ГУБЕРНАТОР ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 14 июля 2006 г. № 97
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА, ПРАВИТЕЛЬСТВЕ
ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ
И ИНЫХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
АВТОНОМНОГО ОКРУГА
(в ред. постановлений Губернатора ХМАО - Югры
от 11.09.2007 № 147
, от 13.11.2009 № 179
)
В целях приведения в соответствие с изменившимся федеральным законодательством и законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры:
1. Утвердить Инструкцию
по делопроизводству в Администрации Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и иных исполнительных органах государственной власти автономного округа (прилагается).
2. Признать утратившим силу постановление
Губернатора автономного округа от 23.05.2000 № 167 "Об утверждении Инструкции".
3. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа В.Д.Кривых.
Губернатор автономного округа
А.В.ФИЛИПЕНКО
Приложение
к постановлению Губернатора
автономного округа
от 14.07.2006 № 97
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА,
ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ
И ИНЫХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
АВТОНОМНОГО ОКРУГА
(в ред. постановлений Губернатора ХМАО - Югры
от 11.09.2007 № 147
, от 13.11.2009 № 179
)
Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает порядок работы с документами и материалами несекретного характера и письмами граждан (далее - документы, документ) в Администрации Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее также - Администрация Губернатора автономного округа, Администрация Губернатора), Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее также - Правительство автономного округа, Правительство) и иных исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее также - исполнительные органы государственной власти автономного округа).
1.2. Порядок работы с секретными документами в Администрации Губернатора автономного округа устанавливается соответствующими правовыми актами и специальной инструкцией.
1.3. Настоящая Инструкция обязательна для всех лиц, замещающих государственные должности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, должности государственной гражданской службы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и должности, не отнесенные к должностям гражданской службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности государственных органов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - работники Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и иных исполнительных органов государственной власти автономного округа, работники - в соответствующих падежах).
Работники Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, а также за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации в соответствии с законодательством.
Сведения, содержащиеся в проектах постановлений, распоряжений и поручений Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, других служебных документах (далее - проекты, документы, документ) на стадии подготовки в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа и иных исполнительных органах государственной власти автономного округа, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению, их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям лица, работающего или занимающегося с документами.
Об утрате документа работники Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и иных исполнительных органов государственной власти автономного округа немедленно сообщают руководителю и в Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа (далее - Управление делопроизводства). В этом случае руководителем назначается служебное расследование. О результатах служебного расследования информируется Управление делопроизводства.
Передача документов, содержащих сведения конфиденциального характера или служебную информацию, осуществляется в соответствии с настоящей инструкцией, с соблюдением законодательства о государственной тайне, коммерческой тайне и государственной гражданской службе.
Предоставление информации о деятельности органов государственной власти автономного округа, в том числе предоставление документов или их копий, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
(в ред. постановления
Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 № 179)
(см. текст в предыдущей редакции
)
При обращении с документами, поступившими в Администрацию Губернатора автономного округа, Правительство автономного округа, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений, за исключением случаев служебных целей и перемещений.
Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляются Пресс-службой Губернатора по разрешению (поручению, указанию) Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора, членов Правительства автономного округа.
При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию руководителя подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы.
1.4. Делопроизводство в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа и в исполнительных органах государственной власти автономного округа осуществляется службами делопроизводства или специально на то уполномоченными лицами (далее - службы делопроизводства).
Задачи, функции и порядок работы служб делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа регламентируются соответствующими положениями, утверждаемыми соответствующими руководителями в соответствии с настоящей инструкцией и законодательством. Обязанности и права работников служб делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа определяются также должностными регламентами.
На службы делопроизводства возлагаются следующие основные функции:
прием, учет, регистрация, распределение поступающей корреспонденции, внутренних документов;
передача корреспонденции на рассмотрение руководству подразделения, а после получения указаний - непосредственному исполнителю;
контроль прохождения документов в подразделении;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполнении и находящихся на исполнении документах;
ознакомление работников с распорядительными и информационными документами;
оформление исходящих документов, передача их на отправку адресатам;
выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;
регистрация корреспонденции и ввод информации о ходе и результатах исполнения документов в электронную базу данных в течение дня с даты поступления, подписания или росписи документа;
ежедневное копирование электронной базы данных подразделения на магнитные носители;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;
ежегодная проверка наличия в подразделении документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";
списание в дело исполненных документов;
составление номенклатуры дел подразделения;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел подразделения на очередной год;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на хранение в Ведомственный архив Управления делопроизводства;
подготовка заявок на получение средств оргтехники, канцелярских принадлежностей и организация их учета;
проведение инструктажа принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами.
1.5. Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа осуществляет:
организацию единой системы делопроизводства, документационного и технического обслуживания деятельности Администрации Губернатора автономного округа, подразделений Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и иных исполнительных органов государственной власти автономного округа;
проведение учебы работников, подготовку рекомендаций и методических материалов по вопросам ведения делопроизводства, внедрение автоматизированных технологий обработки документов;
контроль за соблюдением требований инструкций и других нормативных актов по работе с документами в Администрации Губернатора автономного округа, подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа, исполнительных органах государственной власти автономного округа.
1.6. Подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительные органы государственной власти автономного округа могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции официальные методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в соответствующем подразделении.
1.7. Копия настоящей Инструкции выдается Управлением делопроизводства под расписку лицам, уполномоченным на ведение и учет служебных документов.
Раздел 2. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ
ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
2.1. Корреспонденция, поступающая в адрес Губернатора автономного округа, Администрации Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа, Председателя Правительства автономного округа, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства автономного округа, Правительства автономного округа, принимается и регистрируется в Управлении делопроизводства.
(в ред. постановления
Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 № 179)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Корреспонденция, адресованная непосредственно структурным подразделениям Администрации Губернатора автономного округа, исполнительным органам государственной власти автономного округа, принимается и регистрируется в этих подразделениях самостоятельно.
Письма граждан, адресованные Губернатору автономного округа, заместителям Губернатора автономного округа, Председателю Правительства автономного округа, первым заместителям, заместителям Председателя Правительства автономного округа, Администрации Губернатора автономного округа, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан Организационно-контрольного управления Администрации Губернатора автономного округа (далее - Организационно-контрольное управление).
(в ред. постановления
Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 № 179)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Обращения граждан, адресованные исполнительным органам государственной власти автономного округа, регистрируются в этих органах.
Корреспонденция, письма граждан, поступающие в представительства автономного округа, принимаются и регистрируются в представительствах самостоятельно.
(абзац введен постановлением
Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 № 179)
Не подлежат регистрации статистические сборники, печатные издания (книги, газеты, журналы), объяснительные записки и иные нерегистрируемые документы (приложение 1)
.
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним; при этом сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. На документе проставляются порядковый номер и дата поступления.
При недостаче или повреждении документа составляется акт
(приложение 2) в трех экземплярах, один из которых остается в Управлении делопроизводства (подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа), другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в любых случаях, так как только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.
2.3. В Управлении делопроизводства документ регистрируется в день поступления в электронной базе данных с распечаткой регистрационного штампа установленного образца в нижней правой части листа, входящего документа и двух экземпляров учетных карточек
(приложение 3). Одна из них прилагается к документу, вторая находится в электронной базе данных. Ежедневно делается отчет о поступившей корреспонденции.
Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "Делопроизводство" не менее 5 лет.
Распределение поступающей корреспонденции осуществляется Управлением делопроизводства в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа.
Пакеты с пометкой "лично" учитываются в журнале служебных документов и передаются по назначению под роспись адресата.
Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - незамедлительно под расписку или с пометкой в реестре: кому передан документ, дата и время его передачи.
2.4. Поступающая в адрес Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, его заместителей корреспонденция на иностранных языках регистрируется и направляется предварительно в Комитет по внешним связям автономного округа для перевода на русский язык, после перевода - передается по назначению или снимается с контроля, если не имеет силу документов.
2.5. Зарегистрированные в Управлении делопроизводства служебные документы направляются адресатам по принадлежности.
Документы, адресованные Губернатору, Председателю Правительства автономного округа, направляются помощнику для доклада Губернатору, Председателю Правительства автономного округа.
Судебные и другие аналогичные документы Управлением делопроизводства направляются в Юридическо-правовое, Организационно-контрольное управления и другие подразделения Администрации Губернатора автономного округа для предварительной проработки.
Копии протестов органов прокуратуры и экспертных заключений органов юстиции на нормативные правовые акты автономного округа, проектов федеральных законов, проектов законов автономного округа, поступивших из Думы автономного округа, незамедлительно направляются в Юридическо-правовое управление Администрации Губернатора автономного округа.
Зарегистрированные в Управлении делопроизводства документы, корреспонденция с пометкой "Вручить лично", а также нерегистрируемая корреспонденция передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления или при поступлении документов в нерабочее время в первый рабочий день, следующий за днем поступления. При этом документы с пометкой о срочности доставки "Вручить немедленно" обрабатываются и вручаются немедленно, а с пометкой "Срочно" обрабатываются вне очереди и вручаются в очередной рейс доставки. График рейсов доставки утверждается начальником Управления делопроизводства.
Обращения Министерства иностранных дел Российской Федерации и входящих в его систему дипломатических представительств по вопросам международного сотрудничества передаются заместителю Председателя Правительства автономного округа, курирующему вопросы внешних связей, а в случае его отсутствия - в Комитет по внешним связям автономного округа и рассматриваются с учетом Постановления Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 года № 300 "О порядке рассмотрения обращений Министерства иностранных дел Российской Федерации и входящих в его систему дипломатических представительств по вопросам международного сотрудничества".
(абзац введен постановлением
Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 № 179)
Отправка документов производится через Управление делопроизводства, кроме особых случаев по усмотрению руководства.
Исходящая и входящая документация из судов, правоохранительных органов, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, а также договорная переписка передаются с обязательным приложением конвертов, отправляются заказной почтой или иными отправлениями с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и о вручении документов.
2.6. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи:
2.6.1. При приеме и передаче служебной информации по официальным номерам факсимильных аппаратов работники подразделений Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа руководствуются следующим:
запрещается передавать по каналам факсимильной связи секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
материал для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки
хранятся в течение одного года (приложение 4);
объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, как правило, не должен превышать 5 листов;
подлежащий передаче материал регистрируется в журнале
установленной формы (приложение 5) без проставления штампа регистрации;
подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются в электронной базе данных и доставляются по назначению;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода (кроме Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, заместителей Председателя Правительства автономного округа, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа).
2.6.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях Администрации Губернатора, осуществляется руководителями этих подразделений.
Раздел 3. ПОРЯДОК УЧЕТА, ПРОХОЖДЕНИЯ, СОСТАВЛЕНИЯ
И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ
ГУБЕРНАТОРА АВТОНОМНОГО ОКРУГА, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ АВТОНОМНОГО ОКРУГА
3.1. Документы, поступившие непосредственно в подразделение Администрации Губернатора автономного округа, исполнительный орган государственной власти автономного округа, учитываются в электронной базе данных.
Подразделение или исполнительный орган государственной власти автономного округа самостоятельно ведет их прием и учет. Данные документы регистрируются в порядке, установленном в разделе 2
настоящей Инструкции. Срочная корреспонденция обрабатывается в первую очередь.
Незарегистрированные служебные документы, полученные работниками подразделений, подлежат обязательной регистрации.
В подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органах государственной власти автономного округа ведется учет поступивших экземпляров законодательных актов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов и иных актов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа. Учет указанных документов ведется в электронной базе данных, в журналах или учетных карточках или в иных накопителях хронологической подшивки.
3.2. Зарегистрированные документы передаются руководству подразделения и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам подразделения. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в электронную и учетную карточки.
3.3. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения Администрации Губернатора автономного округа или исполнительного органа государственной власти автономного округа в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями подразделений с соответствующим оформлением переадресования.
На оборотной стороне последнего листа документа указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому передается документ, а также дата и время переадресования.
3.4. При составлении и оформлении документов работники подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа руководствуются следующими основными требованиями:
документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. При переписке между подразделениями Администрации Губернатора автономного округа бланк может не использоваться;
цветные гербовые бланки подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров. Учет цветных гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале);
для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста;
к документам объемом более одной страницы составляются заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание. В необходимых случаях это же правило применяется к документам до одной страницы.
Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Управлением делопроизводства отправляемому документу присваивается исходящий номер, состоящий:
из первых букв имени и фамилии руководителя, подписавшего документ;
его должности;
порядкового номера (например: АФ-Г-300).
Документу, отправляемому исполнительными органами государственной власти автономного округа, присваивается только исходящий номер и указывается дата.
В левом нижнем углу последнего листа исходящего документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателями рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой;
в документах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;
служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. При подписании документов указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ;
подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности подписывающего) не разрешается. На некоторых справках и информациях вместо подписи может указываться название соответствующего подразделения, комиссии, отдела с обязательной визой должностного лица;
представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа, на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, на копии отправляемого документа;
на документе указывается дата его подписания, утверждения или составления. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять: 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях. Словесно-цифровой способ применяется при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица, например:
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Главному редактору
Издательского дома
"Медиадом"
Н.В.Семиной
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то следует указывать обобщенно, например:
Главам городских округов
и муниципальных районов
Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры
(в ред. постановления
Губернатора ХМАО - Югры
от 13.11.2009 № 179)
(см. текст в предыдущей редакции
)
При направлении документа в подразделение Администрации Губернатора автономного округа, исполнительный орган государственной власти автономного округа или организацию их наименования пишут в именительном падеже, например:
Департамент образования и науки
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
Адрес печатается в правом верхнем углу документа, с выравниванием по правому краю листа.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления физическому лицу (инициалы в этом случае пишутся после фамилии), например:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский район,
Тульская область, 301264
Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. В случае направления документа большому числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается список рассылки.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:
Приложение: на 5 л., в 2 экз. (при этом на первом листе прилагаемого текста указывается: "приложение к № ____ от __________ 2006 г.).
Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, числа листов и числа экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются. На приложении к нормативному, распорядительному документу (постановления, распоряжения, приказы, инструкции, положения, решения) в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
Копии отправляемых документов заверяют работники, ответственные за ведение делопроизводства, проставлением надписи "Верно", должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилию), даты заверения. Копии (размноженные экземпляры) подписанных нормативных, распорядительных документов удостоверяются проставлением круглой печати.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает: слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
решением ведомственной
комиссии от 05.04.2005
протокол 1
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования), например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Председателя Правительства
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
Личная подпись А.П.Иванов
Дата
]]>
