МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ, ПЕЧАТИ И ИНФОРМАЦИИ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПРИКАЗ
от 8 июня 2010 г. № 379
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ И О СОЗДАНИИ ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ
ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ,
ПЕЧАТИ И ИНФОРМАЦИИ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом
Удмуртской Республики от 30 июня 2005 г. № 36-РЗ "Об архивном деле в Удмуртской Республике", Положением
о Министерстве культуры, печати и информации Удмуртской Республики", утвержденным постановлением Правительства Удмуртской Республики от 28 августа 2009 года № 241, для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности Министерства культуры, печати и информации Удмуртской Республики, отбору и подготовке их к передаче на постоянное хранение в ГУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" приказываю:
1. Создать постоянно действующую Центральную экспертную комиссию Министерства культуры, печати и информации Удмуртской Республики.
2. Утвердить Положение
о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Министерства культуры, печати и информации Удмуртской Республики. Приложение № 1.
3. Утвердить состав постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Министерства культуры, печати и информации Удмуртской Республики. Приложение № 2 (не приводится).
4. Начальникам отделов (управлений) Министерства культуры, печати и информации Удмуртской Республики ежегодно не позднее 20 ноября следующего года направлять в сектор организационно-контрольной работы изменения, предложения, дополнения в номенклатуру дел.
5. Руководителям подведомственных учреждений в месячный срок создать постоянно действующие экспертные комиссии и организовать их работу.
6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя министра В.М. Дерюшеву.
Министр
Д.Е.ИВАНОВ
Утверждено
приказом
Министерства культуры,
печати и информации
Удмуртской Республики
от 8 июня 2010 г. № 379
ПОЛОЖЕНИЕ
О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЦЭК) МИНИСТЕРСТВА
КУЛЬТУРЫ, ПЕЧАТИ И ИНФОРМАЦИИ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
I. Общие положения
Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в ГУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики", включая управленческую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении, образующихся в процессе деятельности Министерства культуры, печати и информации Удмуртской Республики (далее - Министерство); осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных учреждений.
ЦЭК является совещательным органом при Министерстве. Решения Комиссии вступают в силу после их утверждения министром. В необходимых случаях решения ЦЭК вступают в силу после их согласования или утверждения Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - ЭПМК Комитета по делам архивов).
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
1.3. Персональный состав ЦЭК назначается приказом министра из числа наиболее квалифицированных сотрудников основных структурных подразделений под председательством первого заместителя министра, представителя ГУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики", по согласованию.
1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики, в том числе в области архивного дела, нормативными и распорядительными документами органов государственной власти, руководства Министерства, нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства, ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, методическими разработками государственных архивов Удмуртской Республики и настоящим Положением.
1.5. Положение о ЦЭК Министерства разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается приказом Министерства после согласования с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.
Нумерация разделов дана в соответствии с официальным текстом документа.
2. Задачи ЦЭК
Основными задачами ЦЭК являются:
2.1. Организационно-методическое руководство и координация деятельности ЭК подведомственных учреждений.
2.2. Организация проведения экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.3. Организация проведения экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.4. Организация проведения отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в ГУ "ЦГА УР", в том числе другой специальной документации.
2.5. Организация внедрения ГОСТов, нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и работы архива Министерства.
3. Функции ЦЭК
ЦЭК выполняет следующие функции:
3.1. Осуществляет организационно-методическое руководство работой ЭК подведомственных учреждений.
3.2. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов, образующихся в процессе деятельности Министерства, подведомственных учреждений; внедрению стандартов, нормативных и методических документов по организации документационного обеспечения управления и архивного дела.
3.3. Рассматривает предложения ЭК подведомственных учреждений и в установленном порядке представляет на ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики проекты решений (предложения) об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных типовыми и отраслевыми перечнями документов с указанием сроков хранения, иными нормативными документами, а также проекты решений (предложения) об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями документов, иными нормативными документами.
3.4. Организует и принимает участие в проведении ежегодного отбора документов, образовавшихся в деятельности Министерства, для дальнейшего хранения и уничтожения.
3.5. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов, формирования и описания дел.
3.6. Рассматривает, выносит решение о согласовании и направляет:
3.6.1. На утверждение ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, а затем на утверждение министру в порядке, установленном Административным регламентом исполнения Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики "Включение архивных документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики":
- описи дел постоянного хранения (управленческих, научно-технических, аудиовизуальных, электронных) не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
3.6.2. На согласование ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, а затем на утверждение министру в порядке, установленном Административным регламентом исполнения Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики "Включение архивных документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики" и Административным регламентом предоставления Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики "Согласование нормативных и методических документов по организации деятельности архивов и служб документационного обеспечения управления организаций - источников формирования Архивного фонда Удмуртской Республики":
- описи дел по личному составу (не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве);
- номенклатуру дел Министерства (не реже чем один раз в три года);
- инструкцию по делопроизводству в Министерстве;
- положения об архиве и ЦЭК Министерства;
- типовые и примерные положения об архиве и ЭК подведомственных учреждений;
- типовые и примерные номенклатуры дел подведомственных учреждений;
- типовые и примерные инструкции по делопроизводству для подведомственных учреждений;
- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акты о неисправимых повреждениях документов;
- методические документы по проведению экспертизы ценности, упорядочению документов.
3.6.3. На утверждение министру и для ознакомления в ГУ "ЦГА УР":
- акты об обнаружении документов, неучтенных ранее;
- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
3.7. Оказывает содействие и методическую помощь в работе ЭК подведомственных учреждений по вопросам проведения экспертизы ценности архивных документов и другим вопросам работы с документами.
3.8. Совместно с сектором организационно-контрольной работы Министерства и архивом Министерства, а также при поддержке ГУ "ЦГА УР" проводит для сотрудников Министерства, подведомственных учреждений консультации по внедрению ГОСТов, нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и работы архива организации; участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЦЭК
При выполнении возложенных на нее функций ЦЭК имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации ЭК подведомственных учреждений по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дел по личному составу, по порядку упорядочения и оформления документов и др.
4.2. Запрашивать от ЭК подведомственных учреждений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и замечания, необходимые для определения сроков хранения документов, улучшения состояния документационного обеспечения управления и сохранности архивных документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях членов ЭК подведомственных учреждений о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
4.4. ЦЭК в лице ее председателя и секретаря Комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку некачественные и небрежно подготовленные документы.
4.5. Информировать руководство Министерства, подведомственных учреждений по вопросам своей компетенции.
4.6. Представлять в установленном порядке Министерство в Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, ГУ "ЦГА УР".
4.7. Принимать участие в организации и проведении смотров-конкурсов и проверок состояния документационного обеспечения управления и обеспечения сохранности документов Министерства, подведомственных учреждений.
5. Организация работы ЦЭК
5.1. ЦЭК Министерства работает в контакте с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Поступившие на рассмотрение ЦЭК документы рассматриваются на ее заседаниях не реже чем через 10 дней. Все заседания Комиссии протоколируются, протоколы утверждаются председателем.
5.3. Заседания ЦЭК и принятые на них решения считаются правомочными. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЦЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК (в необходимых случаях по согласованию с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики и ГУ "ЦГАУР").
5.4. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых решений возлагаются на секретаря Комиссии.
5.5. Решения ЦЭК, касающиеся работы ЭК подведомственных учреждений, доводятся до сведения их руководителей.
6. Ответственность ЦЭК
6.1. Члены ЦЭК организации несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей.
