АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 14 декабря 2010 г. № 2770
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПО ПОДГОТОВКЕ МЕРОПРИЯТИЙ
С УЧАСТИЕМ ГЛАВЫ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ И
ИСПОЛНЕНИЮ ПОРУЧЕНИЙ ГЛАВЫ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
С целью обеспечения единого порядка организации работы по подготовке мероприятий с участием Главы города Нижний Тагил и исполнению поручений Главы города Нижний Тагил, а также повышения эффективности управленческой деятельности органов и структурных подразделений Администрации города Нижний Тагил, уровня исполнительской дисциплины должностных лиц Администрации города Нижний Тагил, руководствуясь Уставом
города Нижний Тагил, постановляю:
1. Утвердить:
1) Порядок
подготовки и проведения мероприятий с участием Главы города Нижний Тагил (Приложение № 1);
2) Порядок
исполнения поручений Главы города Нижний Тагил (Приложение № 2).
2. Признать утратившим силу Постановление Администрации города Нижний Тагил от 07.04.2009 № 415 "Об организации работы по подготовке мероприятий с участием Главы города Нижний Тагил и осуществлению контроля за исполнением поручений Главы города Нижний Тагил".
3. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на руководителя аппарата Администрации города В.Г. Сурова.
Глава города
В.П.ИСАЕВА
Приложение № 1
Утвержден
Постановлением
Администрации города
от 14 декабря 2010 г. № 2770
ПОРЯДОК
ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЙ
С УЧАСТИЕМ ГЛАВЫ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
Статья 1. Общие положения
1. Настоящий Порядок определяет деятельность органов и структурных подразделений Администрации города Нижний Тагил по протокольно-организационному обеспечению мероприятий, проводимых с участием Главы города Нижний Тагил (далее - Глава города).
2. Ответственность за качественную и своевременную подготовку и проведение мероприятий с участием Главы города (далее - мероприятия) возлагается на заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города (далее - руководитель аппарата), а также на руководителей органов и структурных подразделений Администрации города Нижний Тагил (далее - руководители структурных подразделений), которым поручена подготовка мероприятия.
3. Мероприятия могут проходить в следующих видах:
1) совещания (в том числе выездные);
2) заседания совещательных и консультативных органов, перечень которых утвержден Уставом
города Нижний Тагил;
3) переговоры, встречи, беседы Главы города с иностранными и российскими делегациями, представителями федеральных, региональных органов власти, органов местного самоуправления, городских организаций всех форм собственности, а также с депутатами, представителями политических партий и общественных объединений;
4) подписание договоров или протоколов о сотрудничестве органов местного самоуправления города с органами власти, городскими организациями всех форм собственности, общественными организациями;
5) торжественные собрания;
6) церемонии торжественного награждения и поощрения официальных лиц, сотрудников органов местного самоуправления, отдельных физических лиц, организаций независимо от форм собственности почетными грамотами и благодарственными письмами Главы города, дипломами Администрации города, ценными подарками и сувенирами;
7) мероприятия, организуемые и проводимые в связи с государственными, областными, городскими и профессиональными праздниками, памятными датами и знаменательными событиями;
8) иные виды мероприятий.
4. Контроль за своевременной подготовкой проведения мероприятий и оформлением документов (порядка проведения мероприятий, протокола совещания, заседания и другое) осуществляется отделом организационно-массовой работы организационного управления Администрации города (далее - отдел организационно-массовой работы) во взаимодействии с помощником Главы города, оперативный контроль за исполнением поручений Главы города по протоколам совещаний, заседаний - отделом организационно-массовой работы, по протоколам коллегий при Главе города - отделом по делопроизводству организационного управления Администрации города (далее - отдел по делопроизводству).
Настоящий Порядок также устанавливает процедуру контроля исполнения поручений Главы города.
2. Ответственность за качественное и своевременное исполнение поручений Главы города возлагается на руководителей органов и структурных подразделений Администрации города (далее - структурные подразделения), которым они адресованы.
3. Контроль за исполнением поручений Главы города осуществляется руководителями структурных подразделений, определенных поручением, и организационным управлением Администрации города.
Статья 2. Организация исполнения поручений Главы города
1. Регистрация документов, поступающих на имя Главы города, осуществляется отделом по делопроизводству организационного управления Администрации города (далее - отдел по делопроизводству). Документы, поступившие в Администрацию города, регистрируются один раз. Зарегистрированный документ при передаче из одного подразделения в другое повторно в отделе по делопроизводству не регистрируется.
2. Поручения, определенные резолюциями Главы города, регистрируются отделом по делопроизводству; поручения, определенные протоколами мероприятий, утвержденными Главой города, - отделом организационно-массовой работы организационного управления Администрации города (далее - отдел организационно-массовой работы), оформляются и рассылаются исполнителям, как правило, в течение 2 дней, а срочные и оперативные - незамедлительно.
3. Исполнение поручений Главы города может быть возложено на одного или нескольких должностных лиц в соответствии с распределением обязанностей. В том случае, если исполнение возложено на нескольких должностных лиц, организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение то должностное лицо, которое в поручении значится первым (головной исполнитель), если нет других указаний.
4. Отделом по делопроизводству обеспечивается тиражирование необходимого количества экземпляров документа, содержащего резолюцию Главы города, для передачи их всем исполнителям, в соответствии с перечнем, определенным данной резолюцией. Подлинник документа хранится у головного исполнителя. Соисполнители представляют все необходимые материалы для обобщения головному исполнителю.
5. Отделом организационно-массовой работы обеспечивается регистрация и последующее тиражирование необходимого количества экземпляров протоколов мероприятий, утвержденных Главой города, для передачи их каждому исполнителю. Подлинник протокола мероприятия хранится в отделе организационно-массовой работы.
6. Заключение и (или) обобщенная информация, подготовленная головным исполнителем в соответствии с резолюцией Главы города, направляется Главе города через отдел по делопроизводству в определенные настоящим Порядком сроки. При этом материалы, подготовленные соисполнителями, при необходимости, прилагаются к обобщенной информации головного исполнителя.
Информация по исполнению поручений по протоколам мероприятий, подготовленная исполнителем, определенным головным для конкретного пункта протокола, направляется Главе города через отдел организационно-массовой работы в определенные настоящим Порядком сроки. При этом материалы, подготовленные соисполнителями, при необходимости, прилагаются к обобщенной информации головного исполнителя.
7. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется по договоренности исполнителей с разрешения Главы города.
Изменение головного исполнителя и соисполнителей оформляется (учитывается) отделом по делопроизводству, отделом организационно-массовой работы.
8. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются Главе города заинтересованным исполнителем структурного подразделения в течение 3 дней со дня оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
9. Если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, то они обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом головной исполнитель представляет Главе города дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней со дня оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
10. Для исполнения поручений головной исполнитель поручения (при необходимости совместно с соответствующим заместителем Главы Администрации города, руководителем аппарата Администрации города (далее - руководитель аппарата)) может создавать рабочие группы в составе уполномоченных представителей структурных подразделений - соисполнителей поручения, а также представителей других заинтересованных организаций (по согласованию) и проводить необходимые совещания.
11. Соисполнители в равной мере несут ответственность за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом Главу города, руководителя аппарата.
12. Если поручение не исполнено в установленный срок, то головной исполнитель поручения в течение 3 дней после истечения срока представляет Главе города объяснение о ходе исполнения поручения, завизированное соответствующим заместителем Главы Администрации города, руководителем аппарата, с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения.
13. Поручения, содержащие указания "срочно", "незамедлительно", подлежат исполнению в течение 3 дней со дня подписания поручения. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Главой города может быть определена конкретная дата исполнения поручения.
Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение 30 дней со дня его подписания (со дня подписания протокола). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
14. Если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно (кроме срочных и оперативных поручений), головной исполнитель представляет Главе города в течение 3-х дней со дня подписания поручения предложение о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.
В исключительных случаях предложение о продлении срока исполнения поручения по истечении 3-дневного срока со дня подписания поручения представляется Главе города одновременно с докладной запиской, с указанием причин продления и действий структурного подразделения по обеспечению исполнения поручения.
15. В случае, если заместитель Главы Администрации города, руководитель аппарата является соисполнителем поручения, соответствующие структурные подразделения готовят и в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, направляют головному исполнителю предложения, подписанные соответствующим заместителем Главы города, руководителем аппарата.
16. Если по проектам материалов, подготовленных во исполнение поручения Главы города, имеются разногласия между структурными подразделениями Администрации города, головной исполнитель докладывает о них Главе города, а также о результатах проведенных согласительных процедур с участием заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата и руководителей структурных подразделений - соисполнителей поручения.
Статья 3. Организация контроля за исполнением поручений Главы города
1. Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений Главы города устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного рассмотрения вопросов, изложенных в документах, в соответствии с резолюциями Главы города, а также решений, отраженных в протоколах мероприятий, утвержденных Главой города.
2. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку, учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
3. Контроль может осуществляться как оперативными методами (выезды на место, организация проверок и совещаний, в телефонном режиме и так далее), так и традиционными (обеспечение информации от исполнителей в виде справок, отчетов, заключений).
4. Информация, подготовленная по поручению Главы города исполнителями, направляется головному исполнителю для подготовки обобщенной информации.
5. Обобщенная информация, подготовленная головным исполнителем поручения, направляется Главе города в определенные настоящим Порядком сроки:
- по исполнению поручений, обозначенных в резолюциях Главы города, - через отдел по делопроизводству;
- по исполнению поручений по протоколам мероприятий - через отдел организационно-массовой работы.
6. Если представленная исполнителем информация не соответствует установленным требованиям, она может быть возвращена исполнителю для доработки.
7. Поручение считается исполненным конкретным (головным) исполнителем на основании представленных документов Главе города и информации в отдел по делопроизводству (об исполнении поручений, определенных резолюциями Главы города), в отдел организационно-массовой работы (об исполнении поручений, определенных протоколами мероприятий).
8. Решение о снятии поручения с контроля принимается в связи с его выполнением (на основании резолюции Главы города), подготовкой соответствующего нормативного правового акта Главы города (исчерпывающего поручения) и регистрацией ответа в отделе по делопроизводству, отделе организационно-массовой работы.
9. Если структурное подразделение Администрации города является соисполнителем поручений, контроль за исполнением поручений прекращается на основании информации соответствующих структурных подразделений о направлении в установленном порядке головному исполнителю соответствующих документов (предложений, заключений, проектов актов и иных материалов) или о согласовании проектов актов.
10. Отдел по делопроизводству, отдел организационно-массовой работы, осуществляющие контроль за исполнением поручений, ежемесячно представляют Главе города, заместителям Главы Администрации города, руководителю аппарата, руководителям структурных подразделений информацию о выполнении находящихся на контроле поручений Главы города.
Статья 4. Ответственность за исполнение поручений
1. Руководители органов и структурных подразделений Администрации города, на которых возлагается исполнение поручений, несут персональную ответственность за качество и своевременность представления Главе города необходимых материалов.
2. Заместители Главы Администрации города, руководитель аппарата, руководители органов и структурных подразделений Администрации города несут дисциплинарную ответственность за неисполнение поручений Главы города.
3. Руководитель аппарата имеет исключительное право вносить Главе города предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности и депремировании сотрудников, не обеспечивающих своевременное выполнение поручений Главы города.
