АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 18 декабря 2009 г. № 9059
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ОКАЗАНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА В УСТАНОВЛЕННОМ ПОРЯДКЕ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, АРХИВНЫХ КОПИЙ"
В соответствии с Порядком
разработки и утверждения административных регламентов оказания (выполнения) муниципальных услуг (работ) администрацией города Рязани, утвержденным Постановлением главы администрации города Рязани от 12.02.2009 № 545, Постановлением
администрации города Рязани от 15.06.2009 № 4132 "Об утверждении Реестра муниципальных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) администрацией города Рязани", руководствуясь статьями 39
и 41
Устава муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, постановляю:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент
оказания муниципальной услуги "Выдача в установленном порядке архивных документов, архивных копий" (далее - административный регламент).
2. Отделу муниципального архива администрации города Рязани (Кузнецова З.В.) принять необходимые меры для выполнения требований административного регламента.
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
4. Пресс-службе (отделу) администрации города Рязани (Даньшова Е.А.) опубликовать настоящее постановление в газете "Рязанские ведомости".
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Гредневу Т.В.
Глава администрации
О.В.ШИШОВ
Утвержден
Постановлением
администрации города Рязани
от 18 декабря 2009 г. № 9059
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ОКАЗАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА В УСТАНОВЛЕННОМ
ПОРЯДКЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, АРХИВНЫХ КОПИЙ"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент оказания муниципальной услуги "Выдача в установленном порядке архивных документов, архивных копий" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата оказания муниципальной услуги по выдаче в установленном порядке архивных документов, архивных копий (далее - муниципальная услуга), создания комфортных условий для потребителей результатов оказания муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при оказании муниципальной услуги.
1.2. Оказание муниципальной услуги осуществляется отделом муниципального архива администрации города Рязани (далее - Отдел).
1.3. Непосредственное оказание муниципальной услуги осуществляется должностными лицами - лицами, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющими деятельность по оказанию муниципальной услуги, а равно лицами, выполняющими организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в администрации города Рязани (далее - специалист Отдела, начальник Отдела).
1.4. Оказание муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", № 237, 25.12.1993);
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, № 43, ст. 4169);
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, № 19, ст. 2060);
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, № 20);
- Уставом
муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области ("Рязанские ведомости", № 221 - 222, 02.09.2006);
- Постановлением
главы администрации города Рязани от 20.01.2009 № 35 "Об утверждении Положения об отделе муниципального архива администрации города Рязани".
1.5. Конечным результатом оказания муниципальной услуги могут являться:
- архивная справка - документ, составленный на бланке Отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
- архивная выписка - документ архива, составленный на бланке Отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному акту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
- информационное письмо - письмо, составленное на бланке Отдела по запросу получателя муниципальной услуги, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме, об отсутствии сведений или мотивированный отказ выдачи запрашиваемых документов, рекомендацию обратиться в другой архив, организацию, учреждение (с указанием адреса, контактных телефонов), где может находиться необходимая заявителю информация;
- тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу получателя муниципальной услуги;
- тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный Отделом по запросу получателя муниципальной услуги.
1.6. Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица, индивидуальные предприниматели (далее - заявители).
От имени заявителя (юридического лица) заявления, обращения, запросы (далее - запрос) могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами, без доверенностей; представители - в силу полномочий по доверенности или договору. В предусмотренных законом случаях от имени заявителя (юридического лица) могут действовать его участники (учредители).
От имени заявителя (физического лица или индивидуального предпринимателя) заявления, обращения, запросы (далее - запросы) могут подавать сами граждане или их доверенные лица с предъявлением доверенности, оформленной в установленном порядке.
2. Требования к порядку оказания муниципальной услуги
2.1. Порядок информирования о правилах оказания муниципальной услуги.
2.1.1. Информация о порядке оказания муниципальной услуги предоставляется:
- по письменному обращению;
- непосредственно в помещении Отдела при личном обращении;
- с использованием средств телефонной связи;
- с использованием информационного стенда Отдела, содержащего следующую информацию: почтовый адрес, контактный телефон, график работы Отдела, список специалистов Отдела, оказывающих муниципальную услугу, образцы заявлений и перечень прилагаемых к ним документов, порядок, условия и сроки оказания муниципальной услуги, перечень оснований для отказа в оказании муниципальной услуги, наименование, адрес и телефон вышестоящего органа, контролирующего деятельность Отдела;
- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе на официальном сайте администрации города Рязани в сети Интернет) публикаций в средствах массовой информации.
2.1.2. Место нахождения и адрес Отдела: 390000, Россия, г. Рязань, ул. Радищева, д. 28, каб. 65.
Справочный телефон: (4912) 95-69-81.
Режим работы: понедельник - пятница, 9-00 - 18-00.
Перерыв на обед: 13-00 - 14-00.
Суббота, воскресенье - выходные.
2.1.3. Адрес официального сайта администрации города Рязани в сети Интернет - http://www.admrzn.ru.
Адрес электронной почты - glava@admrzn. ru.
2.1.4. Порядок получения информации заявителями по вопросам оказания муниципальной услуги:
- консультации по порядку оказания муниципальной услуги предоставляются всеми специалистами и начальником Отдела;
- при консультировании должны соблюдаться следующие требования: компетентность, своевременность, полнота, доступность, четкость изложения материала;
- консультирование проводится по письменным обращениям, телефону, при личном обращении по следующим вопросам: наличие документов в Отделе по запрашиваемой тематике, представление необходимых документов для исполнения запроса, срок исполнения запроса, время выдачи документов, возможные места хранения архивных документов, не поступивших на хранение в Отдел;
- при консультировании по письменным обращениям ответ на обращение о порядке получения муниципальной услуги направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 календарных дней с момента поступления письменного обращения;
- если обращение за консультацией поступает по телефону, то на ответ выделяется не более 15 минут, время ожидания ответа на звонок не должно превышать 3 минут;
- при ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Отдела, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста Отдела, принявшего телефонный звонок;
- при невозможности специалиста Отдела, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переведен на начальника Отдела или другого специалиста Отдела. При отсутствии информации в Отделе обратившемуся должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимые сведения;
- публичное устное или письменное консультирование осуществляется с привлечением средств массовой информации (радио, телевидение), интернет-сайтов, путем распространения информационных листков и оформления информационных стендов.
2.1.5. Организация и ведение приема заявителей:
- прием заявителей ведется в порядке живой очереди в дни и часы работы Отдела. Время ожидания в очереди заявителем для получения информации не должно превышать 30 минут;
- продолжительность приема у специалиста Отдела составляет 30 минут;
- подготовленные по запросам архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки копий архивных документов выдаются заявителям без очереди;
- для свободного получения информации о специалистах Отдела, оказывающих муниципальную услугу, специалисты Отдела обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности либо настольными табличками аналогичного содержания.
2.2. Сроки оказания муниципальной услуги.
2.2.1. Сроки исполнения запросов исчисляются в календарных днях с момента регистрации и составляют:
- для архивной справки, информационного письма, тематического перечня архивных документов, тематической подборки копий архивных документов - 30 дней;
- для архивной копии и архивной выписки - 10 дней.
2.2.2. Депутатские запросы, запросы федеральных и областных органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, прокуратур, правоохранительных органов рассматриваются начальником Отдела в день поступления, исполняются в сроки, указанные в запросе.
2.2.3. Запросы, по которым в Отделе отсутствуют документы (непрофильные), направляются по принадлежности не позднее 5 дней с момента регистрации запроса.
2.2.4. В случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения, срок исполнения может быть продлен, но не более чем на 30 дней. Заявитель об этом уведомляется в обязательном порядке.
2.2.5. Прием, первичная обработка, сортировка запросов заявителей не превышают 30 минут.
2.2.6. Регистрация одного запроса не превышает 10 минут.
2.2.7. Проставление резолюции на запросе не превышает 10 минут.
2.2.8. Выдача одного документа не превышает 10 минут.
2.2.9. Социально-правовые запросы исполняются Отделом при наличии в них данных заявителя, названия организации или фамилии, имени, отчества гражданина, почтового адреса, темы (вопроса) и хронологических рамок запрашиваемой информации. При необходимости Отделом могут запрашиваться дополнительные сведения, необходимые для уточнения поиска архивных документов.
2.2.10. Срок, в течение которого действует приостановка в оказании муниципальной услуги, не превышает двух месяцев со дня обращения заявителя.
2.2.11. Ожидание заявителем очереди приема при подаче и получении документов не превышает 30 минут.
2.3. Перечень оснований для приостановления оказания муниципальной услуги.
Основаниями для приостановления оказания муниципальной услуги в соответствии с действующим законодательством являются:
- представление заявителем неполных сведений (не указаны место и период работы или учебы, изменения фамилии и т.д.);
- необходимость выполнения служебных заданий специалистами Отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, проведение проверки наличия документов, копирование документов);
- выдача архивных документов и дел во временное пользование другим заявителям;
- экспонирование заказанных архивных дел на выставке.
2.4. Перечень оснований для отказа в оказании муниципальной услуги.
Основаниями для отказа в оказании муниципальной услуги в соответствии с действующим законодательством являются:
- отсутствие документов в Отделе по запрашиваемой информации;
- с запросом обратилось ненадлежащее лицо;
- представление заявителем недостоверных сведений, по которым невозможно разыскать необходимую ему информацию;
- нахождение архивных документов в аварийном архивохранилище;
- плохое физическое состояние архивных документов;
- ограничения на использование архивных документов, установленные в соответствии с Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 "О государственной тайне", Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера", Указом Президента Российской Федерации от 24.01.1998 № 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне";
- уличение заявителей в порче документов;
- представление личных документов, содержащих врачебные тайны, а также другие охраняемые законами права и интересы граждан;
- ограничение на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летнего срока.
Заявитель вправе запросить информацию о причине приостановления (отказа) в выдаче архивной справки, архивной выписки, архивной копии, существующих ограничениях на выдачу документов, а также о сроках, в течение которых они будут действовать, в письменной форме. Указанная информация представляется заявителю в течение 7 рабочих дней с момента регистрации запроса.
Отказ в оказании муниципальной услуги (приеме документов) должен быть мотивирован с подробными устными или письменными разъяснениями о его причинах.
При личном обращении по требованию заявителя отказ в приеме документов оформляется и выдается в письменном виде в день обращения. При обращении заявителя по почте мотивированный отказ оформляется в течение 5 дней и направляется заявителю по почте.
2.5. Требования к местам оказания муниципальной услуги.
2.5.1. Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (присутственных местах). Присутственные места включают зоны ожидания, информирования и приема заявителей.
2.5.2. Требования к оснащению и оборудованию присутственных мест должны соответствовать Положению о стандарте комфортности помещений, утверждаемому постановлением администрации города Рязани.
2.5.3. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях муниципальной услуги одним специалистом Отдела одновременно ведется прием только одного заявителя.
2.6. Информация о перечне необходимых для оказания муниципальной услуги документов, требуемых от заявителя, и порядке их представления.
2.6.1. Для получения муниципальной услуги заявителем (физическим лицом) представляются следующие документы:
- письменное заявление по установленному образцу (приложения № 1
, 2
, 3
, 4
, 5
, 6
, 7
к административному регламенту);
- документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);
- копия трудовой книжки (при исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, специальности, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с пенсионным законодательством Российской Федерации);
- при запросе информации, содержащей персональные данные о третьих лицах, - документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность) и доверенности третьих лиц или документы, удостоверяющие право законных представителей;
- другие документы (копии нотариальных документов, ордеров на получение жилья, свидетельство о смерти наследодателя, завещание наследодателя на имя заявителя или документы, подтверждающие его родство с наследодателем, свидетельства о рождении, о заключении или расторжении брака, перемене имени или фамилии, усыновлении, установлении отцовства и т.д.), представление которых необходимо для осуществления поиска нужной заявителю информации.
2.6.2. Для получения муниципальной услуги заявителем (юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем) предоставляются следующие документы:
- запрос на бланке организации за подписью руководителя (приложение № 8
к административному регламенту);
- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;
- копии документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю и обеспечивающих поиск нужной ему информации.
2.7. Муниципальная услуга оказывается бесплатно.
3. Административные процедуры
3.1. Последовательность административных процедур.
Организация оказания муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры (приложение № 9
к административному регламенту):
- прием, первичная проверка и регистрация запросов, направление их на рассмотрение;
- рассмотрение поступивших запросов для установления права на получение муниципальной услуги, организация поиска документов, необходимых для исполнения запросов;
- направление непрофильных запросов на исполнение в другие архивы и организации по принадлежности;
- подготовка письменного ответа заявителю;
- выдача или направление ответа заявителю по почте.
3.2. Прием, первичная проверка и регистрация запросов, направление на исполнение.
3.2.1. Основанием для начала оказания муниципальной услуги является поступление запроса заявителя в Отдел либо в администрацию города Рязани.
3.2.2. Запрос в Отдел может поступить одним из следующих способов: при личном обращении, по почте, из отдела делопроизводства организационного управления администрации города Рязани (в случае адресования его администрации города Рязани).
3.2.3. При личном обращении заявителя о предоставлении муниципальной услуги с документами, указанными в пунктах 2.6.1
, 2.6.2
административного регламента, специалист Отдела, осуществляющий личный прием, устанавливает личность заявителя либо полномочия его представителя, изучает содержание запроса, определяет право заявителя на получение муниципальной услуги, проводит первичную проверку представленных документов; предлагает заполнить заявление по установленной форме, оказывает помощь в его заполнении. При приеме запросов проверяется правильность и четкость изложенных сведений (продолжительность приема заявителей не превышает 30 минут).
3.2.4. Запросы, поступившие в ходе личного приема граждан, регистрируются специалистом Отдела, ответственным за делопроизводство, в базе данных (регистрация одного запроса не превышает 10 минут). Ответственность за состояние делопроизводства, прием заявителей, соблюдение сроков исполнения запросов, выдачу архивных справок, архивных выписок и архивных копий несет начальник Отдела.
3.2.5. Запросы граждан, которые ограничились устными консультациями, фиксируются в "Журнале регистрации обращений граждан". В журнале указывается дата обращения, персоналии заявителя, краткое содержание запроса, в графе "Результат обращения" указывается, что сделано: дан адрес другого архива, дана консультация, даны рекомендации о ходе дальнейшего поиска документов и т.д. (регистрация одного запроса - 10 минут).
3.2.6. Прием, первичная обработка и регистрация запросов, поступивших по почте и из отдела делопроизводства организационного управления администрации города Рязани, осуществляется специалистом Отдела, ответственным за ведение делопроизводства, в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время и состоит из проверки правильности доставки и целостности конвертов и документов;
- при вскрытии конвертов проверяется правильность, полнота вложения и целостность документов;
- конверты от поступающих писем не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа;
- поступившие по почте запросы регистрируются в базе данных специалистом Отдела, ответственным за ведение делопроизводства. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса не превышает 10 минут.
3.2.7. Все зарегистрированные запросы передаются начальнику Отдела в день приема (получения) для проставления резолюции. Результаты рассмотрения начальником Отдела излагаются в резолюции, которая проставляется на запросе и содержит: срок исполнения (если он отличается от установленного для запросов, исполняемых на общих основаниях), конкретные действия по исполнению запросов (номера фондов, указание о запросе дополнительных сведений, о пересылке в другое архивное учреждение и т.д.), фамилию исполнителя, особые отметки (о постановке на особый контроль и о снятии с контроля), подпись автора резолюции, дату резолюции. Проставление резолюции на одном запросе не превышает 10 минут.
3.2.8. Начальник Отдела после проставления резолюций возвращает запросы специалисту Отдела, ответственному за делопроизводство, для внесения текстов резолюций в базу данных и передачи запросов специалистам Отдела для исполнения.
3.3. Рассмотрение поступивших запросов для установления права на муниципальную услугу, организация поиска документов, необходимых для их исполнения.
3.3.1. Запрос с резолюцией начальника Отдела передается на исполнение специалисту, указанному в резолюции, в течение одного рабочего дня.
3.3.2. Рассмотрение запроса осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на хранении в Отделе, в сроки, указанные в резолюции.
3.3.3. Специалист Отдела, получив запрос для исполнения, проставляет на нем отметку о получении в левой нижней части документа (личная подпись и дата получения), осуществляет проверку представленных заявителем документов на предмет полноты и достоверности сведений о заявителе, соответствия запрашиваемого документа цели, указанной заявителем.
3.3.4. По результатам рассмотрения документов и проверки представленных заявителем сведений специалист Отдела определяет наличие либо отсутствие у заявителя права на муниципальную услугу, после чего приступает к составлению непрофильного запроса на исполнение в другие организации или подготовке ответа.
3.4. Направление непрофильных запросов на исполнение в другие архивы и организации по принадлежности.
3.4.1. Если в Отделе отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно место нахождения документов, запрос пересылается в другую организацию.
3.4.2. Специалист Отдела готовит сопроводительное письмо к запросу и уведомление заявителю об отсутствии документов в архиве и пересылке запроса на исполнение в другую организацию.
3.4.3. С запроса снимается копия, которая остается в Отделе, а сам запрос вместе с сопроводительным письмом пересылается в организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке запроса.
3.5. Подготовка письменного ответа заявителю.
3.5.1. Ход исполнения фиксируется на обороте запроса с перечислением поисковых данных всех просмотренных документов с отметкой о том, явились ли они основанием для подготовки ответа.
3.5.2. Если в Отделе отсутствуют документы и сведения по теме запроса, а предполагаемое местонахождение их неизвестно, заявителю направляется информационное письмо с мотивированным отказом выдачи запрашиваемых документов в течение 5 дней с момента регистрации запроса.
3.5.3. Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю в течение 5 дней с момента регистрации запроса направляется письмо с просьбой сообщить недостающую информацию.
3.5.4. Запросы, ожидающие дополнительных сведений, помещаются в специально выделенную папку. Начальник Отдела еженедельно просматривает указанную папку и в том случае, когда срок ожидания сведений превышает 2 месяца, запросы остаются без рассмотрения.
3.5.5. После получения ответа прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях. Полученный ответ передается исполнителю вместе с первым запросом.
3.5.6. Подготовленные архивные копии и архивные выписки заверяются в соответствии с требованиями нормативов.
3.5.7. Подготовленные проекты архивной справки, архивной выписки, информационного письма, тематического перечня архивных документов поступают на проверку начальнику Отдела и в случае обнаружения ошибок возвращаются на доработку исполнителю. Доработанные архивные документы подписываются начальником Отдела и специалистом Отдела, ответственным за оказание муниципальной услуги, заверяются печатью Отдела.
3.5.8. Специалисты Отдела в ходе работы с документами фиксируют сведения о выявленных фактах неудовлетворительного физического и технического состояния архивных документов по следующим параметрам:
- физическое состояние (неисправимо повреждено, требуется обеспыливание и др.);
- техническое состояние (переплет, подшивка, шифровка, перенумерация и др.);
- состояние носителя (механические повреждения, повреждения насекомыми, грызунами, повреждения водой и др.);
- состояние текста (затухающий текст, утрата текста и др.).
3.5.9. Исполнение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах исполнения.
3.6. Выдача или направление ответа заявителю по почте.
3.6.1. Специалист Отдела, ответственный за делопроизводство, извещает по телефону заявителя об исполнении запроса.
3.6.2. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии и другие виды ответов выдаются заявителю под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, и документа, удостоверяющего личность.
3.6.3. Заявитель расписывается на втором экземпляре получаемого документа с указанием даты получения.
3.6.4. По желанию заявителя ответ на его запрос, а также ответы на запросы, присланные по почте, высылаются по почте простыми письмами.
3.6.5. Сведения о дате исполнения муниципальной услуги, выдачи ответа или направлении его заявителю по почте вносятся специалистом Отдела в базу данных.
3.6.6. Дело, сформированное из запроса заявителя, ответа на него, помещается в папку Отдела в соответствии с номенклатурой дел или передается в отдел делопроизводства организационного управления администрации города Рязани (в случае адресования запроса администрации города Рязани) в день выдачи ответа заявителю или направления ответа заявителю по почте.
4. Порядок и формы контроля за оказанием
муниципальной услуги
4.1. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению запросов заявителей определены Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по оказанию муниципальной услуги, осуществляет начальник Отдела, ответственный за организацию работы по оказанию муниципальной услуги.
4.3. Контроль за полнотой и качеством оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов Отдела.
4.4. Начальник Отдела осуществляет проверки соблюдения специалистами Отдела сроков исполнения запросов не реже одного раза в неделю, глава администрации города Рязани - не реже одного раза в год. Проверки проводятся выборочно путем сравнения исполненного запроса с оригиналами документов, хранящихся в Отделе. Ответственность за неполное и некачественное оказание муниципальной услуги несут непосредственно специалист Отдела, ответственный за оказание муниципальной услуги, и начальник Отдела.
4.5. В случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются взыскания в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.6. Проверки могут быть плановыми, внеплановыми, по конкретному запросу заявителя.
4.7. Для проведения проверки полноты и качества оказания муниципальной услуги формируется комиссия, результаты деятельности которой оформляются в виде справки (акта), где отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
5. Порядок обжалования действий (бездействия)
специалиста Отдела, начальника Отдела, а также принимаемого
ими решения при оказании муниципальной услуги
5.1. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе оказания услуги на основании настоящего административного регламента устно или письменно.
5.2. Действия (бездействие) любого нижестоящего должностного лица, участвующего в оказании муниципальной услуги, могут быть обжалованы вышестоящему должностному лицу органов местного самоуправления города Рязани.
5.3. В жалобе в обязательном порядке указывается:
- наименование должности, фамилия, имя и отчество должностного лица, кому направляется жалоба;
- наименование должности, фамилия, имя и отчество специалиста или начальника Отдела, действия (бездействие) которого обжалуются;
- существо обжалуемого действия (бездействия);
- фамилия, имя, отчество заявителя, подающего жалобу, почтовый адрес для направления ответа;
- подпись заявителя, дата.
5.4. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
5.5. Письменная жалоба является основанием для начала процедуры досудебного обжалования, всесторонне и объективно рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. По результатам рассмотрения принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, заявителю направляется письменный ответ по существу поставленных вопросов. В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы может быть продлен не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
5.6. Жалоба заявителя не рассматривается в случаях:
- отсутствия сведений об обжалуемых действиях, данных заявителя, почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;
- отсутствия подписи заявителя;
- содержания нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- неразборчивого текста письменной жалобы;
- многократных письменных ответов по существу на ранее направленные жалобы при отсутствии в последнем обращении новых доводов и обстоятельств.
Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляется заявителю не позднее 15 дней с момента ее регистрации.
5.7. Заявитель имеет право на обжалование решений, принятых в ходе оказания муниципальной услуги, действий (бездействия) должностных лиц в судебном порядке согласно существующему законодательству о гражданском судопроизводстве.
Приложение № 1
к административному регламенту
Заместителю главы
администрации города Рязани
Т.В.Гредневой
от (фамилия, имя, отчество - разборчиво, полностью)
число, месяц, год рождения ___________________________
проживающего(ей) по адресу: __________________________
телефон домашний: ____________________________________
рабочий: _____________________________________________
заявление.
Прошу выдать справку о стаже работы:
1. за 19___ г. - 19___ г. в, на ___________________________________________
(указать точное наименование места работы,
цех, участок, должность)
2. за 19___ г. - 19___ г. в, на ___________________________________________
(указать точное наименование места работы,
цех, участок, должность)
Смена фамилии с ____________________ на ____________________ в _______ году
(Указать периоды отпусков по уходу за детьми - при их наличии)
Справка необходима для представления (указать организацию).
К заявлению прилагаются следующие документы:
1.
2.
Дата __________________ Подпись ______________________
Приложение № 2
к административному регламенту
Заместителю главы
администрации города Рязани
Т.В.Гредневой
от (фамилия, имя, отчество - разборчиво, полностью)
число, месяц, год рождения __________________________
проживающего(ей) по адресу __________________________
]]> телефон домашний: ___________________________________
рабочий: ____________________________________________
заявление.
Прошу выдать справку о заработной плате:
за 19__ г. - 19 __ г. в, на (указать точное наименование места работы, цех,
участок, должность)
за 19__ г. - 19 __ г. в, на (указать точное наименование места работы, цех,
участок, должность)
(Указать периоды отпусков по уходу за детьми - при их наличии)
Смена фамилии с __________________ на ______________________ Дата _________
Справка необходима для представления (указать организацию)
Дата _________________ Подпись _____________________
Приложение № 3
к административному регламенту
Заместителю главы
администрации города Рязани
Т.В.Гредневой
от (фамилия, имя, отчество - разборчиво, полностью)
проживающего(ей) по адресу: _______________________
телефон домашний: _________________________________
рабочий: __________________________________________
заявление.
Прошу выдать копию постановления (распоряжения)
Указать точное наименование, дату, номер, содержание документа
Количество экземпляров ______
Копия необходима для представления (указать наименование организации)
Приложение: (указать перечень прилагаемых документов)
Дата __________________ Подпись ____________________
Приложение № 4
к административному регламенту
Заместителю главы
администрации города Рязани
Т.В.Гредневой
от (фамилия, имя, отчество - разборчиво, полностью)
проживающего(ей) по адресу: _______________________
телефон домашний: _________________________________
рабочий: __________________________________________
заявление.
Прошу выдать справку о переименовании
с (прежнее точное название предприятия, организации)
на (новое точное название предприятия, организации)
Дата переименования
Количество экземпляров ______
Справка необходима для представления (указать наименование организации)
Приложение: (указать перечень прилагаемых документов)
Дата ____________________ Подпись ___________________
Приложение № 5
к административному регламенту
Заместителю главы администрации города Рязани
Т.В.Гредневой
от (фамилия, имя, отчество - разборчиво, полностью)
число, месяц, год рождения
проживающего(ей) по адресу:
домашний телефон: _________________________________
рабочий телефон: __________________________________
заявление.
Прошу выдать справку о моей прописке в с. Канищево (Семчино,
Недостоево - указать нужное), где проживал(а) по улице ____________________
с 19___ года.
Смена фамилии с __________________ на ____________________ в 19___ году.
Дата Подпись
Приложение № 6
к административному регламенту
Заместителю главы администрации города Рязани
Т.В.Гредневой
от (фамилия, имя, отчество - разборчиво, полностью)
число, месяц, год рождения
проживающего(ей) по адресу:
домашний телефон: _________________________________
рабочий телефон: __________________________________
заявление.
Прошу выдать справку о прописке в с. Канищево (Семчино, Недостоево -
указать нужное) по улице _________________________ с 19____ года моей
дочери (сыну) Ф.И.О. (полностью), дата рождения (полностью).
1. Я, Ф.И.О. (полностью), дата рождения (полностью), проживал(а) в с.
Канищево (Семчино, Недостоево) с __________ года.
2. Мой муж (жена), Ф.И.О. (полностью), дата рождения (полностью),
проживал(а) в с. Канищево (Семчино, Недостоево) с _________ года.
3. Моя мать, Ф.И.О. (полностью), девичья фамилия ______________ до _______
года, дата рождения __________________, проживала в с. Канищево, (Семчино,
Недостоево) с _______ года.
4. Мой отец, Ф.И.О. (полностью), дата рождения (полностью), проживал в с.
Канищево (Семчино, Недостоево) с_______года.
Примечание: пункты № 3
, 4
заполняются в случае, если заявитель в
указанный период являлся несовершеннолетним.
Дата Подпись
Приложение № 7
к административному регламенту
Заместителю главы
администрации города Рязани
Т.В.Гредневой
от (фамилия, имя, отчество - разборчиво, полностью)
проживающего(ей) __________________________________
телефон домашний: _________________________________
рабочий: __________________________________________
заявление.
Прошу выдать копию (завещания, договора дарения, договора купли-продажи -
указать нужное).
Документ составлен ___________________________ (указать полную дату).
Указать фамилию, имя, отчество автора завещания или договора, получателя
(кому завещано или подарено) имущество и его местонахождение.
Количество экземпляров ____
Копия нужна для представления (указать наименование организации).
Приложение: (указать перечень прилагаемых документов)
Дата ________________ Подпись ___________________
Приложение № 8
к административному регламенту
Бланк организации, предприятия Главе администрации города Рязани
О.В.Шишову
(либо)
Заместителю главы
администрации города Рязани
Т.В.Гредневой
Прошу выдать заверенную копию постановления (распоряжения)
Указать точное наименование, дату, номер, содержание документа
Количество экземпляров _______.
Копия необходима для представления (указать наименование организации)
Должность руководителя подпись расшифровка подписи
организации, предприятия
Приложение № 9
к административному регламенту
БЛОК-СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ОКАЗАНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ
УСЛУГИ "ВЫДАЧА В УСТАНОВЛЕННОМ ПОРЯДКЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
АРХИВНЫХ КОПИЙ"
┌─────────┐
│Заявитель├───────────────┐
└─────────┘ \/
┌─────────────────────┐ ┌───────┐
┌──────────────────┤Направление обращения│ │ Лично │
│ └──┬───────────┬──────┘ └───────┘
\/ \/ \/
┌──────┐ ┌──────────────────┐ ┌──────┐
│Почтой│ │Электронной почтой│ │Факсом│
└───┬──┘ └────────┬─────────┘ └──┬───┘ ┌────────────┐
│ \/ │ │Разъяснение,│
│ ┌───────────────┐ │ ┌┤устный ответ│
└─────>│Прием, проверка│<────────┘ ││ заявителю │
└───────────┬───┘ │└─────────┬──┘
\/ │ │
┌───────────┐ │ │
│Регистрация│<──────────┘ │
└─────┬─────┘ │
\/ │
┌──────────────┐ │
│Направление на│ │
│ рассмотрение │ │
└───────┬──────┘ │
\/ │
┌────────────────┐ │
│ Рассмотрение, │ │
│поиск документов│ │
└────────┬───────┘ │
\/ │
┌───────────────────────────────────────┐ │
│ Направление непрофильных запросов. │ │
│Подготовка письменного ответа заявителю│ │
└────────────────────┬──────────────────┘ │
\/ \/
┌─────────────────────────────┐ ┌─────────┐
│Выдача или направление ответа├────────> │Заявитель│
│ заявителю по почте │ └─────────┘
└─────────────────────────────┘
