АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 июня 2010 г. № 5801
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ, СВЯЗАННОЙ С
РАЗМЕЩЕНИЕМ ЗАКАЗОВ НА ПОСТАВКИ ТОВАРОВ, ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ,
ОКАЗАНИЕ УСЛУГ, А ТАКЖЕ АУДИОЗАПИСЕЙ ВСКРЫТИЯ КОНВЕРТОВ
С ЗАЯВКАМИ НА УЧАСТИЕ В КОНКУРСЕ И ОТКРЫТИЯ ДОСТУПА
К ПОДАННЫМ В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ЗАЯВКАМ
НА УЧАСТИЕ В КОНКУРСЕ И АУДИОЗАПИСЕЙ АУКЦИОНОВ
(в ред. Постановления
администрации города Тамбова
от 31.12.2010 № 11585)
В целях реализации Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" и в соответствии с Решениями Тамбовской городской Думы от 25.02.2009 № 890
"О новой редакции Положения "О порядке формирования, обеспечения размещения, исполнения и контроля за исполнением муниципального заказа" и от 27.06.2007 № 402
"Об утверждении Положений об органах администрации города Тамбова с правами юридического лица" постановляю:
1. Утвердить Порядок
хранения документации, связанной с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также аудиозаписей вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписей аукционов (далее - Порядок) согласно приложению.
(в ред. Постановления
администрации города Тамбова от 31.12.2010 № 11585)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2. Управлению муниципального заказа и продаж администрации города Тамбова (Леонова) обеспечить хранение документации, связанной с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также аудиозаписей вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписей аукционов в соответствии с утвержденным Порядком.
(в ред. Постановления
администрации города Тамбова от 31.12.2010 № 11585)
(см. текст в предыдущей редакции
)
3. Считать утратившими силу Постановления главы администрации города Тамбова:
- от 14.11.2006 № 7542 "Об утверждении Порядка хранения документации, связанной с размещением муниципального заказа, а также аудиозаписей вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписи аукционов";
- от 06.02.2008 № 674 "О внесении изменений в Постановление главы администрации города Тамбова от 14.11.2006 № 7542 "Об утверждении Порядка хранения документации, связанной с размещением муниципального заказа, а также аудиозаписей вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписи аукционов".
4. Информационному управлению администрации города Тамбова (Барсукова) направить данное постановление для опубликования в газете "Наш город Тамбов".
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города Тамбова Е.В.Корякину.
(п. 5 в ред. Постановления
администрации города Тамбова от 31.12.2010 № 11585)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Глава администрации города Тамбова
П.П.Черноиванов
Приложение
Утвержден
Постановлением
администрации города Тамбова
от 30.06.2010 № 5801
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ, СВЯЗАННОЙ С РАЗМЕЩЕНИЕМ
ЗАКАЗОВ НА ПОСТАВКИ ТОВАРОВ, ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ, ОКАЗАНИЕ
УСЛУГ, А ТАКЖЕ АУДИОЗАПИСЕЙ ВСКРЫТИЯ КОНВЕРТОВ С ЗАЯВКАМИ
НА УЧАСТИЕ В КОНКУРСЕ И ОТКРЫТИЯ ДОСТУПА К ПОДАННЫМ В ФОРМЕ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ЗАЯВКАМ НА УЧАСТИЕ В КОНКУРСЕ
И АУДИОЗАПИСЕЙ АУКЦИОНОВ
(в ред. Постановления
администрации города Тамбова
от 31.12.2010 № 11585)
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок хранения документации, связанной с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также аудиозаписей вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписей аукционов (далее - Порядок) определяет действия управления муниципального заказа и продаж администрации города Тамбова (далее - управление) по осуществлению хранения документации, связанной с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг (далее - заказ), а также аудиозаписей вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписей аукционов после окончания процедуры размещения заказа.
(п. 1.1 в ред. Постановления
администрации города Тамбова от 31.12.2010 № 11585)
(см. текст в предыдущей редакции
)
1.2. Документацией, связанной с размещением заказа (далее - документы), являются:
(в ред. Постановления
администрации города Тамбова от 31.12.2010 № 11585)
(см. текст в предыдущей редакции
)
- заявки муниципальных заказчиков, иных заказчиков на организацию размещения муниципального заказа;
(в ред. Постановления
администрации города Тамбова от 31.12.2010 № 11585)
(см. текст в предыдущей редакции
)
- конкурсная документация, документация об аукционе, копии документов об их утверждении;
- копии приказов об утверждении составов комиссий по размещению заказа;
- извещения о проведении торгов и запросов котировок;
- копии документов о внесении изменений в конкурсную документацию и документацию об аукционе;
- запросы участников размещения заказа о разъяснении конкурсной документации и документации об аукционе, разъяснения конкурсной документации и документации об аукционе;
- заявки на участие в конкурсе, аукционе, предварительном отборе участников размещения заказа, котировочные заявки, в том числе поданные в форме электронных документов;
- протоколы, составленные в ходе проведения процедур размещения муниципального заказа;
- уведомления, направляемые участникам размещения заказа.
1.3. Документы, а также аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписи аукциона (далее - аудиозаписи) хранятся не менее чем три года в управлении.
1.4. Управление хранит документы и аудиозаписи в рамках текущего архива (далее - архив).
2. Основные задачи
Основными задачами управления по текущему хранению документов и аудиозаписей являются:
- комплектование архива документами, предусмотренными пунктом 1.2
настоящего Порядка, и аудиозаписями;
- учет и обеспечение сохранности документов и аудиозаписей;
- использование хранящихся в архиве документов и аудиозаписей.
3. Порядок работы
3.1. Порядок работы с документами:
3.1.1. Документы, предусмотренные пунктом 1.2
настоящего Порядка, по каждой процедуре размещения заказа формируются в дело, которое является единицей хранения.
(в ред. Постановления
администрации города Тамбова от 31.12.2010 № 11585)
(см. текст в предыдущей редакции
)
3.1.2. Работник управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:
- принимает от начальника отдела по размещению заказа управления на обработку и хранение документы в трехдневный срок после окончания процедуры размещения заказа;
(в ред. Постановления
администрации города Тамбова от 31.12.2010 № 11585)
(см. текст в предыдущей редакции
)
- регистрирует в журнале учета поступающие на обработку и архивное хранение дела;
- упорядочивает сданные на архивное хранение документы (подшивает в хронологическом порядке), формирует дела (проводит составление описей документов, на единицах хранения проставляет архивный шифр);
- хранит в архиве управления дела в систематизированном порядке;
- систематизирует учет и обеспечивает сохранность принятых в архив дел;
- обеспечивает возможность использования дел для подготовки ответов по запросам правоохранительных и контролирующих органов;
- выдает из архива дела работникам управления и для проверки правоохранительным и контролирующим органам;
- ведет учет выдачи дел из текущего архива в журнале учета документов;
- осуществляет копирование документов для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов, а также в иных случаях.
3.2. Порядок работы с аудиозаписями:
3.2.1. Работник управления, на которого возложены функции по информационному обеспечению размещения заказа:
(в ред. Постановления
администрации города Тамбова от 31.12.2010 № 11585)
(см. текст в предыдущей редакции
)
- в течение одного рабочего дня, следующего за процедурой вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе (проведения аукциона), осуществляет копирование полученных записей с диктофона на жесткий диск для систематизации учета и обеспечивает их оперативное хранение;
- осуществляет ежемесячное копирование систематизированных данных на резервный носитель;
- по итогам календарного года осуществляет копирование аудиозаписей на магнитные носители и передает их на хранение работнику управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года:
- осуществляет копирование аудиозаписей для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов.
3.2.2. Работник управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:
- принимает на хранение магнитные носители с аудиозаписями в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года;
- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение аудиозаписи;
- хранит в архиве управления аудиозаписи.
3.3. Порядок работы с заявками на участие в конкурсе, аукционе, предварительном отборе участников размещения заказа, котировочными заявками, поданными в форме электронных документов (далее - электронные документы):
3.3.1. Работник управления, на которого возложены функции по информационному обеспечению размещения заказа:
(в ред. Постановления
администрации города Тамбова от 31.12.2010 № 11585)
(см. текст в предыдущей редакции
)
- осуществляет оперативное хранение электронных документов на жестком диске и на резервном носителе до окончания процедуры размещения заказа;
- в трехдневный срок после окончания процедуры размещения заказа осуществляет копирование электронных документов на магнитные носители и передает их работнику управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства.
(в ред. Постановления
администрации города Тамбова от 31.12.2010 № 11585)
(см. текст в предыдущей редакции
)
3.3.2. Работник управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:
- принимает магнитные носители с электронными документами в трехдневный срок после окончания процедуры размещения заказа;
(в ред. Постановления
администрации города Тамбова от 31.12.2010 № 11585)
(см. текст в предыдущей редакции
)
- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение магнитные носители с электронными документами;
- при формировании дела подшивает в него магнитные носители с электронными документами.
3.4. Дела и аудиозаписи подлежат уничтожению в двухмесячный срок по истечении трех лет после года проведения процедуры размещения заказа.
3.5. Дела и аудиозаписи истекшего срока хранения уничтожаются на основании акта о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, утвержденного заместителем главы администрации города Тамбова и согласованного экспертной комиссией администрации города Тамбова.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем работника управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства.
4. Ответственность
4.1. Должностное лицо управления несет дисциплинарную ответственность за необеспечение (ненадлежащее обеспечение) хранения документации и аудиозаписей.
4.2. Персональная ответственность работника управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.
