АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 апреля 2007 г. № 135
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ВЕДЕНИЮ АРХИВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ
(в ред. Постановлений Администрации г. Перми
от 03.07.2007 № 245
, от 16.07.2008 № 654
,
от 31.12.2008 № 1281
, от 17.03.2009 № 135
,
от 07.08.2009 № 520
, от 14.10.2009 № 690
,
от 30.11.2009 № 919
)
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом
города Перми, в связи с изменением законодательства по организации делопроизводства и ведению архива, в целях совершенствования работы с документами, повышения качества их подготовки, сокращения количества документов, упорядочения и оптимизации документооборота в администрации города постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию
по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми.
2. Руководителям функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми довести содержание Инструкции по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми до всех работников и обеспечить неукоснительное соблюдение установленных требований.
3. Признать утратившими силу:
постановления Главы города:
от 30.12.2002 № 3838
"Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми",
от 06.11.2003 № 3211
"О внесении изменений в Постановление Главы города от 30.12.2002 № 3838 "Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми",
постановления администрации города:
от 24.05.2004 № 1515
"О внесении изменений в Инструкцию по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми, утвержденную Постановлением Главы города от 30.12.2002 № 3838",
от 09.07.2004 № 1974
"О внесении изменений в Инструкцию по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми, утвержденную Постановлением Главы города от 30.12.2002 № 3838" (в ред. от 24.05.2004 № 1515),
от 06.04.2006 № 505
"О внесении изменений в Инструкцию по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми, утвержденную Постановлением Главы города от 30.12.2002 № 3838" (с последующими изменениями и дополнениями).
4. Ввести в действие настоящее Постановление с 15.05.2007.
5. Контроль за исполнением постановления возложить на руководителя аппарата администрации города Перми Сайдакову Т.Н.
Глава администрации города
А.Б.КАЦ
УТВЕРЖДЕНА
Постановлением
администрации города
от 24.04.2007 № 135
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ВЕДЕНИЮ АРХИВА
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ
(в ред. Постановлений Администрации г. Перми
от 03.07.2007 № 245
, от 16.07.2008 № 654
,
от 31.12.2008 № 1281
, от 17.03.2009 № 135
,
от 07.08.2009 № 520
, от 14.10.2009 № 690
,
от 30.11.2009 № 919
)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми (далее - Инструкция) разработана в соответствии с разделением полномочий между Главой города и главой администрации города, аппаратом Пермской городской Думы (далее - Дума) и администрации города, в целях совершенствования работы с документами, повышения качества их подготовки, упорядочения и оптимизации документооборота.
Инструкция устанавливает общие правила и единый порядок документирования и организации работы со служебными документами и обязательна для исполнения всеми функциональными и территориальными органами, функциональными подразделениями администрации города (далее - подразделения администрации города <1>
) и муниципальными служащими администрации города.
--------------------------------
<1> По всему тексту документа в случаях, если функции касаются функциональных, территориальных органов и функциональных подразделений администрации города, в остальных случаях употребляется термин функциональный или территориальный орган, или функциональное подразделение.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", государственным стандартом Российской Федерации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, Законом
Пермского края от 06.03.2007 № 11-ПК "Об архивном деле в Пермском крае", новой редакцией Устава
города Перми, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, основными положениями государственной системы документационного обеспечения управления.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения и хранение, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Информационные технологии обработки документной информации, применяемые в администрации города, должны отвечать требованиям Инструкции.
Документы, поступившие в администрацию города или должностным лицам администрации города в электронном виде, равнозначны документам на бумажном носителе.
(абзац введен Постановлением
Администрации г. Перми от 14.10.2009 № 690)
1.4. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных информационных технологий в работе с документами, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях администрации города осуществляются управлением по общим вопросам администрации города.
1.5. Ответственность за организацию, правильное ведение делопроизводства и архива, соблюдение установленных Инструкцией требований в подразделениях администрации города возлагается на руководителей подразделений. Организация работы и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются делопроизводственной службой или специалистом, ответственным за делопроизводство.
Примерный перечень
обязанностей делопроизводственной службы (специалист, ответственный за делопроизводство) приведен в приложении № 1 к Инструкции.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и проектах документов, используется только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц.
1.7. Передача копий документов в сторонние организации осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Копии индивидуальных правовых актов города выдаются по запросу заинтересованных лиц при наличии документа, удостоверяющего личность, по согласованию с начальником делопроизводственной службы.
1.8. Организация, правила и порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную к государственной тайне, информацию ограниченного распространения, по контролю за исполнением правовых актов и поручений главы администрации города, с устными и письменными обращениями граждан осуществляются в установленном порядке.
1.9. Работники администрации города несут ответственность за несоблюдение требований Инструкции, несвоевременное или некачественное рассмотрение и исполнение документов, их неправильное оформление и сохранность. Об утрате служебных документов руководитель подразделения немедленно информирует управление по общим вопросам администрации города.
За неисполнение или ненадлежащее исполнение Инструкции к руководителям и специалистам администрации города применяются меры дисциплинарного воздействия по инициативе руководителей администрации города в соответствии с действующим законодательством в пределах установленных должностных обязанностей.
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
2.1. Состав документов
2.1.1. Состав издаваемых документов определяется действующим законодательством и компетенцией органа местного самоуправления или должностного лица. Наиболее применяемые в администрации города виды документов содержатся в примерном перечне
(приложение № 2 к Инструкции).
2.1.2. Глава администрации города в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Пермской области (края), Уставом
города Перми и нормативными правовыми актами Думы, издает:
постановления администрации города по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Пермской области (края),
(в ред. Постановления
Администрации г. Перми от 17.03.2009 № 135)
(см. текст в предыдущей редакции
)
постановления администрации города по вопросам местного значения,
(в ред. Постановления
Администрации г. Перми от 17.03.2009 № 135)
(см. текст в предыдущей редакции
)
распоряжения администрации города по вопросам организации работы администрации города.
(в ред. Постановления
Администрации г. Перми от 17.03.2009 № 135)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Абзац исключен. - Постановление
Администрации г. Перми от 07.08.2009 № 520.
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.1.3. Руководитель аппарата администрации города издает распоряжения, регулирующие вопросы внутренней деятельности аппарата администрации города, вопросы кадрового обеспечения специалистов функциональных подразделений администрации города.
2.1.4. Руководители функциональных органов администрации города Перми в пределах полномочий, установленных положениями об указанных органах, издают распоряжения по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также приказы по вопросам организации работы функционального органа.
(пп. 2.1.4 в ред. Постановления
Администрации г. Перми от 07.08.2009 № 520)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.1.5. Руководители территориальных органов администрации города Перми издают правовые акты - распоряжения и приказы по вопросам, предусмотренным Типовым положением
о территориальном органе администрации города.
(в ред. Постановлений Администрации г. Перми от 31.12.2008 № 1281
, от 07.08.2009 № 520
)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.1.6. Администрация города, глава администрации города разрабатывают и согласовывают проекты правовых актов Главы города и Думы в установленном порядке.
2.1.7. В деятельности коллегиальных органов администрации города создаются регламенты, планы работ, отчеты о работе, протоколы заседаний, решения, документы служебной переписки и другие документы, установленные положением о коллегиальном органе. Оформление документов коллегиальных органов, их регистрация и ведение делопроизводства осуществляются секретарем коллегиального органа. Примерный перечень
обязанностей секретаря коллегиального органа приведен в приложении № 45 к Инструкции.
(пп. 2.1.7 в ред. Постановления
Администрации г. Перми от 16.07.2008 № 654)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.1.8. Результаты планирования деятельности администрации города фиксируются в плановой документации: планах, перспективных планах, программах. Плановые документы составляются на определенный срок, который устанавливается распорядительным документом или договором.
2.1.9. Установление отношений администрации города с ее контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов (далее - договор).
2.1.10. Осуществление оперативных связей с законодательными (представительными) и исполнительными органами государственной власти Российской Федерации и Пермского края, органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями, организациями, гражданами документируется перепиской. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, просьбы, рекомендации и так далее.
Вид деловой переписки и наименование документов (письмо, телеграмма, факсограмма и другое) определяются способом передачи информации: почтовой и электрической связью.
Письма составляются в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и другое.
2.2. Бланки документов администрации города
2.2.1. Документы, создаваемые в администрации города, должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
2.2.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Выбор формата бланка зависит от объема документа. Бланки для оформления резолюций должностных лиц изготавливаются на бумаге формата А6 (148 x 105 мм).
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.
2.2.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
20 мм - левое,
10 мм - правое,
20 мм - верхнее (на бланках с изображением герба города - 0,64 мм),
20 мм - нижнее.
2.2.4. Устанавливаются следующие виды бланков:
общий бланк,
бланк письма,
бланк конкретного вида документа.
2.2.5. В администрации города применяются бланки:
администрации города,
функционального органа администрации города,
территориального органа администрации города,
функционального подразделения администрации города,
должностного лица.
Перечень
бланков документов администрации города приведен в приложении № 3 к Инструкции.
2.2.6. В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой и продольный.
Продольный бланк применяется, как правило, для оформления распорядительных документов, некоторых организационных документов (протоколы коллегиальных органов), доверенностей, актов, служебных писем с небольшим, но важным по содержанию текстом, а также для переписки с зарубежными корреспондентами.
Угловой бланк, как правило, применяется для деловой переписки.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
2.2.7. Бланки документов, применяемые в администрации города, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям или лицам.
2.2.8. В администрации города применяются бланки с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте и бланки с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте.
Бланки документов с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте изготавливаются только типографским способом и подлежат учету.
Бланки документов с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте вводятся в память ПЭВМ и автоматически выводятся при распечатке конкретного документа.
2.2.9. Проектирование, оформление и ведение альбома образцов бланков, контроль за их использованием осуществляются управлением по общим вопросам администрации города совместно с сектором по обслуживанию компьютеров хозяйственного управления администрации города.
2.2.10. В состав обязательных реквизитов бланков администрации города включаются:
герб города Перми,
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами,
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами,
код формы документа, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД),
наименование организации, соответствующее наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование, закрепленное в учредительных документах, помещают ниже полного или за ним в скобках,
справочные данные об организации в бланках писем обязательно включают в себя почтовый адрес с почтовым индексом, справочный номер телефона (канцелярия, секретариат, общий отдел), адрес электронной почты и другие сведения,
наименование вида документа,
дата документа,
регистрационный номер документа,
ссылка на регистрационный номер и дату документа (бланки писем).
2.2.11. Установлен следующий порядок применения бланков документов в администрации города.
Общий бланк администрации города используется для создания любых видов документов, кроме письма. При оформлении документов на общих бланках в заголовочную часть бланка прописными буквами вносится наименование соответствующего вида документа.
Бланки конкретных видов документов используются для оформления распорядительных документов.
Правовые акты администрации города оформляются на бланках постановления и распоряжения:
Герб города Перми
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Герб города Перми
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте, подписываются главой администрации города. Бланки правовых актов администрации города используются только отделом протокола управления по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления
Администрации г. Перми от 17.03.2009 № 135)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Абзац исключен с 17 марта 2009 года. - Постановление
Администрации г. Перми от 17.03.2009 № 135.
(см. текст в предыдущей редакции
)
Распоряжения руководителя аппарата администрации города оформляются на бланках:
Герб города Перми
РАСПОРЯЖЕНИЕ
РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ
с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте, подписываются руководителем аппарата администрации города, используются только отделом протокола управления по общим вопросам администрации города.
Правовые акты руководителей функциональных органов администрации города, издаваемые в виде распоряжений и приказов, оформляются на бланках:
Герб города Перми
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
РУКОВОДИТЕЛЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО ОРГАНА
Герб города Перми
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ
ПРИКАЗ
РУКОВОДИТЕЛЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО ОРГАНА
с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте, подписываются руководителем функционального органа или исполняющим обязанности.
(в ред. Постановления
Администрации г. Перми от 07.08.2009 № 520)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Наименование - Администрация города Перми, наименование вида акта - РАСПОРЯЖЕНИЕ или ПРИКАЗ и наименование функционального органа - печатается прописными буквами размером шрифта № 14 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
(в ред. Постановления
Администрации г. Перми от 07.08.2009 № 520)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Правовые акты руководителей территориальных органов администрации города, издаваемые в виде распоряжений и приказов, оформляются на бланках:
Герб города Перми
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
РУКОВОДИТЕЛЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА
Герб города Перми
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ
ПРИКАЗ
РУКОВОДИТЕЛЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА
с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте, подписываются руководителем территориального органа или исполняющим обязанности.
(в ред. Постановления
Администрации г. Перми от 07.08.2009 № 520)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Наименование - Администрация города Перми и наименование территориального органа - печатается прописными буквами размером шрифта № 14 и выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.
Наименование вида акта - ПРИКАЗ или РАСПОРЯЖЕНИЕ - оформляется прописными буквами вразрядку размером шрифта № 14, выравнивается по центру.
(в ред. Постановления
Администрации г. Перми от 31.12.2008 № 1281)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.2.12. Документы коллегиальных органов оформляются на бланках коллегиальных органов, утвержденных в установленном порядке. Наименование коллегиального органа на бланке оформляется в соответствии с наименованием, закрепленным в положении о коллегиальном органе, утвержденном в установленном порядке.
2.2.13. Бланки писем применяются при направлении документов в сторонние организации.
Для переписки с законодательными (представительными) и исполнительными органами государственной власти Российской Федерации и Пермского края, органов местного самоуправления, зарубежными корреспондентами используются бланки писем с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте, подписываются главой администрации города. Во всех иных случаях используются бланки писем с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте.
Для внутренней переписки между должностными лицами, подразделениями администрации города рекомендуется использовать общий бланк (с неполным набором реквизитов) либо стандартные листы бумаги формата А4 с воспроизведением реквизитов общего бланка.
Использовать бланк письма при внутренней переписке информационного характера между должностными лицами, подразделениями администрации города по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документирования, не рекомендуется. Следует практиковать бездокументный способ обмена информацией.
2.2.14. Учет бланков с полноцветным изображением герба города Перми осуществляется управлением по общим вопросам администрации города посредством проставления нумератором на оборотной стороне учетных порядковых номеров.
Бланки с полноцветным изображением герба города Перми используются и хранятся в управлении по общим вопросам администрации города, уничтожаются по акту в установленном порядке.
Проверка наличия, использования и хранения бланков с полноцветным изображением герба города Перми проводится не реже 1 раза в год комиссионно.
В случае обнаружения нарушений при использовании и хранении бланков с полноцветным изображением герба города Перми комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя аппарата администрации города.
2.2.15. Порядок работы с электронными бланками:
электронный вариант бланков разрабатывается (корректируется) специалистами сектора по обслуживанию компьютеров хозяйственного управления администрации города,
образцы бланков вводятся в память ПЭВМ работников подразделений администрации города при условии знания ими требований к оформлению документов,
включение в документооборот новых бланков, их проектирование и изготовление осуществляются по согласованию с управлением по общим вопросам администрации города после утверждения руководителем аппарата администрации города. Соответствующие предложения вносятся руководителем делопроизводственной службы подразделения администрации города начальнику управления по общим вопросам администрации города вместе с образцами предлагаемых бланков,
запрещается самостоятельно проектировать и изменять бланки документов,
электронные бланки правовых актов администрации города и руководителя аппарата администрации города вводятся только в ПЭВМ специалистов отдела протокола управления по общим вопросам администрации города.
(в ред. Постановления
Администрации г. Перми от 17.03.2009 № 135)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.3. Порядок печатания проектов документов и выполнения множительных работ в администрации города
2.3.1. Печатание проектов документов в администрации города осуществляется децентрализованно.
В отделе протокола управления по общим вопросам администрации города оформляются на бланк проекты документов главы администрации города, руководителя аппарата администрации города, Благодарственные письма главы администрации города. Передаваемые для оформления на бланк в отдел протокола управления по общим вопросам администрации города проекты документов должны быть оформлены с учетом требований Инструкции и соответствующих нормативных актов администрации города. При невыполнении данных требований проекты не принимаются.
Проекты документов заместителей главы администрации города оформляются специалистами курируемых подразделений администрации города либо специалистами приемных по поручению заместителей главы администрации города.
Подразделения администрации города организуют печатание и оформление проектов документов непосредственно в подразделениях.
Проекты документов, подготовленные сторонними организациями-авторами, печатаются непосредственно в организациях.
2.3.2. Множительные работы для функциональных подразделений администрации города выполняются в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города. Количество экземпляров документов определяется практической необходимостью. Данные о заказчике, количестве экземпляров копий документа, общем количестве листов копий, подпись заказчика вносятся в журнал учета множительных работ. Документы представляются в разброшюрованном виде.
2.3.3. Время выполнения множительных работ, работ по оформлению и редактированию проектов документов определяет начальник отдела протокола управления по общим вопросам администрации города исходя из очередности поступления. Документы, сданные в работу после 16.00, обрабатываются, как правило, на следующий день. Документы с отметкой "Срочно" (срочность определяется главой администрации города, заместителями главы администрации города, руководителем аппарата администрации города) оформляются незамедлительно.
3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ ПРИ ПОДГОТОВКЕ
ДОКУМЕНТОВ
3.1. Герб города Перми
Герб города Перми - реквизит, используемый в соответствии с действующим законодательством.
3.2. Наименование автора документа
На бланках подразделений администрации города ниже наименования - АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ - размещается наименование подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить также должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки подразделений администрации города или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо наделены правом подписи.
Наименование подразделения должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении о подразделении администрации города. Сокращенное наименование, закрепленное в положении, помещают ниже полного в скобках. В бланках должностных лиц наименование должности размещается ниже наименования - Администрация города Перми. Вышестоящая инстанция указывается в бланках тех подразделений или учреждений, которые имеют прямое или административное подчинение.
3.3. Справочные данные
Справочные данные обязательно включают в себя почтовый адрес с почтовым индексом (указывается в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи), справочный номер телефона (приемная, делопроизводственная служба) и другие сведения (номер факса, адрес электронной почты и так далее). В бланках писем для международной переписки почтовый адрес в реквизите "Справочные данные" содержит наименование страны - Российская Федерация.
3.4. Код формы документа
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций/Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКПО/ОКОГУ).
3.5. Основной государственный регистрационный номер
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6. Идентификационный номер налогоплательщика
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.7. Наименование вида документа
Наименование вида документа располагается в заголовочной части документа после реквизита "наименование организации" и печатается прописными буквами, проставляется на всех видах документов, кроме писем.
3.8. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (правовой акт, заявление), утверждения (регламент, положение, план, инструкция), регистрации (письмо), заседания (протокол), события (акт).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа указывается только месяц и год.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы вступают в силу с момента их подписания или утверждения, если в тексте не предусмотрена иная дата. Документы, подготовленные администрацией города совместно с другими организациями, имеют одну (единую) дату.
Дата оформляется как цифровым, так и словесно-цифровым способом.
Цифровой способ предполагает обозначение даты тремя группами цифр, разделенных точками, в следующей последовательности: 01.10.2007 (число, месяц - двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами). Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку. Указанным способом оформляются даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документа.
Словесно-цифровой способ применяется в финансовых документах и при необходимости в текстах документов - "31 июля 2007 года".
3.9. Регистрационный номер (индекс) документа
Регистрационный номер (индекс) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Проставляется на отправляемых документах рядом с реквизитом "Дата", на поступающих - в правом нижнем углу в штампе отметки о поступлении документа.
Регистрационными номерами документов являются их порядковые номера в соответствии с номенклатурой дел в пределах календарного года.
Регистрационный номер распорядительного документа оформляется арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера (при необходимости может добавляться буквенный индекс) от правой границы текстового поля, проставляется после подписания документа.
Регистрационный номер письма состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре, индексом подразделения администрации города. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.
Например: 01-06-321, где 01 - индекс подразделения, 06 - индекс дела по номенклатуре, 321 - порядковый номер поступившего документа.
Если на документе не проставлен номер регистрации или проставлено "б/н", то документ не имеет юридической силы, может быть не принят к рассмотрению.
Инициативным письмам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел подразделения.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется на документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение). Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа.
Например: На № 12/08-14 от 03.03.2007.
Наличие данного реквизита исключает необходимость упоминания индекса, даты и заголовка поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.
Исполнитель для принятия решения и подписания представляет руководителю проект ответа, приложив все необходимые документы, в том числе инициативный документ.
3.11. Место составления или издания документа
Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения. Например: г. Пермь.
3.12. Адресат
Адресат определяет получателей документа. Адресат указывается как на документах, направляемых в сторонние организации, так и на внутренних документах.
Адресатом может быть организация, подразделение, должностное или физическое лицо.
Максимально реквизит "адресат" может состоять из следующих составных частей:
наименования организации, учреждения (в именительном падеже),
наименования подразделения (в именительном падеже),
указания должности получателя (в дательном падеже),
инициалов и фамилии (в дательном падеже, при адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее),
почтового адреса.
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:
название улицы, номер дома, номер квартиры,
название населенного пункта (города, поселка и так далее),
название области, края, автономного округа (области), республики,
наименование страны (для международных почтовых отправлений),
почтовый индекс.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки.
В документах, оформляемых на бланках, реквизит "Адресат" печатается в границах, отведенных для данного реквизита.
В документах, оформляемых не на бланках (пояснительная, служебная записка, заявление и так далее), реквизит "Адресат" печатается через 4 интервала от границы верхнего поля в правом верхнем углу на расстоянии 10 см от границы левого поля.
Если в реквизите "Адресат" несколько адресов, то каждый адрес отделяется от предыдущего 2 интервалами (внутри одного адреса интервалы не проставляются).
При адресовании руководителю наименование организации (подразделения) входит в состав наименования должности адресата:
Руководителю направления
регионального законодательства
"Телеком-Плюс"
И.Ю.Вагановой
ул. Горького, 60,
г. Пермь, 614990
При адресовании руководителям однородных организаций, в оформлении внутренних документов в целях определения круга исполнителей фамилии не указываются, а должности указываются обобщенно. Допускается центрировать каждую строку адресата относительно самой длинной строки:
Руководителям
территориальных органов
администрации города Перми
Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки, на основании которого на каждом документе оформляется отдельный адресат. Каждый экземпляр должен быть подписан руководителем.
Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых вышестоящим органам власти и управления или постоянным корреспондентам:
Губернатору Пермского края
О.А.Чиркунову
]]>│ │ │ │ │ │ │таву│ │ │ │ │
├─┼────┼────┼────────┼──────┼──────┼────┼───────┼─────┼──────┼────┤
│1│ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │
├─┼────┼────┼────────┼──────┼──────┼────┼───────┼─────┼──────┼────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├─┼────┼────┼────────┼──────┼──────┼────┼───────┼─────┼──────┼────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├─┼────┼────┼────────┼──────┼──────┼────┼───────┼─────┼──────┼────┤
│ │ │ │ВСЕГО │ │ │ │ │ │ │ │
└─┴────┴────┴────────┴──────┴──────┴────┴───────┴─────┴──────┴────┘
Всего хранится в архиве ____________________ описей, из них:
(цифрами и прописью)
постоянного хранения - _____________________
(цифрами и прописью)
временного (свыше 10 лет) - ____________________
(цифрами и прописью)
по личному составу - ____________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности Личная Расшифровка
ответственного за архив подпись подписи
Дата
Приложение № 42
к Инструкции
ЛИСТ ФОНДА № _____________________
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ Дата первого поступления - _____ года
(наименование функционального или территориального органа)
┌──────────────────────────┬───────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Крайние даты │ Названия фонда │
│ каждого названия фонда │ │
├──────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────┤
│1992 - │Администрация города Перми (наименование функционального │
│ │или территориального органа) │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
└──────────────────────────┴───────────────────────────────────────────────────────────┘
1. УЧЕТ НЕОПИСАННЫХ ДОКУМЕНТОВ
┌────────┬────────────────┬────────────────────────┬───────────────────────┬───────────┐
│ Дата │ Основание │ Поступление │ Выбытие │ Наличие │
│ записи │ поступления ├────────────┬───────────┼───────────┬───────────┤ (остаток),│
│ │ или выбытия │ Кол-во │ Крайние │ Кол-во │ Крайние │ всего дел │
│ │ │ дел, │ даты │ дел, │ даты │ │
│ │ │ документов │ │документов │ │ │
├────────┼────────────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┼───────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├────────┼────────────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├────────┼────────────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├────────┼────────────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├────────┼────────────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├────────┼────────────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└────────┴────────────────┴────────────┴───────────┴───────────┴───────────┴───────────┘
2. УЧЕТ ОПИСАННЫХ ДОКУМЕНТОВ
┌───┬─────┬─────┬──────┬────┬────────────────────┬─────────────────────────────────────┐
│Да-│Номер│Край-│Назва-│Пос-│ Выбыло │ Наличие (остаток) │
│та │описи│ние │ние │ту- ├───┬─────┬──────────┼─────┬───────────────────────────────┤
│за-│дел │даты │описи │пило│Дел│Осно-│По описям,│Всего│ В том числе │
│пи-│ │описи│ │дел │ │вание│утвержден-│дел в├────────────────────┬──────────┤
│си │ │ │ │ │ │выбы-│ным ЭПМК │фонде│ постоянного срока │по личному│
│ │ │ │ │ │ │тия │ │ │ хранения │ составу │
│ │ │ │ │ │ │ ├────┬─────┤ ├───┬─────┬──────────┼────┬─────┤
│ │ │ │ │ │ │ │дел │край-│ │дел│край-│из них по │дел │край-│
│ │ │ │ │ │ │ │ │ние │ │ │ние │ описям │ │ние │
│ │ │ │ │ │ │ │ │даты │ │ │даты ├────┬─────┤ │даты │
│ │ │ │ │ │ │ │ │дел │ │ │дел │дел │край-│ │дел │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ние │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │даты │ │ │
├───┼─────┼─────┼──────┼────┼───┼─────┼────┼─────┼─────┼───┼─────┼────┼─────┼────┼─────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │11 │ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │ 16 │
├───┼─────┼─────┼──────┼────┼───┼─────┼────┼─────┼─────┼───┼─────┼────┼─────┼────┼─────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───┼─────┼─────┼──────┼────┼───┼─────┼────┼─────┼─────┼───┼─────┼────┼─────┼────┼─────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───┼─────┼─────┼──────┼────┼───┼─────┼────┼─────┼─────┼───┼─────┼────┼─────┼────┼─────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───┼─────┼─────┼──────┼────┼───┼─────┼────┼─────┼─────┼───┼─────┼────┼─────┼────┼─────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───┼─────┼─────┼──────┼────┼───┼─────┼────┼─────┼─────┼───┼─────┼────┼─────┼────┼─────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└───┴─────┴─────┴──────┴────┴───┴─────┴────┴─────┴─────┴───┴─────┴────┴─────┴────┴─────┘
Приложение № 43
к Инструкции
ФОРМА АКТА
ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ
Наименование подразделения УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя
АКТ № _______________ ______________________
подпись расшифровка
подписи
проверки наличия и состояния дел "____" _______________
архива
Фонд _____________________________________________________________
(номер или название)
Основание проверки _______________________________________________
(плановая, перемещение документов, стихийное
бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии ____________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: __________________________________________________
(наименование должностей, фамилия, инициалы)
Проверка проводилась с ___________________ по ____________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям ___________________________ дел.
2. Всего не оказалось в наличии __________________________ дел.
3. Имеют литерные номера:
- не учтенные в итоговых записях описей _________________ дел;
- не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
__________дел.
4. Пропущено номеров:
- не учтенные в итоговых записях описей _________________ дел,
- не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
__________дел.
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,
________________ дел
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
________________ дел
7. Имеется не включенных в описи ____________________________ дел.
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи)
имеется в наличии
_____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Из них: - требующих дезинфекции _____________________________ дел;
- требующих дезинсекции _____________________________ дел;
- требующих реставрации _____________________________ дел;
- требующих переплета или подшивки __________________ дел;
- требующих восстановления затухающих текстов _______ дел;
- неисправимо поврежденных __________________________ дел;
- требующих обработки _______________________________ дел;
- выдано во временное пользование ___________________ дел.
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Приложение - лист(ы) проверки наличия и состояния дел
Проверку проводили:
Председатель комиссии Личная Расшифровка
Наименование должности подпись подписи
Члены комиссии: Личная Расшифровка
Наименование должностей подпись подписи
Дата
Приложение № 44
к Инструкции
ПРИМЕРЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗОЛЮЦИЙ
┌──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┐
│ Глава администрации │ Первый заместитель │
│ города Перми │ главы администрации города │
│ ________________________ │ ____________________ │
│ │ │
│Сайдаковой Т.Н. │Калиновскому М.Ю. │
│Прошу подготовить обоснованный ответ │Прошу разобраться. О принятых мерах │
│за моей подписью в установленный срок.│проинформировать заявителя. │
│ │ │
│________________________ А.Б.Кац │ _____________ расшифровка подписи │
│ (личная подпись) "____"_______2007 │ (личная подпись) "____"_______2007 │
│ │ │
│К вх. № 01-42-1287 │К вх. № 01-42-1576 │
│от 15.05.2007 │от 26.06.2007 │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│ Заместитель главы │ Руководитель аппарата │
│ администрации города │ администрации города │
│ ________________________ │ ________________________ │
│ │ │
│Ронзину А.В. │Бритвиной Г.С. │
│Прошу подготовить возможные варианты │Прошу подготовить предложения по │
│решения вопроса и доложить на │участию и доложить до 15.08.2007. │
│совещании 20.05.2007. │ │
│ │ │
│____________________ Н.Г.Кочурова │___________________ Т.Н.Сайдакова │
│(личная подпись) "____"_______2007 │(личная подпись) "____"_______2007 │
│ │ │
│К вх. № 01-42-1412 │К вх. № 01-42-4715 │
│от 10.05.2007 │от 02.08.2007 │
└──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┘
Приложение № 45
к Инструкции
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ОБЯЗАННОСТЕЙ СЕКРЕТАРЯ КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА
(введен Постановлением
Администрации г. Перми
от 16.07.2008 № 654)
1. Представляет на утверждение председателя план работы коллегиального органа на календарный год.
2. Согласовывает с председателем коллегиального органа дату проведения очередного заседания и его повестку не менее чем за 5 рабочих дней.
3. Осуществляет подготовку приглашения за подписью председателя членам коллегиального органа с указанием даты, места и времени проведения очередного заседания. В случае если членом коллегиального органа является сотрудник соответствующего функционального органа или подразделения (далее - подразделение), приглашение о предстоящем заседании направляется на имя руководителя соответствующего подразделения.
4. Контролирует подготовку и своевременное (не позднее чем за 2 дня до проведения заседания) представление материалов по рассматриваемым вопросам.
5. Обеспечивает рассылку материалов членам коллегиального органа и приглашенным на предстоящее заседание не позднее чем за 1 день до его проведения.
6. Уточняет фактические данные об участии членов коллегиального органа в очередном заседании (невозможность участия по уважительным причинам: болезнь, командировка, отпуск) и информирует председателя коллегиального органа о готовности проведения заседания (наличии кворума и тому подобное) накануне даты его проведения.
7. Оформляет протоколы заседаний коллегиального органа и обеспечивает их рассылку всем членам коллегиального органа.
8. Осуществляет контроль за исполнением решений и поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегиального органа.
9. Обеспечивает хранение документов коллегиального органа в установленном порядке.
10. Осуществляет тесное взаимодействие с помощниками соответствующих заместителей главы администрации города - председателей коллегиальных органов в целях обеспечения качественной подготовки и проведения заседаний.
СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ТЕРМИНОВ
(на основе ГОСТ Р 51141-98)
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
Виза документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы администрации города.
Дата документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования.
Документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Заголовок документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Использование документов архива - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Официальный документ - документ, созданный подразделением или должностным лицом администрации города, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Подлинник документа - первый или единичный экземпляр официального документа.
Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Система научно-справочного аппарата к документам архива - комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.
Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности администрации города.
Список (архивных) фондов - учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативными актами или резолюцией.
Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.
Экспертиза ценности документов - отбор документов на муниципальное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией администрации города, ее должностных лиц и установленным порядком оформления.
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ
ИНН - идентификационный номер налогоплательщика
КПП - код причины постановки на учет
ОГРН - основной государственный регистрационный номер юридического лица
ОКПО - Общероссийский классификатор предприятий и организаций
ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации
ОКОГУ - Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления
СКЭД - система корпоративного электронного документооборота
ЭК - экспертная комиссия
ЭРКК - электронная регистрационно-контрольная карточка
ЭПМК - экспертная проверочно-методическая комиссия
СОДЕРЖАНИЕ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
2.1. Состав документов
2.2. Бланки документов администрации города
2.3. Порядок печатания проектов документов и выполнения множительных работ в администрации города
3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Герб города Перми
3.2. Наименование автора документа
3.3. Справочные данные об организации
3.4. Код формы документа
3.5. Основной государственный регистрационный номер
3.6. Идентификационный номер налогоплательщика
3.7. Наименование вида документа
3.8. Дата документа
3.9. Регистрационный номер (индекс) документа
3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
3.11. Место составления или издания документа
3.12. Адресат
3.13. Утверждение документа
3.14. Резолюция
3.15. Заголовок к тексту
3.16. Отметка о контроле
3.17. Требования к текстам документов
3.18. Отметка о наличии приложения
3.19. Подпись
3.20. Виза согласования и гриф согласования
3.21. Оттиск печати
3.22. Отметка о заверении копии
3.23. Отметка об исполнителе
3.24. Отметка об исполнении и направлении в дело
3.25. Отметка о поступлении
3.26. Идентификатор электронной копии
4. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ НЕКОТОРЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ И РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Оформление проектов правовых актов
4.2. Оформление распорядительных документов
4.3. Оформление организационных документов
5. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ НЕКОТОРЫХ ВИДОВ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Акт
5.2. Служебные письма
5.3. Служебные (докладные) записки
5.4. Объяснительная записка
5.5. Заключение
6. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОСВЯЗИ
6.1. Телеграмма
6.2. Телефонограмма
6.3. Электронное сообщение (письмо)
6.4. Факсимильная связь
7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Организация документооборота
7.2. Организация доставки документов в администрации города
7.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
7.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
7.5. Порядок прохождения внутренних документов
7.6. Поисковая система по документам
7.7. Порядок рассмотрения документов, адресованных руководству администрации города
7.8. Работа исполнителей с документами
7.9. Контроль за исполнением
7.10. Порядок снятия документов с контроля
7.11. Учет количества документов
7.12. Анализ состояния исполнительской дисциплины
7.13. Ответственность за неисполнение документов
7.14. Порядок использования, изготовления и хранения печатей и штампов
8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
8.1. Организация документов
8.2. Составление номенклатуры дел
8.3. Формирование и оформление дел
8.4. Организация оперативного хранения документов
8.5. Порядок оформления копий и выписок из архивных документов
9. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
9.1. Подготовка документов к передаче на хранение в архив
9.2. Экспертиза ценности документов
9.3. Опись дела
9.4. Отбор документов к уничтожению
9.5. Подготовка и передача документов в архив
10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА
10.1. Задачи и функции архива
10.2. Оптимальные условия хранения документов
10.3. Размещение дел
10.4. Порядок выдачи дел из архива
10.5. Учет документов
ПРИЛОЖЕНИЯ:
Приложение № 1. Примерный перечень обязанностей делопроизводственной службы (специалиста, ответственного за делопроизводство)
Приложение № 2. Примерный перечень наиболее применяемых видов документов в администрации города
Приложение № 3. Перечень бланков документов администрации города
Приложение № 4. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
Приложение № 5. Оформление таблиц
Приложение № 6. Перечень документов, на которых проставляется печать с изображением герба города Перми
Приложение № 7. Правила подготовки электронной версии проекта документа в администрации города
Приложение № 8. Образец оформления правового акта администрации города
Приложение № 9. Образец оформления приказа подразделения администрации города
Приложение № 10. Форма полного протокола
Приложение № 11. Форма краткого протокола
Приложение № 12. Форма выписки из протокола
Приложение № 13. Форма акта выполненных работ
Приложение № 14. Форма акта
Приложение № 15. Образец оформления письма на угловом бланке
Приложение № 16. Форма служебной (докладной) записки
Приложение № 17. Образец телеграммы
Приложение № 18. Форма журнала учета телефонограмм
Приложение № 19. Журналы регистрации получаемой и отправляемой по электронной почте корреспонденции
Приложение № 20. Журнал учета факсограмм
Приложение № 21. Схема прохождения служебной корреспонденции в администрации города
Приложение № 22. Система корпоративного электронного документооборота
Приложение № 23. Перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города
Приложение № 24. Справка об объеме документооборота и состоянии исполнительской дисциплины
Приложение № 25. Форма номенклатуры дел подразделения
Приложение № 26. Форма сводной номенклатуры дел
Приложение № 27. Итоговая запись о категориях и количестве дел
Приложение № 28. Форма обложки дела в текущем делопроизводстве
Приложение № 29. Форма обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение № 30. Форма листа-заверителя дела
Приложение № 31. Форма внутренней описи документов дела
Приложение № 32. Форма акта о выдаче дел во временное пользование
Приложение № 33. Форма карты-заместителя дела
Приложение № 34. Пример оформления выписки из архивного документа
Приложение № 35. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение № 36. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение № 37. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение № 38. Форма сводного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение № 39. Форма сдаточной описи дел постоянного хранения
Приложение № 40. Форма акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
Приложение № 41. Форма реестра описей
Приложение № 42. Форма листа фонда
Приложение № 43. Форма акта проверки наличия и состояния дел
Приложение № 44. Примеры оформления резолюций
