МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 1 ноября 2010 г. № 32
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОБЪЕДИНЕННОМ АРХИВЕ
МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 4 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", пунктом 12.1 Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года № 263, приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение
об объединенном архиве Министерства образования Омской области.
2. Приказ Министерства образования Омской области от 15 декабря 2005 года № 33 "Об утверждении Положения об объединенном архиве Министерства образования Омской области" признать утратившим силу.
Заместитель Председателя
Правительства Омской области,
Министр образования
Омской области
И.А.Прозорова
Приложение
к приказу Министерства
образования Омской области
от 1 ноября 2010 г. № 32
ПОЛОЖЕНИЕ
об объединенном архиве Министерства образования
Омской области
I. Общие положения
1. Настоящее Положение регламентирует функционально-организационные основы создания и ведения объединенного архива Министерства образования Омской области (далее - архив).
2. Архив создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив), а также в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Министерства образования Омской области (далее - Министерство), государственных учреждений Омской области, находящихся в ведении Министерства (далее - подведомственные учреждения), обеспечения их хранения, комплектования, учета и использования.
3. Архив осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР 5 сентября 1985 года № 263, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела, правовыми актами Министерства и настоящим Положением.
4. Для организации работы архива в Министерстве создается структурное подразделение.
II. Состав документов, поступающих на хранение в архив
5. В состав документов, поступающих на хранение в архив, входят:
1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра образования Омской области (далее - Министр)) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Министерства, подведомственных учреждений;
2) аудиовизуальные документы, архивные коллекции, отражающие историю Министерства, подведомственных учреждений;
3) научно-справочный аппарат (историческая справка, паспорт архива и другие), раскрывающий состав и содержание дел (документов) архива, и учетные документы архива.
III. Задачи архива
6. Задачами архива являются:
1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен пунктом 6 настоящего Положения;
2) учет и создание научно-справочного аппарата к документам архива;
3) обеспечение сохранности документов архива;
4) использование хранящихся в архиве документов;
5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в Исторический архив в соответствии со сроками и в порядке, установленными законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
6) проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве Министерства с участием отдела государственной службы, кадров, организации документационного обеспечения Министерства департамента организационно-правового обеспечения, государственной службы и кадров Министерства.
IV. Функции архива
7. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
1) принимает на хранение от структурных подразделений Министерства законченные делопроизводством и упорядоченные в установленном порядке дела постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра) хранения и по личному составу Министерства, документы по личному составу подведомственных учреждений;
2) представляет на рассмотрение:
- Центральной экспертной комиссии Министерства - описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу Министерства и подведомственных учреждений;
- экспертно-проверочной комиссии Министерства государственно-правового развития Омской области (далее - ЭПК МГПР) - описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу Министерства;
3) осуществляет учет архивных документов, хранящихся в архиве;
4) обеспечивает сохранность архивных документов, хранящихся в архиве;
5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве;
6) передает документы Архивного фонда Российской Федерации в Исторический архив на постоянное хранение в сроки, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
7) организует использование документов архива, в том числе:
- информирует Министра и работников Министерства о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела (документы) и копии документов в целях служебного пользования, в том числе для работы в помещении архива;
- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
8) участвует в составлении номенклатуры дел Министерства, совместно с членами Центральной экспертной комиссии Министерства контролирует сохранность и правильность формирования дел в структурных подразделениях Министерства;
9) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве Министерства, ежегодно представляет на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Министерства акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
10) участвует в работе Центральной экспертной комиссии Министерства;
11) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Министерства, подведомственным учреждениям по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи в архив;
12) организует розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;
13) представляет в установленном порядке документы централизованного государственного учета;
14) иные функции в соответствии с законодательством.
V. Права архива Министерства
8. Архив Министерства вправе:
1) требовать от работников структурных подразделений Министерства соблюдения правил ведения делопроизводства в Министерстве;
2) запрашивать у работников структурных подразделений Министерства, подведомственных учреждений сведения, необходимые для работы архива Министерства;
3) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов специалистов Министерства и Исторического архива;
4) информировать Министра о состоянии архивного дела в Министерстве, вносить предложения по его совершенствованию;
5) консультировать с соблюдением требований законодательства работников Министерства и других заинтересованных лиц по документам архива Министерства;
6) участвовать в разработке правовых актов Министерства по вопросам делопроизводства и архивного дела.
