ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 25 ноября 2010 г. № 31/03
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В ИНСТРУКЦИЮ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ ПЕРМСКОГО КРАЯ,
УТВЕРЖДЕННУЮ ПОСТАНОВЛЕНИЕМ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ ПЕРМСКОГО
КРАЯ ОТ 05.07.2007 № 02/07
В целях организации единой системы делопроизводства, порядка работы с документами, основными правилами их подготовки и оформления, и руководствуясь статьей 11
Закона Пермского края "Об избирательной комиссии Пермского края", Комиссия постановляет:
1. Внести в разделы 2
, 3
, 4
, 6
, 7
, 9
, 10
, 14
Инструкции по делопроизводству Избирательной комиссии Пермского края, утвержденной Постановлением Избирательной комиссии Пермского края от 05.07.2007 № 02/07 (в ред. Постановления Избирательной комиссии Пермского края от 14.05.2009 № 20/08), следующие изменения и дополнения.
1.2. Пункт 2.11
Инструкции по делопроизводству дополнить абзацами 5, 6 следующего содержания: "При поступлении официальной корреспонденции с использованием электронной почты по каналам ГАС "Выборы" системные администраторы КСА ТИК регистрируют ее в журнале регистрации входящей электронной почты ГАС "Выборы" на КСА ТИК (приложение 23) и передают поступившие документы на бумажных либо машиночитаемых носителях адресату.
При отправке корреспонденции по каналам связи с использованием электронной почты ГАС "Выборы" системные администраторы КСА ТИК регистрируют ее в журнале регистрации исходящей электронной почты ГАС "Выборы" на КСА ТИК (приложение 24)".
1.3. Пункт 2.13
Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции: "Документы с резолюцией председателя (заместителя председателя или секретаря) избирательной комиссии передаются ответственному за делопроизводство для внесения резолюций и передачи копий документов исполнителям".
1.4. Пункт 3.3
Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции: "Подписанные председателем избирательной комиссии (заместителем председателя, секретарем) письма и телеграммы вместе с завизированными исполнителями копиями передаются для регистрации и отправки ответственному за делопроизводство. Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на втором экземпляре документа, остающемся в деле".
1.5. Пункт 3.7
Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции: "Если письмо направляется более чем в четыре адреса, то исполнитель составляет список рассылки и передает его и письмо для отправки ответственному за делопроизводство".
1.6. Пункт 3.11
Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции: "Второй экземпляр или копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии".
1.7. Пункт 4.2
Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции: "При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Если адрес автора обращения написан лишь на конверте, конверт сохраняется и прилагается к обращению".
1.8. Пункт 6.6
Инструкции по делопроизводству исключить. Пункты 6.7
, 6.8
, 6.9
Инструкции по делопроизводству считать соответственно пунктами 6.6, 6.7, 6.8.
1.9. Абзац 1 пункта 6.7
Инструкции по делопроизводству исключить.
1.10. Абзац 2 пункта 6.7
Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции: "Запрещается передавать по каналам факсимильной связи документы конфиденциального характера".
1.11. Пункт 6.8
Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции: "Факсограммы, поступившие в избирательную комиссию, регистрируются в установленном порядке, к регистрационному номеру добавляется пометка через дефис "ф". Полученному оригиналу документа, поступившего в избирательную комиссию факсограммой, присваивается тот же регистрационный номер, что и факсограмме, с пометкой через дефис "с" - "ссылка", а дата проставляется фактическая".
1.12. Раздел 7
Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции: "7.1. Прием, обработка и регистрация поступающей в информационное управление Избирательной комиссии Пермского края информации, материалов, сведений об избирателях, в том числе на машиночитаемых носителях, при формировании и ведении Регистра избирателей, участников референдума, а также их передача производятся ответственными работниками аппарата комиссии, выполняющими функции системных администраторов соответствующих комплексов средств автоматизации территориальных избирательных комиссий ГАС "Выборы" Пермского края (далее - системный администратор КСА ТИК).
7.2. Сведения об избирателях, участниках референдума (далее - сведения об избирателях) поступают системным администраторам КСА ТИК в установленные избирательной комиссией сроки от глав местных администраций, а также от системного администратора КСА ИКСРФ.
Сведения от глав представляются на бумажных носителях по формам, утвержденным избирательной комиссией, а также при наличии технических возможностей на машиночитаемых носителях (формат файла - *.txt, *.dbf, *.xls) по акту приема-передачи сведений о гражданах Российской Федерации (приложение № 14). Сведения с КСА ИКСРФ поступают по каналам связи ГАС "Выборы".
7.3. Сведения об избирателях подлежат регистрации в журнале учета входящих сведений об избирателях с указанием следующей информации: дата поступления сведений, входящий регистрационный номер, состоящий из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа, разделенного косой чертой, наименование источника информации, приложение к документу (наличие машиночитаемого носителя), наличие акта приема-передачи, подпись исполнителя (приложение № 15).
7.4. Бумажные и машиночитаемые носители информации ГАС "Выборы", содержащие персональные данные и иную конфиденциальную информацию, подлежат учету в порядке, установленном нормативными правовыми актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации и Избирательной комиссии Пермского края.
7.5. Сведения об избирателях являются информацией конфиденциального характера, в связи с чем доступ к ним ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Системные администраторы КСА ТИК несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
7.6. Сведения об избирателях, поступившие на бумажных носителях, подлежат хранению в запирающихся шкафах, в помещениях, где располагается комплекс средств автоматизации ГАС "Выборы" соответствующей территории. Сведения об избирателях (в том числе на машиночитаемых носителях) уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке через один год со дня их получения с составлением акта об уничтожении в присутствии системного администратора КСА ТИК и председателя территориальной избирательной комиссии.
Документы, содержащие конфиденциальную информацию, подлежат уничтожению в присутствии председателя соответствующей избирательной комиссии и системного администратора КСА ТИК с использованием специального оборудования путем измельчения, не позволяющего их восстановить.
Исключается ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами и неполное уничтожение документов, позволяющее восстановить их.
Акт об уничтожении составляется в двух экземплярах, один из которых остается у системного администратора КСА ТИК, второй передается в Избирательную комиссию Пермского края. Акты об уничтожении сведений об избирателях подлежат хранению в течение сроков, установленных номенклатурой дел избирательной комиссии.
В случае обжалования итогов голосования на соответствующей территории сведения об избирателях не уничтожаются до момента принятия соответствующей избирательной комиссией решения либо до дня вступления в законную силу судебного решения по жалобе.
7.7. При выявлении некорректных сведений об избирателях, в том числе повторяющихся записей, системный администратор КСА ТИК направляет их на бумажном носителе по форме, утвержденной Избирательной комиссией Пермского края, а также при наличии технических возможностей на машиночитаемом носителе (формат файла - *.txt, *.dbf, *.xls) по Акту приема-передачи некорректных сведений, в том числе повторяющихся записей, о гражданах Российской Федерации (приложение № 22), главе местной администрации для проверки и уточнения.
Акт передачи некорректных сведений подлежит регистрации в журнале учета исходящих сведений о гражданах Российской Федерации для проверки сведений, необходимых для формирования и ведения регистра избирателей, передачи отчетов о работе по вводу в базу данных ГАС "Выборы", с указанием следующей информации: дата передачи сведений (протоколов) главе местной администрации, исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа, разделенного косой чертой, адресат, краткое содержание документа, должность, Ф.И.О. получателя сведений (протоколов), дата, подпись в получении сведений (протоколов), отметка об исполнении (приложение № 16).
Носитель информации (бумажный или машиночитаемый), содержащий некорректные сведения, подлежит учету в соответствии с пунктом 7.4
настоящей инструкции.
Отчеты о работе по вводу в базу данных ГАС "Выборы" (отчеты о наполнении базы данных ГАС "Выборы" и статистические отчеты) передаются главе местной администрации с соответствующей регистрацией в журнале учета исходящих сведений (приложение № 16).
7.8. При получении от главы местной администрации сведений о событиях, произошедших с гражданами Российской Федерации, временно находящимися на территории соответствующего муниципального образования, согласно установленному Регламенту, системный администратор КСА ТИК обрабатывает их в порядке, определяемом Избирательной комиссией Пермского края, и направляет по каналам связи ГАС "Выборы" на КСА ИКСРФ с регистрацией в соответствующих журналах.
7.9. Системный администратор КСА ТИК на основании сведений об избирателях формирует территориальный фрагмент регистра избирателей и передает его главе местной администрации в установленные сроки на защищенном от записи машиночитаемом носителе по акту, форма которого утверждается избирательной комиссией. Акт передачи подписывается системным администратором КСА ТИК и главой местной администрации. Акт передачи сведений об избирателях составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у системного администратора КСА ТИК, второй экземпляр передается главе местной администрации. Акты о передаче сведений об избирателях подлежат хранению в течение сроков, установленных номенклатурой дел избирательной комиссии.
Копия территориального фрагмента регистра избирателей хранится на КСА ТИК ГАС "Выборы" в течение одного года с момента формирования.
7.10. Зарегистрированный документ, информация, материал после обработки, исполнения, использования помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии Пермского края.
7.11. Доступ к информационным ресурсам ГАС "Выборы", содержащим и не содержащим персональные данные, осуществляется в порядке, установленном федеральным законодательством, нормативными правовыми актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации и Избирательной комиссии Пермского края. При этом СА КСА ТИК обязан выполнять требования инструкции по обеспечению информационной безопасности и вести журнал учета доступа к информационным ресурсам ГАС "Выборы" (приложение 17).".
1.12. Пункт 9.1
Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции: "Проекты распоряжений председателя избирательной комиссии готовятся по поручению председателя (заместителя председателя, секретаря, руководителя аппарата) избирательной комиссии".
1.13. Пункт 9.15
Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции: "Подписанные распоряжения по личному составу оформляются и регистрируются ответственным за кадровое делопроизводство отдельно от распоряжений по основной деятельности".
1.14. Пункт 10.8
Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции: "На каждый контрольный документ оформляется контрольная карточка в двух экземплярах с использованием подсистемы ГАС "Выборы". Один экземпляр карточки находится у работника, ответственного за делопроизводство избирательной комиссии, а другой вместе с документом направляется ответственному исполнителю".
1.15. Абзац 7 пункта 10.9
Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции: "Если об исполнении документа доложено устно, то отметка о результатах рассмотрения делается на контрольной карточке".
1.16. Предложения 2
и 3
пункта 14.1 Инструкции по делопроизводству исключить.
1.17. Пункт 14.8
Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции: "Если к письмам или к каким-либо иным видам документов приложены документы конфиденциального характера, то все документы по данному вопросу формируются в дело "Документы конфиденциального характера".
1.18. Приложение 14
Инструкции по делопроизводству исключить. Приложения 15
, 16
, 17
, 18
, 19
, 20
, 21
, 22
, 23
считать соответственно приложениями 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22.
1.19. Пункт 18 приложения 2
Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции: "Для образования абзацного отступа (красной строки) допускается использование символа табуляции. Абзацный отступ также может устанавливаться в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке".
1.20. В приложении 8
к Инструкции по делопроизводству слово "ОДОБРЕНО" заменить словом "СОГЛАСОВАНО".
1.21. Приложение 17
Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции: "Журнал учета исходящих сведений о гражданах Российской Федерации для проверки сведений, необходимых для формирования и ведения регистра избирателей, участников референдума, передачи отчетов о работе по вводу в базу данных ГАС "Выборы".
1.22. Дополнить
Инструкцию по делопроизводству приложением 23
и приложением 24
, прилагаемыми к настоящему Постановлению.
2. Контроль за исполнением постановления возложить на секретаря Избирательной комиссии Пермского края А.С.Логинова.
Председатель комиссии
Т.Н.САЙДАКОВА
Секретарь комиссии
А.С.ЛОГИНОВ
Приложение
к Постановлению
Избирательной комиссии
Пермского края
от 25.11.2010 № 31/03
Приложение 23
к Инструкции
по делопроизводству
Избирательной комиссии
Пермского края
Журнал
регистрации входящей электронной почты ГАС "Выборы"
на КСА ТИК
┌───┬─────────┬──────────────┬───────────┬──────────┬──────────┬───────┬───────────┬──────────┬─────────┐
│ № │ Дата │ Данные о │Дата и исх.│ Тема │Приложение│Адресат│ Кол-во │ Срок │Отметка о│
│п/п│получения│корреспонденте│№ документа│письма или│(название │ │ листов, │исполнения│передаче │
│ │ ЭП │(Наименование,│отправителя│ краткое │ файла) │ │приложений,│ │адресату │
│ │ │ электронный │ │содержание│ │ │ экз. │ │ │
│ │ │ адрес) │ │документа │ │ │ │ │ │
├───┼─────────┼──────────────┼───────────┼──────────┼──────────┼───────┼───────────┼──────────┼─────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │
├───┼─────────┼──────────────┼───────────┼──────────┼──────────┼───────┼───────────┼──────────┼─────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└───┴─────────┴──────────────┴───────────┴──────────┴──────────┴───────┴───────────┴──────────┴─────────┘
Приложение
к Постановлению
Избирательной комиссии
Пермского края
от 25.11.2010 № 31/03
Приложение 24
к Инструкции
по делопроизводству
Избирательной комиссии
Пермского края
Журнал
регистрации исходящей электронной почты ГАС "Выборы"
на КСА ТИК
┌───┬────────┬───────────┬──────────┬──────────┬──────────────┬───────────┬──────────┐
│ № │ Дата │Дата и исх.│ Тема │Приложение│ Адресат │ Кол-во │Примечание│
│п/п│отправки│№ документа│письма или│(название │(наименование,│ листов, │ │
│ │ ЭП │отправителя│ краткое │ файла) │ электронный │приложений,│ │
│ │ │ │содержание│ │ адрес) │ экз. │ │
│ │ │ │документа │ │ │ │ │
├───┼────────┼───────────┼──────────┼──────────┼──────────────┼───────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├───┼────────┼───────────┼──────────┼──────────┼──────────────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└───┴────────┴───────────┴──────────┴──────────┴──────────────┴───────────┴──────────┘
