ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 18 ноября 2010 г. № 436
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РЕСПУБЛИКАНСКИХ
ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
В целях установления единого порядка делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти Правительство Республики Башкортостан постановляет:
1. Утвердить прилагаемые правила
делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти.
2. Республиканским органам исполнительной власти на основе указанных правил
по согласованию с Управлением по делам архивов Республики Башкортостан разработать и утвердить инструкции по делопроизводству, принять меры по установлению единого порядка делопроизводства в подведомственных им организациях.
Исполняющий обязанностей
Премьер-министра
Правительства
Республики Башкортостан
Р.З.ХАМИТОВ
Утверждены
Постановлением Правительства
Республики Башкортостан
от 18 ноября 2010 г. № 436
ПРАВИЛА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РЕСПУБЛИКАНСКИХ ОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти.
2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
3. Республиканский орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем республиканского органа исполнительной власти по согласованию с Управлением по делам архивов Республики Башкортостан.
II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в республиканских органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот республиканского органа исполнительной власти;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
В РЕСПУБЛИКАНСКОМ ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота республиканского органа исполнительной власти.
38. Для подписания электронных документов республиканского органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота республиканского органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
40. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
41. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
42. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя республиканского органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям республиканского органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
43. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота республиканского органа исполнительной власти.
44. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел республиканского органа исполнительной власти.
45. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
46. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в республиканском органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
47. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем республиканского органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Приложение
к правилам делопроизводства
в республиканских органах
исполнительной власти
ПЕРЕЧЕНЬ
ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЦЕЛЯХ
УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА РЕСПУБЛИКАНСКИХ ОРГАНОВ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
1. Адресант.
2. Адресат.
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
4. Вид документа.
5. Дата документа.
6. Номер документа.
7. Дата поступления документа.
8. Входящий номер документа.
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
10. Наименование текста.
11. Индекс дела.
12. Сведения о переадресации документа.
13. Количество листов основного документа.
14. Количество приложений.
15. Общее количество листов приложений.
16. Указания по исполнению документа.
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.
18. Отметка о конфиденциальности.
