АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ГУБКИНСКОГО
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 сентября 2009 г. № 214
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА "ОРГАНИЗАЦИЯ
ПРЕДСТАВЛЕНИЯ АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТОВ,
НАХОДЯЩИХСЯ НА МУНИЦИПАЛЬНОМ ХРАНЕНИИ"
В целях проведения административной реформы Администрации муниципального образования город Губкинский, в соответствии с постановлением
от 15.05.2009 № 119 "Об утверждении порядка разработки и принятия административных регламентов исполнения муниципальных функций по предоставлению муниципальных услуг", Уставом
муниципального образования город Губкинский, Администрация города Губкинского постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент
исполнения муниципальной функции по предоставлению муниципальной услуги "Организация представления архивной информации и документов, находящихся на муниципальном хранении".
2. Опубликовать настоящее постановление в городских средствах массовой информации и разместить на официальном Интернет-сайте Администрации города Губкинского (http://adm.purpe.ru).
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Администрации города, руководителя аппарата Баранова С.В.
И.о. первого заместителя
главы Администрации города
А.П.ПОПОВ
Приложение № 1
Утвержден
постановлением Администрации города
от 11 сентября 2009 года № 214
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТОВ,
НАХОДЯЩИХСЯ НА МУНИЦИПАЛЬНОМ ХРАНЕНИИ"
1. Общие положения
Настоящий Административный регламент по исполнению муниципальной функции по предоставлению муниципальной услуги "Организация представления архивной информации и документов, находящихся на муниципальном хранении" (далее - муниципальная функция) разработан в целях повышения качества исполнения муниципальной функции и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по исполнению муниципальной функции.
1.1. Наименование муниципальной функции
Организация представления архивной информации и документов, находящихся на хранении в архивном отделе - муниципальном архиве Администрации города Губкинского.
1.2. Наименование структурного подразделения Администрации
города Губкинского, организующего исполнение
муниципальной функции
Исполнение муниципальной функции осуществляет архивный отдел - муниципальный архив Администрации города Губкинского (далее - Отдел).
Организацию представления архивной информации и документов осуществляют специалисты Отдела.
При исполнении муниципальной функции специалисты Отдела взаимодействуют с органами местного самоуправления, архивами муниципальных образований округа, государственным архивом Ямало-Ненецкого автономного округа, государственными и муниципальными организациями, предприятиями, учреждениями.
1.3. Перечень нормативных правовых актов,
непосредственно регулирующих исполнение
муниципальной функции
Исполнение муниципальной функции по организации представления архивной информации и документов осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации (ст. 23, ч. 2 ст. 24);
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ст. 24, 25, 26);
- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (ст. 16, п. 22);
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеется в виду пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ, а не пункт 5 статьи 6.
- Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (ст. 6 п. 5, ст. 17);
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральным законом от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне";
- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.01.1999 № 107 "О подписании Соглашения о принципах и формах взаимодействия государств - участников Содружества Независимых государств в области использования архивной информации";
- Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении "Перечня сведений конфиденциального характера";
- Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14 декабря 2006 года № 363 "Об утверждении административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу";
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19;
- Законом
Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 декабря 2005 г. № 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе";
- Законом
Ямало-Ненецкого автономного округа от 6 декабря 2005 г. № 88-ЗАО "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований ЯНАО отдельными государственными полномочиями в области архивного дела";
- Положением об архивном отделе - муниципальном архиве, утвержденным распоряжением Главы города от 18.04.2006 № 57-р;
- Положением
о формировании и содержании муниципального архива на территории муниципального образования город Губкинский, утвержденным постановлением Администрации города от 02.07.2009 № 165.
1.4. Результат исполнения муниципальной функции
1.4.1. Результатом исполнения муниципальной функции являются:
1) архивная справка - документ Отдела, составленный на бланке Отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: блок-схема в данном Административном регламенте отсутствует.
(последовательность действий отражена в прилагаемой блок-схеме);
2) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
3) архивная выписка - документ Отдела, составленный на бланке Отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
4) информационное письмо - письмо, составленное на бланке Отдела, содержащее:
- информацию о хранящихся в Отделе архивных документах (или их отсутствии) по определенной теме, проблеме;
- уведомление заявителю о переадресовании исполнения муниципальной функции в соответствующие органы и должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении (запросе) вопросов;
- уведомление заявителю об отказе исполнения муниципальной функции по существу;
5) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров;
6) тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме.
1.4.2. Результат исполнения муниципальной функции, составленный на нескольких листах, должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью и (или) подписью с указанием количества листов в документе.
1.4.3. Процедура исполнения муниципальной функции завершается направлением заявителю результата в письменной форме на русском государственном языке Российской Федерации.
1.5. Описание заявителей, имеющих право на получение
муниципальной функции
1.5.1. Получателями муниципальной функции являются юридические и физические лица Российской Федерации, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации, в том числе иностранные граждане и лица без гражданства (далее - заявители).
1.5.2. Заявители имеют право обращаться лично или через законных представителей и (или) направить письменные обращения в Отдел.
2. Требования к порядку исполнения муниципальной функции
2.1. Порядок информирования о правилах
исполнения муниципальной функции
2.1.1. Информирование по процедуре исполнения муниципальной функции производится:
- по телефону;
- посредством личного обращения заявителей в Отдел;
- по письменным запросам, поступившим в Отдел;
- посредством размещения сведений на информационном стенде.
2.1.2. При ответах на телефонные звонки специалисты Отдела подробно, со ссылкой на источник, информируют обратившихся по интересующим их вопросам, касающимся деятельности Отдела. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое, удобное для заявителя, время для устного информирования (с учетом графика работы Отдела).
2.1.3. При информировании посредством личного обращения специалист Отдела обязан принять заявителя в соответствии с графиком работы Отдела в рамках настоящего регламента.
2.1.4. При информировании по письменным обращениям ответ с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется почтой в адрес заявителя.
2.1.5. Информационный стенд расположен в коридоре помещения Отдела и содержит сведения о порядке исполнения муниципальной функции.
2.1.6. Информирование по процедуре исполнения муниципальной функции производится на бесплатной основе.
2.1.7. Сведения
о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты, графике проведения приема и консультаций исполнителя муниципальной функции указаны в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.
2.2. Сроки исполнения муниципальной функции
2.2.1. Письменные запросы заявителей подлежат обязательной регистрации в день поступления их в Отдел.
2.2.2. Срок исполнения муниципальной функции в Отделе не должен превышать 30 календарных дней с момента регистрации. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов срок, с разрешения начальника Отдела, может быть продлен, но не более чем на 30 календарных дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
2.2.3. Контрольные документы исполняются в сроки, установленные в поручении.
2.2.4. Если срок исполнения документа в поручении не установлен, документ исполняется не позднее 30-дневного срока со дня получения документа Отделом.
2.2.5. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
2.2.6. Сроки исполнения муниципальной функции, связанной с предоставлением информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), в том числе необходимой для изучения жизни и деятельности конкретных лиц (биографические запросы), устанавливаются Отделом по согласованию с заявителем.
Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, рассматривается в первоочередном порядке, в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.
2.2.7. Время ожидания заявителя в очереди для представления документов и получения консультации не должно превышать 30 минут.
2.2.8. Максимальное время ожидания в очереди для получения результатов исполнения муниципальной функции не должно превышать 15 минут.
2.2.9. Время приема обращения (запроса) от заявителя на исполнение муниципальной функции, оценка полноты, достаточности сведений, указанных в обращении (запросе), не должно превышать 30 минут.
2.2.10. Время приема заявителя для выдачи результатов исполнения муниципальной функции и консультации по интересующим вопросам не может превышать 10 минут.
2.3. Требования к местам исполнения муниципальной функции
2.3.1. Прием заявителей для исполнения муниципальной функции осуществляется в соответствии с графиком
приема, указанным в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.
2.3.2. Помещение для приема заявителей для исполнения муниципальной функции размещено на первом этаже административного здания по адресу: микрорайон 4, дом 20, г. Губкинский, ЯНАО, 629830.
2.3.3. Фасад административного здания, в котором находятся помещения Отдела, оборудован информационной вывеской, с указанием информации о наименовании Отдела и его подчиненности.
2.3.4. У входа в помещения Отдела вывешен график (режим) работы так, чтобы он был хорошо виден заявителям.
2.3.5. В коридоре помещения Отдела установлены стулья для ожидания заявителями приема, имеется искусственное освещение. На стене коридора оборудован информационный стенд для заявителей, предназначенный для ознакомления их с информационными материалами.
2.3.6. Прием заявителей для исполнения муниципальной функции осуществляется в отдельно выделенном помещении - кабинете главного специалиста на первом этаже. Для заполнения необходимых документов используется рабочий стол главного специалиста Отдела, который оборудован стулом для посетителей, обеспечен бланками заявлений, письменными принадлежностями.
Консультирование (предоставление справочной информации) заявителей для исполнения муниципальной функции осуществляет ведущий специалист Отдела и начальник Отдела. У входа в кабинет каждого специалиста Отдела вывешены информационные таблички с указанием фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего исполнение муниципальной функции.
Каждое рабочее место специалистов Отдела в служебных кабинетах оборудовано телефоном, персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также печатающим устройством.
В помещениях Отдела установлен копировальный аппарат.
2.3.7. Места для приема обращений (запросов) заявителей на исполнение муниципальной функции оборудованы автоматической системой пожаротушения и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, имеют указатели выхода из помещений со световым табло.
2.4. Требования к составу документов,
представляемых заявителем для исполнения
муниципальной функции
2.4.1. Обращение (запрос) на исполнение муниципальной функции представляется в Отдел:
- по почте (в том числе по электронной почте);
- при личном посещении.
2.4.2. Обращение (запрос) в Отдел на исполнение муниципальной функции:
- должен содержать наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имена и отчества), почтовый и (или) электронный адрес заявителя, указание темы (вопроса), хронологию запрашиваемой информации;
- может быть заполнен от руки или машинописным способом, распечатан посредством электронных печатающих устройств;
- может быть оформлен как заявителем, так и специалистами Отдела.
Обращение (запрос) собственноручно подписывается заявителем либо его уполномоченным представителем.
2.4.3. В случае, если запрашиваемая информация содержит сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, для получения исполнения муниципальной функции граждане и лица, уполномоченные ими на основании доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации, представляют в Отдел следующие документы:
1) обращение (запрос) о предоставлении информации;
2) документ, удостоверяющий личность заявителя;
3) письменное разрешение гражданина, а после его смерти письменное разрешение наследников данного гражданина, на доступ к архивным документам, содержащим указанные сведения (для третьих лиц).
2.4.4. В случае, если собственник или владелец архивных документов, находящихся в частной собственности, установил условия по их использованию, заявитель на исполнение муниципальной функции предоставляет в Отдел:
1) обращение (запрос) о предоставлении информации;
2) документ, удостоверяющий личность заявителя;
3) письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов.
2.4.5. В случае, если запрашиваемая информация содержит государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2.5. Перечень оснований для отказа в исполнении
муниципальной функции
2.5.1. Заявителю может быть отказано в исполнении муниципальной функции в следующих случаях:
- отсутствия в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поиска запрашиваемой информации;
- отсутствия у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;
- отсутствия у заявителя письменного разрешения собственника (владельца) архивных документов на их использование;
]]>- отсутствия в обращении (запросе) наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса заявителя;
- текст письменного обращения (запроса) не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, о чем сообщается заявителям, направившим обращение (запрос), если фамилия гражданина, наименование предприятия, организации, учреждения и почтовый адрес поддаются прочтению;
- в письменном обращении (запросе) заявителя содержится вопрос, на который ему многократно (не менее двух раз) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (запросами), и при этом в обращении (запросе) не приводятся новые доводы или обстоятельства;
- от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения (запроса).
2.5.2. Не принимаются к рассмотрению обращения (запросы), содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения.
3. Административные процедуры
Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- прием, первичная обработка и регистрация обращений (запросов) заявителей на исполнение муниципальной функции;
- анализ тематики поступивших обращений (запросов) заявителей;
- направление обращений (запросов) заявителей на исполнение в архивы и организации по принадлежности, а также подготовка и направление уведомлений об отказе в исполнении;
- подготовка и направление результатов исполнения муниципальной функции заявителям.
3.1. Прием, первичная обработка и регистрация обращений
(запросов) на исполнение муниципальной функции
3.1.1. Регистрация обращения (запроса) заявителя на исполнение муниципальной функции является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной функции.
3.1.2. Главный специалист Отдела, осуществляющий прием обращений (запросов) на исполнение муниципальной функции (далее - специалист, ведущий прием), осуществляет их регистрацию с использованием программного обеспечения "Регистрация обращений (запросов) граждан".
Регистрация обращений (запросов) органов местного самоуправления, тематических запросов юридических лиц производится начальником Отдела в программе "Служебная корреспонденция" в день их поступления.
3.1.3. При поступлении обращения (запроса) заявителя по почте его регистрация осуществляется в течение трех дней и передается на исполнение специалистам Отдела.
3.1.4. При получении обращения (запроса) по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса пользователя ему направляется письменное уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
3.1.5. На запросах заявителей в правом нижнем углу первой страницы или на любом свободном от текста месте проставляется штамп Отдела, в котором указывается дата регистрации.
3.1.6. Главный специалист Отдела проверяет наличие в электронной базе обращений (запросов) от данного заявителя. Если обращение повторное, в левом верхнем углу письма ставится отметка "повторное", и к нему прилагаются все документы прежних обращений. Не считаются повторными обращения (запросы) одного и того же автора, но по разным вопросам.
3.1.7. Обращения (запросы) заявителей на исполнение муниципальной функции, соответствующие предъявляемым к ним требованиям и прошедшие регистрацию в течение рабочего дня, рассматриваются начальником отдела и направляются для исполнения специалистам Отдела.
3.2. Анализ тематики поступивших обращений (запросов)
заявителей на исполнение муниципальной функции
3.2.1. Специалисты Отдела осуществляют анализ тематики поступивших обращений (запросов) с использованием имеющихся архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов (заявлений).
3.2.2. При проведении анализа тематики поступивших обращений (запросов) определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в том числе сведений конфиденциального характера;
- степень полноты информации, содержащейся в обращении (запросе), необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса) заявителя;
- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить обращение (запрос) по принадлежности на исполнение.
3.3. Направление обращений (запросов) заявителей
на исполнение в архивы и организации по принадлежности
3.3.1. Обращения (запросы) заявителей, не относящиеся к составу хранящихся в Отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента их регистрации направляются в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы.
3.3.2. В случае, если обращение (запрос) заявителя требует исполнения несколькими организациями, специалист Отдела направляет в соответствующие организации копии обращения (запроса) с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
3.3.3. Одновременно с направлением обращения (запроса) на исполнение в соответствующий архив или организацию специалист Отдела письменно уведомляет об этом заявителя.
3.3.4. В случае отсутствия достаточных данных для организации выявления запрашиваемых сведений в Отделе, нечетко, неправильно сформулированном обращении (запросе), информирует об этом заявителя и предлагает уточнить и дополнить обращение (запрос).
3.3.5. При отсутствии у заявителя права на исполнение муниципальной функции специалист Отдела готовит мотивированный отказ заявителю в ее исполнении и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
3.4. Подготовка и направление результатов исполнения
муниципальной функции заявителям
3.4.1. Подготовка ответов на письменные обращения (запросы) заявителей включает оформление следующих видов документов:
- архивных справок;
- архивных выписок;
- архивных копий;
- информационных писем.
3.4.2. Архивная справка
1) Архивная справка составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная справка".
2) Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
3) Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в обращении (запросе), не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
4) В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
5) В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена справка.
6) В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.
7) Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается начальником Отдела, заверяется печатью Отдела, в левом нижнем углу указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его служебного телефона.
8) Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается начальником Отдела, заверяется печатью Отдела.
9) При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
10) Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Для проставления апостиля архивная справка направляется в Службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, г. Салехард, улица Губкина, дом 13, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629001.
11) Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации или с которыми имеются двухсторонние соглашения о сотрудничестве.
3.4.3. Архивная выписка
1) Архивная выписка составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная выписка".
2) В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть даны исчерпывающие сведения по вопросам, указанным в обращении (запросе) заявителя.
3) В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста и оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указывается архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
4) Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника Отдела и печатью Отдела.
3.4.4. Архивная копия
1) На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.
2) Если копия документов состоит из нескольких листов, то все листы архивной копии прошиваются на 4 прокола нитью. Длинные концы нити скрепляются путем наклейки заверительной надписи, в которой указано количество листов копии документов цифрами и прописью, дата изготовления копии, подпись и должность начальника Отдела. Подпись начальника Отдела заверяется печатью Отдела, проставленной так, чтобы она располагалась на наклейке и листе копии документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения и проставлением печати Отдела.
3.4.5. Информационные письма
1) В случае если обращение (запрос) не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д.
2) Заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивов и организаций.
3) Ответы заявителям подписывает начальник Отдела.
4) Ответ заявителям дается на государственном языке Российской Федерации.
5) Ответ оформляется на бланке Отдела. В ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, исходящий регистрационный номер.
6) В левом нижнем углу документа указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона.
7) Подготовленный проект ответа исполнитель направляет для подписания начальнику Отдела. После завершения рассмотрения и подписания ответа документы передаются на регистрацию главному специалисту Отдела.
8) Главный специалист Отдела проставляет исходящий номер, дату, комплектует отправку, делает отметку в журнале регистрации отправляемых письменных ответов на обращения (запросы) заявителей о направлении ответа, затем один экземпляр ответа откладывается в дело согласно номенклатуре. Конверты с письменными ответами передаются инспектору копировально-множительного бюро Управления делопроизводства и кадров Администрации города Губкинского для регистрации и направления адресату.
3.4.6. Рассмотрение обращения (запроса) заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.
3.4.7. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, в случае личного обращения заявителя либо его доверенного лица в Отдел, выдаются под роспись в получении, которую заявитель либо его доверенное лицо проставляют в нижней части анкеты - заявления заявителя или письменного обращения (запроса) заявителя, к которым приложен второй экземпляр выданных документов.
3.4.8. Выдача заявителю архивной справки, архивной выписки и архивной копии осуществляется специалистом Отдела при предъявлении им паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
3.4.9. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и информационные письма на обращения (запросы) заявителей высылаются по почте простыми письмами.
4. Порядок и формы контроля за исполнением
муниципальной функции
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции, осуществляет начальник Отдела путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего Административного регламента.
4.2. Специалист Отдела, ответственный за исполнение муниципальной функции, несет персональную ответственность за:
- соблюдение порядка рассмотрения обращений (запросов) заявителей;
- соблюдение сроков исполнения обращений (запросов) заявителей;
- полноту и качество исполнения обращений (запросов) заявителей.
4.3. Ответственность за качество исполнения муниципальной функции возлагается на начальника Отдела.
4.4. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
принимаемых при исполнении муниципальной функции
5.1. В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" заявители на исполнение муниципальной функции вправе обратиться, устно или письменно, с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые муниципальными служащими Отдела при исполнении муниципальной функции:
- непосредственно к начальнику Отдела;
- заместителю главы Администрации города, руководителя аппарата руководителю аппарата по адресу: микрорайон 5, дом 38, г. Губкинский, ЯНАО, 629830, либо по телефону 8 (34936) 3-98-05;
- Главе города Губкинского по адресу: микрорайон 5, дом 38, г. Губкинский, ЯНАО, 629830.
5.2. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество, место жительства или пребывания либо официальное наименование предприятия, организации, учреждения;
- наименование исполнительного органа, должность, фамилию, имя, отчество муниципального служащего Отдела, решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;
- существо нарушенных прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);
- сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его жалобы;
- личную подпись или подпись руководителя предприятия, организации, учреждения и дату.
5.3. В случае необходимости, в подтверждение своих доводов, заявители прилагают к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.4. Каждый заявитель на исполнение муниципальной функции имеет право получить, а муниципальные служащие Отдела обязаны предоставить им возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими их права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на информацию.
5.5. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации. В случае, если по обращению, жалобе (претензии) требуется проведение расследования, проверки или обследования, срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, о чем заявителю направляется письменное уведомление с указанием причин его продления.
5.6. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ заявителю вышестоящего должностного лица.
5.7. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
5.8. Ответ на жалобу не дается в случаях:
1) если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
2) если текст жалобы не поддается прочтению;
3) если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи;
4) если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.
5.9. Обжалование решений, принятых в ходе исполнения муниципальной функции, действий или бездействия должностных лиц в судебном порядке производится в суде общей юрисдикции. Заявитель на исполнение муниципальной функции вправе обратиться в суд с заявлением в течение 3-х месяцев со дня, когда им стало известно о нарушении их прав и свобод по адресу: Губкинский районный суд, микрорайон 7, дом 1, г. Губкинский, ЯНАО, 629830.
Приложение № 1
к Административному регламенту
исполнения муниципальной функции
по предоставлению муниципальной услуги
"Организация представления
архивной информации и документов,
находящихся на муниципальном хранении"
СВЕДЕНИЯ
ОБ ИСПОЛНЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТОВ"
Наименование исполнителя
муниципальной функции:
структурное подразделение архивный отдел - муниципальный архив
Администрации города
Должностные лица начальник отдела, главный специалист
отдела, ведущий специалист отдела
Адрес местонахождения: микрорайон 4, дом 20, г. Губкинский,
ЯНАО, 629830
Контактный телефон: 8 (34936) 5-21-60
Адрес сайта Администрации http://adm.purpe.ru
города Губкинского в сети
Интернет:
Электронный адрес: gubarhiv@adm.purpe.ru
График (режим) исполнения
муниципальной функции:
Предоставление консультаций Осуществляется в порядке живой очереди
(справок), прием и выдача в следующие приемные дни:
документов при личном понедельник, с 8.30 до 12.30 часов
обращении вторник, среда и
с 14.00 до 17.00 часов
Предоставление консультаций Осуществляется по телефону
(справок) 8(34936)5-21-60 в следующие дни:
понедельник, с 8.30 до 12.30 часов
вторник, среда, и
четверг, пятница с 14.00 до 17.00 часов
