТДЕЛА (МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА) АППАРАТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА САЛЕХАРДА ПО ИСПОЛНЕНИЮ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ "УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
И АРХИВНЫХ ФОНДОВ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ (МУНИЦИПАЛЬНОМ АРХИВЕ)
АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА САЛЕХАРДА"
В целях централизации, унификации, полноты и достоверности ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, определения последовательности действий (административных процедур) при исполнении муниципальной функции, руководствуясь Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации":
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент
архивного отдела (муниципального архива) аппарата Администрации города по исполнению муниципальной функции "Учет архивных документов и архивных фондов в архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации города Салехарда".
2. Службе автоматизированных систем управления аппарата Администрации города Салехарда (А.В.Приходько) разместить прилагаемый Административный регламент
по предоставлению муниципальной функции "Учет архивных документов и архивных фондов в архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации города Салехарда" в сети Интернет на официальном сайте Администрации города.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города Л.О.Нога.
Глава города
А.М.СПИРИН
Утвержден
распоряжением Администрации
города Салехарда
от 28 сентября 2009 года № 898-р
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
АРХИВНОГО ОТДЕЛА (МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА) АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА САЛЕХАРДА ПО ИСПОЛНЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ "УЧЕТ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВНЫХ ФОНДОВ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
(МУНИЦИПАЛЬНОМ АРХИВЕ) АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА САЛЕХАРДА"
I. Общие положения
1.1. Наименование муниципальной функции.
Административный регламент по исполнению архивным отделом (муниципальным архивом) Администрации города Салехарда (далее - Архив) муниципальной функции по учету архивных документов и архивных фондов, находящихся на хранении в Архиве и в организациях - источниках комплектования Архива, разработан в целях централизации, унификации, полноты и достоверности ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и определяет последовательность действий (административных процедур) Архива при исполнении муниципальной функции.
1.2. Наименование органа, исполняющего муниципальную функцию.
Муниципальную функцию осуществляет Архив.
1.3. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение муниципальной функции.
Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- приказ Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации";
- Закон
Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 декабря 2005 года № 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе".
1.4. Описание результатов исполнения муниципальной функции.
Архив на основании полученной от организаций, осуществляющих постоянное или временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, информации об объеме, составе и условиях хранения документов Архивного фонда Российской Федерации составляет сводные документы учета и в установленные сроки представляет их в Службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Служба):
- паспорт Архива на 1 января года, следующего за отчетным;
- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования Архива на 1 декабря отчетного года.
1.5. Описание юридических лиц и физических лиц, взаимодействующих с Архивом при исполнении муниципальной функции.
1.5.1. При исполнении муниципальной функции осуществляется взаимодействие с:
- организациями - источниками комплектования Архива, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в Архив;
- гражданами (собственниками или владельцами архивных документов);
- муниципальными и негосударственными организациями, не являющимися источниками комплектования Архива, передающими документы постоянного хранения и по личному составу в Архив при ликвидации;
- Службой.
1.5.2. Процедура взаимодействия определяется настоящим Регламентом, а также иными нормативными актами Российской Федерации.
II. Требования к порядку исполнения муниципальной функции
Исполнение муниципальной функции осуществляется бесплатно.
2.1. Порядок информирования об исполнении муниципальной функции.
2.1.1. Муниципальная функция исполняется Архивом в форме ведения учетных документов, баз данных, паспорта Архива.
2.1.2. Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной функции:
- местонахождение Архива и его почтовый адрес: 629001, Ямало-Ненецкий автономный округ, г. Салехард, ул. Республики, д. 137а, тел. 30810; тел./факс (34922) 30936; e-mail: rakitvv@salekhard.org.
2.1.3. График работы Архива:
понедельник 8.30 - 17.00
вторник 8.30 - 18.00
среда - пятница 8.30 - 17.00
перерыв на обед 12.30 - 14.00
выходные дни суббота, воскресенье.
2.1.4. Информация о порядке исполнения муниципальной функции предоставляется Архивом посредством личного обращения заинтересованного лица непосредственно в Архив; при обращении по телефону; в письменном виде по почте или электронным каналам связи.
Для получения консультации о ходе исполнения муниципальной функции заинтересованное лицо обращается в Архив лично; по телефону; в письменном виде по почте или электронным каналам связи.
2.1.5. Информирование или консультация при личном обращении в Архив осуществляется сотрудниками Архива, ответственными за данное направление деятельности, на рабочем месте в соответствии с графиком работы Архива.
Ответственный сотрудник обязан принять заинтересованное лицо в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе заинтересованного лица на другой день или на другое время. В день назначенной встречи сотрудник, ответственный за прием, обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования или консультации заинтересованному лицу для осуществления информирования о порядке исполнения или консультации о ходе исполнения муниципальной функции. Ответственный сотрудник, осуществляющий устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: пункт 10 в данном Регламенте отсутствует, имеется в виду подпункт 2.1.3 пункта 2.1 раздела II.
2.1.6. Информирование или консультация по телефону осуществляются непосредственно сотрудниками Архива или по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Архива (пункт 10
настоящего Регламента).
Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности ответственного сотрудника, принявшего телефонный звонок, и наименование Архива.
При ответах на телефонные звонки сотрудники подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информируют заинтересованное лицо по интересующим его вопросам.
2.1.7. Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий информирование или консультацию, может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить удобное для заинтересованного лица время для личного обращения непосредственно в Архив.
2.1.8. Письменное информирование или консультация при обращении заинтересованного лица в Архив осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой в зависимости от способа обращения заинтересованного лица за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заинтересованного лица. Начальник Архива определяет ответственного исполнителя для подготовки ответа. Ответ на обращение заинтересованного лица предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответ на поставленные вопросы, указание фамилии, имени и отчества, номера телефона исполнителя. Ответ подписывается начальником Архива и направляется заинтересованному лицу в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.
2.1.9. Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность, удобство и доступность получения информации.
2.2. Основание для исполнения муниципальной функции.
2.2.1. Основанием для исполнения муниципальной функции является:
- поступление архивных документов и архивных фондов в Архив от организаций - источников комплектования Архива, ликвидированных организаций и граждан (владельцев или собственников архивных документов);
- выбытие архивных документов и архивных фондов из Архива.
2.3. Сроки исполнения муниципальной функции.
2.3.1. Регистрация сопроводительного письма к документам, поступившим от источников комплектования Архива, осуществляется в день поступления письма.
2.3.2. Проверка комплектности и правильности оформления документов, поступивших в Архив, не должна превышать 5 рабочих дней. При выявлении нарушений в составе и оформлении документов специалист, ответственный за ведение учетных документов, по телефону информирует об этом организацию.
2.4. Основания для приостановления исполнения муниципальной функции.
2.4.1. Основанием для отказа в исполнении муниципальной функции является:
- оформление представленных документов с нарушением требований Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Государственной Архивной службы России от 11.03.1997 № 11;
- оформление представленных документов с нарушением требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук и ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст;
- представление неполного комплекса и/или неполного количества экземпляров документов;
- представление недостоверных сведений о составе и объемах документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
- наличие фактических ошибок в количественных показателях документов государственного учета, учетной базы данных.
2.4.2. Если по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации организация не представит необходимые и правильно оформленные документы, специалист Архива, ответственный за ведение учетных документов, готовит уведомление с обоснованием отказа о выполнении муниципальной функции Архивом и не позднее 5 рабочих дней направляет его руководителю организации по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма.
2.5. Требования к парковочным местам.
2.5.1. Новое здание (строение) Архива оборудуется стоянками для автомобилей. Существующее здание (строение) Архива оборудуется стоянками при наличии соответствующих технических возможностей.
2.5.2. Доступ к парковочным местам является бесплатным.
2.6. Требования к оформлению входа в здание.
2.6.1. Здание (строение), в котором расположен Архив, должно быть оборудовано отдельным входом для свободного доступа в помещение.
2.6.2. Центральный вход в здание Архива должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей полное наименование и режим работы Архива.
2.7. Требования к местам приема представителей организаций - источников комплектования Архива.
2.7.1. Прием представителей организаций - источников комплектования Архива (далее - Представитель организации), обратившихся в Архив, проводится специалистами Архива по предварительной договоренности о дате и времени встречи.
2.7.2. Организация приема документов в Архиве осуществляется специалистом Архива, ответственным за данное направление деятельности.
2.7.3. Помещения, выделенные для исполнения муниципальной функции, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03". При организации приема документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.
2.7.4. В помещениях, где проводится прием Представителя организации, должна быть предусмотрена возможность для копирования документальных материалов.
2.8. Информация о перечне необходимых для исполнения муниципальной функции документов, способах получения и порядке их представления.
2.8.1. Для исполнения муниципальной функции Архив представляет в Службу по делам архивов автономного округа с сопроводительным письмом следующие документы государственного учета на бумажном носителе и в электронном виде:
- паспорт муниципального архива на 1 января года, следующего за отчетным;
- пояснительную записку к паспорту Архива;
- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования Архива на 1 декабря отчетного года;
- пояснительную записку к сведениям о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования Архива;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов Архива на 1 января года, следующего за отчетным;
- карточки (листы) фондов Архива на 1 января года, следующего за отчетным.
2.9. Требования к исполнению муниципальной функции либо отдельных административных процедур в рамках исполнения муниципальной функции на бесплатной основе.
2.9.1. Архив осуществляет исполнение муниципальной функции бесплатно.
III. Административные процедуры
3.1. Описание последовательности действий при исполнении муниципальной функции.
3.1.1. Организация исполнения муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- учет поступления архивных документов постоянного хранения от организаций - источников комплектования Архива;
- учет поступления документов по личному составу от ликвидированных муниципальных и негосударственных организаций;
- учет поступления архивных документов личного происхождения граждан (владельцев или собственников документов);
- учет поступления фотодокументов;
- учет выбытия архивных документов;
- ведение паспорта Архива.
3.2. Учет поступления архивных документов постоянного хранения от организаций - источников комплектования Архива.
3.2.1. По истечении временного срока хранения и в соответствии с планом-графиком документы постоянного срока хранения от организаций - источников комплектования поступают на хранение в Архив.
3.2.2. Специалист Архива, ответственный за ведение учетных документов, проводит сверку поступивших от организации архивных документов с описью дел, хранящейся в наблюдательном деле организации. На делах проставляется архивный шифр. К описи, после каждого поступления архивных документов, составляется итоговая запись. В Архиве формируется 3 экземпляра описей дел, первый из которых является страховым.
3.2.3. По итогам сверки поступивших на хранение документов с описью дел специалистом, ответственным за ведение учетных документов, составляется в 2-х экземплярах акт приема-передачи документов на хранение. Один экземпляр акта подшивается в дело фонда.
3.2.4. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. Дело фонда заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель и внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.
3.2.5. Поединичный и суммарный учет описей дел Архива ведется по реестру описей. Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу.
3.2.6. Все первичные и повторные поступления архивных документов последовательно вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.
3.2.7. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в Архив. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.
3.2.8. На каждый архивный фонд составляется лист фонда. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке.
3.3. Учет поступления документов постоянного хранения и по личному составу от ликвидированных муниципальных и негосударственных организаций.
3.3.1. Документы постоянного хранения и по личному составу от муниципальных организаций поступают на хранение в Архив при ликвидации организации.
3.3.2. Прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных муниципальных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.3.3. При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, могут поступать в Архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией и Администрацией города Салехарда. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение передаваемых документов в установленном порядке.
3.3.4. Архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли и были приняты на хранение Архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.
3.3.5. Учет количества хранящихся в Архиве документов по личному составу проводится на основе их подсчета по листам фондов и описям дел по личному составу с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по Архиву в книге учета документов по личному составу.
3.3.6. По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы вносятся соответствующие изменения.
3.4. Учет поступления архивных документов личного происхождения граждан (владельцев или собственников документов).
3.4.1. Учет поступлений архивных документов личного происхождения граждан (владельцев или собственников) ведется на основании договора о передаче на хранение документов личного происхождения и акта приема на хранение документов личного происхождения. К акту прилагается сдаточная опись архивных документов и решение экспертно-проверочной комиссии Службы о приеме этих документов в Архив.
3.4.2. На документы, не подлежащие хранению в Архиве, составляется акт возврата документов собственнику в двух экземплярах, один из которых вместе с документами передается собственнику.
3.4.3. Учет архивных документов личного происхождения, находящихся в частной собственности, переданных по договору на хранение в Архив, осуществляется в основных учетных документах Архива.
3.4.4. Принятые по договору на хранение в Архив документы Архивного фонда Российской Федерации, находившиеся в частной собственности и на законном основании перешедшие в собственность муниципального образования, учитываются в основных учетных документах наравне с остальными документами Архива.
3.4.5. Архивные документы, не включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в Архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов.
3.5. Учет поступления фотодокументов.
3.5.1. Фотодокументы принимаются на хранение в Архив по описи фотодокументов и фотоальбомов.
3.5.2. Описи фотодокументов составляются раздельно на черно-белые и цветные позитивы, фотоальбомы. При описании фотодокументов составляется заголовок (краткое изложение изображенного события), определяется место съемки, указывается автор снимка, количество единиц хранения.
3.5.3. За единицу хранения для фотодокументов принимается физически обособленный носитель: позитив, фотоальбом.
3.5.4. Основными учетными документами фотодокументов являются:
- книга учета поступлений фотодокументов;
- лист учета фотодокументов.
3.6. Учет выбытия архивных документов из Архива.
3.6.1. Учет выбытия архивных документов из Архива осуществляется на основании:
- акта о неисправимых повреждениях документов;
- акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов;
- акта о технических ошибках в учетных документах;
- акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акта об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;
- акта описания документов, переработки описей;
- акта о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов.
3.6.2. Акт, на основании которого произошло выбытие архивных документов из Архива, утверждается начальником Архива, подписывается его составителем и подшивается в дело фонда.
3.6.3. К описи, после каждого выбытия архивных документов, составляется итоговая запись, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
3.6.4. В листе фонда в графе "Выбытие" указывается количество выбывших дел и основание их выбытия.
3.6.5. В случае выбытия всех архивных документов из описи дел номер этой описи другим описям дел документов не присваивается и остается свободным. В реестре описей делается соответствующая отметка.
3.6.6. В случае выбытия архивного фонда в списке фондов в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл. При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел и дело фонда. Копия описи дел остается в Архиве в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение и включается в архивный фонд архива-сдатчика.
3.7. Ведение паспорта Архива.
3.7.1. Специалист отдела, ответственный за ведение учетных документов, ежегодно составляет сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января следующего за отчетным периодом года.
3.7.2. Один раз в год на 1 января следующего за отчетным периодом года вместе с годовым отчетом о работе Архива ответственный за ведение учетных документов составляет паспорт Архива.
3.7.3. Сведения о поступлении документов на хранение заносятся в учетную базу данных (БД) "Архивный фонд", которая обеспечивает государственный учет документов в автоматизированном режиме и оперативное представление сведений о наличии в Архиве документов того или иного фондообразователя.
3.8. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений.
3.8.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции осуществляется начальником Архива.
3.8.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником Архива проверок соблюдения и исполнения специалистами, ответственными за исполнение муниципальной функции, положений настоящего Административного регламента.
3.8.3. Начальник Архива осуществляет контроль за исполнением муниципальной функции Архива.
3.8.4. Организации, осуществляющие постоянное или временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - Источники комплектования) в порядке, установленном Правилами, ведут основные и вспомогательные учетные документы, на основании которых составляют документы государственного учета и в установленные сроки представляют их в Архив.
3.8.5. Документы государственного учета и сводные документы государственного учета составляются в традиционной (на бумажных носителях) и электронной (в виде учетных баз данных) формах.
3.9. Состав документов государственного учета, представляемых в Службу.
3.9.1. Для ведения государственного учета в Службу предоставляются следующие документы государственного учета:
- паспорт Архива на 1 января следующего за отчетным годом и пояснительную записку к нему;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января следующего за отчетным годом;
- карточки фондов;
- учетную базу данных "Архивный фонд" (в электронном виде) на 1 января следующего за отчетным годом.
3.10. Сроки предоставления в Службу документов государственного учета.
3.10.1. Архив представляет документы государственного учета ежегодно до 20 декабря текущего года вместе с годовым отчетом. Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования Архива и пояснительная записка к ним представляются 1 раз в три года.
3.11. Результаты исполнения муниципальной функции.
3.11.1. Конечным результатом исполнения муниципальной функции является определение количества и состава архивных документов в установленных единицах учета, хранящихся в Архиве и организациях - источниках комплектования Архива, отражение этого количества и состава в сводных документах государственного учета для обеспечения организационной упорядоченности и возможности адресного поиска документов.
