МЭРИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 2 октября 2009 г. № 9304-р/1
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ДОКУМЕНТООБОРОТА В МЭРИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ
В связи с внедрением и развитием единой системы электронного документооборота в мэрии городского округа Тольятти, а также с целью повышения эффективности деятельности органов (структурных подразделений) мэрии, руководствуясь Уставом
городского округа Тольятти:
1. Утвердить прилагаемый Регламент
делопроизводства и документооборота в мэрии городского округа Тольятти (далее - Регламент).
2. Всем органам (структурным подразделениям) мэрии руководствоваться положениями Регламента
при подготовке документов.
3. Управлению делами мэрии (Савельева Е.А.), Управлению анализа и перспективного развития информационных ресурсов мэрии (Синявский Н.А.) провести необходимую работу по разъяснению положений утвержденного Регламента
и внедрению его в практику работы мэрии.
4. Признать утратившими силу:
- Распоряжение
мэра городского округа Тольятти от 24.09.2007 № 6408-1/р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в мэрии городского округа Тольятти";
- Распоряжение
мэра городского округа Тольятти от 08.04.2008 № 1917-6/р "О внесении изменений в Распоряжение мэра городского округа Тольятти от 24.09.2007 № 6408-1/р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в мэрии городского округа Тольятти".
5. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на заместителя мэра по правовым и организационным вопросам - руководителя аппарата мэрии Мелехину Г.И.
Мэр
А.Н.ПУШКОВ
Утвержден
Распоряжением мэрии
городского округа Тольятти
от 02.10.2009 № 9304-р/1
РЕГЛАМЕНТ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В МЭРИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящий Регламент делопроизводства и документооборота в мэрии городского округа Тольятти (далее - Регламент) разработан в целях совершенствования документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов.
1.2. Регламент определяет порядок работы с документами, в том числе создания и оформления документов, их исполнение, контроль сроков исполнения, учет и хранение документов, а также устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документообороту в мэрии городского округа Тольятти (далее - мэрия).
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка в пункте 1.3: имеются в виду Правила оказания услуг телеграфной связи, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 222, а не Правила предоставления услуг телеграфной связи.
1.3. Регламент разработан в соответствии с требованиями, установленными Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти, а также в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе: "Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)" (1988 г.); ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"; ГОСТ Р 1.5-2001 "Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению"; "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (2005 г.); "Унифицированные формы первичной учетной документации" (2004 г.); "Правила оказания услуг почтовой связи"; "Правила предоставления услуг телеграфной связи"; нормативными правовыми актами Росархива, а также муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти.
1.4. Делопроизводство и документооборот в мэрии организованы с использованием единой системы электронного документооборота "Дело", предназначенной для автоматизации документационного обеспечения деятельности мэрии.
1.5. Положения Регламента распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.6. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в мэрии, должны отвечать требованиям настоящего Регламента.
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства и документооборота, за соблюдение установленного настоящим Регламентом порядка работы с документами в органах (структурных подразделениях) мэрии возлагается на руководителей органов (структурных подразделений) мэрии (далее - органы мэрии).
Ведение делопроизводства в органах мэрии осуществляется сотрудниками, на которых возлагаются обязанности по документационному обеспечению деятельности органов мэрии (далее - ответственные за делопроизводство). Ответственный за делопроизводство несет ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей по документационному обеспечению деятельности органа мэрии, а также осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства в органе, прохождением и исполнением документов в органе мэрии и его подразделениях.
1.8. При работе с документами не разрешается вносить в них исправления, делать пометки.
1.9. Работать с документами (оригиналами) вне служебных помещений запрещается. Исключением является работа в суде, иных юрисдикционных органах, на выездных семинарах, совещаниях, в иных органах государственной власти и органах местного самоуправления с разрешения руководителя органа мэрии.
1.10. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники обязаны передать через ответственного за делопроизводство находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя органа мэрии.
1.11. При увольнении или переходе на работу в другой орган сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство.
1.12. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю органа мэрии. По приказу руководителя органа мэрии проводится проверка, о результатах которой информируется вышестоящий руководитель.
1.13. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих с этой информацией.
1.14. С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителя органа мэрии.
1.15. Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего Регламента, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
II. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
2.1. При подготовке основных документов рекомендуется применять текстовый редактор WORD for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 14 через 1,5 интервала <1>
; все приложения к основным документам печатают шрифтом Times New Roman Cyr размером № 12 через 1 интервал.
--------------------------------
<1> Допускается уменьшение интервалов между строками при необходимости размещения текста проекта на одной странице.
2.2. В приложениях к правовым актам (положение
, программа
, порядок
, правила, инструкция
и другие подобные документы) наименование вида документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером 12 - 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Точка в конце наименования вида документа не ставится. подразделяется на структурные элементы: разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы могут делиться на пункты или подразделы с соответствующими пунктами. Пункты при необходимости могут делиться на подпункты.
2.3. Разделы нумеруются римскими цифрами (без слова "раздел") в пределах всего текста, имеют заголовки, которые печатаются прописными буквами полужирным шрифтом размером 12 - 14 и выравниваются по центру. Точка в конце наименования заголовка не ставится.
2.4. Подразделы нумеруются арабскими цифрами в пределах раздела, имеют заголовки, которые печатаются с прописной буквы полужирным шрифтом размером 12 и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номер подраздела включает номера раздела и подраздела, разделенные точкой (например, 1.2).
2.5. При делении текста документа на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт (подпункт) был логически завершен.
2.6. Пункты нумеруются арабскими цифрами в пределах подраздела (раздела, при отсутствии подраздела) и располагаются с абзацного отступа. Пункты при необходимости могут иметь заголовки, которые выделяются полужирным шрифтом размером 12 и выравниваются по центру. Номер пункта включает номера раздела, подраздела (при наличии) и пункта, разделенные точками (точкой) (например, 2.3.1). Если раздел или подраздел текста имеет только один пункт, то он не нумеруется.
2.7. Подпункты нумеруются арабскими цифрами в пределах пункта, заголовков не имеют и начинаются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номера раздела, подраздела (при наличии), пункта и подпункта, разделенные точками (например, 1.2.2.1).
2.8. Количество номеров в нумерации структурных элементов текста документа не должно превышать четырех.
2.9. Для дальнейшего деления текста используют абзацы, которые не нумеруют, а начинают с абзацного отступа. При указании на абзац первым считается абзац, с которого начинается структурный элемент текста, в составе которого он находится.
2.10. При необходимости перечислений в тексте документа их указывают с абзацного отступа, который используют только в первой строке. Перед каждой позицией перечисления ставят дефис. Если в тексте документа необходима ссылка на одно или несколько перечислений, то перед каждой позицией вместо дефиса ставят строчную букву, приводимую в алфавитном порядке, а после нее круглую скобку. Для дальнейшей детализации перечисления используют арабские цифры, после которых ставят скобку, приводя их со смещением вправо на два знака относительно перечислений, обозначенных буквами.
III. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Схема
расположения реквизитов документа на продольном бланке формата А4 дана в приложении № 1 к Регламенту.
3.1. Постановление
3.1.1. Мэр городского округа (далее - мэр) в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Самарской области, Уставом
городского округа, нормативными правовыми актами Думы городского округа издает постановления мэрии по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Самарской области.
3.1.2. Структура текста:
- констатирующая часть (причины, цели, задачи и факты, послужившие основанием для издания постановления, ссылки на законы, ранее изданные постановления или иные правовые акты, лежащие в основе принятия этого постановления); завершается словами "мэрия городского округа Тольятти постановляет:";
- постановляющая часть (перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения);
- приложение - схемы, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы (при наличии приложений в тексте постановления делается на них ссылка).
3.1.3. Обязательные реквизиты:
- герб
городского округа Тольятти;
- наименование организации (08)
- мэрия городского округа;
- наименование вида документа (10)
;
- дата документа (11)
;
- регистрационный номер документа (12)
;
- место составления или издания документа (14)
;
- заголовок к тексту (18)
;
- текст документа (20)
;
- отметка о наличии приложения (21)
;
- подпись (22)
;
- визы согласования документа (24)
;
- оттиск печати (25)
- проставляется гербовая печать мэрии.
3.1.4. Контроль:
- указывается по необходимости в последнем пункте постановления.
3.1.5. Особенности:
- ссылка на приложения к проекту постановления указывается в тексте проекта постановления;
- к проекту постановления прилагается список на рассылку;
- виза согласования (24)
ставится в листе согласования, прикладываемом к проекту документа;
- постановление мэрии вступает в силу с момента его подписания мэром, а постановление нормативного характера - после его официального опубликования; в постановлении может быть установлен иной порядок вступления его в силу.
3.1.6. Список согласующих инстанций:
- первая согласующая инстанция - должностные лица органов мэрии, указанные в проекте постановления в качестве исполнителей заданий, поручений; заинтересованные органы мэрии;
- вторая согласующая инстанция - заместители мэра, курирующие соответствующие органы мэрии - исполнителей проектов постановлений;
- Правовой департамент мэрии проводит юридическую и антикоррупционную экспертизу.
3.1.7. Подписание:
- проект постановления подписывает мэр, при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра или лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра.
3.1.8. Образец
оформления документа "Постановление мэрии" приведен в приложении № 2 к Регламенту.
3.2. Распоряжение
3.2.1. Мэр в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Самарской области, Уставом
городского округа, муниципальными правовыми актами городского округа, издает распоряжения по вопросам организации работы мэрии.
3.2.2. Заместители мэра в пределах своих полномочий, установленных Уставом
городского округа и постановлением мэрии о распределении обязанностей между заместителями мэра, издают распоряжения.
3.2.3. Структура текста:
- констатирующая часть (причины, цели, задачи и факты, послужившие основанием для издания распоряжения, ссылки на законы, ранее изданные распоряжения или иные правовые акты, лежащие в основе принятия этого распоряжения);
- распорядительная часть (перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения);
- приложение - схемы, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы (при наличии приложений в тексте распоряжения делается на них ссылка).
3.2.4. Обязательные реквизиты:
- герб
городского округа Тольятти;
- наименование организации (08)
- мэрия городского округа или должностное лицо - заместитель мэра;
- наименование вида документа (10)
;
- дата документа (11)
;
- регистрационный номер документа (12)
;
- место составления или издания документа (14)
;
- заголовок к тексту (18)
;
- текст документа (20)
;
- отметка о наличии приложения (21)
;
- подпись (22)
;
- визы согласования документа (24)
;
- оттиск печати (25)
- проставляется гербовая печать мэрии.
3.2.5. Контроль:
- указывается по необходимости в последнем пункте распоряжения.
3.2.6. Особенности:
- ссылка на приложения к проекту распоряжения указывается в тексте проекта распоряжения;
- к проекту распоряжения прилагается список на рассылку;
- виза согласования (24)
ставится в листе согласования, прикладываемом к проекту документа;
- распоряжение мэрии, распоряжение заместителя мэра вступает в силу с момента его подписания мэром, заместителем мэра; в случае, если распоряжение мэрии, заместителя мэра затрагивает права, свободы и обязанности граждан, то оно вступает в силу с момента официального опубликования; в самом распоряжении может быть установлен иной порядок вступления его в силу;
3.2.7. Список согласующих инстанций при согласовании распоряжения мэрии аналогичен списку, указанному в п. 3.1.6
.
Список согласующих инстанций при согласовании распоряжений заместителей мэра:
- первая согласующая инстанция - должностные лица органов мэрии, указанные в проекте распоряжения в качестве исполнителей заданий, поручений; заинтересованные органы мэрии;
- Правовой департамент мэрии проводит юридическую и антикоррупционную экспертизу.
3.2.8. Подписание:
- проект распоряжения мэрии подписывает мэр, при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра или лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра; проект распоряжения заместителя мэра подписывает заместитель мэра, при отсутствии заместителя мэра - лицо, назначенное исполняющим обязанности заместителя мэра распоряжением мэрии.
3.2.9. Образцы оформления документов "Распоряжение мэрии"
, "Распоряжение заместителя мэра"
приведены в приложениях № 3, 4 к Регламенту.
3.3. Приказ
3.3.1. Приказ руководителя органа мэрии - документ, издаваемый руководителем органа мэрии по вопросам организации деятельности органа, в целях осуществления полномочий, определенных положением об этом органе.
3.3.2. Структура текста:
- констатирующая часть (цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа); заканчивается словом "приказываю" со строчной буквы, выделяется полужирным шрифтом;
- распорядительная часть (перечисление предписаний (поручений) с указанием исполнителя каждого предписания (поручения) и сроков исполнения).
3.3.3. Обязательные реквизиты:
- наименование организации (08)
- мэрия городского округа и наименование органа мэрии;
- наименование вида документа (10)
;
- дата документа (11)
;
- регистрационный номер документа (12)
;
- место составления или издания документа (14)
;
- заголовок к тексту (18)
;
- текст документа (20)
;
- отметка о наличии приложения (21)
;
- подпись (22)
;
- визы согласования документа (24)
;
- оттиск печати (25)
- проставляется печать органа мэрии (при наличии).
3.3.4. Контроль:
- указывается по необходимости в последнем пункте приказа.
3.3.5. Особенности:
- ссылка на приложения к проекту приказа указывается в тексте проекта приказа;
- к проекту приказа прилагается список на рассылку.
3.3.6. Согласование:
- исполнители органа мэрии;
- согласование проекта приказа оформляется визой согласования
; визы проставляются на первом экземпляре проекта приказа в нижней части оборотной стороны последнего листа.
3.3.7. Подписание:
- руководитель органа мэрии.
3.3.8. Образец
оформления документа "Приказ" приведен в приложении № 5 к Регламенту.
3.4. Положение
3.4.1. Положение - документ, утверждаемый постановлением или распоряжением мэрии по вопросам местного значения городского округа и вопросам организации деятельности мэрии.
3.4.2. Положение об органе (структурном подразделении) мэрии, совещательном органе при мэрии - определяет состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, цели деятельности, задачи и функции, права и обязанности органа мэрии, совещательного органа при мэрии.
3.4.3. Виды документа:
- положение об органе мэрии;
- положение о структурном подразделении, входящем в состав органа мэрии;
- положение о совещательном органе при мэрии (органе мэрии);
- иные положения, носящие нормативный правовой характер.
3.4.4. Порядок разработки и утверждения положений об органах мэрии изложен в Порядке
разработки, согласования и утверждения положений об органах мэрии городского округа Тольятти, утвержденном распоряжением мэрии.
3.4.5. Структура текста документа "Положение об органе (структурном подразделении) мэрии":
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
II. ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
III. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
IV. СТРУКТУРА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
V. РУКОВОДСТВО ПОДРАЗДЕЛЕНИЕМ.
3.4.6. Обязательные реквизиты положения:
- наименование вида документа (10)
;
- место составления или издания документа (14)
;
- гриф утверждения документа (16)
;
- заголовок к тексту (18)
;
- текст документа (20)
;
- подпись (22)
;
- визы согласования документа (24)
;
- отметка об исполнителе (27)
.
3.4.7. Особенности:
- в положении возможно оформление реквизитов 10
, 14
, 16
, 18
на титульном листе
.
3.4.8. Подписание:
- положение о коллегиальном, совещательном органе или общественном совете (комиссии) при мэрии и иное положение, носящее нормативный правовой характер, не подписывается (конец текста положения оформляется по правилам оформления приложений - горизонтальной чертой);
- положение об органе мэрии подписывает руководитель соответствующего органа мэрии;
- положение о структурном подразделении, входящем в состав органа мэрии, подписывает руководитель соответствующего структурного подразделения.
3.4.9. Согласование:
- заинтересованные органы мэрии - по необходимости;
- положение об органе (структурном подразделении) мэрии в обязательном порядке согласовывается с управлением муниципальной службы и кадровой политики;
- Правовой департамент мэрии - проводит юридическую и антикоррупционную экспертизу.
3.4.10. Утверждение:
- положение о совещательном органе при мэрии (общественном совете, комиссии), а также положение, носящее нормативный правовой характер, утверждается путем издания соответствующего правового акта мэрии;
- положение об органе мэрии утверждается распоряжением мэрии;
- положение о структурном подразделении, входящем в состав органа мэрии, утверждается приказом руководителя органа мэрии.
3.4.11. Образец
оформления документа "Положение" приведен в приложении № 6 к Регламенту.
3.5. Регламент (порядок)
3.5.1. Регламент (порядок) - организационный документ, устанавливающий (описывающий) порядок работы мэрии, органов мэрии (структурных подразделений, входящих в состав органов мэрии), коллегиальных, совещательных или общественных органов при мэрии (комиссии, совета), а также регламентирующий порядок проведения каких-либо мероприятий, рабочих процессов, протекающих в мэрии.
3.5.2. Виды документа:
- Регламент работы мэрии;
- Регламент (порядок) работы органа мэрии, (структурного подразделения, входящего в состав органа мэрии);
- Регламент (порядок) работы коллегиального, совещательного или общественного органа при мэрии (комиссии, совета).
3.5.3. Регламент (порядок) определяет:
- общие положения;
- порядок планирования, организации и проведения работы;
- порядок подготовки материалов для рассмотрения и принятия решения;
- порядок рассмотрения материалов и принятия решений;
- оформление принятых решений;
- порядок доведения решений до исполнителей и контроля их выполнения.
3.5.4. Обязательные реквизиты:
- наименование вида документа (10)
;
- место составления или издания документа (14)
;
- гриф утверждения документа (16)
;
- заголовок к тексту (18)
;
- текст документа (20)
;
- отметка о наличии приложения (21)
;
- подпись (22)
;
- отметка об исполнителе (27)
.
3.5.5. Особенности:
- возможно оформление реквизитов 10
, 14
, 16
, 18
на титульном листе
.
3.5.6. Согласование:
- заинтересованные органы мэрии - по необходимости;
- Правовой департамент мэрии - проводит юридическую и антикоррупционную экспертизу.
3.5.7. Подписание:
- личная подпись руководителя органа мэрии (структурного подразделения, входящего в состав органа мэрии) или председателя рабочей группы (если документ разрабатывался рабочей группой) проставляется в левом нижнем углу каждого листа документа.
3.5.8. Утверждение:
- утверждение производится путем издания постановления или распоряжения мэрии, распоряжения заместителя мэра.
3.5.9. Образец
оформления документа "Регламент (Порядок)" приведен в приложении № 7 к Регламенту.
3.6. Инструкция
3.6.1. Инструкция - организационный документ, содержащий свод правил, детализирующих порядок и способ осуществления какой-либо деятельности, рабочих процессов, протекающих в мэрии, ее органах.
3.6.2. В инструкции может излагаться порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
3.6.3. Виды документа:
- Инструкция по делопроизводству;
- Инструкция по охране труда;
- Должностная инструкция;
- иные инструкции.
3.6.4. Должностная инструкция - документ, регламентирующий организационно-правовое положение работника и определяющий основные квалификационные требования, задачи, функции, полномочия, обязанности и ответственность работника, необходимые для осуществления им служебной деятельности согласно замещаемой штатной должности.
3.6.5. Порядок разработки и утверждения должностных инструкций работников мэрии изложен в Порядке разработки, согласования и утверждения должностных инструкций работников мэрии городского округа Тольятти, утвержденном распоряжением мэрии.
3.6.6. Структура текста документа "Должностная инструкция":
I. Общие положения
II. Должностные права
III. Должностные обязанности
IV. Ответственность.
3.6.7. Обязательные реквизиты:
- наименование вида документа (10)
;
- место составления или издания документа (14)
;
- гриф утверждения документа (16)
;
- заголовок к тексту (18)
;
- текст документа (20)
;
- отметка о наличии приложения (21)
;
- подпись (22)
;
- визы согласования документа (24)
;
- оттиск печати (25)
.
3.6.8. Особенности:
- должностные инструкции оформляются шрифтом Times New Roman Cyr размером № 12 через 1 интервал;
- должностные инструкции могут быть индивидуальными и типовыми;
- возможно оформление реквизитов 10
, 14
, 16
, 18
, 25
на титульном листе
инструкции.
3.6.9. Согласование:
- должностная инструкция в обязательном порядке согласовывается с управлением муниципальной службы и кадровой политики;
- заинтересованные органы мэрии - по необходимости;
- должностная инструкция руководителя органа мэрии или руководителя структурного подразделения, входящего в состав органа мэрии, в обязательном порядке проходит юридическую и антикоррупционную экспертизу.
3.6.10. Подписание:
- инструкция подписывается руководителем органа мэрии - разработчика проекта инструкции или председателем рабочей группы (если документ разрабатывался рабочей группой) в левом нижнем углу каждого листа документа;
- должностную инструкцию руководителя органа мэрии подписывает курирующий заместитель мэра;
- должностную инструкцию работника подписывает непосредственный руководитель работника.
3.6.11. Утверждение:
- инструкцию утверждает мэр, курирующий заместитель мэра изданием соответствующего правого акта, а также руководитель органа мэрии (по вопросам деятельности органа мэрии) изданием приказа;
- должностные инструкции руководителей органов мэрии утверждает мэр (гриф утверждения
проставляется на титульном листе инструкции);
- должностные инструкции работников структурных подразделений, входящих в состав органа мэрии, утверждает руководитель органа мэрии (гриф утверждения проставляется на титульном листе инструкции).
3.6.12. Образец
оформления документа "Должностная инструкция" приведен в приложении № 8 к Регламенту.
3.7. Штатное расписание
3.7.1. Штатное расписание - организационно-финансовый документ, содержащий перечень органов мэрии, перечень выборных муниципальных должностей, должностей муниципальной службы и должностей по техническому обеспечению деятельности мэрии, размеры должностных окладов и коэффициентов окладов, размеры надбавок, численность штатных единиц, фонд оплаты труда.
3.7.2. Структура текста документа:
- коды и наименования органов (структурных подразделений) мэрии;
- перечень выборных муниципальных должностей, должностей муниципальной службы и должностей по техническому обеспечению деятельности мэрии с указанием категорий и групп;
- количество штатных единиц;
- тарифные ставки (должностные оклады и коэффициенты к окладам);
- надбавки по видам;
- всего в месяц (фонд оплаты труда).
3.7.3. Обязательные реквизиты:
- наименование организации (08)
- мэрия городского округа;
- наименование вида документа (10)
;
- место составления или издания документа (14)
;
- гриф утверждения документа (16)
;
- заголовок к тексту (18)
;
- текст документа (20)
;
- подпись (22)
.
3.7.4. Особенности:
- форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (форма Т-3);
- текст штатного расписания составляется в табличной форме;
- в заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание;
- дополнительно указывается количество единиц по штату ниже грифа утверждения;
- личная подпись руководителя управления муниципальной службы и кадровой политики проставляется в левом нижнем углу каждого листа документа.
3.7.5. Согласование:
- бухгалтерия (управление) мэрии - в обязательном порядке;
- Правовой департамент мэрии - проводит юридическую и антикоррупционную экспертизу.
3.7.6. Подписание:
- руководитель Управления муниципальной службы и кадровой политики мэрии и главный бухгалтер.
3.7.7. Утверждение:
- утверждение производится изданием правового акта мэрии; гербовая печать ставится на подпись главного бухгалтера.
3.8. Доверенность
3.8.1. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
3.8.2. Обязательные реквизиты:
- герб
городского округа Тольятти;
- наименование организации (08)
- мэрия городского округа или должностное лицо - мэр городского округа;
- справочные данные об организации (09)
;
- наименование вида документа (10)
;
- дата документа (11)
;
- регистрационный номер документа (12)
;
- текст документа (20)
;
- подпись (22)
;
- оттиск печати (25)
.
3.8.3. Особенности:
- срок действия доверенности - ограниченный;
- на доверенностях, выданных должностному лицу на получение и выдачу денег, иных имущественных ценностей, необходима также подпись главного бухгалтера (управления) мэрии.
3.8.4. Подписание:
- доверенность на совершение каких-либо действий от имени юридического лица (мэрии) подписывает мэр.
3.9. Программа
3.9.1. Программа - документ, содержащий обоснование и основные направления социально-экономического развития городского округа Тольятти, той или иной отрасли городского хозяйства.
3.9.2. Виды документа:
- долгосрочная целевая программа городского округа;
- ведомственная целевая программа городского округа.
3.9.3. Порядок
разработки, утверждения долгосрочной целевой программы городского округа Тольятти изложен в Постановлении мэра городского округа Тольятти от 18.06.2008 № 1378-1/п "О разработке и реализации долгосрочных целевых программ городского округа Тольятти".
3.9.4. Порядок
разработки, утверждения ведомственной целевой программы городского округа Тольятти изложен в Постановлении мэра от 05.06.2008 № 1252-1/п "Об утверждении Порядка разработки, утверждения и реализации ведомственных целевых программ городского округа Тольятти".
3.9.5. Обязательные реквизиты:
- наименование вида документа (10)
;
- гриф утверждения документа (16)
;
- заголовок к тексту (18)
;
- текст документа (20)
;
- отметка о наличии приложения (21)
;
- подпись (22)
;
- визы согласования документа (24)
;
- отметка об исполнителе (27)
.
3.9.6. Контроль:
- контроль за выполнением долгосрочной (ведомственной) целевой программы указывается в последнем пункте постановления мэрии;
3.9.7. Особенности:
- нарушение формы и установленных требований к содержанию программы не допускается.
3.9.8. Согласование:
- согласование с заинтересованными органами мэрии, иными органами и организациями оформляют на листе согласования, прилагаемом к программе, в соответствии с требованиями вышеуказанных порядков по разработке и утверждению программ.
3.9.9. Утверждение:
- долгосрочная (ведомственная) целевая программа городского округа утверждается постановлением мэрии городского округа.
3.10. План
3.10.1. План - документ, разрабатываемый для планирования деятельности мэрии, органов мэрии, структурных подразделений, входящих в состав органов мэрии, содержит перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки выполнения, ответственных исполнителей.
3.10.2. Виды документа:
- план мероприятий, разрабатываемый органами мэрии;
- план работы органа мэрии.
3.10.3. Порядок разработки, утверждения планов мероприятий, разрабатываемых органами мэрии, изложен в Постановлении мэра от 20.11.2008 № 2868-п/1 "Об утверждении порядка формирования и реализации планов мероприятий, разрабатываемых органами (структурными подразделениями) мэрии городского округа Тольятти".
3.10.4. Структура текста документа "План работы органа мэрии" (графы таблицы):
- индекс или номер мероприятия;
- наименование мероприятия;
- срок исполнения;
- контрольные результаты или отметка об исполнении;
- ответственный исполнитель.
3.10.5. Обязательные реквизиты документа "План работы органа мэрии":
- наименование организации (08)
- наименование органа мэрии;
- наименование вида документа (10)
;
- дата документа (11)
;
- регистрационный номер документа (12)
;
- место составления или издания документа (14)
;
- гриф утверждения документа (16)
;
- заголовок к тексту (18)
;
- текст документа (20)
;
- отметка о наличии приложения (21)
;
- подпись (22)
;
- отметка об исполнителе (27)
;
- оттиск печати (25)
- оттиск печати органа мэрии - при наличии.
3.10.6. Особенности:
- план составляется на какой-либо срок (месяц, квартал, полугодие, год и т.д.);
- форма представления плана - табличная.
3.10.7. Подписание:
- план мероприятий, разрабатываемый органом мэрии, а также план работы органа мэрии подписывает руководитель органа мэрии.
3.10.8. Утверждение:
- план мероприятий, разрабатываемый органом мэрии, утверждается постановлением мэрии;
- план работы органа мэрии утверждает мэр, заместитель мэра грифом утверждения.
3.11. Протокол
3.11.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях коллегиальных, совещательных или иных органов, собраниях, совещаниях, переговорах.
3.11.2. Виды документа:
- протокол аппаратного совещания мэра;
- протокол заседания рабочей группы;
- протокол совещания руководителя органа мэрии.
3.11.3. Структура текста полного протокола:
- вводная часть - указывается председатель (председательствующий), секретарь, присутствовавшие, приглашенные, повестка дня;
- основная часть (строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ).
3.11.4. Обязательные реквизиты:
- наименование организации (08)
- мэрия городского округа;
- наименование вида документа (10)
;
- дата документа (11)
;
- регистрационный номер документа (12)
;
- место составления или издания документа (14)
;
- заголовок к тексту (18)
;
- текст документа (20)
;
- отметка о наличии приложения (21)
;
- подпись (22)
.
3.11.5. Контроль:
- контроль исполнения осуществляется по срокам, указанным в тексте документа.
3.11.6. Особенности:
- в ходе заседания ведется протокол, который оформляется после заседания в течение 2 - 3 дней: редактируется, уточняется, дополняется, выверяется по стенограммам, фонозаписи и материалам, подготовленным к заседанию (тексты докладов и выступлений, справки, проекты решений и др.), и рассылается всем исполнителям;
- текст протокола печатается шрифтом № 12, наименование вида документа "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку; выделяется полужирным шрифтом размером № 12 - 14 и выравнивается по центру;
- датой протокола является дата заседания, оформляется цифровым способом;
- регистрационный номер протокола - это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года;
]]>
