ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 27 августа 2009 г. № 01-06/56-П
О РАБОТЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ КОМИССИЙ
БАЛТАЙСКОГО, ЕРШОВСКОГО, МАРКСОВСКОГО И ХВАЛЫНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНЫХ РАЙОНОВ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ВОПРОСУ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Во исполнение постановления
избирательной комиссии Саратовской области от 14 июля 2009 г. № 01-06/47-П "О Плане работы избирательной комиссии Саратовской области на второе полугодие 2009 года", заслушав и обсудив информацию секретаря избирательной комиссии Саратовской области А.В. Бурмака и члена избирательной комиссии Саратовской области с правом решающего голоса А.В. Киреева, председателей территориальных избирательных комиссий Балтайского (В.А. Пивоварова), Ершовского (С.И. Горбушко), Марксовского (И.Г. Иванова) и Хвалынского (А.Г. Муркин) муниципальных районов Саратовской области по вопросу документационного обеспечения их деятельности, избирательная комиссия Саратовской области постановляет:
1. Принять к сведению информацию
о работе территориальных избирательных комиссий Балтайского, Ершовского, Марксовского и Хвалынского муниципальных районов Саратовской области по вопросу документационного обеспечения их деятельности (прилагается).
2. Председателям территориальных избирательных комиссий Ершовского (С.И. Горбушко) и Марксовского (И.Г. Иванова) муниципальных районов Саратовской области устранить недостатки, выявленные в части документационного обеспечения их деятельности в срок до 1 октября 2009 года.
3. Обратить внимание председателей территориальных избирательных комиссий на своевременное утверждение и выполнение планов работы комиссий на полугодие.
4. Направить настоящее постановление в территориальные избирательные комиссии в Саратовской области.
5. Опубликовать настоящее постановление в установленном порядке.
6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря избирательной комиссии Саратовской области Бурмака А.В.
Председатель избирательной
комиссии Саратовской области
П.Г.ТОЧИЛКИН
Секретарь избирательной
комиссии Саратовской области
А.В.БУРМАК
Приложение
к постановлению
избирательной комиссии Саратовской области
от 27 августа 2009 г. № 01-06/56-П
ИНФОРМАЦИЯ
О РАБОТЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ КОМИССИЙ
БАЛТАЙСКОГО, ЕРШОВСКОГО, МАРКСОВСКОГО И ХВАЛЫНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНЫХ РАЙОНОВ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ВОПРОСУ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Документационное обеспечение деятельности территориальных избирательных комиссий Балтайского, Ершовского, Марксовского и Хвалынского муниципальных районов Саратовской области осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Саратовской области, постановлениями избирательной комиссии Саратовской области, регламентом территориальной избирательной комиссии, инструкцией по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии, номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии на 2009 год, решениями территориальной избирательной комиссии и распоряжениями председателя территориальной избирательной комиссии.
Во всех указанных комиссиях приняты положения о работе с архивными документами, сформированы постоянно действующие экспертные комиссии по экспертизе ценности документов и отбору дел на хранение и уничтожение.
В территориальных избирательных комиссиях Балтайского, Ершовского, Марксовского и Хвалынского муниципальных районов Саратовской области ведутся журналы регистрации входящих документов. На входящей корреспонденции проставляются регистрационные штампы с указанием номера и даты поступления документов либо регистрация происходит без проставления штампов ручным способом. Письменные обращения граждан регистрируются отдельно от других видов документов, поступающих в комиссию, в журнале регистрации обращений.
Исходящие письма регистрируются в журналах регистрации исходящих документов.
В территориальной избирательной комиссии Марксовского района формы журналов (отдельные их графы) регистрации входящих и исходящих документов, обращений граждан не соответствуют инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии.
В территориальных избирательных комиссиях утверждены номенклатуры дел на 2009 год решениями территориальных избирательных комиссий (Балтайский и Марксовский районы) либо председателем территориальной избирательной комиссии (Ершовский и Хвалынский районы).
Дела в территориальных избирательных комиссиях формируется в соответствии с номенклатурой дел, за исключением территориальных избирательных комиссий Марксовского и Ершовского муниципальных районов Саратовской области, где входящая и исходящая корреспонденция формируется в дела не по номенклатуре дел.
Порядок организации деятельности комиссий, процедура подготовки и проведения заседаний территориальных избирательных комиссий регулируется регламентом, принятым соответствующей комиссией.
Заседания комиссий оформляются протоколами, к которым прилагаются подлинные экземпляры решений и документы, послужившие основанием для их принятия. Решения комиссий регистрируются в журналах регистрации решений.
С начала 2009 года территориальной избирательной комиссией Балтайского муниципального района проведено 10 заседаний комиссии, принято 16 решений; территориальной избирательной комиссией Ершовского муниципального района - 9 заседаний комиссии, принято 16 решений; территориальной избирательной комиссией Марксовского муниципального района - 3 заседания комиссии, принято - 6 решений; территориальной избирательной комиссией Хвалынского муниципального района - 7 заседаний комиссии, принято 16 решений.
Следует отметить, что оформление протоколов заседаний территориальных избирательных комиссий Балтайского, Марксовского и Хвалынского муниципальных районов Саратовской области ведется достаточно подробным образом: фиксируются дата и место проведения заседания, фамилии присутствующих, повестка дня заседания, констатируется процесс обсуждения вопросов повестки дня и решение по каждому обсуждаемому вопросу, заносятся результаты голосования. Территориальной избирательной комиссии Ершовского муниципального района следует обратить внимание на указание в протоколе фамилий членов комиссии, присутствующих на заседании, оформление процесса обсуждения вопросов повестки дня.
Решения, протоколы заседаний, распоряжения, письма печатаются на бланках установленной формы, соответствующих требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Бланки документов территориальных избирательных комиссий изготавливаются компьютерным способом.
Организован учет печатей территориальных и участковых избирательных комиссий и порядок их использования. Печати и штампы комиссий регистрируются в журнале регистрации печатей и штампов. В ходе проверки территориальной избирательной комиссии Марксовского муниципального района указано на отсутствие в журнале соответствующих отметок о выдаче печатей и штампов.
В территориальных избирательных комиссиях Балтайского и Марксовского муниципальных районов Саратовской области имеются также журналы выдачи удостоверений членам территориальных избирательных комиссий с правом совещательного голоса, зарегистрированным кандидатам, избранным депутатам, доверенным лицам.
Проверка показала, что хранение избирательной документации в целом обеспечивается на удовлетворительном уровне. Документация избирательных комиссий хранится в закрытых охраняемых помещениях, печати и личные дела хранятся в сейфах.
Так, в территориальной избирательной комиссии Балтайского и Ершовского муниципальных районов Саратовской области документы хранятся в помещениях комиссий, оборудованных шкафами для хранения документов, металлической решеткой на окне, железной дверью. Для хранения документов территориальной избирательной комиссии Марксовского муниципального района выделено отдельное помещение в архивохранилище муниципального архива. Территориальной избирательной комиссии Хвалынского муниципального района выделено отдельное помещение в здании администрации района.
В качестве положительного момента можно отметить работу территориальной избирательной комиссии Хвалынского муниципального района, где в июле текущего года на заседании территориальной избирательной комиссии рассматривался вопрос "Об условиях хранения избирательной документации в территориальной избирательной комиссии". Документы территориальной избирательной комиссии прежнего состава постоянного срока хранения за 2002 - 2003 годы переданы на обработку в архив, что говорит о работе комиссии по обеспечению сохранности документов, являющихся частью архивного фонда Российской Федерации.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов (определению сроков их хранения), отбору дел на хранение и уничтожение в территориальных избирательных комиссиях созданы постоянно действующие экспертные комиссии, утверждены положения о них. По согласованию с муниципальными архивными учреждениями в состав экспертных комиссий включены работники архивов.
В связи с истечением сроков хранения документации в территориальных избирательных комиссиях проводится работа по выделению документов краткосрочного хранения на уничтожение, составляются соответствующие акты.
Ведение кадрового делопроизводства, в т.ч. формирование и ведение личных дел председателя территориальной избирательной комиссии и специалиста - главного бухгалтера (в случае его работы на штатной основе), табели учета использования рабочего времени, оформление распоряжений осуществляется председателем территориальной избирательной комиссии.
Территориальными избирательными комиссиями налажено хорошее взаимодействие с архивными учреждениями района, отработана процедура приема архивами в установленные законом сроки и порядке документов на хранение от избирательных комиссий. Районные администрации оказывают содействие в выделении помещений для хранения избирательной документации.
Необходимо отметить, что в ряде комиссий недостаточное внимание уделяется вопросам планирования работы избирательной комиссии. Так, планы работы рассматриваемых территориальных избирательных комиссий на 2 полугодие 2009 года разработаны, однако на день проверки были утверждены на заседаниях территориальных избирательных комиссий Балтайского и Хвалынского муниципальных районов Саратовской области. В территориальной избирательной комиссии Ершовского муниципального района план работы утвержден председателем комиссии, на ближайших заседаниях территориальных избирательных комиссий Ершовского и Марксовского муниципальных районов Саратовской области состоятся их утверждения.
В целом, выезды в муниципальные районы Саратовской области показали, что работа территориальных избирательных комиссий Балтайского, Ершовского, Марксовского и Хвалынского муниципальных районов Саратовской области организована на должном уровне, выявленные замечания предложено устранить в кратчайшие сроки.
