АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 июня 2010 г. № 5801
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ, СВЯЗАННОЙ С
РАЗМЕЩЕНИЕМ МУНИЦИПАЛЬНОГО ЗАКАЗА, А ТАКЖЕ АУДИОЗАПИСЕЙ
ВСКРЫТИЯ КОНВЕРТОВ С ЗАЯВКАМИ НА УЧАСТИЕ В КОНКУРСЕ И
ОТКРЫТИЯ ДОСТУПА К ПОДАННЫМ В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
ЗАЯВКАМ НА УЧАСТИЕ В КОНКУРСЕ И АУДИОЗАПИСЕЙ АУКЦИОНОВ
В целях реализации Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" и в соответствии с Решениями Тамбовской городской Думы от 25.02.2009 № 890
"О новой редакции Положения "О порядке формирования, обеспечения размещения, исполнения и контроля за исполнением муниципального заказа" и от 27.06.2007 № 402
"Об утверждении Положений об органах администрации города Тамбова с правами юридического лица" постановляю:
1. Утвердить Порядок
хранения документации, связанной с размещением муниципального заказа, а также аудиозаписей вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписей аукционов (далее - Порядок) согласно приложению.
2. Управлению муниципального заказа и продаж администрации города Тамбова (Леонова) обеспечить хранение документации, связанной с размещением муниципального заказа, а также аудиозаписей вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписей аукционов в соответствии с утвержденным Порядком.
3. Считать утратившими силу Постановления главы администрации города Тамбова:
- от 14.11.2006 № 7542 "Об утверждении Порядка хранения документации, связанной с размещением муниципального заказа, а также аудиозаписей вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписи аукционов";
- от 06.02.2008 № 674 "О внесении изменений в Постановление главы администрации города Тамбова от 14.11.2006 № 7542 "Об утверждении Порядка хранения документации, связанной с размещением муниципального заказа, а также аудиозаписей вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписи аукционов".
4. Информационному управлению администрации города Тамбова (Барсукова) направить данное постановление для опубликования в газете "Наш город Тамбов".
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города Тамбова А.Б.Чернецова.
Глава администрации города Тамбова
П.П.Черноиванов
Приложение
Утвержден
Постановлением
администрации города Тамбова
от 30.06.2010 № 5801
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ, СВЯЗАННОЙ С РАЗМЕЩЕНИЕМ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ЗАКАЗА, А ТАКЖЕ АУДИОЗАПИСЕЙ ВСКРЫТИЯ
КОНВЕРТОВ С ЗАЯВКАМИ НА УЧАСТИЕ В КОНКУРСЕ И ОТКРЫТИЯ
ДОСТУПА К ПОДАННЫМ В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ЗАЯВКАМ
НА УЧАСТИЕ В КОНКУРСЕ И АУДИОЗАПИСЕЙ АУКЦИОНОВ
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок хранения документации, связанной с размещением муниципального заказа, а также аудиозаписей вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписей аукционов (далее - Порядок) определяет действия управления муниципального заказа и продаж администрации города Тамбова (далее - управление) по осуществлению хранения документации, связанной с размещением муниципального заказа городского округа - город Тамбов, а также аудиозаписей вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписей аукционов после окончания процедуры размещения муниципального заказа.
1.2. Документацией, связанной с размещением муниципального заказа (далее - документы), являются:
- заявки муниципальных заказчиков на организацию размещения муниципального заказа;
- конкурсная документация, документация об аукционе, копии документов об их утверждении;
- копии приказов об утверждении составов комиссий по размещению заказа;
- извещения о проведении торгов и запросов котировок;
- копии документов о внесении изменений в конкурсную документацию и документацию об аукционе;
]]>- запросы участников размещения заказа о разъяснении конкурсной документации и документации об аукционе, разъяснения конкурсной документации и документации об аукционе;
- заявки на участие в конкурсе, аукционе, предварительном отборе участников размещения заказа, котировочные заявки, в том числе поданные в форме электронных документов;
- протоколы, составленные в ходе проведения процедур размещения муниципального заказа;
- уведомления, направляемые участникам размещения заказа.
1.3. Документы, а также аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписи аукциона (далее - аудиозаписи) хранятся не менее чем три года в управлении.
1.4. Управление хранит документы и аудиозаписи в рамках текущего архива (далее - архив).
2. Основные задачи
Основными задачами управления по текущему хранению документов и аудиозаписей являются:
- комплектование архива документами, предусмотренными пунктом 1.2
настоящего Порядка, и аудиозаписями;
- учет и обеспечение сохранности документов и аудиозаписей;
- использование хранящихся в архиве документов и аудиозаписей.
3. Порядок работы
3.1. Порядок работы с документами:
3.1.1. Документы, предусмотренные пунктом 1.2
настоящего Порядка, по каждой процедуре размещения муниципального заказа формируются в дело, которое является единицей хранения.
3.1.2. Работник управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:
- принимает от начальника отдела по размещению муниципального заказа управления на обработку и хранение документы в трехдневный срок после окончания процедуры размещения муниципального заказа;
- регистрирует в журнале учета поступающие на обработку и архивное хранение дела;
- упорядочивает сданные на архивное хранение документы (подшивает в хронологическом порядке), формирует дела (проводит составление описей документов, на единицах хранения проставляет архивный шифр);
- хранит в архиве управления дела в систематизированном порядке;
- систематизирует учет и обеспечивает сохранность принятых в архив дел;
- обеспечивает возможность использования дел для подготовки ответов по запросам правоохранительных и контролирующих органов;
- выдает из архива дела работникам управления и для проверки правоохранительным и контролирующим органам;
- ведет учет выдачи дел из текущего архива в журнале учета документов;
- осуществляет копирование документов для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов, а также в иных случаях.
3.2. Порядок работы с аудиозаписями:
3.2.1. Работник управления, на которого возложены функции по информационному обеспечению размещения муниципального заказа:
- в течение одного рабочего дня, следующего за процедурой вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе (проведения аукциона), осуществляет копирование полученных записей с диктофона на жесткий диск для систематизации учета и обеспечивает их оперативное хранение;
- осуществляет ежемесячное копирование систематизированных данных на резервный носитель;
- по итогам календарного года осуществляет копирование аудиозаписей на магнитные носители и передает их на хранение работнику управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года:
- осуществляет копирование аудиозаписей для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов.
3.2.2. Работник управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:
- принимает на хранение магнитные носители с аудиозаписями в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года;
- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение аудиозаписи;
- хранит в архиве управления аудиозаписи.
3.3. Порядок работы с заявками на участие в конкурсе, аукционе, предварительном отборе участников размещения заказа, котировочными заявками, поданными в форме электронных документов (далее - электронные документы):
3.3.1. Работник управления, на которого возложены функции по информационному обеспечению размещения муниципального заказа:
- осуществляет оперативное хранение электронных документов на жестком диске и на резервном носителе до окончания процедуры размещения заказа;
- в трехдневный срок после окончания процедуры размещения муниципального заказа осуществляет копирование электронных документов на магнитные носители и передает их работнику управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства.
3.3.2. Работник управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:
- принимает магнитные носители с электронными документами в трехдневный срок после окончания процедуры размещения муниципального заказа;
- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение магнитные носители с электронными документами;
- при формировании дела подшивает в него магнитные носители с электронными документами.
3.4. Дела и аудиозаписи подлежат уничтожению в двухмесячный срок по истечении трех лет после года проведения процедуры размещения заказа.
3.5. Дела и аудиозаписи истекшего срока хранения уничтожаются на основании акта о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, утвержденного заместителем главы администрации города Тамбова и согласованного экспертной комиссией администрации города Тамбова.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем работника управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства.
4. Ответственность
4.1. Должностное лицо управления несет дисциплинарную ответственность за необеспечение (ненадлежащее обеспечение) хранения документации и аудиозаписей.
4.2. Персональная ответственность работника управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.