(см. текст в предыдущей редакции
)
7.7. Договоры (соглашения), заключаемые Администрацией области, подписываются Губернатором области, первыми заместителями Главы администрации области, заместителями Главы администрации области, заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области в соответствии с полномочиями, предусмотренными распределением обязанностей либо предоставленными в соответствии с доверенностью, выданной Администрацией области и подписанной Губернатором области. Договоры (соглашения) в необходимом количестве экземпляров оформляются к подписанию структурными подразделениями Администрации области, органами исполнительной власти области, ответственными за подготовку соответствующих проектов договоров (соглашений).
(в ред. Постановления
Администрации Новгородской области от 28.05.2010 № 235)
(см. текст в предыдущей редакции
)
7.8. Один экземпляр договоров (соглашений), заключенных Администрацией области, за исключением гражданско-правовых договоров и государственных контрактов, их проекты с согласованиями и заключениями брошюруются и хранятся в управлении делопроизводства и архива Администрации области. Один экземпляр гражданско-правовых договоров и государственных контрактов, их проекты с согласованиями и заключениями хранятся в управлении финансового обеспечения Администрации области.
(п. 7.8 в ред. Постановления
Администрации Новгородской области от 28.05.2010 № 235)
(см. текст в предыдущей редакции
)
7.9. Копии договоров (соглашений), вступление которых в силу связано с доведением их до сведения населения области, направляются лицами, ответственными за подготовку проектов указанных договоров (соглашений), органу (организации), осуществляющему полномочия редакции средства массовой информации, являющегося в соответствии с областным законом
от 06.01.95 № 9-ОЗ "О нормативных правовых актах законодательного (представительного) и исполнительных органов государственной власти Новгородской области" официальным источником опубликования областных нормативных правовых актов, для официального опубликования.
8. Порядок организации контроля в Администрации области
8.1. Порядок организации контроля за исполнением указов, распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, поручений Правительства Российской Федерации, протоколов заседаний Правительства Российской Федерации, протоколов совещаний и заседаний Правительства Российской Федерации, протоколов заседаний комиссий Правительства Российской Федерации:
8.1.1. Поступившие в Администрацию области указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения, поручения Правительства Российской Федерации, протоколы заседаний Правительства Российской Федерации, протоколы совещаний и заседаний Правительства Российской Федерации, протоколы заседаний комиссий Правительства Российской Федерации (далее - документы федеральных органов власти) регистрируются в управлении делопроизводства и архива Администрации области и передаются на рассмотрение Губернатору области, первым заместителям Главы администрации области, заместителям Главы администрации области, заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области, осуществляющим координацию деятельности в соответствующей сфере в соответствии с распределением обязанностей. Контроль исполнения документов осуществляется посредством использования системы электронного документооборота (далее - СЭД) с заполнением необходимых полей регистрационной карточки документа (далее - РК);
8.1.2. Советники Губернатора области, советники и помощники первых заместителей Главы администрации области, помощники заместителей Главы администрации области, помощники заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области проверяют РК в папке "Поступившие", принимают документ к исполнению и готовят для Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области проекты резолюций на документы федеральных органов власти, содержащие указания об исполнителях, поручениях и сроках исполнения;
8.1.3. После возвращения документа от руководителя советники Губернатора области, советники и помощники первых заместителей Главы администрации области, помощники заместителей Главы администрации области, помощники заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области проверяют поручения, даты исполнения документов, фамилии исполнителей и передают специалисту приемной Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области для занесения в РК текста резолюции, исполнителей, проставления "Плановой", "Промежуточной" и "Фактической" даты исполнения. При занесении всех необходимых информационных полей РК переходит в папку "На контроль" в "Кабинет" автора резолюции.
Срок рассмотрения документов и наложения резолюции не должен превышать 3 рабочих дней;
8.1.4. Документ, не поставленный на контроль в управлении делопроизводства и архива Администрации области, при необходимости ставят на контроль в приемных Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области, вводя плановую дату исполнения, исполнителя и отметку о постановке на контроль. Данные документы остаются в картотеке на контроле в "Кабинете" руководителя;
8.1.5. Контролю подлежат документы федеральных органов власти:
с конкретным сроком исполнения;
в тексте которых содержатся поручения или указания в адрес органов государственной власти Новгородской области с формулировкой "представить", "внести", "доложить", "проинформировать", "рекомендовать";
по которым имеются соответствующие конкретные резолюции Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области.
На таких документах проставляются штампы "контроль" и "подлежит возврату вместе с ответом". В РК заносятся плановые сроки исполнения и исполнители;
8.1.6. Исполнение контрольных документов федеральных органов власти осуществляется в указанные в них сроки. Если срок исполнения документов не определен, то он устанавливается в 1 месяц и исчисляется с даты их регистрации в управлении делопроизводства и архива Администрации области. Документы с пометкой "срочно" исполняются в течение 3 рабочих дней;
8.1.7. Исполнители, в адрес которых направлены документы со штампом "контроль", в течение 10 рабочих дней со дня их получения разрабатывают и направляют в адрес Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области предложения по реализации указаний или поручений, содержащихся в документе или резолюции.
Проекты ответов должны содержать конкретную информацию по документу, сведения о принятых и рекомендуемых мерах, об исполнителях и сроках.
При отсутствии необходимости принятия Администрацией области дополнительных мер исполнители готовят мотивированные заключения в адрес руководителя, давшего поручение;
8.1.8. При направлении контрольного документа нескольким лицам исполнитель, указанный в резолюции первым либо указанный в качестве ответственного, организует подготовку соответствующих предложений для принятия окончательного решения, обобщает их и представляет для принятия решения Губернатору области, первому заместителю Главы администрации области, заместителю Главы администрации области, заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области;
8.1.9. Контроль за своевременным представлением исполнителями предложений по исполнению документов осуществляют советники Губернатора области, советники и помощники первых заместителей Главы администрации области, помощники заместителей Главы администрации области, помощники заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области и управление делопроизводства и архива Администрации области;
8.1.10. Решение о продлении срока исполнения контрольного документа может быть принято только тем должностным лицом, которое установило первоначальный срок исполнения. Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения контрольного документа, исполнитель резолюции Губернатора области, первого заместителя Главы администрации области, заместителя Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области готовит мотивированное предложение об изменении срока его исполнения. Письмо за подписью Губернатора области, первого заместителя Главы администрации области, заместителя Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока направляется в адрес федерального органа власти. Копия письма остается в управлении делопроизводства и архива Администрации области, где в РК обязательно вносятся сведения о продлении срока исполнения контрольного документа;
8.1.11. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать неисполненные документы другому исполнителю и поставить об этом в известность руководителя, обеспечивающего контроль. Не переданные исполнителем документы считаются неисполненными. При увольнении исполнитель передает неисполненные документы своему непосредственному руководителю по акту;
8.1.12. Специалисты управления делопроизводства и архива Администрации области систематически осуществляют просмотр папки "На контроле" и рассылают справки-напоминания об исполнении контрольных документов ответственным исполнителям;
8.1.13. В управлении делопроизводства и архива Администрации области документ считается снятым с контроля при получении отчетов от исполнителей и направлении ответа. При этом специалист управления, ответственный за контроль, заполняет необходимые поля РК (фактическую дату исполнения, ответ) и списывает документ в дело. В РК делается отметка о дате списания и номере дела согласно номенклатуре;
8.1.14. Контроль за исполнением контрольных документов осуществляют советники и помощники первых заместителей Главы администрации области, помощники заместителей Главы администрации области, помощники заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области;
8.1.15. Контроль за ходом прохождения контрольных документов осуществляет управление делопроизводства и архива Администрации области. Управление делопроизводства и архива Администрации области еженедельно и ежемесячно представляет сведения по исполнению контрольных документов заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области.
8.2. Порядок организации контроля за исполнением поручений Президента Российской Федерации:
8.2.1. Поступившие в Администрацию области поручения Президента Российской Федерации регистрируются в управлении делопроизводства и архива Администрации области и передаются на рассмотрение Губернатору области. Срок рассмотрения и наложения резолюции не должен превышать 3 рабочих дней;
8.2.2. Поручения Президента Российской Федерации исполняются в указанные в них сроки. Сроки представления информации о принятых мерах по исполнению, о ходе исполнения, об итогах исполнения поручений Президента Российской Федерации, включая поручения рекомендательного характера, определяются Губернатором области с учетом требований по осуществлению упреждающего контроля в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 6 ноября 1996 года № 1536 "О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента Российской Федерации".
Информация по поручениям Президента Российской Федерации с резолюцией Губернатора области "срочно" представляется в течение 3 календарных дней;
8.2.3. Контроль исполнения поручений Президента Российской Федерации осуществляется посредством использования СЭД с заполнением необходимых полей РК. Поручения Президента Российской Федерации с резолюцией Губернатора области возвращаются в управление делопроизводства и архива Администрации области для занесения в РК текста резолюции, исполнителей, проставления "Плановой", "Промежуточной" и "Фактической" даты исполнения. На документах проставляются штампы "контроль" и "подлежит возврату вместе с ответом";
8.2.4. Исполнитель, указанный в резолюции Губернатора области первым либо в качестве ответственного, в адрес которого направлены документы со штампом "контроль", в течение 10 рабочих дней со дня их получения разрабатывает и направляет Губернатору области информацию о принятых мерах по исполнению поручения Президента Российской Федерации;
8.2.5. При направлении документов нескольким лицам исполнитель, указанный в резолюции первым либо указанный в качестве ответственного, организует подготовку соответствующих предложений для принятия окончательного решения, обобщает их и представляет для принятия решения Губернатору области;
8.2.6. Контроль за своевременным представлением исполнителями информации по исполнению поручений Президента Российской Федерации осуществляют советники Губернатора области, советники и помощники первых заместителей Главы администрации области, помощники заместителей Главы администрации области, помощники заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области, управление делопроизводства и архива Администрации области;
8.2.7. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать неисполненные документы другому исполнителю и поставить об этом в известность руководителя, обеспечивающего контроль. Не переданные исполнителем документы считаются неисполненными. При увольнении исполнитель передает неисполненные документы своему непосредственному руководителю по акту;
8.2.8. Проекты ответов, подготовленные исполнителями, должны содержать конкретную информацию по поручению Президента Российской Федерации, сведения о принятых и рекомендуемых мерах, об исполнителях и сроках. Указанные проекты после согласования с первыми заместителями Главы администрации области, заместителями Главы администрации области, заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области, осуществляющими координацию деятельности в соответствующей сфере в соответствии с распределением обязанностей, представляются Губернатору области;
8.2.9. Контроль за ходом прохождения документов осуществляет управление делопроизводства и архива Администрации области. Управление делопроизводства и архива Администрации области еженедельно и ежемесячно представляет сведения по исполнению поручений Президента Российской Федерации заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области;
8.2.10. Продление срока исполнения, снятие с контроля поручений Президента Российской Федерации осуществляется строго в соответствии с решениями о снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений Президента Российской Федерации, принятыми должностными лицами, указанными в пункте 7 Указа Президента Российской Федерации от 6 ноября 1996 года № 1536 "О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента Российской Федерации".
8.3. Порядок организации контроля за исполнением постановлений и распоряжений Администрации области:
8.3.1. Работу по организации контроля за исполнением постановлений и распоряжений Администрации области (далее - акты Администрации области) осуществляют Губернатор области, первые заместители Главы администрации области, заместители Главы администрации области, заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области, советники Губернатора области, советники и помощники первых заместителей Главы администрации области, помощники заместителей Главы администрации области, помощники заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области, управление делопроизводства и архива Администрации области;
8.3.2. Постановку на контроль актов Администрации области, их отдельных пунктов осуществляет управление делопроизводства и архива Администрации области, где при согласовании проектов актов на листе согласования и на рассыле акта проставляется отметка о постановке на контроль.
На контроль ставятся акты Администрации области, их отдельные пункты:
требующие контроля за исполнением;
принятые во исполнение документов федеральных органов власти;
содержащие конкретные задания, исполнителей, определенные сроки исполнения;
8.3.3. Акты Администрации области, поставленные на контроль, после подписания, регистрации и размножения в управлении делопроизводства и архива Администрации области (на каждый документ заводится РК, проставляется отметка о контроле, заносятся плановые сроки исполнения и исполнители, проставляется штамп "контроль") направляются участникам контрольной схемы: Губернатору области, первому заместителю Главы администрации области, заместителю Главы администрации области, заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области, на которого согласно акту Администрации области возложен контроль за его выполнением, разработчикам, органам и организациям, являющимся исполнителями мероприятий, предусмотренных актом Администрации области, управлению делопроизводства и архива Администрации области;
8.3.4. Исполнители актов Администрации области представляют информацию о ходе их выполнения в управление делопроизводства и архива Администрации области в установленные сроки (в РК делаются соответствующие отметки). Собранная информация передается лицу, ответственному за контроль, указанному в акте Администрации области;
8.3.5. Если актом Администрации области определено представление информации от нескольких исполнителей, то подготовку обобщающей информации с предложением о снятии с контроля акта Администрации области в случае его выполнения или с мотивированной просьбой о продлении контрольного срока обеспечивает разработчик акта.
Срок представления обобщенной информации в управление делопроизводства и архива Администрации области:
при наличии 5 и менее исполнителей - в течение 5 дней со дня наступления указанного в акте Администрации области срока представления информации, если иное не предусмотрено в акте Администрации области;
при наличии более 5 исполнителей - в течение 10 дней со дня наступления указанного в акте Администрации области срока, если иное не предусмотрено в акте Администрации области;
8.3.6. Контроль за исполнением актов Администрации области осуществляют советники и помощники первых заместителей Главы администрации области, помощники заместителей Главы администрации области, помощники заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области. Советники Губернатора области, советники и помощники первых заместителей Главы администрации области, помощники заместителей Главы администрации области, помощники заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области проверяют исполнение акта Администрации области и представляют Губернатору области, первым заместителям Главы администрации области, заместителям Главы администрации области, заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области предложения о снятии с контроля или продления срока контроля акта Администрации области;
8.3.7. Акты Администрации области снимаются с контроля или срок их исполнения продлевается распоряжением Администрации области, проект которого разрабатывается управлением делопроизводства и архива Администрации области на основании соответствующих резолюций Губернатора области, первого заместителя Главы администрации области, заместителя Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области;
8.3.8. Контроль за ходом прохождения актов Администрации области осуществляет управление делопроизводства и архива Администрации области. Управление делопроизводства и архива Администрации области ежемесячно и еженедельно представляет сведения по исполнению контрольных документов заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области.
8.4. Контроль за исполнением Администрацией области, органами исполнительной власти области федеральных и областных законов в части реализации полномочий органов исполнительно власти области осуществляет комитет правового обеспечения и контроля Администрации области.
9. Организация личного приема граждан
9.1. Организация личного приема граждан в Администрации области осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
9.2. Личный прием граждан в Администрации области осуществляют Губернатор области, первые заместители Главы администрации области, заместители Главы администрации области, заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области. Организация приема граждан в Администрации области осуществляется в соответствии с нормативным правовым актом Администрации области.
9.3. Организацию личного приема граждан в Администрации области осуществляет управление по работе с обращениями граждан Администрации области. График личного приема граждан в Администрации области Губернатором области, первыми заместителями Главы администрации области, заместителями Главы администрации области, заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области составляется ежемесячно управлением по работе с обращениями граждан Администрации области, визируется заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области и утверждается Губернатором области. Замена руководителей, заявленных в графике личного приема граждан, проводится по согласованию с Губернатором области.
9.4. Информация о времени личного приема и порядке записи на личный прием граждан размещается внутри здания Администрации области в специально отведенном месте.
9.5. Не менее 1 раза в квартал Губернатор области или один из первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области либо заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области проводит выездной личный прием граждан в муниципальных районах области.
9.6. Начальник управления по работе с обращениями граждан Администрации области ежеквартально представляет Губернатору области сведения о соблюдении графика личного приема граждан должностными лицами Администрации области.
9.7. Письменные обращения, принятые на личном приеме граждан, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно или не позднее 15 дней с момента обращения.
9.8. Управление по работе с обращениями граждан Администрации области систематически анализирует и обобщает работу с обращениями граждан, поступившими на личном приеме, и информирует о принимаемых мерах Губернатора области.
10. Рассмотрение обращений граждан
10.1. Рассмотрение обращений граждан в Администрации области осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
10.2. Учет письменных и устных обращений граждан и контроль за их своевременным рассмотрением ведет управление по работе с обращениями граждан Администрации области.
10.3. Обращения на имя Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области в адрес Администрации области, присланные по почте, поступившие по телеграфу, поступают в отдел прохождения документов управления делопроизводства и архива Администрации области и после первичной обработки передаются для регистрации в управление по работе с обращениями граждан Администрации области. Письменные обращения, поступившие непосредственно от граждан, принимаются работниками управления по работе с обращениями граждан Администрации области или должностными лицами, ответственными за прием обращений.
10.4. Письменные обращения на имя Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области в адрес Администрации области, а также обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов областной Думы, депутатов органов законодательной (представительной) власти субъектов Российской Федерации и депутатов муниципальных образований области, адресованные Губернатору области, первым заместителям Главы администрации области, заместителям Главы администрации области, заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области, содержащие просьбы о рассмотрении письменных обращений, регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан Администрации области в течение 3 дней с момента поступления в управление.
10.5. Письменные обращения, зарегистрированные в установленном порядке, направляются первым заместителям Главы администрации области, заместителям Главы администрации области, заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области, осуществляющим координацию деятельности в соответствующей сфере в соответствии с распределением обязанностей, для обеспечения рассмотрения обращений по существу.
10.6. Письменные обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, если не установлен более короткий срок рассмотрения.
11. Организация работы со служебными документами
11.1. Работа со служебными документами, адресованными Администрации области, оформление служебных документов Администрации области осуществляются в СЭД в порядке, установленном Регламентом и нормативным правовым актом Администрации области по делопроизводству в Администрации области.
11.2. Организацию работы со служебными документами в Администрации области осуществляет управление делопроизводства и архива Администрации области. В структурных подразделениях Администрации области ответственными за работу со служебными документами являются их руководители.
11.3. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение служебных документов, за исключением секретных документов, шифротелеграмм, других документов ограниченного доступа, поступивших в адрес Администрации области, отправка исходящих документов Администрации области осуществляются управлением делопроизводства и архива Администрации области.
11.4. Обработка и хранение служебных документов, за исключением секретных документов, шифротелеграмм, других документов ограниченного доступа, находящихся на исполнении и исполненных в текущем году, осуществляются в структурных подразделениях Администрации области и по истечении 2 лет сдаются в архив Администрации области в соответствии с нормативным правовым актом Администрации области по делопроизводству в Администрации области.
11.5. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
