распоряжением
Правительства Рязанской области
от 26 сентября 2008 г. № 522-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА
РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Распоряжения
Правительства Рязанской области
от 18.02.2009 № 51-р)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области (далее - Инструкция) устанавливает требования к функционированию службы документационного обеспечения, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Правительства Рязанской области (далее - Аппарат).
Требования Инструкции нацелены на повышение качества подготовки документов и совершенствование технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы Аппарата, исполнительных органов государственной власти Рязанской области (далее - исполнительные органы) и их структурных подразделений.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536, Регламентом
Правительства Рязанской области, утвержденным Постановлением Губернатора Рязанской области от 23.07.2008 № 220-пг.
1.3. Исполнительные органы организуют и ведут делопроизводство на основе разрабатываемых и утверждаемых ими инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, Рязанской области и настоящей Инструкции.
1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Документационное обеспечение управления в Аппарате организуется с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - АСДОУ). Программное и информационное обеспечение АСДОУ в процессе ее эксплуатации осуществляется управлением обеспечения деятельности Аппарата. Технологическое и методическое сопровождение АСДОУ осуществляется отделом документационного обеспечения Аппарата (далее - отдел документационного обеспечения).
(в ред. Распоряжения
Правительства Рязанской области от 18.02.2009 № 51-р)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Применение АСДОУ и других автоматизированных технологий документационного обеспечения управления в Аппарате и исполнительных органах должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции и Регламенту
Правительства Рязанской области.
Особенности организации автоматизации документационного обеспечения управления, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными актами Правительства Рязанской области.
1.5. Настоящая Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется настоящей Инструкцией, если иное не предусмотрено нормативными актами, определяющими работу с данной категорией документов. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.
1.6. В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в документационном обеспечении управления Аппарата: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи в архив.
1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Аппарата осуществляются отделом документационного обеспечения, на который возложены функции по документационному обеспечению управления Аппарата.
1.8. В случае возникновения разногласий в толковании требований Инструкции право комментировать ее положения предоставляется отделу документационного обеспечения.
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ОРГАНИЗАЦИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АППАРАТЕ
2.1. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Аппарата (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.
2.2. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.
Права и обязанности сотрудников <*>
, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.
--------------------------------
<*> Здесь и далее по тексту под сотрудниками, служащими Аппарата подразумеваются государственные гражданские служащие и работники Аппарата, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие основные функции:
- прием, учет и распределение поступающих в структурное подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных структурным подразделением, и документов, зарегистрированных в базе данных АСДОУ <**>
;
--------------------------------
<**> Для сотрудников структурных подразделений, подключенных к АСДОУ
- передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после вынесения соответствующей резолюции руководителя - исполнителю;
- учет исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
- контроль прохождения документов в структурном подразделении;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
- ввод в базу данных АСДОУ информации о ходе и результатах исполнения документов <*>
;
--------------------------------
│ ││отправки документов и<┼─┐ направляет на согласование
││архива ││ │ Вице-губернатору - первому заместителю
│ │└───────┬─────────┬────────┘│ │ Председателя Правительства Рязанской
│ │ │ │ │ области, первому заместителю
│ │┌───────\/────────\/───────┐│ │ Председателя Правительства,
└┤ Отдел наград <┘ │ заместителям Председателя
└──┤ ├─┐│ Правительства Рязанской области
└────────────┬─────────────<┐││ (в соответствии с компетенцией и
│ │││ распределением полномочий).
│ │││ В случае поддержки ходатайства
│ │││ коллектива отдел наград готовит письмо
│ │││ на имя полномочного представителя
│ │││ Президента РФ в ЦФО, в противном
┌────────────\/────────────┐│││ случае осуществляет возврат документов
│Вице-губернатор - первый││││ ходатайствующей стороне.
│заместитель Председателя││││
│Правительства Рязанской││││
│ области, первый ││││ После подписания наградных листов и
│заместитель Председателя ││││ сопроводительного письма отдел наград
│ Правительства, ││││ регистрирует наградной материал и
│заместители Председателя ││││ отправляет его через сектор приема,
│ Правительства Рязанской ││││ учета, отправки документов и архива
│ области ││││ главному федеральному инспектору в
└──────────────────────────┘│││ Рязанской области для предварительного
│││ анализа наградных материалов и
┌──────────────────────────┐│││ последующего доклада полномочному
│Главный федеральный││││ представителю Президента РФ в ЦФО.
│инспектор в Рязанской<┘││ Полномочному представителю Президента
│области │ ││ РФ в ЦФО наградные документы
└──────────────────────────┘ ││ отправляются через особый сектор
││ отдела по защите государственной
┌──────────────────────────┐ ││ тайны.
│Особый сектор отдела по│ ││ Согласованные либо несогласованные
│защите государственной<─┘│ наградные документы возвращаются в
│тайны │ │ Правительство Рязанской области, о чем
└───────────────┬──────────┘ │ отдел наград информирует
│ │ ходатайствующую сторону и направляет
┌───────────────\/─────────┐ │ им наградные документы для дальнейшего
│Полномочный представитель├──┘ представления Президенту РФ
│Президента РФ в ЦФО │ соответствующими министерствами и
└──────────────────────────┘ ведомствами."
───────> Рассмотрение материалов, подписание Губернатором Рязанской области
─ ─ ─ ─> Отклоненные документы
───────> Дальнейшее прохождение документов через Аппарат полномочного
представителя Президента РФ в ЦФО
