КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 14 октября 2009 г. № 59
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ИСПОЛНЕНИЯ
КОМИТЕТОМ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ АДМИНИСТРАЦИИ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ
ПО ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ КОНТРОЛЯ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ СРЕДСТВ
ОБЛАСТНОГО БЮДЖЕТА, А ТАКЖЕ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ,
НАХОДЯЩИХСЯ В СОБСТВЕННОСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации, Законом
Волгоградской области от 4 декабря 2008 г. № 1800-ОД "О финансовом контроле на территории Волгоградской области" и в целях реализации полномочий органов исполнительной власти Волгоградской области по осуществлению финансового контроля за целевым и рациональным использованием средств областного бюджета приказываю:
1. Утвердить Административный регламент
исполнения Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при использовании средств областного бюджета, а также материальных ценностей, находящихся в собственности Волгоградской области, согласно приложению.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела финансово-экономической работы главного бухгалтера Е.И. Серебрякову.
Председатель Комитета
по управлению архивами
Администрации
Волгоградской области
Л.И.БУДЧЕНКО
Приложение
к Приказу
Комитета по управлению
архивами Администрации
Волгоградской области
от 14 октября 2009 г. № 59
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ КОМИТЕТОМ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ
ПО ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ КОНТРОЛЯ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ СРЕДСТВ
ОБЛАСТНОГО БЮДЖЕТА, А ТАКЖЕ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ,
НАХОДЯЩИХСЯ В СОБСТВЕННОСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
1. Настоящий Административный регламент устанавливает порядок осуществления Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее - орган финансового контроля - Комитет) финансового контроля за использованием средств областного бюджета и материальных ценностей архивными учреждениями Волгоградской области (далее - архивы), находящихся в областной собственности, путем проведения ревизий (проверок), а также права и обязанности участников контрольных мероприятий при осуществлении финансового контроля.
2. Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных хозяйственных и финансовых операций в ревизуемом периоде, их рациональности и эффективности, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности.
Проверка представляет собой единичное контрольное действие или исследование отдельных направлений финансово-хозяйственной деятельности проверяемой организации.
3. Цель ревизии (проверки) - определение правомерности, в том числе целевого характера, эффективности и рациональности использования архивами средств областного бюджета и материальных ценностей, находящихся в областной собственности.
4. В зависимости от темы ревизии (проверки) в ходе ревизии (проверки) архивов проводится комплекс контрольных действий по изучению:
соответствия деятельности проверяемой организации учредительным документам;
расчетов сметных назначений;
исполнения смет доходов и расходов;
использования средств областного бюджета, в том числе на приобретение товаров, работ, услуг для государственных нужд;
поступления и расходования средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности;
обеспечения сохранности архивами материальных ценностей, находящихся в собственности Волгоградской области;
использования средств областного бюджета, полученных местными бюджетами в виде межбюджетных трансфертов (субвенций);
использования имущества Волгоградской области, находящегося в оперативном управлении или хозяйственном ведении архивов, и, если есть, поступления в областной бюджет доходов от использования имущества и материальных ценностей, находящихся в собственности Волгоградской области;
ведения бухгалтерского (бюджетного) учета, достоверности бухгалтерской (бюджетной) отчетности.
5. Ревизии (проверки) проводятся Комитетом в соответствии с планом проведения проверок на соответствующий год (далее - План), утвержденным в установленном порядке.
6. Запрещается проведение повторных ревизий (проверок) за тот же проверяемый период по одним и тем же обстоятельствам, за исключением случаев поступления оформленной в письменном виде информации, подтверждающей наличие нарушений в деятельности проверяемой организации (по вновь открывшимся обстоятельствам).
7. При подготовке предложений по формированию Плана следует учитывать следующие критерии отбора ревизий (проверок):
- законность, своевременность и периодичность проведения ревизий (проверок);
- конкретность, актуальность и обоснованность планируемых ревизий (проверок);
- степень обеспеченности ресурсами (трудовыми, техническими, материальными и финансовыми);
- реальность сроков выполнения, определяемую с учетом всех возможных временных затрат (например, согласование и т.д.);
- реальность, оптимальность планируемых мероприятий, равномерность распределения нагрузки (по временным и трудовым ресурсам);
- наличие резерва времени для выполнения внеплановых ревизий (проверок).
8. Предложения по формированию Плана должны содержать:
- наименование проверяемой организации;
- основание проведения ревизии (проверки);
- тему ревизии (проверки);
- проверяемый период (период деятельности проверяемой организации, подлежащей ревизии (проверке);
- срок проведения ревизии (проверки).
9. Комитет не позднее десяти рабочих дней со дня утверждения Плана направляет получателям средств областного бюджета копии Плана о проведении ревизий.
II. Назначение ревизии (проверки)
10. Ревизия (проверка) назначается в соответствии с утвержденным в установленном порядке Планом. Внеплановые ревизии (проверки) назначаются на основании приказов председателя Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области, а также по мотивированному обращению правоохранительных органов, жалобам, заявлениям и обращениям граждан в Комитет.
11. Для проведения ревизии (проверки) утверждается программа проверки с указанием наименования проверяемой организации, проверяемого периода, темы ревизии (проверки), перечня основных вопросов, по которым в ходе ревизии (проверки) будут проводиться контрольные действия, основания проведения ревизии (проверки), сроков проведения ревизии (проверки) и подписывается председателем Комитета.
12. Срок проведения плановой ревизии (проверки), т.е. дата начала и дата окончания ревизии (проверки), не может превышать 15 рабочих дней.
13. Датой начала ревизии (проверки) считается дата предъявления должностным лицом, которому поручено проведение ревизии (проверки), программы на проведение ревизии (проверки) руководителю (лицу, его замещающему) проверяемой организации (далее - руководитель организации) или лицу, им уполномоченному.
14. Датой окончания ревизии (проверки) считается день подписания акта ревизии (проверки) руководителем организации. В случае отказа руководителя организации подписать или получить акт ревизии (проверки) датой окончания ревизии (проверки) считается день направления в проверенную организацию акта ревизии (проверки) в порядке, установленном пунктом 43
настоящего Административного регламента.
15. Срок проведения ревизии (проверки), установленный при назначении ревизии (проверки), может быть продлен председателем Комитета на основании мотивированного представления (служебной записки) должностным лицом, которому поручено проведение ревизии (проверки), но не более чем на 10 рабочих дней, оформленный приказом о продлении сроков ревизии (проверки).
16. Ревизия (проверка) может быть приостановлена в случае отсутствия или неудовлетворительного состояния бухгалтерского (бюджетного) учета в проверяемой организации либо при наличии иных обстоятельств, делающих невозможным дальнейшее проведение ревизии (проверки).
17. Решение о приостановлении ревизии (проверки) принимается председателем Комитета на основании мотивированного представления (служебной записки) должностного лица, которому поручено проведение ревизии (проверки).
В срок не позднее 5 рабочих дней со дня принятия такого решения председатель Комитета:
1) письменно извещает руководителя организации о приостановлении ревизии (проверки);
2) направляет в проверяемую организацию письменное предписание о восстановлении бухгалтерского (бюджетного) учета, или устранении выявленных нарушений в бухгалтерском (бюджетном) учете, либо устранении иных обстоятельств, делающих невозможным дальнейшее проведение ревизии (проверки).
18. После устранения причин приостановления ревизии (проверки) должностное лицо, которому поручено проведение ревизии (проверки), возобновляет проведение ревизии (проверки) в сроки, устанавливаемые председателем Комитета.
19. При подготовке к проведению ревизии (проверки) должностное лицо, которому поручено проведение ревизии (проверки), должно изучить: программу ревизии (проверки), законодательные и иные нормативные правовые акты по теме ревизии (проверки), бухгалтерскую (бюджетную) и статистическую отчетность, другие доступные материалы, характеризующие деятельность проверяемой организации, материалы предыдущих ревизий (проверок) проверяемой организации.
III. Проведение ревизии (проверки)
20. Должностное лицо, которому поручено проведение ревизии (проверки), должно:
ознакомить руководителя организации с программой ревизии (проверки);
решить организационно-технические вопросы проведения ревизии (проверки).
21. Исходя из темы ревизии (проверки) и ее программы, должностное лицо, которому поручено проведение ревизии, определяет объем и состав контрольных действий по каждому вопросу программы ревизии (проверки), а также методы, формы и способы проведения таких контрольных действий.
22. В ходе ревизии (проверки) проводятся контрольные действия по документальному и фактическому изучению финансовых и хозяйственных операций, совершенных проверяемой организацией в проверяемый период.
Контрольные действия по документальному изучению проводятся по финансовым, бухгалтерским, отчетным и иным документам проверяемой и иных организаций, в том числе путем анализа и оценки полученной из них информации.
Контрольные действия по фактическому изучению проводятся путем осмотра, инвентаризации, наблюдения, пересчета, экспертизы, контрольных замеров и т.п.
23. Контрольные действия могут проводиться сплошным или выборочным способом.
Сплошной способ заключается в проведении контрольного действия в отношении всей совокупности финансовых и хозяйственных операций, относящихся к одному вопросу программы ревизии (проверки).
Выборочный способ заключается в проведении контрольного действия в отношении части финансовых и хозяйственных операций, относящихся к одному вопросу программы ревизии (проверки). Объем выборки и ее состав определяются должностным лицом, которому поручено проведение ревизии (проверки), таким образом, чтобы обеспечить возможность оценки всей совокупности финансовых и хозяйственных операций по изучаемому вопросу.
24. Решение об использовании сплошного или выборочного способа проведения контрольных действий по каждому вопросу программы ревизии (проверки) принимает должностное лицо, которому поручено проведение ревизии (проверки), исходя из содержания вопроса программы ревизии (проверки), объема финансовых и хозяйственных операций, относящихся к этому вопросу, состояния бухгалтерского (бюджетного) учета в проверяемой организации, срока ревизии (проверки) и иных обстоятельств.
При проведении ревизии (проверки) контрольные действия в отношении операций с денежными средствами и ценными бумагами проводятся сплошным способом.
25. При проведении ревизии (проверки) в обязательном порядке проводятся контрольные действия в отношении кассовых и расчетных операций, операций по лицевым, расчетным счетам, операций с материальными ценностями.
26. В ходе ревизии (проверки) могут проводиться контрольные действия по изучению:
учредительных, регистрационных, плановых, бухгалтерских, отчетных и других документов (по форме и содержанию);
полноты, своевременности и правильности отражения совершенных финансовых и хозяйственных операций в бухгалтерском (бюджетном) учете и бухгалтерской (бюджетной) отчетности, в том числе путем сопоставления записей в учетных регистрах с первичными учетными документами, показателей бухгалтерской (бюджетной) отчетности с данными аналитического учета;
фактического наличия, сохранности и правильности использования материальных ценностей, находящихся в оперативном управлении архивов, денежных средств, достоверности расчетов, объемов поставленных товаров, выполненных работ и оказанных услуг, операций по формированию затрат и финансовых результатов;
постановки и состояния бухгалтерского (бюджетного) учета и бухгалтерской (бюджетной) отчетности в проверяемой организации;
состояния системы внутреннего контроля в проверяемой организации, в том числе наличия и состояния текущего контроля за движением материальных ценностей и денежных средств, правильностью формирования затрат, полнотой оприходования, сохранностью и фактическим наличием продукции, денежных средств и материальных ценностей, достоверностью объемов выполненных работ и оказанных услуг;
принятых проверяемой организацией мер по устранению нарушений, возмещению материального ущерба, привлечению к ответственности виновных лиц по результатам предыдущей ревизии (проверки).
27. Должностное лицо, которому поручено проведение ревизии (проверки), вправе получать необходимые письменные объяснения от должностных, материально ответственных и иных лиц проверяемой организации, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе ревизии (проверки), и заверенные копии документов, необходимых для проведения контрольных действий. В случае отказа от представления указанных объяснений, справок, сведений и копий документов в акте ревизии (проверки), акте встречной проверки делается соответствующая запись.
28. В ходе ревизии (проверки) может проводиться встречная проверка. Встречная проверка проводится путем сличения записей, документов и данных в организациях, получивших от проверяемой организации денежные средства, материальные ценности и документы, с соответствующими записями, документами и данными проверяемой организации.
Встречная проверка назначается председателем Комитета по письменному представлению (служебной записке) должностного лица, которому поручено проведение ревизии (проверки), в порядке, установленном пунктами 3
и 4
настоящего Административного регламента.
IV. Оформление результатов ревизии (проверки),
встречной проверки
29. Результаты ревизии (проверки) оформляются актом ревизии (проверки).
30. Результаты встречной проверки оформляются актом встречной проверки.
Акт встречной проверки прилагается к акту ревизии (проверки), в рамках которой была проведена встречная проверка.
31. Акт ревизии (проверки), акт встречной проверки имеют сквозную нумерацию страниц. В акте ревизии (проверки), акте встречной проверки не допускаются помарки, подчистки и иные неоговоренные исправления.
32. Акт ревизии (проверки) состоит из вводной и описательной частей.
33. Вводная часть акта ревизии (проверки) должна содержать следующие сведения:
тема ревизии (проверки);
дата и место составления акта ревизии (проверки);
номер и дата программы на проведение ревизии (проверки);
основание назначения ревизии (проверки), в том числе указание на плановый характер либо проведение по обращению, требованию или поручению соответствующего органа;
фамилии, инициалы и должности руководителя и всех ревизоров;
проверяемый период;
срок проведения ревизии (проверки);
сведения о проверенной организации:
полное и краткое наименования, идентификационный номер налогоплательщика, основной регистрационный номер;
ведомственная принадлежность и наименование вышестоящего органа с указанием адреса и телефона такого органа (при наличии);
сведения об учредителях (участниках) (при наличии);
имеющиеся лицензии на осуществление соответствующих видов деятельности;
перечень и реквизиты всех счетов, открытых в кредитных организациях, а также лицевых счетов, открытых в органе, осуществляющем кассовое обслуживание расходов бюджета (включая счета, закрытые на момент ревизии (проверки), но действовавшие в проверяемом периоде);
фамилии, имена, отчества и должности лиц, имевших право подписи денежных и расчетных документов в проверяемый период, и их телефоны;
когда проводилась предыдущая ревизия (проверка), а также сведения об устранении нарушений, выявленных в ходе ее;
объем проверенных в ходе ревизии (проверки) средств;
иные данные, необходимые, по мнению должностного лица, которому поручено проведение ревизии (проверки), для полной характеристики проверенной организации.
34. Описательная часть акта ревизии (проверки) должна содержать описание проведенной работы и выявленных нарушений по каждому вопросу программы ревизии (проверки), сгруппированных по видам, с указанием по каждому виду финансовых нарушений общей суммы, на которую они выявлены. Суммы выявленного нецелевого использования бюджетных средств указываются в разрезе кодов классификации расходов бюджетов Российской Федерации.
35. При составлении акта ревизии (проверки) должна быть обеспечена объективность, обоснованность, системность, четкость, доступность и лаконичность (без ущерба для содержания) изложения.
36. Результаты ревизии (проверки), встречной проверки, излагаемые в акте ревизии (проверки), должны подтверждаться документами (копиями документов), результатами контрольных действий и встречных проверок, объяснениями должностных, материально ответственных и иных лиц проверенной организации, другими материалами.
Указанные документы (копии) и материалы прилагаются к акту ревизии (проверки), акту встречной проверки.
Копии документов, подтверждающие выявленные в ходе ревизии (проверки), встречной проверки финансовые нарушения, заверяются подписью руководителя проверенной организации или должностного лица, уполномоченного руководителем проверенной организации, и печатью проверенной организации.
37. В описании каждого нарушения, выявленного в ходе ревизии (проверки), встречной проверки, должны быть указаны: положения законодательных и нормативных правовых актов, которые были нарушены, к какому периоду относится выявленное нарушение, в чем выразилось нарушение, документально подтвержденная сумма нарушения, должностное, материально ответственное или иное лицо проверенной организации, допустившее нарушение.
38. В акте ревизии (проверки) не допускаются:
выводы, предположения, факты, не подтвержденные соответствующими документами;
указания на материалы правоохранительных органов и показания, данные следственным органам должностными, материально ответственными и иными лицами проверенной организации;
морально-этическая оценка действий должностных, материально ответственных и иных лиц проверенной организации.
39. Акт ревизии (проверки) составляется:
- в двух экземплярах: один экземпляр для проверенной организации; один экземпляр для Комитета, проводившего ревизию (проверку);
- в трех экземплярах: один экземпляр для органа, по мотивированному обращению, требованию или поручению которого проведена ревизия (проверка); один экземпляр для проверенной организации; один экземпляр для Комитета, проводившего ревизию (проверку).
40. Каждый экземпляр акта ревизии (проверки) подписывается председателем Комитета, должностным лицом, которому поручено проведение ревизии (проверки), руководителем и главным бухгалтером проверяемой организации.
41. Должностное лицо, которому поручено проведение ревизии (проверки), устанавливает по согласованию с председателем Комитета срок для ознакомления последнего с актом ревизии (проверки), актом встречной проверки и его подписания, но не более 5 рабочих дней со дня вручения ему акта.
42. При наличии у руководителя организации возражений (разногласий) по акту ревизии (проверки) он делает об этом отметку перед своей подписью и вместе с подписанным актом представляет должностному лицу, которому поручено проведение ревизии (проверки), письменные возражения (разногласия). Письменные возражения (разногласия) по акту ревизии (проверки), акту встречной проверки приобщаются к материалам ревизии (проверки).
43. Должностное лицо, которому поручено проведение ревизии (проверки), в срок до 10 рабочих дней со дня получения письменных возражений (разногласий) по акту ревизии (проверки) рассматривает обоснованность этих возражений (разногласий) и дает по ним письменное заключение. Указанное заключение утверждается председателем Комитета, лицом, назначившим ревизию (проверку), встречную проверку. Один экземпляр заключения направляется проверенной организации, один экземпляр заключения приобщается к материалам ревизии (проверки).
Заключение направляется проверенной организации почтой либо вручается руководителю организации или лицу, им уполномоченному, под расписку.
44. О получении одного экземпляра акта ревизии (проверки) руководитель организации или лицо, им уполномоченное, делает запись в экземпляре акта ревизии (проверки), который остается в Комитете. Такая запись должна содержать в том числе: дату получения акта ревизии (проверки), подпись лица, которое получило акт, и расшифровку этой подписи.
45. В случае отказа руководителя организации подписать или получить акт ревизии (проверки) должностным лицом, которому поручено проведение ревизии (проверки), в конце акта делается запись об отказе указанного лица от подписания или от получения акта. При этом акт ревизии (проверки) в тот же день направляется проверенной организации заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо иным способом, обеспечивающим фиксацию факта и даты его направления проверенной организации.
Документ, подтверждающий факт направления акта ревизии (проверки), акта встречной проверки проверенной организации, приобщается к материалам ревизии (проверки), встречной проверки.
46. Акт ревизии (проверки) со всеми приложениями представляется должностным лицом, которому поручено проведение ревизии (проверки), председателю Комитета не позднее 5 рабочих дней после даты окончания ревизии (проверки).
Комплектование, хранение и учет материалов ревизии (проверки) осуществляется в Комитете должностным лицом, которому поручено проведение ревизии (проверки).
47. Результаты ревизии (проверки), проведенной по мотивированному обращению руководителя правоохранительного органа (иного соответствующего органа) областного уровня, сообщаются заявителям. При необходимости заявителям могут быть направлены также и материалы ревизии.
48. Комитет, проводивший ревизию (проверку), обеспечивает контроль за ходом реализации материалов ревизии (проверки) и при необходимости принимает другие предусмотренные законодательством Российской Федерации меры для устранения выявленных нарушений и возмещения причиненного ущерба.
49. В случае выявления нецелевого использования средств областного бюджета, нарушения срока возврата бюджетных средств, полученных на возвратной основе, уполномоченными должностными лицами Комитета составляются протоколы об административных нарушениях и рассматриваются дела об административных правонарушениях в соответствии с Кодексом
Волгоградской области об административной ответственности.
50. Комитет систематически изучает и обобщает материалы ревизий и на основе этого в необходимых случаях вносит предложения о совершенствовании системы внутреннего финансового контроля.
В случае возникновения ситуаций, не регламентированных данным Регламентом, работники, на которых возложены функции финансового контроля, обязаны руководствоваться законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.
