ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КОТЕЛЬНИЧА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 27 декабря 2006 г. № 323
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ
С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
(в ред. постановления главы администрации г. Котельнича
от 15.08.2007 № 415
)
Руководствуясь Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Инструкцией
по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, утвержденной распоряжением Правительства Кировской области от 15.08.2005 № 265, в целях совершенствования организации работы с обращениями граждан постановляю:
(в ред. постановления главы администрации г. Котельнича от 15.08.2007 № 415
)
(см. текст в предыдущей редакции
)
1. Утвердить Инструкцию
по организации работы с обращениями граждан в администрации городского округа города Котельнича Кировской области (далее - Инструкция). Прилагается.
2. Рекомендовать руководителям иных исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления, руководителям муниципальных предприятий и учреждений города Котельнича при организации работы с обращениями граждан руководствоваться требованиями настоящей Инструкции
.
3. Положение о порядке рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан и организации приема населения в администрации города Котельнича, утвержденное постановлением администрации города от 31.01.2002 № 72, считать утратившим силу.
4. Опубликовать настоящее постановление в газете "Котельничский вестник".
5. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя главы администрации города, управляющую делами Хаустову Г.И.
Глава администрации
города Котельнича
Кировской области
С.Д.БОЛЬШАКОВ
УТВЕРЖДЕНА
постановлением
главы администрации
города Котельнича
Кировской области
от 27 декабря 2006 г. № 323
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОДА КОТЕЛЬНИЧА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. постановления главы администрации г. Котельнича
от 15.08.2007 № 415
)
I. Общие положения
1.1. Работа с обращениями граждан - отдельное направление деятельности органов местного самоуправления, призванное обеспечить защиту конституционных прав, свобод и законных интересов граждан и являющееся прямой служебной обязанностью должностных лиц органов местного самоуправления.
1.2. Инструкция по организации работы с обращениями граждан в администрации городского округа города Котельнича Кировской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Инструкцией
по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, утвержденной распоряжением Правительства Кировской области от 15.08.2005 № 265, регламентирует порядок работы с устными и письменными, индивидуальными и коллективными обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, обращениями объединений граждан и их представителей в администрации городского округа города Котельнича Кировской области (далее - администрация города) и рекомендована к применению иными исполнительно-распорядительными органами местного самоуправления, муниципальными предприятиями и учреждениями городского округа города Котельнича Кировской области (далее - город).
(в ред. постановления главы администрации г. Котельнича от 15.08.2007 № 415
)
(см. текст в предыдущей редакции
)
1.3. Положения настоящей Инструкции не применяются при рассмотрении обращений юридических лиц (включая организацию личного приема представителей юридических лиц).
1.4. Обеспечение централизованного учета и организация рассмотрения письменных и устных обращений граждан, методическое обеспечение работы с обращениями граждан в администрации города осуществляется сектором социальных вопросов и физической культуры.
1.5. Ответственность за организацию в структурных подразделениях администрации города работы по рассмотрению обращений граждан возлагается на заведующих секторами.
1.6. Должностные лица, специалисты администрации города, иных исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления города, муниципальных предприятий и учреждений города, осуществляющие работу с обращениями граждан в порядке исполнения поручений главы администрации города, первого заместителя главы администрации города, заместителей главы администрации города и заведующих секторами администрации города, считаются уполномоченными лицами и несут установленную действующим законодательством ответственность за своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений граждан.
1.7. Установленный настоящей Инструкцией порядок работы распространяется на все обращения граждан, поступившие в администрацию города, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке конституционного, уголовного, гражданского, арбитражного судопроизводства, производства об административных правонарушениях и в иных случаях, в отношении которых законодательством установлен особый либо иной порядок рассмотрения.
1.8. Обращения граждан, поступившие в администрацию города по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
1.9. Обращения граждан, направляемые в администрацию города, должностным лицам администрации города, должны соответствовать требованиям Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
1.10. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в администрацию города или к должностному лицу администрации города с критикой деятельности либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.
1.11. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
1.12. Информация об адресе администрации города, справочном телефоне, порядке и сроках рассмотрения обращений, времени личного приема граждан обнародуется и вывешивается в местах, доступных для посетителей.
Почтовый адрес администрации города для письменных обращений граждан: 612600, Кировская область, город Котельнич, улица Советская, дом 83.
Факс: (8242) 36-91-53.
Телефон приемной: (8242) 4-19-40.
1.13. Делопроизводство по обращениям граждан в администрации города осуществляется отдельно от других направлений документационного обеспечения:
ведущим специалистом по строительству в отношении обращений граждан по вопросам предоставления земельных участков под строительство объектов; установки и эксплуатации гаражей; согласования места размещения объектов на земельном участке; изъятия земельных участков; перевода жилых помещений в нежилые и нежилых помещений в жилые; выдачи разрешений на строительство объектов; выдачи заключений о градостроительном ограничении на земельном участке; изменения, уточнения адресного ориентира объектов; выдачи разрешений на ввод в эксплуатацию объектов, законченных строительством, реконструкцией и капитальным ремонтом; приемки в эксплуатацию жилых и нежилых помещений в жилых домах, законченных переустройством и перепланировкой;
ведущим специалистом по социальным вопросам и работе с обращениями граждан (далее - ведущий специалист по социальным вопросам) в отношении всех иных обращений граждан.
Обязанность ведущих специалистов по ведению указанного вида делопроизводства предусматривается их должностными инструкциями.
II. Термины, используемые в настоящей Инструкции
2.1. Термины "обращение гражданина" (далее - обращение), "предложение", "заявление", "жалоба", "должностное лицо", используемые в настоящей Инструкции, употребляются в значениях, предусмотренных Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
2.2. В Инструкции также используются следующие термины.
Учетная форма - картотека, журнал или автоматизированная информационная система.
Обращения, поступающие в администрацию города, к должностным лицам администрации города, подразделяются на:
индивидуальное обращение - обращение одного гражданина;
коллективное обращение - обращение, подписанное двумя и более гражданами, а также обращение, поступившее от объединения граждан (коллектива предприятия, учреждения, организации);
повторное обращение - письменное обращение от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или автор не согласен с принятым по его обращению решением;
многократное обращение - письменное обращение гражданина, содержащее вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;
аналогичное обращение - второе (и последующее) обращение одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу при условии, что срок рассмотрения первого обращения еще не истек, в том числе копия этого же обращения, поступившая из государственного органа или органа местного самоуправления, должностного лица;
анонимное обращение - письменное обращение гражданина, в котором не указаны фамилия автора и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ.
III. Регистрация и учет письменных обращений
3.1. Регистрация обращений осуществляется в день обращения гражданина или в день поступления его письменного обращения в порядке общей очередности поступления обращений.
3.2. В администрации города в доступном для посетителей месте устанавливается ящик для приема письменных обращений граждан. Выемка корреспонденции из ящика производится не менее одного раза в день.
3.3. Перед вскрытием почтового отправления (далее - конверты) проверяется правильность его адресования. Ошибочно присланные письма возвращаются на почту невскрытыми.
При обнаружении подозрительного конверта, в т.ч. адресованного конкретному должностному лицу с пометкой "лично", он вскрывается в соответствии с Правилами работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей, утвержденными приказом МВД РФ от 22.09.2006 № 750 "Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России", о чем составляется соответствующий акт по утвержденной инструкцией МВД России форме.
3.4. После вскрытия конверта проверяется наличие в нем письменных вложений. Конверт хранится вместе с обращением в течение всего периода его рассмотрения, после чего уничтожается. Конверты обращений, ответ по которым не дается, то есть в случаях, предусмотренных пунктом 4.7
настоящей Инструкции, не уничтожаются и хранятся вместе с обращениями в накопительном деле.
3.5. Если в конверте отсутствует письменное вложение либо обнаружилась недостача упоминаемых автором или описью документов, составляется акт, который оформляется в соответствии с правилами делопроизводства, в учетные формы вносятся соответствующие отметки.
3.6. Регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1.
3.7. Учет обращений осуществляется при помощи карточек учета письменных обращений (приложение № 1)
или журнала учета письменных обращений граждан (приложение № 2)
, либо автоматизированной информационной системы. Картотека или журнал учета письменных обращений оформляются, ведутся и хранятся в соответствии с правилами делопроизводства.
3.8. При ведении картотечного или журнального учета перед порядковым номером проставляется первая буква фамилии автора обращения (например, В-101).
3.9. При регистрации обращения на лицевой стороне первого листа указывается дата поступления и регистрационный номер в администрации города. Если обращение поступило из организации, то указанные реквизиты проставляются также на сопроводительном письме.
3.10. Обращение гражданина, поступившее в администрацию города с сопроводительным документом от должностного лица государственного органа или органа местного самоуправления, учитывается по фамилии гражданина, с указанием организации и фамилии должностного лица, направившего обращение, в графе "Примечание" учетной формы. При ведении автоматизированной информационной системы указываются фамилия гражданина, организация и фамилия должностного лица, направившего его обращение.
3.11. В ходе рассмотрения обращения вся переписка по нему осуществляется за одним номером, присвоенном ему при регистрации. В учетные формы вносятся соответствующие сведения. Так, например, в ходе рассмотрения жалобы Иванова, направленной из прокуратуры и зарегистрированной под номером И-12 от 03.10.2006, запрос в архив направляется под этим же номером И-12 от 05.10.2006, о чем делается отметка в учетной форме. Иванову после разрешения его жалобы направляется ответ под номером И-12 от 07.10.2006, и под этим же номером при необходимости информируется прокуратура.
3.12. Картотека учета письменных обращений формируется из отдельных групп карточек, каждая из которых соответствует определенной букве алфавита - первой букве фамилии автора обращения. В каждой группе карточки располагаются в хронологическом порядке, за исключением карточек повторных, аналогичных и многократных обращений, каждая из которых прикладывается к карточке ранее поступившего (первого) обращения. Если карточка первого обращения находится в картотеке прошлого года, на карточке повторного обращения делается ссылка на ее номер.
Нумерация обращений в каждой группе начинается с номера 1.
3.13. Журнал учета письменных обращений граждан заполняется в порядке общей очередности поступления обращений (хронологическом). Нумерация обращений ежегодно начинается с номера 1.
3.14. Карточки или журнал заполняются четко и разборчиво. Записи производятся ручкой, без сокращений. Исправления не допускаются. Ошибочные записи зачеркиваются и удостоверяются подписью внесшего исправления сотрудника.
3.15. При использовании автоматизированной информационной системы обращения регистрируются в хронологическом порядке.
3.16. Автоматизированная информационная система должна обеспечивать проверку обращений на повторность, надежное хранение не менее пяти лет всех без исключения сведений об обращениях, перечисленных в пункте 3.17
настоящей Инструкции, а также, по возможности, подсчет и обобщение статистических данных.
3.17. Основными сведениями об обращении, подлежащими обязательному учету, являются:
дата регистрации;
регистрационный номер;
сведения о повторности или многократности обращения;
фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) автора обращения, его адрес;
название организации, которая направила обращение гражданина, исходящий номер и дата сопроводительного письма;
краткое содержание обращения;
фамилия и резолюция руководителя, рассмотревшего обращение, название подразделения и (или) фамилия лица, ответственного за рассмотрение обращения (далее - исполнитель);
дата и результаты рассмотрения обращения;
сведения об осуществлении контроля;
сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.
3.18. В учетных формах предусматривается графа "Примечание" для внесения дополнительных сведений об обращении.
3.19. Сведения о сути обращения и результатах его разрешения, внесенные в учетные формы, должны быть конкретными и носить информативный характер.
3.20. Коллективное обращение регистрируется в общем порядке, в учетные формы вносятся первые две - три разборчиво указанные фамилии, первой указывается фамилия того автора, в адрес которого просят направить ответ. Учет производится по его фамилии. В учетных формах в графе "Примечание" проставляется отметка "коллективное" и указывается общее количество обратившихся граждан. Бесфамильные коллективные обращения регистрируются по названию предприятия, учреждения, организации, откуда они поступили.
3.21. Аналогичное обращение регистрируется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, и приобщается (направляется исполнителю) к материалам первого обращения. В учетные формы вносятся только сведения об авторе обращения, откуда оно поступило, а в графе "Примечание" указывается: "аналогичное к ___ № от _________ 20__ г.".
3.22. Повторным и многократным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный номер, делается отметка о повторности либо многократности, к заявлению прикладываются копии карточек предыдущих обращений.
3.23. Анонимные обращения регистрируются и учитываются отдельно под индексом "ан" (например, ан-5), рассматриваются главой администрации города и списываются в накопительное дело с материалами по обращениям граждан. Ответ по анонимным обращениям не дается.
Анонимные обращения, содержащие сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, подлежат направлению в государственный орган в соответствии с их компетенцией, о чем в учетных формах делается соответствующая отметка.
3.24. Если анонимное обращение направлено в администрацию города с сопроводительным письмом из государственных органов и органов местного самоуправления, от должностных лиц, в графе "Примечание" учитывается организация и фамилия должностного лица, подписавшего сопроводительный документ. О принятом в соответствии с пунктом 4.7
настоящей Инструкции решении по такому обращению при необходимости информируется направившее его должностное лицо.
3.25. Письменные обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, членов его семьи, а также письменные обращения, текст которых не поддается прочтению, регистрируются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.
3.26. Для приема обращений в форме электронных сообщений (Интернет-обращений) применяется программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями. Интернет-обращение распечатывается, дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
IV. Рассмотрение письменных обращений
4.1. Обращение, поступившее в администрацию города в соответствии с ее компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.
4.2. Зарегистрированные обращения передаются на рассмотрение главе администрации города, затем направляются для исполнения в соответствии с его поручением.
Если поручение по рассмотрению обращения дано нескольким лицам, то координация и ответственность за его выполнение возлагается на лицо, указанное в резолюции первым. Ему направляется подлинник письменного обращения гражданина и поручения главы администрации города, остальным лицам - копия.
Привлечение к рассмотрению обращения иных лиц допускается по решению главы администрации города, давшего поручение, на основании мотивированной служебной записки ответственного исполнителя.
4.3. В резолюции по обращению глава администрации города определяет исполнителя, сроки и порядок его разрешения, а также необходимость осуществления контроля. Допускается установление сокращенных сроков рассмотрения обращений.
4.4. Запрещается писать на тексте обращения. Допускается с помощью маркера выделять отдельные участки текста, имеющие принципиальное значение и требующие особого внимания в ходе непосредственного разрешения обращения исполнителем.
4.5. Передача обращения исполнителю для рассмотрения осуществляется по карточке или журналу учета письменных обращений (реестру или разносной книге при ведении автоматизированной информационной системы). При этом в учетных формах обязательно вносится дата передачи, подпись, фамилия исполнителя (соответственно номер и дата по реестру, разносной книге).
4.6. В случае необходимости рассматривающее обращение должностное лицо может обеспечить его рассмотрение с выездом на место.
4.7. По обращению, относящемуся к компетенции администрации города, принимается одно из следующих решений:
принять к рассмотрению;
в порядке осуществления контроля за деятельностью подведомственных организаций направить для рассмотрения в иной исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления или муниципальное предприятие, учреждение города, о чем уведомить автора обращения;
приобщить аналогичное обращение к материалам проверки по первому обращению;
не давать ответ на обращение, если оно признано анонимным;
не давать ответ на обращение, если текст письменного обращения не поддается прочтению, сообщив об этом гражданину, направившему обращение, если читается фамилия и почтовый адрес;
оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов, если оно содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, членов его семьи, сообщив гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
по многократному обращению, в котором не приводятся новые доводы или обстоятельства, принять решение о безосновательности очередного обращения, прекращении переписки с уведомлением гражданина, направившего обращение.
Указанные решения по обращению должны быть приняты в течение пяти дней со дня поступления обращения.
Указанные уведомления и сообщения подписываются главой администрации города.
4.8. Направленные на рассмотрение в иной исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления или муниципальное предприятие, учреждение города обращения берутся на контроль и подлежат возврату в администрацию города, о чем на обращении делаются соответствующие отметки.
Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан, поступивших из администрации города, осуществляют руководители указанных исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий, учреждений.
4.9. Если ответ по существу поставленных в обращении вопросов не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленных в нем вопросов в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
4.10. Переписка возобновляется, если основания, по которым она была прекращена, устранены.
4.11. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города, направляется в течение пяти дней со дня поступления в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. При этом гражданин письменно уведомляется о переадресации его обращения.
4.12. Если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращений направляются в течение пяти дней со дня поступления в администрацию города в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, о чем уведомляется гражданин, направивший обращение.
4.13. Администрация города при направлении обращения на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.
4.14. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
Жалобы на действия (бездействие) главы администрации города подлежат направлению на рассмотрение в Котельничскую городскую Думу Кировской области.
4.15. Если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 4.14
настоящей Инструкции, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
4.16. Письменные обращения не подлежат переадресовке в другие организации, минуя специалиста, ведущего делопроизводство по соответствующей категории обращений.
4.17. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
4.18. Повторные и многократные обращения докладываются главе администрации города с приложением материалов проверок по предыдущим обращениям либо отдельной справки о результатах предшествующих рассмотрений.
4.19. Не считается многократным повторное обращение, то есть поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или автор не согласен с принятым по его обращению решением.
Не считается повторным обращение одного и того же автора по разным вопросам.
Специалисты, рассматривающие обращение, обязаны тщательно разобраться в обстоятельствах и причинах поступления повторного обращения и принять соответствующие меры.
4.20. Исполнитель в ходе рассмотрения обращения:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;
запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в государственных органах, органах местного самоуправления и у должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
готовит письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением предусмотренных настоящей Инструкцией случаев;
готовит уведомление гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
4.21. Гражданин, обращение которого рассматривается в администрации города, имеет право:
представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании (в этом случае указанные материалы приобщаются к материалам проверки);
знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не противоречит законодательству Российской Федерации, не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну (в этом случае администрация города вправе мотивированно отказать гражданину в ознакомлении с материалами по разрешению его обращения);
получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пунктах 4.7
, 4.9
настоящей Инструкции, уведомление о переадресации обращения;
обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.
4.22. Обращение, поступившее в администрацию города в соответствии с ее компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его поступления и регистрации, а не требующие дополнительного изучения и проверки - в течение 15 дней.
Промежуточный ответ (о продлении срока либо о проведении тех или иных действий, о результатах которых будет сообщено позднее) не является основанием для прекращения рассмотрения обращения.
4.23. Утратил силу. - Постановление главы администрации г. Котельнича от 15.08.2007 № 415
.
(см. текст в предыдущей редакции
)
4.24. Сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией, исчисляются в календарных днях. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.
4.25. При поступлении в установленном порядке запроса из государственного органа, органа местного самоуправления или от должностного лица, рассматривающего обращение, администрация города обязана в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
4.26. По аналогичному обращению, приобщенному к материалам проводящейся проверки, срок его рассмотрения соответствует сроку рассмотрения первого обращения. При этом в ответе гражданину обязательна ссылка на все приобщенные обращения и адресаты (если они имеются), откуда они получены. Например: "На Ваше обращение в Правительство Кировской области, а также на Ваше обращение в Котельничскую межрайонную прокуратуру, направленные в наш адрес по подведомственности, сообщаем...".
4.27. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу глава администрации города вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, о чем уведомляется гражданин, направивший обращение.
Для продления срока рассмотрения обращения исполнитель представляет служебную записку на имя главы администрации города не позднее трех дней до истечения установленного срока с указанием причин продления и конкретных мер, необходимых для завершения рассмотрения обращения.
4.28. Если обращение поступило из вышестоящего органа и взято на контроль, то срок его рассмотрения может быть продлен только с разрешения этого органа через ведущего специалиста по социальным вопросам. Подобное согласование должно быть проведено не позднее чем за неделю до истечения установленного срока.
4.29. После завершения проверки, проведенной по сведениям, изложенным в обращении, для обобщения результатов в случае необходимости составляется мотивированное заключение.
Заключение составляется в произвольной форме, должно содержать объективный анализ собранных материалов, а также выводы по итогам проверки, в том числе решение о списании материалов в дело. Заключение подписывается лицом, производившим проверку, и утверждается главой администрации города.
4.30. Если в ходе проверки по обращению выявлены нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, недостатки и упущения в деятельности администрации города, злоупотребления должностных лиц служебным положением, а также необоснованность принятых ими решений, явившихся причиной жалобы, в заключении указываются меры, принятые к виновным лицам. Документы о принятии таких мер либо их копии (соответствующие выписки) обязательно прилагаются к материалам проверки.
4.31. Глава администрации города принимает меры по защите чести и достоинства граждан, реализации или восстановлению их законных прав в пределах своей компетенции, если сведения, изложенные в их обращениях, нашли свое подтверждение.
4.32. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные по существу вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан мотивированный ответ в письменной форме.
4.33. Ответ гражданину по существу поставленных в обращении вопросов дается в письменной форме на официальном бланке администрации города за подписью главы администрации города. При необходимости разъясняется порядок обжалования принятого решения.
4.34. Текст ответа составляется в официальном стиле и не должен содержать служебные аббревиатуры. Ссылки на те или иные статьи нормативных правовых актов должны содержать разъяснения их требований.
4.35. Запрещается направлять гражданам ответы с исправлениями, ошибками (в том числе в реквизитах).
4.36. Ответ на обращение, поступившее в администрацию города по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
4.37. В случае если гражданин указал в обращении заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с рассмотрением обращения администрацией города, могут быть взысканы с него по решению суда.
V. Хранение письменных обращений и материалов,
связанных с их рассмотрением
5.1. После подписания ответа автору письменного обращения само обращение и связанные с его рассмотрением материалы проверки передаются специалисту, ведущему делопроизводство по обращению, который ответ направляет заявителю, а материалы проверки подшивает в дело.
5.2. Каждое рассмотренное письменное обращение и все документы, относящиеся к его разрешению (материалы), сшиваются в следующей последовательности:
лист резолюций по письменному обращению;
письменное обращение, приложения к нему (если приложения имеются);
заключение по результатам разрешения обращения (если проводилась проверка);
материалы проверки по письменному обращению (если проводилась);
служебная записка о продлении срока разрешения обращения (если имеется);
копия ответа автору обращения, а также (если имеются) копии промежуточных ответов автору.
5.3. Оригиналы личных документов (свидетельство о рождении, паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о регистрации, свидетельство о собственности и другие правоустанавливающие документы) к материалу по письменному обращению не приобщаются, а возвращаются автору обращения путем личного вручения или способом, обеспечивающим их сохранность.
5.4. При необходимости направления или возврата самого обращения после его рассмотрения в государственные органы, органы местного самоуправления или другому должностному лицу в материал по письменному обращению подшивается его копия, а также копии сопроводительного документа и ответа автору. В учетную форму вносятся соответствующие сведения.
5.5. Материалы по письменным обращениям граждан формируются в накопительных делах, располагаются в хронологическом порядке, исходя из даты их списания, и хранятся в соответствии с правилами делопроизводства. Опись к накопительному делу должна содержать следующие графы: фамилия автора обращения; регистрационный номер обращения; количество листов в материале по письменному обращению; отметка о движении материала.
5.6. В учетную форму вносятся сведения о дате, номере ответа, его кратком содержании и результатах рассмотрения, месте хранения материалов рассмотренного обращения. При изъятии материала по письменному обращению из накопительного дела в описи проставляются отметки о движении материала.
5.7. Запрещается принимать на хранение нерассмотренные письменные обращения, а также неправильно или не полностью оформленные материалы проверок по письменным обращениям.
5.8. Запрещается хранение рассмотренных материалов по письменным обращениям у исполнителей. В исключительных случаях, в связи с осуществлением контроля, по решению главы администрации города допускается их хранение у уполномоченного на то должностного лица с обязательной отметкой об этом в описи материалов, находящихся в накопительном деле.
]]>5.9. По просьбе гражданина ему может быть выдана копия письменного ответа о результатах рассмотрения его обращения в администрации города, если указанный ответ не был получен гражданином по не зависящим от него обстоятельствам.
Выдача копии осуществляется ведущим делопроизводство по обращению специалистом.
VI. Личный прием граждан
6.1. В администрации города должностными лицами, ведущими личный прием граждан в установленные часы, являются глава администрации города, первый заместитель главы администрации города, заместители главы администрации.
Иные муниципальные служащие администрации города ведут работу с устными обращениями граждан в ходе исполнения своих должностных обязанностей.
6.2. Прием граждан в администрации города осуществляется согласно утверждаемому главой администрации города графику в рабочие дни.
Информация о графике приема (кабинет, дни, часы) размещается в администрации города в доступном для граждан месте.
6.3. Глава администрации города, первый заместитель главы администрации города, заместители главы администрации города проводят прием граждан не реже одного раза в неделю.
6.4. Прием граждан главой администрации города, первым заместителем главы администрации города, заместителями главы администрации города организуется ведущим специалистом по социальным вопросам, проводящим предварительную запись граждан, оформление, ведение и учет карточек личного приема.
6.5. Проводя предварительную запись, ведущий специалист по социальным вопросам выясняет суть устного обращения гражданина и записывает его на личный прием к главе администрации города, первому заместителю главы администрации города, заместителям главы администрации города в соответствии с их компетенцией.
6.6. Прием граждан ведется в порядке очередности, установленной записью.
6.7. Граждане, имеющие льготы и преимущества, установленные законодательством Российской Федерации, принимаются вне очереди.
Иногородние убывающие из города посетители принимаются в день обращения.
6.8. Должностные лица, осуществляющие прием, для обеспечения квалифицированного решения поставленных посетителем вопросов могут привлекать к их рассмотрению сотрудников соответствующих структурных подразделений администрации, иных исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений города или получать у них консультации.
6.9. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
6.10. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина (приложение 3)
.
6.11. Основными сведениями об осуществлении приема, подлежащими обязательному учету, являются:
дата и время приема;
фамилия, имя, отчество посетителя, его адрес регистрации, адрес фактического проживания;
краткое содержание устного обращения;
фамилия должностного лица, осуществившего прием;
сведения о результатах приема;
в карточке личного приема гражданина должна быть предусмотрена графа "Примечание" для внесения при необходимости дополнительных сведений, имеющих принципиальное значение.
6.12. Сведения о сути устного обращения и результатах приема, внесенные в карточку личного приема гражданина, должны быть конкретными и носить информативный характер.
6.13. Карточки личного приема граждан учитываются в хронологическом порядке (сквозная нумерация). Картотека регистрируется в соответствии с правилами делопроизводства. Допускается хранение карточек в картотеке в алфавитном порядке (по первой букве фамилии посетителей). Карточки хранятся у специалистов, осуществляющих прием, за исключением карточек главы администрации города, первого заместителя главы администрации города, заместителей главы администрации города, хранящихся у ведущего специалиста по социальным вопросам.
6.14. Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных вопросов в порядке, предусмотренном действующим законодательством, настоящей Инструкцией.
6.15. Если разрешение вопроса, с которым обратился посетитель, не входит в компетенцию администрации города, ему разъясняется, куда и в каком порядке следует обратиться.
6.16. Должностное лицо, специалист администрации города, осуществляющие прием, в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:
удовлетворить просьбу, сообщив посетителю порядок и срок исполнения принятого решения;
отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;
принять письменное обращение, если поставленные посетителем вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив ему причины, по которым просьба не может быть разрешена в процессе приема, или гражданин настаивает на предоставлении письменного ответа, разъяснив порядок и срок его рассмотрения.
Если посетитель по каким-либо причинам не может самостоятельно в письменной форме изложить суть своего обращения, оказать ему в этом необходимую помощь.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
6.17. Принятое в ходе приема письменное обращение регистрируется, учитывается и рассматривается в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией. Его регистрационный номер и дата вписываются в графу "Сведения о результатах приема" карточки личного приема гражданина.
6.18. В случаях отсутствия по уважительным причинам должностных лиц, назначенных для приема граждан, производится их замена по согласованию с главой администрации города либо заместителем главы администрации города, управляющим делами.
VII. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений
7.1. Контроль устанавливается в целях обеспечения своевременного рассмотрения обращений граждан, устранения недостатков в работе администрации города, подведомственных организаций.
7.2. Контроль осуществляется заместителем главы администрации города, управляющим делами и ведущим специалистом по социальным вопросам с еженедельным докладом главе администрации города.
Информации о рассмотрении обращений граждан, взятых на контроль, должны содержать ответы на все поднятые по существу вопросы, оценки предложений, просьб, жалоб и подтвердившихся фактов с указанием принятых мер по устранению вскрытых недостатков.
7.3. Контроль устанавливается главой администрации города, первым заместителем главы администрации города, заместителями главы администрации за рассмотрением:
запросов и обращений депутатов (членов) органов законодательной, представительной власти всех уровней;
обращений государственных органов, органов местного самоуправления, редакций средств массовой информации, в которых указана просьба о предоставлении им ответа;
обращений, направленных в иные исполнительно-распорядительные органы местного самоуправления, муниципальные предприятия и учреждения города;
обращений по усмотрению главы администрации города, заместителей главы администрации города.
7.4. Основаниями для постановки на контроль обращений могут служить:
содержащаяся в обращении обоснованная информация о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан;
содержащиеся в обращении обоснованные просьбы об оказании помощи или поддержки гражданам из социально незащищенных групп населения либо гражданам, пострадавшим по вине других лиц, а также пострадавшим в результате стихийных бедствий;
поднимаемые в обращении общественно значимые проблемы.
7.5. На обращении, подлежащем контролю, проставляется отметка словом "контроль" либо буквой "К" с указанием даты исполнения. Отметка о контроле заносится в учетную форму.
7.6. Решение о продлении срока рассмотрения обращения, поставленного на контроль, может быть принято в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.
7.7. Установившие контроль должностные лица обязаны располагать информацией о ходе рассмотрения обращения и при необходимости готовить предложения главе администрации города по обеспечению своевременного рассмотрения.
7.8. Решение о снятии с контроля принимает должностное лицо, установившее контроль, на основании копий отправленных ответов, которые списываются в дело. Промежуточные ответы не являются основанием для снятия с контроля.
7.9. Рассмотрение обращений и запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Гражданину, в пользу которого обратился депутат, ответ направляется во всех случаях, кроме тех, когда в обращении депутата не указана иная просьба.
VIII. Анализ работы с обращениями граждан
8.1. Письменные и устные обращения граждан, а также содержащиеся в них критические замечания должны систематически анализироваться и обобщаться в целях своевременного выявления причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы администрации города. Особое внимание должно быть обращено на устранение причин, вызывающих повторные и коллективные жалобы, а также вынуждающих граждан обращаться в редакции средств массовой информации по вопросам, которые могут и должны разрешаться в органах местного самоуправления, муниципальных предприятиях и учреждениях.
8.2. Мероприятия по анализу и контролю состояния работы с обращениями граждан в администрации города осуществляются ежеквартально, о чем составляется справка, обзор или информационное письмо с конкретными предложениями по дальнейшему совершенствованию организации работы с обращениями граждан.
8.3. Работа с обращениями граждан систематически обсуждается на заседаниях коллегии администрации города, оперативных совещаниях.
8.4. Состояние работы с обращениями граждан в подведомственных администрации города организациях проверяется при их инспектировании, контрольных проверках и целевых выездах, о чем конкретному сотруднику администрации города дается поручение главы администрации города.
8.5. В ходе проверок организации работы с обращениями граждан изучаются:
планирование работы организации;
должностные инструкции сотрудников, осуществляющих работу с обращениями граждан;
знание сотрудниками требований нормативных документов, регламентирующих работу с обращениями граждан;
материалы планерок, оперативных совещаний;
организация приема и регистрации письменных обращений граждан;
полнота и качество заполнения учетных форм;
накопительные дела с материалами по письменным обращениям граждан;
организация приема граждан руководством организации;
статистические и аналитические материалы;
документы, необходимые для объективного и качественного анализа состояния работы с обращениями граждан.
8.6. Результаты проверок отражаются отдельной справкой или актом.
8.7. Лица, виновные в ненадлежащем рассмотрении обращений граждан, несут ответственность, предусмотренную законодательством.
Приложение № 1
к Инструкции
по работе с обращениями граждан
в администрации города
КАРТОЧКА УЧЕТА ПИСЬМЕННОГО ОБРАЩЕНИЯ
(Лицевая сторона)
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Фамилия _________________________________ № ____________________│
│И., о. __________________________________ "__" _________ 200_ г.│
│Адрес __________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│Сведения о повторности _________________________________________│
│Сведения об осуществлении контроля _____________________________│
│Откуда поступило __________ № ___________ "__" _________ 200_ г.│
│Содержание _____________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│Кем рассмотрено ________________________________________________│
│Резолюция руководства __________________________________________│
│________________________________________________________________│
│Куда (кому) направлено _________________________________________│
│ (фамилия исполнителя или название │
│ подразделения, организации, │
│ дата получения) │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
(Оборотная сторона)
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Отметка о дате и результатах рассмотрения │
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│Примечание. ____________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│Исполнитель (фамилия) ______________________, тел. _____________│
│Дело № _____________, том № _____________________ │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение № 2
к Инструкции
по работе с обращениями граждан
в администрации города
ЖУРНАЛ
учета письменных обращений граждан
________________________________________
(наименование подразделения)
┌─────┬─────┬────────┬──────────┬──────────┬─────────┬────────────┬────────┬────────┬──────┐
│Реги-│Дата │Сведения│Ф., И., О.│ Краткое │Фамилия и│Фамилия сот-│Дата и│Сведения│Приме-│
│стра-│реги-│о пов-│заявителя,│содержание│резолюция│рудника (ли-│резуль- │о точном│чание │
│цион-│стра-│торности│адрес, на-│обращения │руководи-│бо название│таты │месте │ │
│ный │ции │и об│звание ор-│ │теля, │подразделе- │рассмот-│хранения│ │
│номер│ │осущест-│ганизации,│ │рассмот- │ния), ответ-│рения │материа-│ │
│ │ │влении │исходящий │ │ревшего │ственного за│обраще- │лов рас-│ │
│ │ │контроля│номер и│ │обращение│рассмотре- │ния │смотрен-│ │
│ │ │ │его дата │ │ │ние, дата│ │ного об-│ │
│ │ │ │ │ │ │получения и│ │ращения │ │
│ │ │ │ │ │ │подпись ис-│ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │полнителя │ │ │ │
├─────┼─────┼────────┼──────────┼──────────┼─────────┼────────────┼────────┼────────┼──────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │
└─────┴─────┴────────┴──────────┴──────────┴─────────┴────────────┴────────┴────────┴──────┘
Приложение № 3
к Инструкции
по работе с обращениями граждан
в администрации города
КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
(Лицевая сторона)
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Фамилия ________________________________________________________│
│Имя, отчество __________________________________________________│
│Адрес __________________________________________________________│
│Дата приема ____________________________________________________│
│Содержание просьбы _____________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│Кто проводил прием _____________________________________________│
│ (Ф., и., о. и должность) │
│Принято письменное обращение. Направлено в _____________________│
│______________________________________ "__" ____________ 200_ г.│
│Регистрационный № _______________________ │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
(Оборотная сторона)
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Отметка о результатах приема (просьба удовлетворена, в просьбе│
│отказано, даны необходимые разъяснения, выдано предписание и│
│тому подобное) _________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│________________________________________________________________│
│Примечание. ____________________________________________________│
│________________________________________________________________│
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
