АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БАРНАУЛА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 июля 2004 г. № 2043
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОРОДСКОЙ,
РАЙОННЫХ, СЕЛЬСКИХ И ПОСЕЛКОВЫХ АДМИНИСТРАЦИЯХ,
ИХ ОТДЕЛАХ, УПРАВЛЕНИЯХ И КОМИТЕТАХ
(в ред. Постановлений администрации города Барнаула
от 27.10.2008 № 3234
, от 07.12.2009 № 5333
)
В целях упорядочения работы с документами, совершенствования делопроизводства в администрации города, руководствуясь Уставом
города Барнаула, на основании изменений ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенных с 1 июля 2003 года, постановляю:
1. Утвердить Инструкцию
по делопроизводству в городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях, комитетах (приложение).
2. Руководителям городской, районных, сельских, поселковых администраций, их отделов, управлений, комитетов довести до сведения специалистов данную Инструкцию
по делопроизводству, организовать изучение и неукоснительное ее соблюдение.
3. Постановление
главы администрации города от 07.08.2000 № 1547 "Об Инструкции по делопроизводству в Барнаульской городской Думе, городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях, комитетах" считать утратившим силу.
4. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя главы администрации, руководителя аппарата администрации Балабанова А.А.
Глава администрации г. Барнаула
В.Н.КОЛГАНОВ
Приложение
к Постановлению
администрации города
от 9 июля 2004 г. № 2043
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОРОДСКОЙ, РАЙОННЫХ, СЕЛЬСКИХ
И ПОСЕЛКОВЫХ АДМИНИСТРАЦИЯХ, ИХ ОТДЕЛАХ,
УПРАВЛЕНИЯХ И КОМИТЕТАХ
(в ред. Постановлений администрации города Барнаула
от 27.10.2008 № 3234
, от 07.12.2009 № 5333
)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) разработана в целях обеспечения и совершенствования документооборота, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
1.2. Инструкция составлена в соответствии с изменениями ГОСТ Р 6.30-2003 Группа Т54 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенных с 1 июля 2003 года, и определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях, комитетах.
1.3. Установленные Инструкцией правила ведения делопроизводства распространяются на всю служебную документацию несекретного характера.
1.4. Порядок ведения секретного делопроизводства и работы с документами с грифом "Для служебного пользования" определен особыми инструкциями.
1.5. Составление, оформление и учет документов по кадрам, по записи актов гражданского состояния, нотариальным действиям, учету военнообязанных производится в порядке, установленном действующим законодательством, инструкциями, положениями вышестоящих и других органов.
1.6. Ответственность за организацию делопроизводства и полную сохранность документов Архивного фонда возлагается:
в администрациях города, районов - на заведующих общими отделами;
в сельских и поселковых администрациях - на заместителей глав этих администраций;
в отделах, управлениях и комитетах - на их руководителей.
Работники структурных подразделений администраций города и районов несут персональную ответственность за соблюдение требований инструкции, сохранность находящихся у них документов. При утрате документа работник обязан немедленно доложить об этом руководителю структурного подразделения.
1.7. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем с регламентом работы учреждения и данной Инструкцией по делопроизводству.
2. Общие требования к оформлению документов
2.1. Бланки документов
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование.
Служебные документы пишутся на бланках. Бланки документов должны иметь поля не менее (мм):
левое - 20;
правое - 10;
верхнее - 20;
нижнее - 20.
Бланк документа - это лист бумаги с заранее напечатанными на нем типографским способом или при помощи штампа постоянными для данного документа информационными реквизитами. Штамп применителен только для служебных писем.
Бланки изготавливаются на белой бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм) и печатаются черной краской на основе продольного или углового расположения реквизитов (приложение 1
, 2
).
На продольных бланках (бланки постановлений, распоряжений) все реквизиты располагаются по центру текстового поля, на угловых (бланки писем) - в левом верхнем углу бланка, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой длинной строки.
На бланке постановлений, распоряжений главы администрации, писем администрации в верхней части, перед наименованием органа, печатаются слова "Российская Федерация", между ними располагается герб г. Барнаула.
2.2. Реквизиты документов
Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, соответствующий требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и настоящей Инструкции.
При составлении и оформлении документов могут использоваться следующие реквизиты:
1. Государственный герб Российской Федерации
2. Герб г. Барнаула
3. Наименование учреждения-автора (как правило, воспроизводится на бланке учреждения)
4. Справочные данные об организации (почтовый адрес, индекс, телефон, факс)
5. Наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ и т.д.)
6. Дата документа
7. Регистрационный номер документа
8. Ссылка на регистрационный номер документа, дату
9. Место составления или издания документа
10. Адресат
11. Утверждение документа
12. Резолюция
13. Заголовок к тексту
14. Отметка о контроле
15.
16. Отметка о наличии приложения
17. Подпись
18. Гриф согласования документа
19. Визы согласования документа
20. Оттиск печати
21. Отметка о заверении копии
22. Отметка об исполнителе
23. Отметка об исполнении документа и списании его в дело
24. Отметка о поступлении документа в организацию
25. Идентификатор электронной копии документа
2.3. Реквизит "Наименование учреждения-автора"
Важным реквизитом документа является правильное указание наименования учреждения - автора документа, оно указывается на бланках, в соответствии с учредительными документами организации (Уставом или Положением).
Для постановлений и распоряжений главы администрации - наименование администрации (приложение 3)
.
Для отделов, управлений и комитетов - полное наименование отдела, управления, комитета.
По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию нескольких комитетов, управлений, отделов, принимается совместный распорядительный документ - решение или приказ.
Документы, издающиеся совместно, оформляются не на бланках. В заголовочной части этих документов указывается полное наименование всех учреждений, участвующих в их составлении, например:
Комитет по управлению Комитет по образованию
имуществом администрации администрации
г. Барнаула г. Барнаула
РЕШЕНИЕ
05.04.2004 № 42/34
Подписи на этих документах располагаются на одном уровне с указанием полных наименований должностей, включая наименования организаций, составивших документ, например:
Председатель комитета Председатель комитета
по управлению имуществом по образованию
администрации г. Барнаула администрации г. Барнаула
подпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия
Все экземпляры этих документов, в том числе и приложения, остающиеся в делах организаций, должны содержать подписи должностных лиц с указанием их должностей.
Индексом данных документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные данными учреждениями, разделенные косой чертой. При этом, первым указывается номер той организации, которая подготовила проект документа.
2.4. Реквизит "Справочные данные об организации"
Этот реквизит, как правило, является принадлежностью бланка организации и включает почтовый адрес (в т.ч. индекс), номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и др.).
2.5. Реквизит "Наименование вида документа"
Обязательным реквизитом служебных документов, за исключением писем, является указание их вида, например: решение, постановление, распоряжение, протокол, план работы, докладная записка, информация. Данный реквизит указывается под наименованием учреждения, от верхнего поля, по центру. В протоколе - ниже наименования коллегиального органа, в заявлении, служебной записке - ниже реквизита "Адресат", в акте - ниже реквизита "Гриф утверждения".
2.5.1. Виды правовых актов:
Постановление - правовой акт нормативного характера, принимаемый главой администрации в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед администрацией, рассчитанный на постоянное, многократное действие (применение). По отдельным вопросам могут приниматься постановления не нормативного характера.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый для оперативных, организационных, кадровых и других текущих вопросов.
Решение - правовой акт, принимаемый структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к их компетенции.
Приказ - правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем структурного подразделения администрации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед структурным подразделением.
2.6. Реквизит "Дата документа"
Служебный документ должен иметь дату, в состав которой входят число, месяц и год.
Для решений представительного органа и протоколов различных заседаний датой является день, месяц и год их проведения, а для постановлений, распоряжений администрации, приказов и писем - день их подписания.
Датой документа, требующего утверждения, считается дата его утверждения.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой. Способ написания даты зависит от характера документа. В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты.
Например: 05 апреля 2004 г.
В остальных случаях цифровой способ оформления даты, он оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности; день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.
Например: 05.04.2004.
Дата подписания указывается в левой верхней части документа.
Если документ готовится не на бланке, то дата проставляется под наименованием должностного лица, подписавшего документ, ниже на 2 - 3 интервала. Этот порядок допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах.
Все отметки на служебных документах, связанные с прохождением и исполнением их, датируются и подписываются.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Данный реквизит обязателен для всех видов документов.
2.7. Реквизит "Регистрационный номер документа"
Регистрационный номер - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Он состоит из порядкового номера документа, который можно дополнить по усмотрению администрации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Данный реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации.
2.8. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер
и дату документа"
Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами, и включает дату документа и регистрационный номер, на который дается ответ, например:
На № 03-24/147 от 03.04.2004
2.9. Реквизит "Адресат"
Реквизит "Адресат" располагается в верхнем правом углу документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например,
Администрация г. Барнаула
Комитет по делам молодежи
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Администрация г. Барнаула
Экспертно-правовой отдел
Заведующему отделом
И.О.Фамилия
При адресовании документа руководителю учреждения наименование его входит в состав наименования должности адресата, например:
Председателю Избирательной
комиссии Алтайского края
И.О.Фамилия
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Сельские и поселковые
администрации
При адресовании документа нескольким адресатам слово "Копия" не пишется.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Отделение Пенсионного фонда
Российской Федерации
по Алтайскому краю
пр. Комсомольский, 80-а
г. Барнаул, 656056
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:
И.П.Горюнову
пр. Строителей, 6, кв. 26
г. Барнаул, 656058
Документ не должен содержать более четырех адресатов, в противном случае составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
В адресате документа, направляемого внутри учреждения, указывается должность, инициалы и фамилия руководителя структурного подразделения.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам и учреждениям подведомственной системы. В этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами.
Каждый элемент реквизита "адресат" - наименование учреждения, подразделения, должности, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес печатаются с новой строки от 4-го положения табулятора через один интервал.
2.10. Реквизит "Утверждение документа"
Утверждение - особый способ удостоверения документа. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.
Элементом грифа утверждения являются: слово УТВЕРЖДАЮ, написанное заглавными буквами без кавычек, наименование должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата утверждения.
Гриф утверждения печатается перед текстом в правом верхнем углу первого листа документа. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
______________ района
______________ И.О.Фамилия
личная подпись
12.04.2004
Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
г. Барнаула
_______________ В.Н.Колганов
личная подпись, инициалы,
фамилия
12.04.2004
При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утвержденного документа в творительном падеже, со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНА
Постановлением главы
администрации
Ленинского района
от 30.04.2004 № 101
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением главы
администрации
Октябрьского района
от 15.04.2004 № 52-р
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Например:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Председатель комитета Председатель комитета
города по образованию по делам здравоохранения
администрации города администрации города
______________ И.О.Фамилия ______________ И.О.Фамилия
личная подпись личная подпись
12.04.2004 12.04.2004
ПЛАН
МЕРОПРИЯТИЙ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ
ЛЕТНЕЙ ОЗДОРОВИТЕЛЬНОЙ КАМПАНИИ
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа от пятого положения табулятора. Составные части реквизита должны содержать в одной строке не более 28 знаков и отделяются друг от друга 1 интервалом.
2.11. Реквизит "Резолюция"
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.
Реквизит "Резолюция" пишется от руки в верхней правой части документа.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Данный реквизит обязателен для всех документов, подлежащих исполнению и постановке на контроль.
2.12. Реквизит "Заголовок к тексту"
Документы - решение, постановление, распоряжение, приказ и другие за исключением: поручений, телеграмм, телефонограмм, извещений должны иметь заголовок.
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля, без кавычек, он должен быть максимально кратким и отвечать на вопрос: "О чем?". Например: "Об изменении...", "О выделении...". Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 интервал. Длина строки заголовка не более 28 печатных знаков, объем не должен превышать 5 строк машинописного текста.
2.13. Реквизит "Отметка о контроле"
Проставляется на всех документах, требующих контроля исполнения, в виде буквы "К" ("контроль") или штампом "контроль" на левом поле документа на уровне заголовка.
2.14. Реквизит "Отметка о наличии приложения"
Приложение к постановлению (распоряжению) главы администрации (приложение 4)
должно обязательно иметь следующие элементы: приложение, указание вида документа, к которому оно прилагается, его дату и номер, заголовок, текст. Если в приложении имеются цифровые показатели, то указывается единица их измерения. Если приложение одно, оно не нумеруется. При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковая цифра в той очередности, в какой они упоминаются в тексте документа. Отметка о номере приложения документа, к которому оно прилагается, указывается в правом верхнем углу первого листа. Знак № не печатается.
Приложения к распорядительным документам администрации подписываются заместителем главы администрации, руководителем аппарата администрации, а связанные с расходованием бюджетных средств еще и начальником управления по финансам, налоговой и кредитной политике.
Приложения могут иметь также другие служебные документы. В этом случае в основном или сопроводительном письме ниже текста, перед подписью, указывается:
Например:
Приложение: на 5 л., в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и число их экземпляров.
Приложение: 1. Штатное расписание на 2 л., в 5 экз.
2. Смета расходов на 3 л., в 5 экз.
Если при направлении документов в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес посылается приложение, например:
Приложение: на 5 л., в 1 экз. в первый адрес.
Если приложение сброшюровано, то указывается только количество экземпляров, например:
Приложение: Инструкция по делопроизводству, в 2 экз.
Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: договор от 31.04.2004 № 174 и приложение к нему,
всего на 12 л.
2.15. Реквизит "Подпись"
Подпись - обязательный реквизит документа. Подписываются и утверждаются первые экземпляры документов, при необходимости и их копии (по учредительным документам, направляемые в федеральные органы власти, и др.).
Документы подписываются должностными лицами учреждения в соответствии с распределением обязанностей. В состав подписи входит обозначение должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ написан не на бланке, и сокращенное - на документах, составленных на бланках), личная подпись и ее расшифровка, например:
Глава администрации
Октябрьского района
г. Барнаула личная подпись И.О.Фамилия
или
Глава администрации личная подпись И.О.Фамилия
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.
Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Начальник муниципального
трамвайно-троллейбусного предприятия
г. Барнаула _______________ И.О.Фамилия
личная подпись
Нормативные правовые акты, принятые городской Думой, подписываются главой муниципального образования (приложение 5)
.
Постановления, распоряжения администраций города, района, сельских и поселковых администраций - главой администрации, при его отсутствии - заместителем главы администрации, назначенным главой администрации соответствующим распоряжением.
В отделах, управлениях и комитетах документы подписываются руководителем, а при его отсутствии - заместителем руководителя.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Начальник управления личная подпись И.О.Фамилия
Главный бухгалтер личная подпись И.О.Фамилия
Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц, например:
- финансовые документы подписывают руководитель организации и главный бухгалтер;
- договоры подписывают договаривающиеся стороны;
- документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.
При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Председатель комитета Председатель комитета
по делам образования по делам здравоохранения
]]>22. Наиболее часто употребляемые сокращения слов
бульвар - бул.
год, годы - г., гг. (при цифрах)
город, города - г., гг.
господину - г-ну
гражданин, граждане - гр-н, гр-не
гражданка, гражданки - гр-ка, гр-ки
железная дорога - ж.д.
железнодорожный - ж.-д.
жилмассив - ж/м
исполняющий обязанности - и.о.
и другие - и др.
и прочие - и пр.
и так далее - и т.д.
и тому подобное - и т.п.
магистраль - маг.
микрорайон - м/р
миллиард, миллиарды - млрд. (после цифрового обозначения)
миллион, миллионы - млн. (после цифрового обозначения)
область - обл.
площадь - пл.
переулок - пер.
поселок - пос.
проспект - просп.
пункт, пункты - п., пп.
река - р. (но реки)
улица - ул.
экземпляр - экз.
Приложение 9
ЖУРНАЛ
регистрации постановлений администрации
____________________________________________
(наименование города, района, села, поселка)
2004 г.
Образец журнала регистрации постановлений
администрации города, района, села, поселка
┌─────────────┬────┬─────────────┬────────┬───────────┬──────────┐
│ Порядковый │Дата│Наименование │ Кто │Исполнитель│ Отметка │
│ номер │ │постановления│подписал│ и дата │ об │
│постановления│ │ │ │ исполнения│исполнении│
├─────────────┼────┼─────────────┼────────┼───────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├─────────────┼────┼─────────────┼────────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└─────────────┴────┴─────────────┴────────┴───────────┴──────────┘
Приложение 10
ЖУРНАЛ
регистрации распоряжений администрации
____________________________________________
(наименование города, района, села, поселка)
2004 г.
Образец журнала регистрации распоряжений
администрации города, района, села, поселка
┌────────────┬────┬──────────────┬────────┬───────────┬──────────┐
│ Порядковый │Дата│ О чем │ Кто │Исполнитель│ Отметка │
│ номер │ │ распоряжение │подписал│ дата │ об │
│распоряжения│ │(наименование)│ │исполнения │исполнении│
├────────────┼────┼──────────────┼────────┼───────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├────────────┼────┼──────────────┼────────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└────────────┴────┴──────────────┴────────┴───────────┴──────────┘
Приложение 11
ПРОТОКОЛ
22 декабря 2002 г. № 45
___________________ _________________
(дата) (номер заседания)
заседания рабочей группы
по ценовой политике
(наименование коллегиального органа - комиссии, Совета и т.д.)
Председатель - Косырев В.А.
Секретарь - Белова К.М.
Присутствовали: 18 человек (список прилагается)
(фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке, с
указанием должности, если количество присутствующих более 15,
указывается общее количество, а к протоколу прилагается список)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об уточнении коэффициента инфляции в стоимости
проектно-изыскательских работ (тема доклада, отчета, сообщения).
Доклад заведующего отделом строительства Одинцова В.В.
(указывается наименование должности, фамилии и инициалы
докладчика)
2. О введении в действие единичных расценок на передвижку
пролетных строений мостов.
Доклад эксперта рабочей группы Котельниковой М.И.
1. СЛУШАЛИ: Одинцова В.В. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Рокотова А.Б. - краткая запись выступления
Семенов А.С. - краткая запись выступления
РЕШИЛИ:
Применять с 01.01.2003 корректирующие индексы к коэффициентам
инфляции, утвержденным Госстроем России на III квартал 2002 г.
2. СЛУШАЛИ: Котельникову М.И. - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Цигурян В.В. - краткая запись выступления
РЕШИЛИ:
Поручить ОАО "Моспроект" разработать коэффициенты пересчета
сметной стоимости работ до .
Председатель Личная подпись В.А.Косырев
Секретарь Личная подпись К.М.Белова
Образец протокола
Приложение 12
Выписка из протокола
Школа № 125
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
18.04.2004 № 5
Заседание педагогического Совета
Председатель - Смирнов А.М.
Секретарь - Васильева В.Е.
Присутствовало 24 человека (список прилагается)
Повестка дня:
1. О разработке альтернативных учебных программ по
"Отечественной истории".
Доклад заместителя директора по учебно-воспитательной работе
Ивановой Р.И.
2. О дисциплине в старших классах.
Доклад заместителя директора по воспитательной работе
Трубниковой В.С.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель подпись А.М.Смирнова
Секретарь подпись В.Е.Васильева
Верно
Секретарь подпись Н.И.Тарасенко
20.03.2004
Образец выписки из протокола
Приложение 13
Администрация
___________________________________________________
(наименование города, района, села, поселка)
ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов
┌────────────┬───────────────┬───────────┬──────────┬────────────┐
│ Дата │Корреспондент, │ Краткое │Резолюция │ Отметка об │
│поступления │ дата и индекс │содержание │ или кому │ исполнении │
│ и индекс │ поступившего │ │направлен │ │
│ документа │ документа │ │ документ │ │
├────────────┼───────────────┼───────────┼──────────┼────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
└────────────┴───────────────┴───────────┴──────────┴────────────┘
Образец журнала регистрации
входящих документов
Приложение 14
┌──┬───┬───┬───┬───┬────┬────┬────┬────┬────┬────┬────┬────┬───┬───┬──┐
│1 │ 3 │ 5 │ 7 │ 9 │ 11 │ 13 │ 15 │ 17 │ 19 │ 21 │ 23 │ 25 │27 │29 │31│
├──┴───┴───┴───┴───┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴───┴───┴──┤
│ Наименование учреждения │
│ │
│ Корреспондент │
├──────────────────────────────────┬──────────────────────────────────┤
│ Дата поступл., индекс документа │ Дата и индекс документа │
├──────────────────────────────────┴──────────────────────────────────┤
│ │
│ │
│ Вид и содержание документа │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Резолюция и кому направлен │
│ документ │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│Отметка об исполнении документа и направлении его "В дело N" и дата │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
├──────────────────────────────────┬──────────────────────────────────┤
│ Дата вручения │ Роспись в получении │
├──────────────────────────────────┴──────────────────────────────────┤
│ │
│ │
│ │
│ │
│ Контрольные отметки │
│ (отметка главы) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Образец регистрационно-контрольной
карточки
Приложение 15
Администрация
____________________________________________
(наименование города, района, села, поселка)
ЖУРНАЛ
регистрации исходящих документов
┌───────┬──────────┬────────────┬────────────────┬───────────────┐
│ Номер │ Адресат │ Кто │ Краткое │ Отметка об │
│и дата │ │ подписал │ содержание │ исполнении │
│ │ │ │ │ документа │
├───────┼──────────┼────────────┼────────────────┼───────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├───────┼──────────┼────────────┼────────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │
└───────┴──────────┴────────────┴────────────────┴───────────────┘
Образец журнала регистрации
исходящих документов
Приложение 16
Администрация
____________________________________________
(наименование города, района, села, поселка)
ЖУРНАЛ
отправляемой корреспонденции
2004 г.
┌─────┬───────────────┬────────────┬────────────────┬────────────┐
│ № │ Дата │ Кому │ Наименование │ Расписка в │
│ п/п │ отправления │ адресован │документа и его │ получении │
│ │ │ │исходящий номер │ и дата │
├─────┼───────────────┼────────────┼────────────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │
└─────┴───────────────┴────────────┴────────────────┴────────────┘
Форма журнала отправляемой корреспонденции
Приложение 17
Администрация г. Барнаула УТВЕРЖДАЮ
____________________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (наименование должности)
________ № _________ ____________________________
г. Барнаул (подпись) (И.О.фамилия)
на ____ год ____________________________
(дата)
┌────────┬────────────────────┬────────┬──────────┬──────────────┐
│ Индекс │ Заголовок дела │ Кол-во │ Срок │ Примечание │
│ дела │ │ дел │хранения, │ │
│ │ │ │ № статей │ │
│ │ │ │по перечню│ │
├────────┼────────────────────┼────────┼──────────┼──────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├────────┼────────────────────┼────────┼──────────┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────────┼────────────────────┼────────┼──────────┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────────┼────────────────────┼────────┼──────────┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │
└────────┴────────────────────┴────────┴──────────┴──────────────┘
_______________________ ______________ _________________
(Должность составителя) (подпись) (И.О. Фамилия)
_______________________
(Дата)
Согласовано Одобрено
Протокол ЭПМК Протокол ЭК
от ______ № ___ администрации города
от ________ № _____
Приложение 18
Администрация г. Барнаула
_________________________
наименование
_________________________
структурного
_________________________
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_________________ № _____
г. Барнаул
на _____________ год
┌───────┬────────────────────┬────────┬───────────┬──────────────┐
│Индекс │ Заголовок дела │ Кол-во │ Срок │ Примечание │
│ дела │ │ дел │ хранения, │ │
│ │ │ │ № статей │ │
│ │ │ │по перечню │ │
├───────┼────────────────────┼────────┼───────────┼──────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├───────┼────────────────────┼────────┼───────────┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │
├───────┼────────────────────┼────────┼───────────┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │
├───────┼────────────────────┼────────┼───────────┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │
└───────┴────────────────────┴────────┴───────────┴──────────────┘
_________________________ ______________ _________________
(наименование должности (подпись) (И.О. Фамилия)
руководителя структурного
подразделения)
Дата
Приложение 19
_____________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование
_____________________ _________________________
структурного (должность)
_____________________ _________________________
подразделения) (подпись) (И.О. Фамилия)
_________________200__ г.
ОПИСЬ № _______
дел постоянного
хранения
за ________ год
┌─────┬──────────┬─────────────────┬──────┬────────┬─────────────┐
│ № │ Индекс │ Заголовок дела │ Даты │ Кол-во │ Примечание │
│ п/п │ дела │ │ дел │ дел │ │
├─────┼──────────┼─────────────────┼──────┼────────┼─────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├─────┼──────────┼─────────────────┼──────┼────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
├─────┼──────────┼─────────────────┼──────┼────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└─────┴──────────┴─────────────────┴──────┴────────┴─────────────┘
В данную опись внесено ___________________________ дел.
(цифрами и прописью)
___________ __________ _________________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
_________
(Дата)
Передал ____________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
___________ ___________ _________________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Принял ____________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
___________ ___________ _________________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Приложение 20
Администрация г. Барнаула УТВЕРЖДАЮ
_________________________
АКТ (наименование должности)
_____ № ________ _________________________
о выделении к уничтожению (подпись) (Ф.И.О)
документов, не подлежащих _________________________
хранению (дата)
На основании _________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием срока их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N___________.
┌───┬──────────────┬────┬─────────────┬──────┬────────┬──────────┐
│N№ │Заголовок дела│Дата│ Индекс по │Кол-во│ Срок │Примечание│
│п/п│или групповой │дел │ номенклатуре│ дел │хранения│ │
│ │заголовок дел │ │ │ │и номера│ │
│ │ │ │ │ │ ст. по │ │
│ │ │ │ │ │перечню │ │
├───┼──────────────┼────┼─────────────┼──────┼────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├───┼──────────────┼────┼─────────────┼──────┼────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┼──────────────┼────┼─────────────┼──────┼────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└───┴──────────────┴────┴─────────────┴──────┴────────┴──────────┘
Итого ___________________________________ дел за ____________.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________________ годы
утверждены и согласованы с ЭПМК управления архивного дела
администрации края (протокол № ___ от ______).
________________ ____________ _____________________
(должность) (подпись) (И.О.Фамилия)
Согласовано протокол ЭК № ________ от ___________________
Документы в количестве ____________________ ед. хр. уничтожены
путем сожжения.
________________ ____________ _____________________
(должность) (подпись) (И.О.Фамилия)
