МЭР ГОРОДА ИРКУТСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 13 сентября 2007 г. № 031-10-1046/7
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВНЫХ
ФОНДОВ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ Г. ИРКУТСКА
АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
(в ред. постановления
администрации г. Иркутска
от 01.12.2009 № 031-06-3803/9)
В целях формирования Архивного фонда Российской Федерации архивными документами, образующимися в деятельности органов местного самоуправления города Иркутска, муниципальных предприятий и учреждений, руководствуясь ст. 16 Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", ст.ст. 37
, 38
, 41
, 42
Устава города Иркутска:
(в ред. постановления
администрации г. Иркутска от 01.12.2009 № 031-06-3803/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
1. Утвердить Положение
о порядке комплектования архивных фондов муниципального архива администрации г. Иркутска архивными документами постоянного хранения (Приложение № 1).
2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г. Иркутска Войцехович Е.Е.
(в ред. постановления
администрации г. Иркутска от 01.12.2009 № 031-06-3803/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
В.В.ЯКУБОВСКИЙ
Приложение № 1
к распоряжению
мэра г. Иркутска
от 13 сентября 2007 года
№ 031-10-1046/7
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВНЫХ ФОНДОВ
МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА
АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
(в ред. постановления
администрации г. Иркутска
от 01.12.2009 № 031-06-3803/9)
Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Законом
Иркутской области "Об архивном деле в Иркутской области" от 04.04.2008 № 4-оз, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19, Основными правилами работы архивов организаций от 06.02.2002, Уставом
города Иркутска, Положением об архивном отделе Организационно-контрольного управления аппарата администрации г. Иркутска, утвержденным распоряжением мэра г. Иркутска от 12.04.2006 № 031-10-455/6.
(в ред. постановления
администрации г. Иркутска от 01.12.2009 № 031-06-3803/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок комплектования муниципального архива документами постоянного хранения, образующимися в результате деятельности органов местного самоуправления города Иркутска и муниципальных организаций - источников комплектования муниципального архива.
]]>(в ред. постановления
администрации г. Иркутска от 01.12.2009 № 031-06-3803/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Список организаций - источников комплектования муниципального архива утверждается муниципальным правовым актом города Иркутска.
(в ред. постановления
администрации г. Иркутска от 01.12.2009 № 031-06-3803/9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
1.2. Документы, образующиеся в процессе деятельности администрации города Иркутска и ее структурных подразделений, Думы города Иркутска, Контрольно-счетной палаты города Иркутска, Избирательной комиссии города Иркутска и муниципальных предприятий и учреждений, включенных в список организаций - источников комплектования (далее также - источники комплектования) муниципального архива (далее также - архив), представляющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую и культурную ценность, являются муниципальной собственностью и составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации.
2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ В НАСТОЯЩЕМ ПОЛОЖЕНИИ
2.1. В целях настоящего Положения применяются следующие основные понятия:
а) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
б) документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
в) постоянное хранение документов Архивного фонда РФ - хранение документов Архивного фонда РФ без определения срока (бессрочное);
г) временное хранение документов Архивного фонда РФ - хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в архив;
д) временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
е) архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
ж) документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
з) упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти;
и) опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к архивным документам, обеспечивающим оперативный их поиск;
к) муниципальный архив (архив) - структурное подразделение администрации города Иркутска (архивный отдел), которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, находящихся в муниципальной собственности;
л) комплектование муниципального архива - это систематическое пополнение архива документами постоянного хранения, образовавшимися в деятельности источников комплектования.
3. ВКЛЮЧЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В СОСТАВ АРХИВНОГО ФОНДА РФ
3.1. Архивные документы, образующиеся в деятельности источников комплектования архива, включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов.
3.2. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
3.3. Ежегодно в источниках комплектования архива специалистами служб документационного обеспечения или лицами, ответственными за ведение делопроизводства и архив, совместно с экспертными комиссиями (ЭК) организаций под методическим руководством архива проводится экспертиза ценности документов в процессе формирования дел и подготовки их к передаче в архив.
3.4. Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, включенных в состав Архивного фонда РФ, в источниках комплектования архива создаются экспертные комиссии (ЭК).
Основными функциями ЭК являются:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Архивного агентства Иркутской области проектов номенклатур дел источников комплектования, описей дел документов постоянного хранения и документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК Архивного агентства Иркутской области предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, и об определении сроков хранения документов, а также не предусмотренных перечнями.
3.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих хранению в организации; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
3.6. Решение о включении в состав Архивного фонда РФ конкретных документов источников комплектования архива принимается экспертно-проверочной комиссией Архивного агентства Иркутской области в форме утверждения описей дел документов постоянного хранения.
3.7. Указанные в п. 3.5
Положения описи и акты о выделении к уничтожению документов, сроки временного хранения которых истекли, рассматриваются ЭК источника комплектования одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководителем организации - источника комплектования архива только после утверждения ЭПК Архивного агентства Иркутской области описей дел документов постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
3.8. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела в 2007 году с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 года.
3.9. Дела временного срока хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в организации и по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению в порядке, предусмотренном п. 3.6
Положения.
4. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
4.1. Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:
- постоянно - в муниципальном архиве (архиве);
- временно - в организациях - источниках комплектования в течение установленных сроков.
4.2. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства и Основных правил работы архивов организаций от 06.02.2002.
4.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное и частичное оформление дел.
4.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- прошивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа - заверителя дела;
- оформление обложки дела.
Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители не составлять.
4.5. При методической помощи и под контролем архивного отдела специалистами служб делопроизводства или лицами, ответственными за ведение делопроизводства и архива источников комплектования, в ведении которых находится заведение и формирование дел, проводится:
- оформление дел;
- на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного хранения и дела по личному составу (при наличии), прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке, составляются описи дел.
Описи составляются отдельно на:
- дела постоянного хранения;
- дела по личному составу (при наличии).
4.6. Архив рассматривает и готовит к утверждению описи дел документов постоянного хранения и к согласованию описи дел документов по личному составу (при наличии) источников комплектования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Архивного агентства Иркутской области.
4.7. От источников комплектования документы постоянного срока хранения, включенные в состав Архивного фонда РФ, принимаются архивом по истечении установленных сроков (5 лет) их временного хранения.
4.8. Прием документов от источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с графиком по согласованию с организациями - источниками комплектования. Досрочный прием документов архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.
4.9. Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом (описи дел документов, исторические справки).
4.10. При приеме архивных документов проводятся проверка их физического состояния и проверка комплектности учетных документов.
4.11. Архивные документы постоянного хранения принимаются в архив по описям, утвержденным ЭПК Архивного агентства Иркутской области. Прием дел производится поединично. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
4.12. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел.
При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая впоследствии дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).
5. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ АРХИВА С ИСТОЧНИКАМИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ
5.1. Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит к согласованию ЭПК Архивного агентства Иркутской области индивидуальные номенклатуры дел, согласовывает инструкции по делопроизводству, Положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях. Архив участвует в работе ЭК источников комплектования архива.
5.2. Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ, находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования, осуществляет взаимодействие со специалистами по ведению делопроизводства, архива и экспертными комиссиями источников его комплектования.
В этих целях архив оказывает указанным специалистам методическую и практическую помощь:
- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
- по отбору документов в состав Архивного фонда РФ и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
- по упорядочению документов по личному составу;
- по ведению учета документов Архивного фонда, находящихся на временном хранении;
- по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования.
5.3. Архив осуществляет контроль и проводит проверки по соблюдению требований законодательства об архивном деле в организациях - источниках комплектования.
Заместитель главы администрации -
руководитель аппарата мэра г. Иркутска
Е.Е.ВОЙЦЕХОВИЧ
Заместитель руководителя аппарата
мэра г. Иркутска, начальник
Организационно-контрольного управления
В.В.КОРНЮШИН
