АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАНТЫ-МАНСИЙСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 8 декабря 2009 г. № 1137
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О ПОРЯДКЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об Архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук", Положением об архивном отделе, утвержденным распоряжением главы города Ханты-Мансийска 13.05.2008 № 209-р:
1. Утвердить Положение
о порядке предоставления архивной информации физическим и юридическим лицам архивным отделом администрации города Ханты-Мансийска.
2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Самарово - Ханты-Мансийск" и разместить на официальном интернет-сайте администрации города.
3. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя главы города по вопросам организации деятельности администрации города Морозова Г.А.
Глава города
Ханты-Мансийска
А.Г.БУКАРИНОВ
Приложение
к постановлению администрации
города Ханты-Мансийска
от 08.12.2009 № 1137
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ
ФИЗИЧЕСКИМ И ЮРИДИЧЕСКИМ ЛИЦАМ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАНТЫ-МАНСИЙСКА
1. Общие положения
1.1. Положение о порядке предоставления архивной информации физическим и юридическим лицам архивным отделом администрации города Ханты-Мансийска определяет порядок выдачи архивных справок, архивных выписок, ксерокопий архивных документов, сроки и последовательность действий архивным отделом администрации города Ханты-Мансийска по организации информатизации граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.
1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие порядок предоставления архивной информации
Предоставление архивной информации физическим и юридическим лицам архивным отделом администрации города Ханты-Мансийска осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 г.;
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19;
Законом
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 7 июня 2005 г. № 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре";
Уставом
города Ханты-Мансийска;
Положением об архивном отделе, утвержденным распоряжением главы города Ханты-Мансийска от 13.05.2008 № 209-р.
1.3. Наименование органа, предоставляющего архивную информацию
Предоставление архивной информации осуществляется непосредственно архивным отделом администрации города Ханты-Мансийска (далее - архивный отдел).
2. Требования к порядку предоставления архивной информации
2.1. Порядок предоставления архивной информации
]]>Прием граждан ведет заведующий архивным отделом и главный специалист. Если запрос поступает по документам архивного отдела, гражданин с помощью специалиста архивного отдела на основании трудовой книжки или ее копии заполняет заявление по тематике запроса.
Расписывается в заявлении, проставляет дату подачи заявления.
При сложном социально-правовом запросе, специалист выполняет копию трудовой книжки запрашиваемого периода.
В случае отсутствия документов запрашиваемого предприятия гражданин получает консультацию специалиста архивного отдела с указанием предполагаемого места нахождения документов.
В случае отсутствия сведений о местонахождении документов предприятия в архивном отделе выдается справка о не поступлении документов на муниципальное хранение.
3.3. Регистрация запросов (заявлений) пользователей и передача их на исполнение
Регистрация запросов (заявлений) является основанием для начала действий по предоставлению архивных сведений.
Поступившие в архивный отдел письменные запросы (заявления) пользователей регистрируются децентрализованно: по процедуре предоставления архивной информации на основе архивных фондов архивного отдела в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.
Если обращение (запрос) пользователя требует предоставления конфиденциальной информации, то пользователю рекомендуется лично обратиться в архивный отдел, чтобы подтвердить свои права на запрашиваемую информацию.
Заведующий архивным отделом обеспечивает оперативное рассмотрение обращений (запросов) пользователей, доведение их до исполнителей.
3.4. Анализ тематики поступивших запросов
Заведующий архивным отделом, главные специалисты архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющихся в архивном отделе справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения обращений (запросов) пользователей. При этом определяется:
правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.
Заведующий архивным отделом, главные специалисты отдела письменно запрашивают автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в обращении (запросе) пользователя достаточных данных для организации выявления сведений, нечетко, неправильно сформулированного запроса.
По итогам анализа обращения (запроса) руководитель, специалисты архивного отдела, в течение 5 рабочих дней:
- при отсутствии запрашиваемых сведений информируют об этом автора обращения (запроса) и, при необходимости, дают рекомендации по их дальнейшему поиску;
- дают мотивированный отказ автору обращения (запроса) в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняют его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
3.5. Направление ответов гражданам (организациям)
Об исполнении запроса заявителю сообщается по телефону. Заявитель получает исполненный запрос в любой рабочий день архивного отдела. Архивная справка, архивная выписка или архивная копия выдается заявителю при предъявлении паспорта или документа, его заменяющего, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Заявитель расписывается, указывая дату получения. В случае отсутствия телефона, или по желанию заявителя исполненный запрос отсылается по почте простым письмом по указанному в заявлении адресу.
При получении непрофильного запроса в течение семи дней со дня регистрации архивный отдел направляет его со своим официальным письмом по принадлежности в место предполагаемого нахождения документов с уведомлением заявителя о пересылке запроса.
В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, архив направляет в соответствующие организации копии запроса.
3.6. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
Текущий контроль по соблюдению последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению архивной информации и принятием решений, осуществляется заведующим архивным отделом, ответственным по организации работы по предоставлению архивной информации.
Текущий контроль осуществляется путем проверок соблюдения и исполнения положений предоставления архивной информации, совершением действий и принятием решений по рассмотрению запросов (заявлений) пользователей в архивном отделе определены Инструкцией по делопроизводству администрации города Ханты-Мансийска.
Контроль полноты и качества предоставления архивной информации включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архивного отдела.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Проверки могут быть плановыми (осуществляются на основании планов работы архивного отдела) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению граждан.
3.7. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых в ходе предоставления архивной информации
Граждане, чьи права были нарушены действием (бездействием) должностного лица в предоставлении архивной информации, могут обжаловать вышестоящему руководству должностного лица в письменной или устной форме по адресу: ул. Дзержинского, 6, г. Ханты-Мансийск, 628012; 8(3467) 35-23-05.
К вышестоящему руководству в данном случае относится глава муниципального образования город Ханты-Мансийск и заместитель главы города по вопросам организации деятельности администрации города.
При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения. В исключительных случаях заведующий архивным отделом вправе продлить срок рассмотрения обращения, уведомив об этом заявителя.
Порядок рассмотрения обращений в зависимости от их характера устанавливается законодательством Российской Федерации.
Заявитель в своем письменном обращении указывает либо наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество, полное наименование юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
Дополнительно в обращении могут быть указаны:
наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
суть обжалуемого действия (бездействия);
обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо копии.
Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
Архивный отдел при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи.
Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, заведующий архивным отделом, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
По результатам рассмотрения обращения должностным лицом архивного отдела принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения. Обращения заинтересованных лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы по существу всех поставленных в обращениях вопросов.
