МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОЙ ПОЛИТИКИ, ТРАНСПОРТА И СВЯЗИ
ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 29 июня 2010 г. № 39
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ПРОМЫШЛЕННОЙ
ПОЛИТИКИ, ТРАНСПОРТА И СВЯЗИ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ОТ 22 МАРТА 2010 ГОДА № 21
Внести в Регламент
взаимодействия органов исполнительной власти Омской области в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области", утвержденный приказом Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области от 22 марта 2010 года № 21 "О Регламенте взаимодействия органов исполнительной власти Омской области в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области", следующие изменения:
1. Дополнить
пунктом 1.1 следующего содержания:
"1.1. Единая система состоит из систем электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области, включающих в себя комплект специализированных информационных систем, предназначенных для создания, согласования, регистрации и осуществления контроля исполнения документов (далее - информационные системы).".
2. Дополнить
разделом четвертым следующего содержания:
"4. Порядок работы в Единой системе
27. Создание, согласование, регистрация, контроль исполнения документов в Единой системе осуществляются ее пользователями в соответствии с требованиями, установленными в настоящем разделе.
28. Информационные системы в системах электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области именуются следующим образом:
"Имя информационной системы" пробел "принятая аббревиатура органа исполнительной власти Омской области в Единой системе".
Например: "Документооборот МПП".
29. В информационных системах могут храниться:
1) файлы в формате RTF, DOC для текстовых документов, в формате XML, XLS для электронных таблиц;
2) многостраничные графические файлы в формате TIF, PDF для создания графических образов документов.
Размер файлов должен составлять не более 300 Мбайт.
30. Проекты документов, создаваемые пользователем в соответствующей информационной системе, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
1) фамилию, инициалы и должность исполнителя;
2) дату и время его создания в информационной системе;
3) наименование типа документа (приказ, распоряжение, письмо, служебная записка и т.п.);
4) заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и отвечающее на вопрос "о чем?": "Об изменении...", "О выделении...");
5) вид отправки (заполняется в случае необходимости отправки документа факсом, электронной почтой, курьером и пр.);
6) ссылку на связанный документ (содержит регистрационный номер, дату регистрации документа, автора и заголовок документа, на который должен быть дан ответ);
7) вложения (содержит прикрепленные файлы с электронной копией документа);
8) текст документа (помещается текстовая часть документа, за исключением бланка, на котором оформлен документ, и приложений к нему).
31. Согласование проектов документов осуществляется путем создания листа согласования, в котором указываются участники согласования и параметры рассылки проекта документа (последовательно или одновременно всем участникам согласования).
Участники согласования выражают свое согласие или несогласие с содержанием проекта документа, результат которого включает в себя следующие реквизиты: фамилию, инициалы, наименование должности согласующего проект документа, дату принятия решения и решение ("возражаю" или "не возражаю").
32. Согласованный проект документа направляется пользователем на регистрацию в информационную систему, предназначенную для регистрации соответствующего типа документа.
Регистрация документов осуществляется работниками органов исполнительной власти Омской области, ответственными за осуществление их регистрации, на основании подготовленных и направленных исполнителем проектов.
После регистрации исходящего документа формируется входящий документ в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Омской области - корреспондента.
33. Входящие документы, поступившие на бумажном носителе, в целях их регистрации преобразуются путем сканирования в электронную форму (графический образ) - многостраничный графический файл.
Не подлежат преобразованию в электронную форму сброшюрованные документы, книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также материалы, состоящие из листов разного формата с трудночитаемым текстом.
Документы преобразуются в электронную форму черно-белым сканированием с разрешением 300 точек на дюйм.
34. Регистрационные номера документов в Единой системе, за исключением обращений граждан, должны иметь следующий формат:
"Аббревиатура типа документа" - "две цифры от года регистрации документа"/"принятая аббревиатура органа исполнительной власти Омской области в Единой системе" - "порядковый номер".
Например:
- ВХ-10/МПП-555 (для входящих документов);
- П-10/МПП-10 (для приказов).
35. Реквизиты, обязательные для заполнения при регистрации:
1) входящего документа:
- регистрационный номер;
- дата регистрации;
]]>- заголовок документа;
- исходящий регистрационный номер документа;
- корреспондент и его адрес;
- фамилия, инициалы подписавшего документ;
- фамилия, инициалы, должность адресата;
- фамилия, инициалы, должность лица, рассматривающего документ;
- вид документа;
- вид доставки;
- вложения;
- текст документа;
2) исходящего документа:
- регистрационный номер;
- дата регистрации;
- заголовок документа;
- вид документа;
- вид доставки;
- корреспондент и его адрес;
- фамилия, инициалы адресата;
- фамилия, инициалы, должность лица, подписавшего документ;
- фамилия, инициалы, должность исполнителя;
- вложения;
- текст документа;
3) внутреннего документа:
- регистрационный номер;
- дата регистрации;
- заголовок документа;
- вид документа;
- фамилия, инициалы, должность адресата;
- фамилия, инициалы, должность лица, подписавшего документ;
- фамилия, инициалы, должность исполнителя;
- вложения;
- текст документа;
4) правовых актов:
- регистрационный номер;
- дата регистрации;
- заголовок документа;
- фамилия, имя, отчество, должность лица, подписавшего документ;
- фамилия, имя, отчество, должность исполнителя;
- вложения;
- текст документа;
5) государственных контрактов, договоров, соглашений, дополнительных соглашений:
- регистрационный номер;
- дата регистрации;
- заголовок документа;
- реквизиты первой стороны;
- реквизиты второй стороны;
- вложения.
36. При регистрации документов, поступивших в ответ на исходящий документ, указываются ссылки на связанные с ним документы.
37. Зарегистрированным документам, требующим исполнения, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения.
38. Документам, исполнение по которым окончено, присваивается статус "Исполнено" с указанием причины снятия с контроля.
39. Руководители органов исполнительной власти Омской области, руководители структурных подразделений органов исполнительной власти Омской области средствами Единой системы дают поручения и накладывают резолюции.
40. Реквизиты, обязательные для заполнения при создании поручения (резолюции):
- автор поручения (резолюции);
- исполнитель (исполнители) поручения (резолюции);
- дата выдачи поручения (резолюции);
- срок исполнения поручения (резолюции).
41. Поручениям (резолюциям), требующим исполнения, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения.
42. В случае, когда поручение (резолюция) дается двум или нескольким лицам, ответственным исполнителем считается лицо, названное в поручении (резолюции) первым.
43. Ответственным исполнителем заполняется "ход исполнения поручения (резолюции)".
44. Поручениям (резолюциям), исполнение по которым окончено, лицом, выдавшим поручение (резолюцию), или лицом, временно его замещающим, присваивается статус "Исполнено" с указанием даты фактического исполнения.".
Министр
А.В.Горбунов
