УПРАВЛЕНИЕ АРХИВНОГО ДЕЛА АЛТАЙСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
от 3 октября 2008 г. № 111
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
В соответствии с решением комиссии по проведению административной реформы и реформированию государственной гражданской службы Алтайского края от 26.09.2008 и руководствуясь письмом Администрации края от 28.11.2007 № 3058, приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 06.10.2008 административный регламент
по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции "Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Алтайского края" (прилагается).
2. В срок до 08.10.2008 направить его для публикации в Сборнике законодательства Алтайского края (Е.А.Кочалина), размещения на официальном сайте Администрации края и в подразделе "Административные регламенты", на сайте управления в глобальной сети Интернет и на внутреннем сайте управления (О.Н.Дударева) и разместить его в местах ожидания и приема граждан в ЦХАФ АК и отделе спецдокументации (Е.Д.Егорова, Г.Д.Жданова).
3. Опубликовать указанный регламент
в информационно-методическом бюллетене "Алтайский архивист" № 2(16) за 2008 г. (О.Н.Дударева).
4. Контроль за исполнением административного регламента
возложить на заместителей начальника управления В.В.Антоненко, Н.И.Данелия и В.В.Старцева.
Начальника управления
В.Н.КУТИЩЕВ
Утвержден
Приказом
управления архивного
дела Алтайского края
от 3 октября 2008 г. № 111
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ИСПОЛНЕНИЮ УПРАВЛЕНИЕМ АРХИВНОГО ДЕЛА АЛТАЙСКОГО КРАЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ВЕДЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА
УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА АЛТАЙСКОГО КРАЯ"
I. Общие положения
Наименование государственной функции
1. Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Алтайского края (далее - государственная функция) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления архивного дела Алтайского края (далее - Управление) по выявлению уникальных документов, внесению предложений и решению вопроса об отнесении документов Архивного фонда Алтайского края к уникальным, учету уникальных документов.
Нормативно-правовое регулирование
исполнения государственной функции
2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, № 237);
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);
законом
Алтайского края от 28 декабря 1994 г. "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах" (в редакции от 8 октября 2001 г. № 65-ЗС и от 12 октября 2005 г. № 66-ЗС);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059) (далее - Правила);
Положением
об управлении архивного дела Алтайского края, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 10 февраля 2005 г. № 57 "Об утверждении Положения об управлении архивного дела Алтайского края" (с изменениями от 10 октября 2005 г., 18 декабря 2006 г., 3 апреля 2007 г.);
Регламентом работы управления архивного дела Алтайского края, утвержденным приказом управления архивного дела Алтайского края от 15 августа 2008 г. № 92 (далее - Регламент работы Управления);
памяткой о порядке выявления, учета, описания и обеспечения сохранности уникальных документов Архивного фонда Алтайского края, утвержденной решением экспертно-проверочно-методической комиссии Управления от 29 июня 2004 г., протокол № 10 (далее - Памятка).
Органы и организации, участвующие
в исполнении государственной функции
3. Исполнение государственной функции осуществляется структурными подразделениями Управления непосредственно и во взаимодействии с муниципальными архивами, государственными и муниципальными музеями и библиотеками, архивами организаций.
Предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Алтайского края (далее - Реестр) вносят:
центр хранения Архивного фонда Алтайского края Управления (далее - ЦХАФ АК);
отдел спецдокументации Управления (далее - ОСД);
муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи, библиотеки, иные государственные и муниципальные организации (далее - Заявители) в отношении хранящихся у них уникальных документов.
Исполнение государственной функции путем подготовки материалов о включении документов в Реестр для рассмотрения экспертно-проверочно-методической комиссии Управления (далее - ЭПМК) обеспечивают:
по ЦХАФ АК - уполномоченное лицо ЦХАФ АК;
по документам ОСД - уполномоченное лицо ОСД;
по документам муниципальных архивов, музеев, библиотек, архивов организаций - уполномоченное лицо отдела муниципальных архивов (далее - ОМА);
по документам государственных музеев, библиотек, архивов организаций - уполномоченное лицо отдела ведомственных архивов и формирования Архивного фонда Алтайского края (далее - ОВАФ).
Исполнение государственной функции путем регистрации уникальных документов в Реестре, ведения электронной базы данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Алтайского края" обеспечивает главный хранитель фондов ЦХАФ АК (далее - Главный хранитель).
ЭПМК принимает решение о включении документов в Реестр в соответствии с ее компетенцией, определенной положением об ЭПМК.
Требования к порядку исполнения
государственной функции
4. Выявление уникальных документов, составление листов учета и описания уникального документа (прилагается) на каждый выявленный уникальный документ осуществляется в соответствии с Правилами и Памяткой.
5. Для включения документов в Реестр ЦХАФ АК и ОСД в соответствии с планом работы представляют непосредственно секретарю ЭПМК, а Заявители два раза в год к 1 апреля и к 1 октября представляют в Управление с сопроводительным письмом:
- Лист
учета и описания уникального документа на бумажном носителе в двух экземплярах;
- экспертные заключения об уникальности документа, подготовленные специалистами Управления (Заявителем), иными экспертами (организациями, учеными, исследователями) по договоренности с Управлением (Заявителем) и содержащие обоснованные выводы о включении документов в Реестр (не менее двух).
6. Результатом обращения ЦХАФ АК, ОСД, Заявителя являются:
- решение ЭПМК о включении уникального документа в Реестр, подписанное председателем и секретарем ЭПМК после утверждения протокола заседания ЭПМК начальником Управления;
- решение ЭПМК об отказе о включении документа в Реестр, подписанное председателем и секретарем ЭПМК после утверждения протокола заседания ЭПМК начальником Управления.
7. Срок исполнения государственной функции - в течение 3 месяцев со дня поступления соответствующих документов в Управление.
8. Критерии принятия решения об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Реестр:
- непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 5
;
- ненадлежащее оформление представленных документов.
9. Об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Реестр Управление информирует Заявителя письменно в течение 15 рабочих дней с момента регистрации поступивших документов.
Информирование ЦХАФ АК и ОСД осуществляется в соответствии с Регламентом работы Управления.
Порядок информирования об исполнении
государственной функции
10. Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Анатолия, 72, г. Барнаул, 656049.
Электронный адрес Управления: archiv@ab.ru.
Место нахождения и телефоны структурных подразделений Управления, обеспечивающих исполнение государственной функции:
ОВАФ - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2)63-36-22;
ОМА - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2)63-73-86;
ОСД - ул. 5-я Западная, д. 85, г. Барнаул, 656023, (385-2)33-36-41;
официальный сайт Управления "Архивная служба Алтайского края": http://www.archiv.ab.ru/.
11. График работы Управления:
понедельник - четверг с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 18-00,
пятница с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 17-00,
суббота и воскресенье - выходные дни.
12. Информация об исполняемой Управлением государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Управления, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте "Архивная служба Алтайского края".
13. Информирование Заявителей по процедуре исполнения государственной функции производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- посредством личного обращения в Управление.
14. При ответах на телефонные звонки сотрудник Управления подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует Заявителей по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
15. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить Заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для Заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).
16. При информировании посредством личного обращения сотрудник Управления обязан принять Заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.
17. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес Заявителя.
18. Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте "Архивная служба Алтайского края" в разделе "вопросы-ответы".
19. При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя.
20. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента регистрации обращения.
Требования к удобству и комфорту
места приема Заявителей
21. Организация приема по информированию о выполнении, государственной функции осуществляется сотрудниками Управления на рабочих местах в соответствии с графиком работы (пункт 10)
.
22. В день назначенной встречи по прибытии Заявителя в здание Управления сотрудник обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.
II. Административные процедуры
23. Реализация государственной функции заключается в пополнении Реестра вновь выявленными уникальными документами, поддержании его в актуальном и достоверном состоянии и включает в себя следующие административные процедуры:
- включение уникальных документов в Реестр;
- регистрацию уникальных документов в Реестре;
- внесение изменений в Реестр.
Включение уникальных документов в Реестр
24. Прием пакета документов, поступивших от Заявителя, осуществляет сотрудник Управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.
25. Поступившие документы регистрируются сотрудником Управления, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, с записью в регистрационно-контрольной форме, после чего документы направляются на рассмотрение начальнику Управления. После вынесения резолюции документы передаются в ОМА или ОВАФ Управления.
26. Руководитель ОМА или ОВАФ Управления определяет сотрудника подразделения (далее - Ответственный исполнитель), отвечающего за подготовку материалов к рассмотрению на заседании ЭПМК, и передает документы секретарю ЭПМК.
27. Секретарь ЭПМК совместно с Ответственным исполнителем проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК.
При выявлении указанных в пункте 8
нарушений в составе или оформлении документов Ответственный исполнитель по телефону информирует об этом Заявителя.
Если по истечении 15 рабочих дней с момента регистрации Заявитель не представит в адрес Управления необходимые и правильно оформленные документы, Ответственный исполнитель готовит уведомление с обоснованием отказа в выполнении государственной функции Управления и не позднее 3 рабочих дней после истечения срока представления документов направляет его Заявителю по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма к пакету документов.
28. Секретарь ЭПМК регистрирует документы, не имеющие нарушений в составе и оформлении, в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК, и вносит рассмотрение вопроса о включении уникальных документов в Реестр в повестку заседания ЭПМК, после чего передает документы Ответственному исполнителю.
29. Ответственный исполнитель организует экспертизу членами ЭПМК, а также другими экспертами листов учета и описания уникальных документов, предлагаемых Заявителями для включения в Реестр. В качестве экспертов могут выступать сотрудники Управления, ученые и сотрудники других заинтересованных органов и организаций.
30. Срок рассмотрения материалов экспертами определяется председателем ЭПМК или его заместителями, но не может превышать 10 рабочих дней.
31. Заключения экспертов передаются секретарю ЭПМК, секретарь ЭПМК передает их Ответственному исполнителю.
32. Ответственный исполнитель с учетом полученных экспертных заключений готовит перечень уникальных документов, рекомендуемых для включения в Реестр, сводную справку (заключение) и проект решения ЭПМК и представляет их руководителю ОМА или ОВАФ Управления для визирования.
33. Руководитель ОМА или ОВАФ Управления визирует и передает полученные документы секретарю ЭПМК для рассмотрения на очередном заседании ЭПМК.
34. Прием пакета документов, подготовленных ЦХАФ АК и ОСД, осуществляется в соответствии с Регламентом работы Управления.
35. Весь комплект документов, подготовленных для рассмотрения на заседании ЭПМК, передается секретарю ЭПМК не позднее, чем за семь рабочих дней до объявленного заседания.
36. Рассмотрение предложений о включении документов в Реестр осуществляется в соответствии с порядком работы ЭПМК, закрепленном в Регламенте работы Управления.
37. Протокол заседания и решение ЭПМК о включении документов в Реестр подписывается председателем и секретарем ЭПМК, утверждается начальником Управления.
Регистрация документов в Реестре
38. Главный хранитель:
- на основании решения ЭПМК присваивает уникальному документу в валовом порядке регистрационный номер по Реестру, проставляя его в соответствующей графе обоих экземпляров Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде;
- вносит информацию в электронную базу данных "Реестр уникальных документов Архивного фонда Алтайского края";
- формирует листы учета и описания уникальных документов на бумажных носителях в дела, которые хранятся в ЦХАФ АК. Указанные дела ежегодно включаются в номенклатуру дел Управления как переходящие со сроком хранения "Постоянно".
39. Секретарь ЭПМК направляет Заявителю выписку из протокола заседания ЭПМК и один экземпляр Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Реестру (в случае включения документа в Реестр) или оба экземпляра Листа учета и описания уникального документа (если предложение Заявителя отклонено).
Внесение изменений в Реестр
40. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о проведении его реставрации регистрируются в Реестре.
41. Изменения в Реестр вносятся на основании акта о внесении изменений и дополнений в Лист учета и описания уникального документа, учтенного в Реестре за соответствующим номером. Акт составляется в произвольной форме.
42. Акты с соответствующим сопроводительным письмом представляют в Управление.
43. Поступившие документы регистрируются в структурном подразделении Управления, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, после чего направляются на рассмотрение начальнику Управления и с соответствующей резолюцией передаются Главному хранителю.
44. Главный хранитель:
- вносит изменения в соответствующую графу Листа учета и описания уникального документа со ссылкой на акт и заверяет запись своей подписью с указанием даты внесения изменений;
- вносит информацию в электронную базу данных "Реестр уникальных документов Архивного фонда Алтайского края";
- формирует акты в дело, которое ежегодно включается в номенклатуру дел Управления как переходящее со сроком хранения "Постоянно".
Порядок и формы контроля за совершением
действий и принятием решений
45. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определены Регламентом работы Управления.
46. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции, и принятием решений осуществляет руководитель соответствующего, структурного подразделения.
47. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Административного регламента.
Порядок обжалования действия (бездействия) и
решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения
государственной функции на основании настоящего
Административного регламента
48. Заявители, направившие запросы об уникальных документах в Управление, могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего Административного регламента (далее - жалоба), устно или письменно в ОМА, ОВАФ, ЦХАФ АК или непосредственно к начальнику Управления или его заместителям. В письменной жалобе указываются:
- полное наименование органа или организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа или организации);
- почтовый адрес;
- предмет жалобы;
- подпись и дата.
49. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.
50. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.
Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
51. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
52. Если Заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:
Администрацию Алтайского края по адресу: 656035, г. Барнаул, пр. Ленина, д. 59;
Федеральное архивное агентство по адресу: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;
Сибирское территориальное управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по адресу: 630004, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 1.
Приложение
ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА
┌──────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────┐
│Регистрационный номер │Дата включения документа в Реестр │
│ │ │
├──────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────┤
│Вид документа │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Автор документа │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Название (заголовок) документа │
│ │
│ │
├──────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────┤
│Дата (время создания) документа │Век │
│ │ │
├──────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────┤
│Язык документа │Степень подлинности │
│ │ │
├──────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────┤
│Аннотация │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Историческая справка │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Палеографические особенности │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Печати │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Художественные особенности оформления документа │
│ │
│ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Форма Листа учета и описания уникального документа
(лицевая сторона)
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Опубликованность документа │
│ │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Экспонирование │
│ │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Собственность │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Место хранения документа │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Адрес места хранения документа │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Архивный шифр: фонд _____, оп. ______, ед. хр. _______, лл. (кк.) ______ │
├─────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┤
│Материальный носитель информации │Размеры документа │
│ │ │
├─────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│Объем документа │Физическое состояние документа │
│ │ │
├─────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────┤
│Потребность в реставрации │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Реставрация документа: дата ________________, организация _______________│
│________________________________________________________________________,│
│Ф.И.О. реставратора _____________________________________________________│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Страховой фонд и фонд пользования │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Кем представлен документ │
│ │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Протокол ЭПМК от _______________________ № ________________ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Изменения │
│ │
│ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
